采購管理制度及采購流程

1、采購管理制度及采購流程一、目的 ：規(guī)范公司采購流程，提高采購工作效率，從而為生產(chǎn)的順利進行提供保障，并最大化降低企業(yè)成本，為企業(yè)帶來更大的資金支持。二、適用范圍適用本公司范圍內(nèi)采購管理三、內(nèi)容（一）總則：為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。（二）基本流程：采購需求尋找供應(yīng)商詢價、比價、議價采購洽談合同的簽訂交貨驗收質(zhì)檢入庫計劃對賬財務(wù)結(jié)算（三）采購流程圖如下：采購需求尋找供應(yīng)商詢價比價議價采購洽淡簽采購合同下采購訂單交貨驗收計劃對帳審批流程付款審批流程驗收合格驗收不合格入庫退、換貨財務(wù)結(jié)算四、制度細(xì)則（一）采購需求的提請、定

2、義：采購需求是指某部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要確定一種或幾種物品，并按照規(guī)定的格式填寫，按照即定流程申請獲得這些物品的過程。、采購需求流程如圖：、請購單的要素完整的請購單應(yīng)包括以下要素：請購的部門；請購物品所屬項目；請購的用途；請購的物品名；請購的物品數(shù)量；請購的物品規(guī)格；請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等；請購物品的需求時間；請購如有特殊需要請備注；請購單填寫人；請購的部門負(fù)責(zé)人；請購單的審核人；財務(wù)審核人；公司總經(jīng)理。、請購單及其提請規(guī)定請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰 ，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報采購部門。請購部門在提交請購單時應(yīng)要求采購部簽字接收，請購部門備份。涉及的采購物品種類、數(shù)量過多時可以以附件

3、清單的形式進行提交，同時清單的電子文檔也需一并提交。遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話、 郵件或其他形式請示， 征得同意后提報采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補。如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，申請部門必須作出書面說明。請購單使用公司規(guī)定的統(tǒng)一表單，請購部門有更改和補充的，應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。、公司物資申請采購的提請部門公司生產(chǎn)經(jīng)營所需的原材料、生產(chǎn)設(shè)備、輔件及其他物品由生產(chǎn)部門提請。公司設(shè)備維修、維護所需的備品備件、維修工具等物品由生產(chǎn)部門提請。公司生活及辦公的物品、固定資產(chǎn)或其他生活及辦公項目由行政部門提請。公司各部門專用的物資由各部門自行提請

4、。6、請購單的接收采購部在接收請購單時應(yīng)檢查表單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批。接收請購單時應(yīng)遵循無計劃不采購、名稱規(guī)格等不完整清晰不采購、圖紙及技術(shù)資料不全不采購、庫存已超儲積壓的物資不采購的原則。聯(lián)系倉庫管理人員核查采購物資是否有庫存，核對采購臺帳看在途采購的物資是否滿足采購申請。對于不符合規(guī)定和撤銷的采購物資應(yīng)及時通知申請采購的部門。、請購單的分工處理核對過的請購單，采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進行分工處理。對于緊急采購項目應(yīng)優(yōu)先處理。無法按照申請部門需求日期完成采購的，應(yīng)通知申請部門。重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。、采購周期的規(guī)定根據(jù)采購物

5、品的金額、特性、地域規(guī)定相應(yīng)的采購周期。請購部門應(yīng)按照公司規(guī)定的時間提前走請購單的審批流程，以便采購部門能按時完成采購。采購部如未能按時完成采購任務(wù)時應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因。遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略。（二）詢價及其規(guī)定詢價請應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解其技術(shù)要求，遇到問題要應(yīng)及時與請購部門溝通。屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購。對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理。所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或供應(yīng)商直接詢價，原則上盡量不通過其代理或各種中介機構(gòu)詢價。對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有品質(zhì)相同，成本較低的替代品可以推薦采購替代品。采購提出的可替代

6、品，一經(jīng)被選用，做績效考核加分。對于請購部門需求的物品， 采購人員在采購過程中應(yīng)該發(fā)現(xiàn)，采購物品有新產(chǎn)品可替代，而未與請購部門進行溝通的，采購也應(yīng)負(fù)責(zé)。 采購對使用部門提出修改性建議，一經(jīng)被選用，做績效考核加分，使用部門相應(yīng)的減分。遇到重要的物資、項目或預(yù)估單次采購金額較大的采購情況，詢價前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報擬邀請報價或投標(biāo)單位的基本情況，提報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價或發(fā)放標(biāo)書。詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進行詢價。除固定資產(chǎn)外，根據(jù)單次采購金額的不同，選擇供應(yīng)商詢價、供應(yīng)商參與比價或招標(biāo)采購的供應(yīng)商數(shù)量也要不同。金額大的，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督。比價采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具

7、備一定資質(zhì)和實力，具有提供或完成公司所需物資和項目的能力。比價采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照公司規(guī)定的表單格式或擬定完整的招標(biāo)文件格式進行詢價。在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。（三）比價、議價對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認(rèn)。對于合格供應(yīng)商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出。收到供應(yīng)單位第一次報價或進行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)定議價目標(biāo)或理想中標(biāo)價格。重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實力，資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等。參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進行價格及條件的進一步談

8、判。（四）比價、議價結(jié)果匯總比價、議價匯總前應(yīng)匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總。比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照規(guī)定的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核。如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進行修改或重新處理。（五）合同的簽訂及其規(guī)定1）合同正文應(yīng)包含的要素合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點。采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)文件是合同不可分割的部分。包裝要求，備品備件包裝運輸要求。合同總額應(yīng)含稅，含運達(dá)公司的總價，特殊情況應(yīng)注明。付款方式。交貨期。質(zhì)量保證期。質(zhì)量要求及規(guī)范。違約責(zé)任和解決糾紛的辦法。

9、雙方的公司信息。其他約定。（ 2）合同簽訂及其規(guī)定如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責(zé)任。擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低。如物品訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時，務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點。質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期。詳細(xì)約定發(fā)票的提供時間及要求。針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗收款、調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等。與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款。違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體。比價匯總相關(guān)表單巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作。合同簽定前應(yīng)按照規(guī)定的格式對合

10、同初稿進行巡簽審查。合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效。簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門。（六）付款及合同執(zhí)行（ 1）付款流程采購物品到貨檢驗并辦理入庫手續(xù)后，根據(jù)與供應(yīng)商簽定的期限，采購負(fù)責(zé)人核對采購帳目。備好各項資金審報材料。采購人對帳由采購部經(jīng)理進行審批、審核。簽字確認(rèn)并上報上一級領(lǐng)導(dǎo)。采購部審批由主管生產(chǎn)副總或總經(jīng)理進行簽字批準(zhǔn)。副總/ 經(jīng)理財務(wù)部對上報的各項表單、材料審核無誤，各級領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后。財務(wù)部執(zhí)行付款。財務(wù)部付款（ 2）付款規(guī)定所有已簽訂合同付款時應(yīng)參照公司財務(wù)報銷流程及資金支出審批流程的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。按照進度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款。

11、按照公司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時應(yīng)按財務(wù)部要求填寫相關(guān)資金支出、付款的審批表單，巡簽完畢后提交財務(wù)部付款。財務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3 天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時的通知采購部并匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。（ 3）合同執(zhí)行已簽訂合同由采購部項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進，由采購部負(fù)責(zé)人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應(yīng)及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)。已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約。合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補充合同。（七）驗收入庫

12、與退貨（1）驗收流程采購負(fù)責(zé)人確定到貨時間，提前通知質(zhì)檢部門做好檢驗準(zhǔn)備，通知倉儲部門做好入庫準(zhǔn)備。通知驗收到貨后，由質(zhì)檢部門進行質(zhì)量驗收， 采購負(fù)責(zé)人和倉儲管理人對物品的數(shù)量、規(guī)格等進行驗收，數(shù)量過多時，要協(xié)調(diào)供應(yīng)商派專人協(xié)助現(xiàn)場驗收。到貨驗收物品經(jīng)檢驗合格，辦理入庫手續(xù)。倉儲人員辦理入庫單據(jù)，另報財務(wù)進行成本核算。入庫手續(xù)物品入庫。根據(jù)物品特性，安排好倉位存儲，并進行妥善保管。入 庫（ 2）報驗供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時的通知質(zhì)檢部門進行驗收。對于不同類型的物品驗收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。質(zhì)檢部門在接到采購部報驗通知后應(yīng)及時進行質(zhì)檢，并出具質(zhì)檢結(jié)果證明書，對于質(zhì)檢

13、不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任。用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。（ 3）入庫公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的檢驗或驗收。采購的物品在運達(dá)公司后采購部應(yīng)及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運。質(zhì)檢部門未及時驗收的，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受，并妥善保管。質(zhì)檢部門已經(jīng)驗收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時的入庫，并及時出具入庫清單。質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司規(guī)定不入庫。（ 4）退、換貨質(zhì)檢部門驗收不合格的物品，由采購負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商進行協(xié)調(diào)，辦理退、換貨。并將不合格物品名稱、規(guī)格、原因等進行細(xì)分類標(biāo)注并建立不合格采購品名錄

14、，做為供應(yīng)商管理評估的依據(jù)。因退、換貨延長物品到貨期限的，要及時告知請購部門。如急需，根據(jù)具體情況做其它應(yīng)對準(zhǔn)備。古希臘哲學(xué)大師亞里士多德說：人有兩種，一種即“吃飯是為了活著”,一種是 “活著是為了吃飯”一.個人之所以偉大，首先是因為他有超于常人的心。“志當(dāng)存高遠(yuǎn)”,風(fēng)“物長宜放眼量皆鼓舞人們要樹立雄無數(shù)個自己，萬千種模樣，萬千愫情懷。有的和你心手相牽，有的和你對抗，有的給你雪中送炭，有的給你煩憂與其說人的一生是同命運抗?fàn)?，與性格妥協(xié)，不如說是與自己抗?fàn)?，與自己妥協(xié)。人最終要尋找的，就是最愛的那個自己。只是這個自己，有人終其一生也未找到；有人只揭開了冰山的一角，有人有幸會晤一次，卻已用盡一生。

15、人生最難抵達(dá)的其實就是自己。我不敢恭維我所有的自己都是美好的，因為總有個對抗的聲音：“你還沒有這樣的底氣?！?這些古語很慚愧，坦白說，自己就是這個樣子：卑微過，像一棵草，像一只蟻，甚至像一粒土塊，但拒絕猥瑣！懦弱過，像掉落下來的果實，被人撣掉的灰塵，但拒絕屈膝，寧可以卵擊石，以渺小決戰(zhàn)強大。自私過，比如遇到喜歡的人或物，也想不擇手段，據(jù)為己有。貪婪過，比如面對名利、金錢、豪宅名車，風(fēng)花雪月，也會心旌搖搖，浮想聯(lián)翩。倔強過，比如面對誤解、輕蔑，有淚也待到無人處再流，有委屈也不訴說，不申辯，直到做好，給自己證明，給自己看！溫柔過，當(dāng)愛如春風(fēng)襲來，當(dāng)情如花朵芳醇，黃昏月下，你儂我儂。強大過，內(nèi)剛外柔，和風(fēng)雨搏擊，和坎坷宣戰(zhàn)，不失初心，不忘夢想，雖敗猶榮。這樣的自己一個個站到鏡中來，千面萬孔。有的隱著，有的浮著，有的張揚，有的壓抑，有的狂狷，有的沉寂，有的暴躁，有的溫良庸俗的自己，逐流的自己，又兼點若仙的自己，美的自己，丑的自己，千篇一律的自己，獨一無二的自己。我們總想尋一座廟宇，來安放塵世的疲憊，尋一種宗教，來稀釋靈魂里的荒涼。到頭來，卻發(fā)現(xiàn)，苦苦向往的