從全程管理的視角看檔案展覽過程中的檔案保護

1、從全程管理的視角看檔案展覽過程中的檔案保護摘要:本文在傳統(tǒng)檔案保護的根底上,提出了檔案展覽過程中的全程保護設(shè)想,即從全程管理的角度來分析檔案在展覽過程中可能會遭到的破壞,從而提出可施行的保護措施,進而建立一個系統(tǒng)而完善的保障體系。關(guān)鍵詞:全程管理檔案展覽全程保護檔案展覽作為傳統(tǒng)的檔案利用效勞方式,以其獨特的優(yōu)勢易于操作,受眾面廣,方式新穎,社會效應(yīng)好贏得了檔案部門的青睞。特別是在全國各檔案館爭建“五位一體檔案館融檔案保管基地、愛國主義教育基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心、電子文件中心“五位一體的檔案館的今天,檔案展覽已成為各檔案館提供利用效勞的主流方式之一。然而,在檔案展覽過程中,由于保護

2、意思淡雹管理不當(dāng)、條件設(shè)備落后等原因此造成的檔案損壞、喪失、壽命縮短等情況仍然大量存在。檔案作為原始的信息記錄和珍貴的歷史記憶,是國家和社會的珍貴財富,檔案部門作為檔案的管理機構(gòu),理應(yīng)做好檔案的保護工作,保衛(wèi)國家的利益。檔案展覽是一項長期而系統(tǒng)的工作,包含著假設(shè)干個環(huán)節(jié),而且各環(huán)節(jié)互相影響、互相制約,具有親密的聯(lián)絡(luò)。以往我們在展覽過程中考慮檔案的保護問題,往往只注重了其中的幾個環(huán)節(jié),如檔案運輸、展覽中的保護,或其中幾項重要的工作,如防光、防潮、防盜、防有害氣體等,而缺乏通盤考慮,將保護工作看成一個系統(tǒng)性的活動,將之貫穿于展覽過程的始終。所以,筆者提出在檔案的展覽過程中要融入全程管理的思想,實行

3、全程保護。要從展覽工作的全局考慮,將展覽工作看成一個動態(tài)性的過程,注重過程中的各個環(huán)節(jié)及其各環(huán)節(jié)間的銜結(jié),系統(tǒng)而全面地把握整個展覽過程,建立一個完善的保護體系,即展覽前做到統(tǒng)籌規(guī)劃、防范未然;展覽時做到實時保護、全程監(jiān)控;展覽后做到檢測修復(fù)、及時補救。一、展覽前統(tǒng)籌規(guī)劃、防范未然從全程保護的角度出發(fā),首先,在展覽前,要統(tǒng)籌規(guī)劃,做到防范于未然。從以往的情況來看,人們往往只注重展覽過程中的保護措施,而在展覽前卻缺乏保護意識和統(tǒng)籌規(guī)劃。其實,保護工作在檔案展覽的前期就要意識到,并有序地展開,這樣才能做到防范于未然?？傮w來講,展覽前主要有如下幾點值得考慮:第一,有必要在展覽的前期規(guī)劃中設(shè)立一個單獨的

4、檔案保護模塊,將展覽過程中可能會出現(xiàn)的、導(dǎo)致檔案損壞的因素羅列出來,并通過合理分析和借鑒前人經(jīng)歷,擬出合理的解決方案,以備不時之需。這樣的檔案保護模塊應(yīng)包括展品的選用,展品的進、出館管理,展品的平安檢測以及展區(qū)的布置等各方面的規(guī)劃,以為檔案展覽提供全方位的保護。它對于整個展覽過程中的保護工作而言具有極其重要的指導(dǎo)意義,是以后檔案保護工作開展的根據(jù)。第二,檔案館要對檔案展品自身狀況做好檢驗,要對展出品的現(xiàn)狀有一個明晰而全面的認(rèn)識,對那些易損、脆弱的檔案施行重點防護,提早擬好保護方案,要確保展品在展出前就處于良好的狀態(tài),無損壞、遺失,并及時做好登記,以備查考。同時,要提早對展區(qū)的環(huán)境進展考察,理解

5、展區(qū)的環(huán)境情況,并根據(jù)展品的詳細(xì)情況提早對展區(qū)進展調(diào)整、布置,必要的時候?qū)ζ溥M展改裝,以滿足保護檔案展品的需要。第三,檔案館要對展出檔案進展價值評估,并根據(jù)評估結(jié)果對不同的檔案進展分級保護。將那些珍貴、稀有的孤本檔案作為重點,采取最高級的保護,盡可能地使用復(fù)制品或是仿真品而不使用原件。如不能使用復(fù)制品,在展出過程中就要對其進展重點保護,并單獨擬好防護方案,在有條件的情況下,可采取一些特殊方式對其進展保護,如對珍品檔案進展投保,借助商業(yè)手段對珍品檔案進展保護,這種方式,不僅可以集合社會上廣泛的資源,而且可以引進商業(yè)合作,促進檔案和社會的更多接觸,擴大檔案的影響力。同時,對于那些次重要的檔案展品,

6、可以采取較低等級的保護措施。采取這種評估再分級的保護形式,不僅可以利用檔案館有限的資源更大程度地保護展品,而且可以在分級的過程中對檔案展品進展再認(rèn)識,為其他的展覽工作如展館的布置、展品主題的選定等做好鋪墊,使整個展覽做到有重點、有層次,突顯專業(yè)特色。第四,要對相關(guān)展覽作好制度上的標(biāo)準(zhǔn),在制度上保障檔案展品的平安。所謂制度的標(biāo)準(zhǔn),是指對檔案在展覽過程中的各種保護條款進展明確化、制度化,以標(biāo)準(zhǔn)展覽過程中的保護工作。這些保護條款包括檔案展品的直接負(fù)責(zé)制、檔案損毀的處分制度、展覽館的平安細(xì)那么、參觀者的行為標(biāo)準(zhǔn)制度等。此外,除了這些對檔案本身或是檔案館實體進展保護的制度標(biāo)準(zhǔn)外,還需要對檔案展品內(nèi)容進展

7、保護,以真正做到制度保障。這些制度包括展區(qū)拍照答應(yīng)相關(guān)規(guī)定、展品內(nèi)容利用細(xì)那么等,其中最重要的是關(guān)于檔案內(nèi)容知識產(chǎn)權(quán)所屬問題的相關(guān)制度規(guī)定,要注意對檔案展品內(nèi)容進展保護,以杜絕別人在未經(jīng)答應(yīng)的情況下擅自剽竊檔案內(nèi)容從事謀利甚至不法行為。二、展覽時實時保護、全程監(jiān)控檔案展覽最關(guān)鍵也是最重要的環(huán)節(jié)在于展覽之時,這個階段是外界與檔案展品接觸最廣泛,也可能是事態(tài)變化最急速,造成損失最大的時候,所以,此階段檔案展品的保護工作一直受到人們的關(guān)注,引起了人們的重視。同樣,從全程保護的角度來看,此時的保護工作也是至關(guān)重要的。筆者認(rèn)為,應(yīng)該做到實時保護、全程監(jiān)控,以到達檔案保護的目的。所謂實時保護、全程監(jiān)控,就

8、是指在展覽的過程中要注重展品的動態(tài)變化,親密關(guān)注其在展覽過程中的狀況,并根據(jù)其自身狀況對其進展無連續(xù)保護,以控制其安康狀況,到達保護的最終目的。詳細(xì)來說,在展覽之時,應(yīng)重點注意以下幾方面的保護工作:第一,要特別注意做好展覽過程中的防光工作。從傳統(tǒng)的檔案保護技術(shù)學(xué)的角度來看,光照是對檔案造成損壞最大的因素之一,而在檔案展覽過程中,由于展覽的需要,往往需要一些特殊的照明支持,才能到達展覽的效果,所以,光照幾乎不可防止。這就形成了一大矛盾。因此我們應(yīng)采取一些相應(yīng)的措施來弱化光照對檔案展品的破壞。首先,在光源的選擇上,我們可以對展區(qū)的照明設(shè)備做特殊處理,盡量采用那些不含或少含紫外線的、對檔案損壞較小的

9、光源,或是在燈具上涂上特殊的防護性材料,以減少光照損壞的影響;其次,在光照強度的控制上,我們可以采用一些相應(yīng)的措施,對其進展弱化,如采用感應(yīng)燈具,當(dāng)有游客參觀時就亮燈,其余時間閉燈,這樣會減少光照強度,減輕光照對檔案的破壞。最后是光的照射角度,相對而言,直射光比折射或反射光對檔案有更大的殺傷力,所以,在照明設(shè)備的布局上要多加考慮,盡量防止光照直射展品,以減弱光照的破壞。第二,要注意在展覽過程中的溫、濕度變化,做好溫、濕度的調(diào)節(jié)工作。眾所周知,溫、濕度對于檔案載體的安康壽命有著重大的影響,不適宜的溫、濕度環(huán)境不僅可以單獨作用于檔案本身,引起檔案載體的損壞,而且還可能與其他因素相結(jié)合,加速檔案載體

10、的老化、損壞。但是展區(qū)的溫、濕度變化受到展區(qū)所處地理位置、展區(qū)的物理構(gòu)造、展覽所處的季節(jié)、觀展者的人數(shù)等各方面因素的影響。所以,相比于其他因素而言,溫、濕度是變化最快、調(diào)節(jié)難度系數(shù)最大、可控性最差的因素之一。因此,做好溫、濕度的調(diào)度工作顯得尤為重要,特別是要做到實時保護。所以,要對展區(qū)的溫、濕度狀況進展實時監(jiān)控,將之控制在適宜的范圍之內(nèi),一旦出現(xiàn)異常狀況,要及時采取措施進展調(diào)節(jié)。第三,要做好展覽過程中對有害氣體的防治工作。一般來說,有害氣體主要是指空氣中的微生物、粉塵以及含量較多的二氧化硫、硫化氫、臭氧、氮氧化物等,它們都是嚴(yán)重威脅檔案平安的不利因素。特別是一些酸性氣體,它們可以導(dǎo)致紙制檔案的

11、酸度增大,從而加速其損壞。因此,做好有害氣體的防治工作至關(guān)重要。從這一點出發(fā),首先,在展區(qū)選址時,我們就要考慮到,盡量選擇那些遠(yuǎn)離高污染的地區(qū),防止空氣中的有害氣體對檔案本身造成損壞。其次,在展覽的過程中,我們應(yīng)該注意做好展柜的密閉工作,以防止有害氣體的侵入。同時,我們也要做好對展區(qū)環(huán)境的監(jiān)測,特別是對展區(qū)空氣質(zhì)量的監(jiān)測,當(dāng)展區(qū)空氣質(zhì)量不達標(biāo)時,應(yīng)該及時采取措施,如開啟展區(qū)空調(diào)設(shè)備、添加空氣清新劑等,做好展區(qū)的空氣流通工作,以保證展區(qū)空氣質(zhì)量。最后,要加強展覽過程中的安保工作。展覽是面向公眾開放的,面臨的人群混亂而復(fù)雜。由于個人素質(zhì)的差異,可能會出現(xiàn)參觀者有意或無意中對展品檔案的損害,甚至是竊

12、齲因此,要加強展覽過程中的安保工作。而在安保工作中,首先要注重制度保障,要有明確成文的規(guī)章制度加以規(guī)定;其次,要在展區(qū)設(shè)置足夠的安保人員和安保設(shè)備;最后要做好定期檢查工作,時刻關(guān)注展品的狀況,確保展品的平安。三、展覽后檢測修復(fù)、及時補救展覽的完畢并不意味著保護工作的完畢,相反,由于其容易被檔案管理人員無視,這時的保護工作就顯得更為重要。一般而言,經(jīng)過一次展覽之后,展品由于從庫房的適宜環(huán)境轉(zhuǎn)移到一個相對不適宜的環(huán)境,或多或少都會受到一些不同程度上的損壞,而這種損傷有些是顯而易見的,而有些卻是隱性的,是不容易被注意到的。因此,用全程保護的思想來看,這時候的檔案保護工作的重點在于對展品檔案進展全面檢

13、測,并對有所損壞的檔案采取及時的修復(fù),以及時搶救檔案財富。首先,對于展覽完畢后的展品,應(yīng)對其進展全面檢測,并對照展覽前所作的檢測登記中的各項指標(biāo),找出損傷較為嚴(yán)重的檔案,并隨之做好展覽后的檢測登記。其次,應(yīng)對損傷的檔案進展修復(fù),盡可能地使其恢復(fù)到展出前的狀態(tài),并撰寫修復(fù)檔案以記錄損傷檔案的修復(fù)情況。對于那些實在不能修復(fù)的檔案或是喪失的檔案,要做好登記,并根據(jù)之前制定的責(zé)任制度追究個人及單位的責(zé)任,并作出相應(yīng)處分。最后,要對此次展覽的保護工作進展總結(jié),找出工作中的經(jīng)歷與教訓(xùn),為以后的展覽提供借鑒。展覽后的檢測修復(fù)是保護工作的最后一環(huán),但也是下一次展覽保護工作的起點,起到承前啟后的作用。我們應(yīng)該把展覽工作看成一個系統(tǒng)性的工作,而不是孤立地看作單一的一次性活動。因此,展覽后的檢測工作,不是檔案保護工作的終結(jié),而是新一輪保護工作的開場。將全程保護的思想運用于展覽中,最重要的一點是不僅要注重展覽中各環(huán)節(jié)及其環(huán)節(jié)間的銜結(jié),而且還要注重各展覽之間的聯(lián)絡(luò),將整個展覽活動看成一個動態(tài)的、聯(lián)絡(luò)的、互相影響的過程,然后融入系統(tǒng)論的思想,全盤考慮,綜合布署,實在做好展覽過程中