公司文件檔案管理制度

1、第 公司文件檔案管理制度公司文件檔案管理制度1 為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作，維護(hù)檔案的完整和安全，特制定本制度。 一、適用范圍1、公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與外單位的來(lái)往信件、合同、協(xié)議。2、會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件、紀(jì)要、決定等3、公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件4、公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等相關(guān)文件資料6、公司制定的章程、制度等文件材料7、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件二、檔案保管1、公司各類文件應(yīng)由總經(jīng)理辦公室安排專人保管。2、保管人員需根據(jù)文件內(nèi)容及其歷

2、史關(guān)系，合并整理，分類保存。3、檔案保管人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。4、庫(kù)藏文檔要定期核對(duì)，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。三、檔案借閱1、借閱檔案必須先辦理借閱手續(xù)，登記檔案借閱審批表由部門負(fù)責(zé)人簽字。2、借閱的案卷要注意愛(ài)護(hù)，不得丟失、損壞、涂改。3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場(chǎng)所，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。4、借閱的檔案應(yīng)如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說(shuō)明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。4、歸還檔案時(shí)，由檔案保管人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在檔案借閱審批表上及時(shí)注銷。5、凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不

3、準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。四、檔案銷毀經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案保管人員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。五、檔案保密1、檔案保管人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。2、不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問(wèn)題。3、檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。公司文件檔案管理制度2 一、目的 加強(qiáng)文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。二、適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。三、術(shù)語(yǔ)和定義1、檔案：指公司過(guò)去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成

4、的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。四、職責(zé)1、行政人事部：1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過(guò)程，確保公司檔案的安全；5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。2、其他各部門相關(guān)人員：

5、1）負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政人事部；2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔；4）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；3、各部門檔案主管人員公司文件檔案管理制度3 1目的 規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。2適用范圍適用于分公司所有檔案資料的管理工作。3職責(zé)3.1行政部負(fù)責(zé)分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。3.2各部門負(fù)責(zé)管理本部門在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。3.3分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)上報(bào)分公司文件、對(duì)外公開(kāi)文件的發(fā)放審批工作

6、。3.4分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批已過(guò)保存期檔案資料的銷毀工作。4實(shí)施程序4.1歸檔保存的文件4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動(dòng)中形成的工作計(jì)劃、外來(lái)文件、報(bào)告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計(jì)資料等。4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說(shuō)明書等技術(shù)檔案。4.1.3在專門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的.各種檔案,如:會(huì)議紀(jì)要、聲像檔案、工作記錄等專項(xiàng)檔案。4.2文件、資料歸檔的要求。4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。4.2.3每類建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對(duì)其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收。4.2

7、.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編號(hào)。4.2.5案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。4.3檔案資料的保管。4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時(shí),應(yīng)按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫(kù)時(shí),要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。4.3.5每年一季度,對(duì)上一年度的

8、各種資料檔案進(jìn)行歸檔,并對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行清理核對(duì)和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對(duì)破損或載體變質(zhì)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲(chóng)害要及時(shí)消殺。4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。4.4檔案資料借閱管理。4.4.1分公司所有人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。4.4.3在借閱檔案資料時(shí),應(yīng)做到以下幾點(diǎn):4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;4.4.3.2要愛(ài)護(hù)檔案資料,不得丟失;4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨意更改、涂寫;4.4.4借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由

9、資料檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。4.5檔案鑒定和銷毀4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負(fù)責(zé)。4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):4.5.2.1負(fù)責(zé)制訂檔案保管期限表;4.5.2.2對(duì)到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。4.5.3確定保管期限原則4.5.3.1對(duì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值(如技術(shù)圖紙、操作說(shuō)明書等),并能反映分公司職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。4.5.3.2凡是在一定時(shí)間有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。4.5.4鑒定工作應(yīng)該每年進(jìn)行一次,由資料管理員在每年1月初提出。4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改和補(bǔ)充。4.5.6銷毀檔案的程序包括:4.5.6.1鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報(bào)告分公司總經(jīng)理審批,銷毀