無紙化辦公會議管理系統(tǒng)采購需求

1、無紙化辦公會議管理系統(tǒng)采購需求一項目背景和意義無紙化辦公會議目前已在各大公司和機構廣泛使用，相對傳統(tǒng)辦公會 議，其特征是是文件傳輸網(wǎng)絡化，文件顯示電子化，文件編輯智能化，文 件輸入輸出可控化，實時共享資源。無紙化辦公會議更加智能、便捷、高 效、豐富。主要優(yōu)勢如下：.高效便捷：提升與會者會議體驗，讓會議資料閱讀起來更方便， 還可以隨時添加批注、書簽、評論，這些信息可隨文檔導出，為會后會議 紀要整理或者分析提供支持，使得整個會議更加高效。.節(jié)能環(huán)保：傳統(tǒng)的辦公會議召開前，需要打印和復印大量文檔資 料，而無紙化辦公會議可以做到免打印、省時省力。二總體需求我司需在多個會議室使用無紙化會議系統(tǒng)，根據(jù)我司

2、實際情況，無需通 過改造會議室安裝固定席位的升降機式或折疊機式會議客戶端，而需提供 至少40個用戶授權同時通過移動終端設備（如筆記本電腦，平板電腦，手 機等）通過無線網(wǎng)絡參加會議，數(shù)據(jù)傳輸安全，快速，穩(wěn)定。會議管理系 統(tǒng)安裝在服務器端，系統(tǒng)從根本上改變傳統(tǒng)會議管理模式，構建一個全面 的，集中的，強大的，交互的，協(xié)同的，過程化的會議管理平臺。按照一般會議的流程，會議系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)以下需求：會前管理功能：設置會議基本信息、參會者設置、編輯參會人員信息、會議流程設 置；上傳會議文件，并為文件分類定義權限；投票設置、管理會議投票； 編輯開機歡迎界面；配置會議錄制選項。會中管理功能：會議簽到、簽到管理、狀

3、態(tài)查詢；顯示參會人員的列表、顯示會議文 件；打開文檔并同步共享演示文檔、批注文檔、導讀、觀看同步演示，也 可共享到投影儀或大屏等設備上；參會者可以選擇同步觀看會議文件演示， 也可以在觀看的同時，自主查看其他會議資料，同步異步顯示一鍵切換； 可以把文件推送給任意參會人員、文檔資料導入導出；會議記錄、會議過 程記錄；可在電子白板上手寫演示；即時廣播信息，短消息互發(fā)、支持與 會者之間實時交流、分組討論；瀏覽Internet網(wǎng)；客戶端可導入本地文件 同步共享；提供會議投票功能；播放多媒體文件、大屏投放；主持功能包 括會議分組、終端控制、界面強切、投票控制等；個性化呼叫（紙、筆、 茶水等）服務。會后管理

4、功能：支持會議文件存檔、會議結論存檔、文件標注存檔等；會議助理可在 會議結束后對保存的存檔內(nèi)容進行管理，銷毀保密文件。三設計原則先進性和實用性采用先進成熟的技術，先進的系統(tǒng)架構體系，滿足舉行各類型的使用 要求，使系統(tǒng)在相當一段時期內(nèi)保持技術的先進性，并能適應未來發(fā)展的 而要。安全可靠性系統(tǒng)具有較高的可靠性，能夠連續(xù)7X24小時不間斷工作，出現(xiàn)故障 能及時告警。以便在發(fā)生錯誤時能夠快速地恢復正常運行。在采用備份、冗余等可 靠性技術的基礎上，提供較強的管理機制、控制手段等技術措施，以提高 整個系統(tǒng)的安全可靠性。.易用性原則具有良好的簡體中文的操作界面、詳細的幫助信息，系統(tǒng)參數(shù)的維護 與管理通過操作

5、界面完成。標準化原則各項軟件開發(fā)工具和系統(tǒng)開發(fā)平臺符合我國國家標準、企事業(yè)單位正 式頒布的與系統(tǒng)有關的相關技術規(guī)范和要求。5 .兼容性原則滿足向下兼容的要求，軟件版本易于升級，任何一個模塊的維護和更 新以及新模塊的追加都不影響其它模塊。擴展性強，便于后續(xù)開發(fā)。6.安全性原則對用戶認證、授權和訪問控制，支持數(shù)據(jù)庫存儲加密，數(shù)據(jù)交換的信 息包加密，數(shù)據(jù)傳輸通道加密。發(fā)生安全事件時，能以事件觸發(fā)的方式通 知系統(tǒng)管理員處理。7.互連性具備與多種影音、控制、會議系統(tǒng)及計算機系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)）互連互 通的特性，同時具備跨系統(tǒng)平板交互性，確保該系統(tǒng)作用可以充分發(fā)揮。四技術參數(shù)：（一）無紙化會議管理系統(tǒng)（1套

6、包含至少40個客戶端用戶授權）數(shù)量一套，與無紙化會議客戶端系統(tǒng)同一個品牌設計要求先進實用，易用，可靠，兼容，可擴展功能要求無紙化會議系統(tǒng)，由服務器會議管理端軟件以及客戶端軟 件組成。服務器會議管理端軟件：無紙化會議服務器會議管理端軟 件負責議程管理、資料管理、用戶管理、權限管理、會議 控制、會議統(tǒng)計功能，以及會議進行時數(shù)據(jù)等信息的轉發(fā)。 支持功能修改升級，定制開發(fā)?？蛻舳塑浖嚎蛻舳塑浖ㄟ^加密無線網(wǎng)絡接入無紙化會 議系統(tǒng)，主要供參會人員使用，參會人員使用平板電腦進 行會議簽到、瀏覽會議議程、查看會議材料，參加會議， 投票表決，發(fā)起會議主講/跟隨，對會議進行圈點批注等 操作。手機，平板，筆記本

7、電腦等設備可通過授權使用客 戶端系統(tǒng)異地web訪問。客戶端App提供windows,安 卓，ISO等主流系統(tǒng)版本。兼容性強。主要功能清單：一、 會議管理：（1）角色權限設置：創(chuàng)建會議管理員、會議主持（可以對不同的人員進行文件下發(fā)和材料才看）、與 會者，創(chuàng)建自定義用戶組（不同的用戶組具有不 同等級的文件和會議議題權限）（2）考勤設置：實時查看、下載全體參會者簽到表（支 持移動設備手寫簽字）。（3）會議設置：創(chuàng)建會議與會議相關信息，設置是否 保密會議，正常會議自動歸檔，保密會議自動清空， 設置需要參與會議的人員（只有參會人員能夠參與會 議）（4）文件管理：批量上傳會議文件，視頻等材料、設 置與會者

8、不同閱讀權限、下載會議材料、批注材料； 可對多種文件格式進行閱覽，包括常見格式 doc/docx/wps/xls/xlsx/ppt/pptx/pdf/html/htm 等； 支持視頻、音頻、等文件分發(fā)播放，并支持第三方軟 件打開使用。（5）投票管理：新建投票項目，設置實名、不記名投 票，單選或多選，贊成、發(fā)對、棄權，計分統(tǒng)計。（6）顯示狀態(tài)：管理員能夠查看參會人員簽到狀態(tài)和 在線狀態(tài)、會議詳情和會議議題等。二、會議通知：即時廣播多條會議通知三、會議助理：支持同步授權“允許/拒絕”和“輔助 與會者推送同步”；強制同步、投票流程管理（開始、 暫停、結束，發(fā)布結果），強制與會者簽出，處理呼叫 服務，

9、控制其它文件同步。四、文件批注：支持圈批文件、多人批注、選擇畫筆顏 色、大小，批注文件自動保存。五、同屏方式：閱讀或批注過程中，可支持向助理申請 同屏，采用觸屏跟蹤軌跡技術和觸屏軌跡仿真技術實 現(xiàn)同屏，同屏時每臺客戶端上下行總流量低于1K/秒。六、呼叫服務：呼叫服務人員、茶水、紙筆，自定義內(nèi) 容。七、會議記錄：會議過程中可以隨時進行會議筆記記 錄，可進行會簽，并保存上傳至服務器；八、議題管理：可對不同會議議題進行自由切換啟用；九、集中控制：會議主持可控制展示歡迎頁面、會議信 息、顯示人名、十、電子白板：可支持單人白板或多人同時共享同一畫板；十一、會議交流：可支持與一人或多人進行實時交流（分組交

10、流）；十二屏幕廣播：支持屏幕自由共享，任何參會人員 可以在會議中進行屏幕廣播將本地畫面共享至其他參 會人員；各臺終端能互相同屏廣播畫面，同時也能廣 播外部信號源（如矩陣送來的視頻信號，計算機信號， 筆記本信號，攝像頭信號，DVD信號等），同屏廣播時 同步延遲時間小于0.5秒，實現(xiàn)各畫面間任意廣播切 換，使會會議更加方便高效；十三、 信號管理：會議管理員可以將任一參會人本地 畫面屏幕廣播至全部參會人，也可以結束任一參會人 的共享畫面；十四、客戶端可讀取U盤：通過U盤，進行閱覽文件或上傳共享其他參會人員，一鍵廣播到其他會議終端 與大屏；十五、網(wǎng)絡瀏覽：支持瀏覽以太網(wǎng)網(wǎng)絡，可訪問OA、郵箱等；十六、

11、異步瀏覽：任何有權限的會議終端支持一鍵切換（本地終端可以通過按鍵一鍵切換遠端同步畫面與 本地終端畫面）完成信號的自由交互功能；十七、主持設置：可以設定多個主持單元，主持有控制會議進程與信號切換，開啟投票、啟動會議議題、 選擇廣播信號源、強制同屏、結束同屏、結束會議等 功能；十八、支持多種平臺操作，如PC機WINDOW操作系統(tǒng)、IOS系統(tǒng)和安卓系統(tǒng)等，并實時廣播到其它會議終端 與同屏到大屏幕或只同屏到大屏幕顯示十九、 與OA系統(tǒng)對接，實現(xiàn)統(tǒng)一用戶驗證，會議信息 對接等功能二十、在會議結束后能夠現(xiàn)場形成于會議相關的會議紀要，并能夠?qū)崿F(xiàn)與會人員現(xiàn)場連簽；（二）安裝及服務基本要求無紙化會議系統(tǒng)安裝具體描述安裝調(diào)試：自合同簽訂之日起3個工作日完成設備到 貨；接到安裝通知之日起5個工作日完成系統(tǒng)安裝調(diào)試、 終端安裝調(diào)試；提供詳細的使用說明手冊及相關文檔；安 排培訓服務。售后服務：提供明確