個人成效與時間管理-文創(chuàng)公

1、個人成效與時間管理9/7/20221管理課件我們?yōu)槭裁匆M行時間管理？我們如何進行時間管理？9/7/20222管理課件我們?yōu)槭裁匆M行時間管理？案例1：9/7/20223管理課件72歲壽命的人一生的時間分配睡覺21年工作14年個人衛(wèi)生7年吃飯6年在交通旅程中6年排隊5年學習4年開會3年打電話2年找東西1年其他3年您達至人生成功的時間僅占人生的五分之一！9/7/20224管理課件我們的時間值多少錢？時間就是金錢！9/7/20225管理課件據新加坡聯合早報2001年8月26日報道，有人在網上想出幾種方法，形象地計算了全球首富、微軟公司創(chuàng)辦人比爾蓋茨的財富。 一、蓋茨每秒賺250美元，即每天賺216

2、0萬美元，一年賺78億美元。 二、假如蓋茨掉了1000美元，他懶得去撿起來，因為他去撿要花4秒，這一彎腰的時間，他已賺回1000美元。 文創(chuàng)公6管理課件假如你只有半年的生命，只容許你做十件事，你會做什么？1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、9/7/20227管理課件如何管理時間？9/7/20228管理課件正確的動機正確的技巧正確的心態(tài)好的時間管理+9/7/20229管理課件偷走你的時間的主要元兇:缺乏計劃改變心態(tài)，刻意安排時間做計劃不分重點把握重點、要事第一。選擇機會過分承諾學會說不。授權太多干擾有選擇性地接電話和來訪9/7/202210管理課件偷走你的時間的主要元兇:會議太多避免閑聊、

3、設定議程、設定時間太多來訪主動拜訪對方拖延停止拖延、學習果斷辦公室太混亂馬上收拾9/7/202211管理課件偷走你的時間的主要元兇:電腦文件存檔混亂馬上收拾、整理總是要處理危機計劃太多的閱讀與文件資料學習速讀。使用坐交通的時間9/7/202212管理課件偷走你的時間的主要元兇:授權不利學會授權、應清楚哪些該授權、哪些不該日?，嵤吕p身說不、授權、專注KRA9/7/202213管理課件確立人生的目標沒有目標（27%）9/7/202214管理課件確立人生的目標模糊目標（60%）9/7/202215管理課件確立人生的目標清楚目標（10%）9/7/202216管理課件確立人生的目標非常清楚目標（3%）9

4、/7/202217管理課件人生管理人生最重要的是確定最重要的是最重要的！*The most important thing in life is to find out what the most important thing is the most important thing!9/7/202218管理課件確立人生目標#明確自己的人生使命#設計自己的人生目標（人際、情感、心靈、財政、康體、思想等）1、10個長期的目標（5年、10年）2、10個短期的目標（1年、5年）9/7/202219管理課件You have owned.You dont own.(你已擁有）（你未擁有）你想要You w

5、ant .你不想要You dont Want.Opportunity（機會）Forget It.Not a roblem.(忘掉)Problem（問題）Forget It.Not a roblem.(忘掉)9/7/202220管理課件 Urgent(緊急） Not Urgent(不緊急）Important重要NotImportant不重要）A*危機*緊迫的問題*增進產量*有時間期限的計劃B*預防*改進產能*建立人際關系*發(fā)掘新機會*休閑*與家人一起*適當的運動C*不速之客*某些電話*某些信件與報告*必要而不重要的會議D*繁瑣的工作*某些電話*某些信件*浪費時間的事*有趣的活動*看消閑雜志9/7

6、/202221管理課件操之在我受制于人操之在我我已無能為力試試看有沒有其他可能我就是這樣一個人我可以選擇不同的作風他使我怒不可遏我可以控制自己的情緒他們不會接受的我可以想出有效的表達方式我被迫我能選擇恰當的回應我不能我選擇我必須我情愿如果我打算9/7/202222管理課件1、現在做就是現在做2、現在就系統化3、現在就開始計劃4、后續(xù)追蹤并持續(xù)完成5、維修系統建立個人效率系統9/7/202223管理課件現在做就是現在做 決定那些事該做，決定怎樣去完成，考慮授權。停止把同樣的資料翻來覆去。重新定義待辦這個詞。停止拖延。讓果斷成為你的工作習慣。9/7/202224管理課件思想決定行動，行動決定習慣，

7、習慣決定品德，品德決定命運！俗語9/7/202225管理課件 現在就系統化更聰明的工作: 既要增加效率也要增加效果（產能）。分析你的時間使用狀況。不要讓低價值的工作或資訊進入你的系統?；ㄗ钌俚臅r間在例行工作上，再繼續(xù)做高價值的工作。 9/7/202226管理課件現在就系統化 學習如何最有效地處理例行工作。 替工作項目排定時間。 若您是主管，安排與您重要的員工每星期一對一的會議。 檢查你可以使用的消除干擾的步驟，然后付諸實行。 9/7/202227管理課件建立以下系統: 1.文件存檔系統2.電腦文件存檔系統 (Email, 各類文件，網址等)3.時間管理系統 (Time Management S

8、ystem)4.個人資訊系統 (Personal Information Manager)5.個人知識管理系統 (Personal Knowledge Management System)6.制定個人學習計劃 (Personal Learning Plan)7.個人創(chuàng)意系統 (Personal Innovation System)9/7/202228管理課件個人資訊系統 電活、傳真、Email、地址: 私人、公司、顧客名片約會時間交通資料出差資料:世界時間貨幣轉換困難:如何將紙張、電腦、手提電話、PDA的資料同步9/7/202229管理課件個人知識管理系統 資料收集: 決定收集什么資料: 學習

9、計劃 關鍵詞語資料整理、存檔: 學習隨時隨地記錄信息 利用構思記錄卡整理信息 學會檢索、使用互聯網搜尋器 轉化成為知識: 應用9/7/202230管理課件個人創(chuàng)意系統有效地發(fā)展自己的思想:特意為考慮新的設想留出時間 再一次深入探討自己的想法 使用不同思考方法 集體思考 隨時隨地發(fā)展創(chuàng)造力 使用音樂 休息 潛意識9/7/202231管理課件制定個人學習計劃 人生目標 職業(yè)生涯規(guī)劃 個人SWOT分析 培養(yǎng)終生學習態(tài)度 學習快速閱讀 學習使用電腦及使用高科技產品9/7/202232管理課件現在就開始計劃 計劃你的一生:9/7/202233管理課件編制工作進度表:制訂長期計劃在你的工作進度表里，許多任

10、務完成之后并不因此消失。這些任務在一個工作年中常常周期性地反覆出現。 例如：你也許會把某種產品在每年的相同時間里瞄準特定的消費者。為了把時間有規(guī)律性地分配給重復出現的任務，你需要一個長期的規(guī)劃作為你短期計劃的補充。例如：一幅帶有彩色標記的掛圖。利用明亮的色彩標識出規(guī)律性的任務，這樣你能夠一眼就看出工作是否繁忙，并能提前制訂計劃。9/7/202234管理課件計劃一年的工作：(產生宏觀時問使用感覺)在一幅帶有彩色標記的掛圖上列出所有的常規(guī)任務。如下圖所示。用不同顏色表示不同的任務。這樣可以讓你看到是否有任務發(fā)生沖突，從而可以重新安排。 9/7/202235管理課件9/7/202236管理課件關注K

11、RA(Key Result Area )9/7/202237管理課件計劃你的每個月:計劃你的每個月: 把年度目標進行分解轉為每個月的工作重點計劃你的每個星期: 對每周的時間進行整體的規(guī)劃計劃你的每一天: 每天早晨第一件事: 寫出6項今天要完成的工作9/7/202238管理課件建立每天任務清單1、寫下當天工作任務清單2、將工作任務分為三類（ABC法則）A）重要或重要及緊迫（必須做MUST）B）緊迫但不重要（應該做SHOULD）C）既不重要也不緊迫，屬日常性的工作（可以做CAN） 請記?。壕o迫優(yōu)先9/7/202239管理課件建立每天任務清單3、確定哪些任務優(yōu)先處理，哪些任務授權別人代辦，而后按先后

12、順序排列。請人代辦的事應該盡快交出去。協調你的上級在工作安排的先后順序上存在的差異要及時發(fā)現與同事在工作先后順序上的矛盾9/7/202240管理課件建立每天任務清單4、選出你確定能在一天之內可以干完的工作。把這三類任務合理安排在一整天。把精神高度集中的時間段（致力于A類任務）穿插在完成要求較低的B、C類任務的時間段之間。根據情況的變化和新信息的出現，要對工作的優(yōu)先順序作出變更。9/7/202241管理課件后續(xù)追蹤并持續(xù)完成毅力清除一疊紙的提醒系統，使用一本行事筆記，將文件歸檔使用你能計劃整個星期的行事筆記系統分派工作會倍增你的產能使后續(xù)追蹤和持續(xù)完成成為工作過程的 一部分9/7/202242管

13、理課件維修系統 定期維修: 文件存檔系統,電腦文件存檔系統,個人資訊系統定期回顧檢討:人生短期及長期目標時間管理狀況 個人知識管理 個人學習計劃9/7/202243管理課件一些辦公室時間管理技巧 9/7/202244管理課件整理辦公室留心告示貼式的便條，小心丟失；寫字桌上沒有用的東西清理走，只把現在的工作留在手邊；文件里的特別關鍵處要做標記以加快重讀時的速度；定期整理、存檔、維修9/7/202245管理課件建立盒子系統（幾天內、位于手臂范圍之內）收進: -當你一拿起來，便立即行動- 如果有秘書，信傷應該過濾、放入分類的檔案夾、依照處理的先後次序排列 發(fā)出 閱讀:- 將短的文章一次讀完以免累積-

14、 安排固定的閱讀時間9/7/202246管理課件建立盒子系統 待辦:- 24 48 小時的短期問題- 你試著處理但無法完成的工作(例如等待資料、等待回電、有更重要的事插進來-不是因為拖延歸檔9/7/202247管理課件歸檔文件 建立一個檔案系統；將較難歸類的文件系統放入一個檔案夾中，貼上“其他”標簽；只把將來要參考的重要文件存檔使用顏色存檔系統9/7/202248管理課件避免中斷工作阻止別人打斷你的工作；重新布置工作空間；9/7/202249管理課件篩選信息 寫字桌上只留重要的讀物 合理設置IE主頁9/7/202250管理課件使用電話 選擇打電話時的時間 結束電話的暗示 告訴別人什么時候打電話給你最好9/7/202251管理課件閱讀和寫作 在你必須閱讀的報告上劃出關鍵的句子學會閱讀報紙的標題及速讀9/7/202252管理課件應用現代科技 每月一次清除電腦里的不需要的文件定期拷貝重要的文件建立一個有效的電子文件檔案建立一個有效的收藏夾 行業(yè)網址專業(yè)團體網址顧問公司 大學 興趣搜索器 著名出版商: 報章、雜誌、書9/7/202253管理課件召開會議 會議必須有議程，議程在4個工作天前發(fā)給參與會議的人鼓勵人們只參加會議中與他們有關的部份會議必須簡