檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)教程講義

1、 第九章檔案管理現(xiàn)代化與電子檔案管理伴隨著辦公自動(dòng)化的進(jìn)程，增量檔案電子化、存量檔案數(shù)字化已迅速延伸到各部門檔案室。我們似乎還沒完全準(zhǔn)備好，還被種種“難題”而困惑?？上驳氖牵谖覀兗?、在我們身邊，有全國(guó)推廣的檔案數(shù)字化“長(zhǎng)春模式”；有全國(guó)最早的電子文件離線歸檔的“白城模式”；有長(zhǎng)春市綠園區(qū)電子文件在線歸檔經(jīng)驗(yàn)；有長(zhǎng)春市財(cái)政局OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)一體化電子文件歸檔典型。所以，我們有理由相信，通過一段時(shí)間的努力，每個(gè)單位的檔案信息化建設(shè)都能取得的實(shí)效?，F(xiàn)代化已成為各行各業(yè)一個(gè)最時(shí)髦關(guān)鍵詞，檔案現(xiàn)代化也是如此。在google、百度里模糊檢索“檔案現(xiàn)代化”一詞，相關(guān)網(wǎng)頁(yè)分別為2540000篇和92

2、5000篇（10月7日查）。檔案現(xiàn)代化已經(jīng)得到檔案部門、辦公部門，理論工作者、實(shí)踐應(yīng)用者的普遍關(guān)注。所以，培訓(xùn)教程以最大的篇幅一章三節(jié)48頁(yè)來(lái)論述檔案現(xiàn)代化與電子檔案管理，因?yàn)槲覀兪菍?shí)踐工作者、是省直各部門文檔人員，所以，我按照教程的結(jié)構(gòu)體系結(jié)合實(shí)踐體會(huì)來(lái)和大家學(xué)習(xí)這一章，但我更喜歡用互動(dòng)式的對(duì)話來(lái)共同完成我們今天的任務(wù)。第一節(jié) 檔案管理現(xiàn)代化 一、檔案現(xiàn)代化的含義：檔案現(xiàn)代化它是以系統(tǒng)理論為基礎(chǔ)，以數(shù)學(xué)方法為工具，借助計(jì)算機(jī)、數(shù)字通訊等技術(shù)，組成最佳的結(jié)構(gòu)體系，并充分發(fā)揮管理人員的積極性和創(chuàng)造性，以取得被管理對(duì)象在確定目標(biāo)下，其整體狀態(tài)最佳效果。 主要有四個(gè)特征：系統(tǒng)化（硬件、軟件、人員、計(jì)

3、劃、目標(biāo)等等相互關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)工程）、定量化（用計(jì)算機(jī)就需要定量化）、信息化（信息化是現(xiàn)代化的標(biāo)志）、智力化（一切事都是人做的，智力化更重要）。二、檔案現(xiàn)代化的目的檔案現(xiàn)代化目的有兩個(gè)：一是：最大限度地運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)開發(fā)檔案信息資源，迅速、準(zhǔn)確、方便地提供一切可能的檔案信息為社會(huì)進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。 二是：最大限度地保存保護(hù)好檔案實(shí)體，延長(zhǎng)檔案壽命。三、檔案現(xiàn)代化的內(nèi)容教程把內(nèi)容概括為互為聯(lián)系的三個(gè)方面，也就是說(shuō)檔案現(xiàn)代化的內(nèi)容是個(gè)整體，工作基礎(chǔ)是有檔案，利用前提是安全，網(wǎng)上利用是根本。 一是：最大限度地運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)開發(fā)檔案信息資源，迅速、準(zhǔn)確、方便地提供一切可能的檔案信息為社會(huì)進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

4、 二是：最大限度地保存保護(hù)好檔案實(shí)體，延長(zhǎng)檔案壽命。 三是：增量檔案電子化和存量檔案數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)工作。第二節(jié) 利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提高檔案管理效率 教程里有一句話“檔案部門的一切業(yè)務(wù)及管理工作都可用計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行”。回想一下你們單位和你個(gè)人在工作中用了多少?一.計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案部門的應(yīng)用范圍。（一）檔案目錄信息計(jì)算機(jī)管理。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)分文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、專題數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。（二）文件-檔案一體化管理電子文件已成為多數(shù)歸檔文件第一稿，文檔一體化是必然趨勢(shì)。檔案部門、檔案人員參與計(jì)算機(jī)文書處理程序設(shè)計(jì)和使用，已得到普遍的關(guān)注并開始付諸行動(dòng)。文檔一體化省級(jí)安徽省電子文件

5、中心項(xiàng)目、本地長(zhǎng)春市檔案局館正參與長(zhǎng)春市公務(wù)員駕駛倉(cāng)軟件電子文件歸檔功能設(shè)計(jì)，這樣的文檔一體化軟件系統(tǒng)，除有完善的文件前期文書處理功能外，把歸檔及檔案管理要求的每個(gè)細(xì)節(jié)都用計(jì)算機(jī)技術(shù)固化創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)無(wú)縫銜接，我們檔案人員一定要、一定能在文檔一體化過程中發(fā)揮作用，你準(zhǔn)備好沒有？ （三）檔案全文檢索與存儲(chǔ)通過計(jì)算機(jī)直接對(duì)檔案全文處理并自動(dòng)檢索全文信息，是在檔案目錄計(jì)算機(jī)管理基礎(chǔ)上檔案應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理的深層次發(fā)展。是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化方便、快捷服務(wù)目的基本要求。現(xiàn)階段，檔案信息資源庫(kù)建設(shè)已成為檔案現(xiàn)代化的核心任務(wù)，也就是說(shuō)，存量（館室藏）檔案數(shù)字化，增量檔案電子化（電子文件歸檔）是全文檢索和存儲(chǔ)的必由之路。

6、（四）多媒體檔案信息集中統(tǒng)一管理計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)是指對(duì)文字、圖形、靜態(tài)圖像、動(dòng)態(tài)影像、聲音等信息進(jìn)行集中統(tǒng)一處理。由此活動(dòng)產(chǎn)生的檔案，已成為檔案管理的新任務(wù)，也是檔案管理部門的新課題。現(xiàn)在，技術(shù)上已沒有難題，只是業(yè)務(wù)工作的開展。能夠管理多媒體檔案的軟件和試點(diǎn)工作已有成果，長(zhǎng)春市檔案館正著手試驗(yàn)。（五）檔案業(yè)務(wù)計(jì)算機(jī)輔助管理 檔案業(yè)務(wù)工作通常是指檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。從收集、整理、鑒定、保管、利用等等，能用計(jì)算機(jī)管理的太多。長(zhǎng)春市檔案館現(xiàn)在利用網(wǎng)絡(luò)及檔案管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)管理有：檔案收進(jìn)移出登記數(shù)據(jù)庫(kù)、溫濕度自動(dòng)記錄和分析數(shù)據(jù)庫(kù)、借閱登記數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)質(zhì)量反饋數(shù)據(jù)庫(kù)、責(zé)任管理數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)字化進(jìn)度統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)

7、、檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)年報(bào)數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案鑒定數(shù)據(jù)庫(kù)等等，光盤管理數(shù)據(jù)庫(kù)。總之，長(zhǎng)春市檔案館現(xiàn)在有數(shù)據(jù)庫(kù)近百個(gè)。檔案業(yè)務(wù)管理數(shù)據(jù)庫(kù)給工作帶來(lái)了本質(zhì)的變化，其樂無(wú)窮！利用登記、收進(jìn)移出、責(zé)任管理。（六）檔案編研計(jì)算機(jī)輔助管理)檔案編研是檔案館（室）主動(dòng)編輯檔案史料、開發(fā)檔案信息資源為社會(huì)進(jìn)步服務(wù)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，深受社會(huì)各界歡迎。利用計(jì)算機(jī)輔助編研大有文章可作。除教程上講的利用目錄數(shù)據(jù)庫(kù)選題、全文數(shù)據(jù)庫(kù)摘錄檔案內(nèi)容外，從自動(dòng)提取檔案內(nèi)容、自動(dòng)批量編輯檔案成果以至達(dá)到數(shù)據(jù)挖掘、知識(shí)管理的程度，不但是檔案部門研究的內(nèi)容，而是整個(gè)信息界關(guān)注的問題。國(guó)家自然科學(xué)基金投巨資鼓勵(lì)項(xiàng)目研究的深入。利用計(jì)算機(jī)輔助編研，必須先

8、設(shè)計(jì)軟件功能，95年我開始研究計(jì)算機(jī)自動(dòng)提取技術(shù)為檔案軟件所用，97年利用電子檔案數(shù)據(jù)，計(jì)算機(jī)自動(dòng)編輯出版了白城市局級(jí)干部任職情況匯編，成為全國(guó)檔案系統(tǒng)第一個(gè)利用計(jì)算機(jī)輔助編研的成果，98年獲國(guó)家檔案局科技進(jìn)步獎(jiǎng)。（七）計(jì)算機(jī)用于檔案保護(hù)和庫(kù)房管理 到今天，任何一項(xiàng)管理，不用計(jì)算機(jī)管理就是傳統(tǒng)管理方式的延續(xù)，不能說(shuō)是低水平，但起碼不是高水平的。檔案保護(hù)方面字跡恢復(fù)技術(shù)、溫濕度控制技術(shù)、監(jiān)視報(bào)警系統(tǒng)等等都離不開計(jì)算機(jī)。在庫(kù)房管理方面，長(zhǎng)春市檔案館建立了檔案存放位置數(shù)據(jù)庫(kù)，每一件檔案存放的庫(kù)、列、架格、盒、件號(hào)一目了然，代替了庫(kù)房墻上的檔案存放位置索引。（八）檔案部門辦公計(jì)算機(jī)化 檔案局（館）辦公

9、自動(dòng)化與在座的各單位基本一樣，各單位檔案部門（室）辦公自動(dòng)化往往是與單位辦公自動(dòng)化同步的。計(jì)算機(jī)的配置有高一等的、有一般的、也有落后一點(diǎn)的，參差不齊。從長(zhǎng)春市檔案局（館）辦公自動(dòng)化遵循凡是OA系統(tǒng)能做的、凡是檔案管理系統(tǒng)能做的，用最快的速度強(qiáng)力推廣實(shí)施，效率、效益、效果都很好，是全市機(jī)關(guān)信息化典型單位。二.檔案信息計(jì)算機(jī)管理網(wǎng)絡(luò)化、智能化（一）檔案信息計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理單位內(nèi)部的局域網(wǎng)、政府各部門間的專網(wǎng)、行業(yè)系統(tǒng)間廣域網(wǎng)、互通互聯(lián)的因特網(wǎng)。檔案部門應(yīng)用因檔案保密的特殊性，在不同網(wǎng)絡(luò)中應(yīng)用需要嚴(yán)格的控制。所以，比圖書等開放行業(yè)應(yīng)用難度大一些。（二）計(jì)算機(jī)智能技術(shù)在檔案部門應(yīng)用當(dāng)計(jì)算機(jī)智能技術(shù)在歸檔

10、電子文件自動(dòng)標(biāo)識(shí)、保管期限自動(dòng)區(qū)分、查找自動(dòng)歸類等智能化后，檔案管理水平將是新的飛躍。三.計(jì)算機(jī)在檔案部門應(yīng)用的規(guī)劃設(shè)想與實(shí)現(xiàn)方針（一）計(jì)算機(jī)在檔案部門應(yīng)用的規(guī)劃設(shè)想 縱向、橫向發(fā)展規(guī)劃：縱向：檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建立、文件檔案一體化管理、檔案信息在不同網(wǎng)絡(luò)中的應(yīng)用。橫向：從實(shí)體管理開始，利用計(jì)算機(jī)各種輔助管理。網(wǎng)絡(luò)：不同網(wǎng)絡(luò)的建立與連接。（二）實(shí)現(xiàn)規(guī)劃設(shè)想應(yīng)采取的方針 找準(zhǔn)突破口，起步要小，擴(kuò)張要快，見效要早。第三節(jié)電子文件與電子檔案管理一.電子文件的形成：(一)電子文件的定義：略(二)電子文件的形成1.計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的建立。建立網(wǎng)絡(luò)及配置計(jì)算機(jī)軟硬件。2.電子文件的形成：用計(jì)算機(jī)

11、寫文件。(三)檔案部門在電子文件的形成中的指導(dǎo)和監(jiān)督作用根據(jù)電子文件生命周期的設(shè)計(jì)、形成、使用三個(gè)階段,檔案部門參與電子文件系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)，指導(dǎo)各立檔單位按歸檔要求形成電子文件，監(jiān)督立檔單位完成電子文件歸檔和利用。 二.電子文件的特性（一）電子文件的特性1.電子文件是數(shù)字化的信息形態(tài)(0101代碼)2.電子文件對(duì)設(shè)備的依賴性(離開機(jī)器不行)3.電子文件載體的非直讀性(與白紙黑字相比)4.電子文件的信息與載體相分離性(文件與存儲(chǔ)設(shè)備分離,不象白紙黑字分不開)5.電子文件物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性(儲(chǔ)存位置是物理結(jié)構(gòu),文件編排格式等是邏輯結(jié)構(gòu))6.電子文件對(duì)元數(shù)據(jù)的依賴性(電子文件的后臺(tái)有許多不顯示

12、有價(jià)值的數(shù)據(jù))7.電子文件信息的共享性及不安全性(共享、安全各自又都有兩面性）8.電子文件的高保真性（復(fù)制很清楚）9.電子文件的易修改性（可多層次修改）(二)電子文件特性給管理帶來(lái)的方便與困難1.電子文件特性給管理帶來(lái)的方便。記錄密度大存儲(chǔ)空間?。浑娮游募h改容易；在網(wǎng)絡(luò)多用戶同時(shí)共享；2.電子文件特性給管理帶來(lái)的困難。一是電子文件收集、整理、歸檔還沒有形成制度;二是存儲(chǔ)電子文件載體長(zhǎng)期還不確定;三是電子文件保管和利用安全非常困難;四是電子文件管理方法、標(biāo)準(zhǔn)、理論還不完善;五是電子文件管理還沒有體系;六是電子文件管理人才問題。三.電子文件及電子檔案的管理原則(一)確保電子文件及電子檔案的真實(shí)性

13、、完整性、有效性和安全（二）實(shí)行全過程管理（三）電子文件至電子檔案的管理環(huán)節(jié)（見教程264頁(yè)的電子檔案管理示意圖）（四）確保電子文件的質(zhì)量（五）我國(guó)電子檔案應(yīng)采取集中管理模式 四.電子文件管理和收集整理（一）電子文件的管理。1.確保電子文件的真實(shí)性和有效性。從法律、制度、技術(shù)、權(quán)限、責(zé)任等各方面保證。2.確保電子文件的完整性,主要文件的修改稿、定稿、附件等。3.電子文件的分類。文本文件、圖形文件、表格文件、影像文件、聲音文件。（二）電子文件收集整理1.電子文件的收集積累的范圍。一般按國(guó)家有關(guān)文件規(guī)定執(zhí)行。2.電子文件收集整理的要求。要定稿。文字型文件以XML、RTF、TXT為通用格式；掃描型電

14、子文件以JPEG、TIFF為通用格式。3.電子文件的收集積累的時(shí)間和方法適時(shí)預(yù)歸檔最好(通過軟件功能設(shè)計(jì)自動(dòng)實(shí)現(xiàn)) 、階段性歸檔、年末統(tǒng)一正式歸檔。方法有在線歸檔與離線歸檔。4.電子文件的審核.按歸檔要求做全面檢查。5.電子文件的登記(正朝自動(dòng)登記發(fā)展,而不是手工填表) 。 五.電子文件的歸檔(一)電子文件歸檔前的鑒定、檢測(cè)1.電子文件歸檔前的鑒定主要是劃分保管期限。2.電子文件歸檔前的檢測(cè).主要是可讀檢測(cè)。(二)電子文件的歸檔(1)邏輯歸檔不改變存儲(chǔ)方式和位置。(2)物理歸檔即脫機(jī)歸檔,一式三份備份。六.歸檔電子文件的整理按規(guī)定進(jìn)行,與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng).電子文件目錄錄入項(xiàng)目(著錄)按DA/T

15、18(檔案著錄規(guī)則和自己的實(shí)際進(jìn)行.七.歸檔電子文件的移交、接收與保管（1）歸檔電子文件的移交、接收與保管要求是按規(guī)定與協(xié)商的時(shí)間定期向檔案室、檔案館移交。（2）移交、接收檢驗(yàn)移交人員雙方現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行完好、病毒、數(shù)量、準(zhǔn)確等檢驗(yàn)。（3）移交手續(xù)填寫移交清單一式兩份雙方保存?zhèn)洳?。?）保管要求四項(xiàng)（5）有效性保證，2年、4年抽查10%以上。八、電子檔案的開發(fā)利用 （一）電子檔案提供利用前的準(zhǔn)備。提供工具和看可讀性。 （二）電子檔案提供利用的方法 1.提供拷貝件。磁帶、光盤。 2.通信傳輸 局域網(wǎng)、專網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)的檔案網(wǎng)站。 3。直接利用 開放電子檔案目錄和公開的電子檔案全文直接給利用者。館內(nèi)配備專門設(shè)

16、備給利用者，遠(yuǎn)程檔案網(wǎng)站設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）電子檔案利用的管理1.使用權(quán)限的審核電子檔案利用權(quán)限審核要比紙質(zhì)檔案利用審核嚴(yán)格的多，應(yīng)有單位決策者審批。2.提供利用拷貝件的管理及回收。與紙質(zhì)檔案不同的是電子檔案復(fù)制更容易、傳播更迅速，對(duì)有些檔案提供電子檔案拷貝件要考慮回收問題。3.利用中的安全措施一是因人而宜；二是因檔案而宜；三是系統(tǒng)自動(dòng)全程監(jiān)督四是系統(tǒng)自動(dòng)糾錯(cuò)功能避免誤操作帶來(lái)不可挽回的損失。 （四）電子檔案利用統(tǒng)計(jì)1電子檔案利用統(tǒng)計(jì)的信息采集分手工和自動(dòng)兩種，長(zhǎng)春市檔案館已采用自動(dòng)統(tǒng)計(jì)。2電子檔案利用統(tǒng)計(jì)的綜合指標(biāo)體系，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容的外延與組合。3電子檔案利用統(tǒng)計(jì)的結(jié)果分析。按不同需要進(jìn)行不同的

17、分析有助于電子檔案管理水平的提高。 九.電子檔案的長(zhǎng)期保存 （一）電子檔案存儲(chǔ)載體壽命的對(duì)策保證當(dāng)前備份、更新需要。依靠技術(shù)技術(shù)進(jìn)步肯定能解決問題。（二）電子檔案依賴的計(jì)算機(jī)軟硬件更新的對(duì)策1.建立計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)館 2.依靠仿真技術(shù)制造軟件3.遷移環(huán)境4.再生性保存技術(shù)（三）電子檔案真實(shí)性維護(hù)，通過技術(shù)、法律、制度、控制等多種措施維護(hù)真實(shí)性。第四節(jié) 數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用一、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)在電子檔案管理中的應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)是指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)、有組織、可共享的數(shù)據(jù)集合。數(shù)據(jù)庫(kù)靠數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)來(lái)管理，數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)是在操作系統(tǒng)控制下對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行建立、使用和維護(hù)的一組軟件。數(shù)據(jù)庫(kù)靠數(shù)據(jù)管

18、理員進(jìn)行控制和使用，每個(gè)單位數(shù)據(jù)庫(kù)都要有數(shù)據(jù)管理員。對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化和電子檔案管理，都要通過建立數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)管理，檔案工作現(xiàn)代化離不開數(shù)據(jù)庫(kù)，應(yīng)用越廣泛工作就越主動(dòng)。二、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用 將分散的多臺(tái)各自獨(dú)立的計(jì)算機(jī)，用軟硬件設(shè)備互連，以實(shí)現(xiàn)資源共享和信息交流，稱為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)需要網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)協(xié)議。網(wǎng)絡(luò)有局域網(wǎng)、城域網(wǎng)、廣域網(wǎng)。我們上邊講的好多都是在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行的，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)會(huì)給電子檔案管理更大的技術(shù)支持，就看我們?cè)鯓舆\(yùn)用！檔案數(shù)字化定義和主要任務(wù)一、定義：檔案數(shù)字化就是通過光學(xué)掃描和計(jì)算機(jī)處理等技術(shù)手段，將各種傳統(tǒng)載體的檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式，便于檢

19、索和利用的過程。二、主要任務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是由檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)基本組成的，檔案數(shù)字化的主要任務(wù)是建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)。三、檔案數(shù)字化的基本方法（一）外包加工：外包加工組織方式就是通過把館（室）藏檔案數(shù)據(jù)的加工作為一個(gè)項(xiàng)目，公開向社會(huì)進(jìn)行招標(biāo)，選擇有一定資質(zhì)和經(jīng)驗(yàn)的企業(yè)承包。一般來(lái)說(shuō)，檔案館或立檔單位批量大的檔案數(shù)據(jù)加工，可采用外包方式。省工商局采取這種方法在吉林省檔案事業(yè)服務(wù)中心加工數(shù)字化檔案20萬(wàn)頁(yè)。省檔案館加工40萬(wàn)頁(yè)。外包檔案數(shù)字化加工最重要的是選擇有資質(zhì)的公司加工！（二）請(qǐng)進(jìn)加工請(qǐng)進(jìn)加工業(yè)務(wù)主要是檔案數(shù)字化生產(chǎn)企業(yè)面向各級(jí)檔案館、檔案室等社會(huì)組織所開展的檔案數(shù)字

20、化業(yè)務(wù)，它主要是通過建立檔案數(shù)字化的加工基地，開展規(guī)?；臋n案數(shù)字化加工，承接社會(huì)的各項(xiàng)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)。吉林省檔案事業(yè)服務(wù)中心已為國(guó)家審計(jì)署駐長(zhǎng)特派員辦事處加工10萬(wàn)頁(yè)、大成電力正在加工之中。（三）自主加工自主加工組織方式就是通過檔案館（室）自主組織購(gòu)置檔案數(shù)字化設(shè)備，開發(fā)或應(yīng)用各類載體檔案的數(shù)字化加工軟件，建立本單位自行管理的加工線或加工基地，開展各類檔案數(shù)據(jù)的加工?？傮w來(lái)說(shuō)，檔案室檔案數(shù)量極少可采取自主加工方式。（四）外出加工主要是檔案數(shù)字化生產(chǎn)企業(yè)根據(jù)檔案數(shù)字化客戶要求，派出相關(guān)管理、技術(shù)人員，攜帶數(shù)字化設(shè)備上門開展檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)。檔案數(shù)字化的外出加工業(yè)務(wù)是方便檔案數(shù)字化客戶的一種加

21、工形式，是請(qǐng)進(jìn)加工的一種補(bǔ)充，它機(jī)動(dòng)性強(qiáng)、靈活方便，滿足客戶保密安全性的要求。（五）突擊加工突擊加工主要是由于檔案數(shù)字化的資金安排是一次性或臨時(shí)性的，由單位組織會(huì)戰(zhàn)式的自主加工或外包加工，計(jì)劃在一段時(shí)期內(nèi)完成數(shù)字化的任務(wù)。突擊加工是由資金安排情況所決定的，一般說(shuō)來(lái)，突擊加工所安排的資金較為充裕，可以一次性完成全部或絕大部分的檔案數(shù)字化任務(wù)。檔案室最好采取突擊加工的方法（六）長(zhǎng)線加工長(zhǎng)線加工是一種有計(jì)劃、長(zhǎng)期性的檔案數(shù)字化加工方式，一般由檔案數(shù)字化加工單位，按照資金安排和數(shù)字化的數(shù)量有計(jì)劃地開展檔案數(shù)字化加工。委托給專業(yè)檔案數(shù)字化單位，只要檔案室合理安排檔案數(shù)字化的數(shù)量、進(jìn)度、接收時(shí)檢查質(zhì)量即可

22、，至于其他一切都由復(fù)雜加工單位管理，很科學(xué)的。（七）室館共建共享檔案數(shù)字化成果檔案室與檔案移交的檔案館協(xié)商，檔案室把未到期應(yīng)移交進(jìn)館的檔案數(shù)字化，檔案館把對(duì)應(yīng)檔案室已進(jìn)館優(yōu)先檔案數(shù)字化，然后互換檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)共建共享，一舉雙贏。長(zhǎng)春市檔案館與長(zhǎng)春市財(cái)政局已各自完成相應(yīng)的任務(wù)，已實(shí)現(xiàn)共享。長(zhǎng)春市計(jì)劃生育委員會(huì)已完成室藏檔案數(shù)字化，檔案館部分已著手?jǐn)?shù)字化。長(zhǎng)春市檔案館檔案數(shù)字化成果長(zhǎng)春市檔案館全部館藏60萬(wàn)卷（件）檔案。經(jīng)過四年努力，長(zhǎng)春市檔案館局域網(wǎng)上運(yùn)行檔案目錄數(shù)據(jù)350萬(wàn)條，全文數(shù)據(jù)60萬(wàn)頁(yè)，在局域網(wǎng)內(nèi)基本實(shí)現(xiàn)了“三個(gè)替代”（即計(jì)算機(jī)檢索替代手工目錄檢索，查閱數(shù)字化檔案替代查閱紙質(zhì)檔案，網(wǎng)絡(luò)

23、打印檔案替代手工復(fù)印檔案，10%的檔案數(shù)字化比例使當(dāng)前提供數(shù)字化檔案打印件占總利用率的90%）。在互聯(lián)網(wǎng)上提供了150萬(wàn)條開放檔案目錄數(shù)據(jù)和10萬(wàn)頁(yè)數(shù)字化檔案全文信息，從根本上改變了檔案提供利用方式。全國(guó)領(lǐng)先-。公眾百姓滿意：為上萬(wàn)人提供了數(shù)字化檔案打印件的檔案證明！數(shù)以萬(wàn)計(jì)送錦旗、發(fā)感謝信、留言。檔案干部滿意：過去查檔以小時(shí)計(jì)，現(xiàn)在5分鐘，通過計(jì)算機(jī)檢索和網(wǎng)絡(luò)打印，四年少翻閱檔案原件上千萬(wàn)頁(yè)。地方政府滿意：長(zhǎng)春市檔案館成為當(dāng)?shù)貦C(jī)關(guān)利用信息化技術(shù)為公眾服務(wù)的品牌，多次撥?？钣糜跈n案現(xiàn)代化。上級(jí)部門滿意：國(guó)家檔案局、國(guó)務(wù)院信息辦檔案數(shù)字化試點(diǎn)全國(guó)推廣單位（長(zhǎng)春模式），三個(gè)科研項(xiàng)目獲國(guó)家檔案局科技

24、進(jìn)步獎(jiǎng)，全省信息化優(yōu)秀案例。國(guó)際影響：2007年館長(zhǎng)代表中方在首爾中韓研討會(huì)就檔案數(shù)字化與交流，中方實(shí)踐成果更勝一籌。 2008年我在北京召開的中美論壇上做專題發(fā)言。 現(xiàn)在長(zhǎng)春市檔案館館長(zhǎng)代表大陸在臺(tái)灣作檔案數(shù)字化報(bào)告。長(zhǎng)春市檔案館為電子文件真實(shí)性永久保障國(guó)際合作項(xiàng)目實(shí)踐基地。檔案現(xiàn)代化和電子檔案管理我能做得來(lái)嗎?樹立自信，為自己做 每個(gè)文檔人員，都有潛在的能力可挖掘，一定不要小看自己的同志，更不要小看自己，使用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)年輕同志潛力更大。只要你想做就一定能做好。 現(xiàn)在，網(wǎng)絡(luò)和硬件條件都基本具備，怎樣進(jìn)行室藏檔案數(shù)字化和電子文件歸檔管理與利用，是自覺做還是推著做效果不一樣。是你要求我做還

25、是我要做就更不一樣。市計(jì)劃生育委員會(huì)自覺做，做得很好，她肯定嘗到了甜頭，工作起來(lái)比過去手工做輕松的多。你們現(xiàn)在搞電子文件歸檔和檔案數(shù)字化有現(xiàn)成的經(jīng)驗(yàn)，只不過是怎樣學(xué)到手的問題該吃得虧、該走的彎路都有人走過，大同小異而已，關(guān)鍵是你怎樣權(quán)衡利弊投入個(gè)人精力的問題。到目前為止，我沒聽到一個(gè)搞現(xiàn)代化之后還愿意回到從前的老路？（市館錄入的例子、數(shù)字化五十萬(wàn)卷的算帳）我們現(xiàn)在可以做嗎？ 現(xiàn)在都能做，看你行動(dòng) 現(xiàn)在各單位都配備了微機(jī)，許多單位都安裝了檔案管理軟件，比96年白城機(jī)關(guān)各單位條件好的多，完全具備搞檔案數(shù)字化和電子文件歸檔的條件。是否能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和軟件的作用，關(guān)鍵是看你是否邁出第一步？碰到什么問

26、題解決什么問題，敢問路在何方，路在你自己腳下！我們現(xiàn)在應(yīng)該怎樣做？(1) 摸清單位的情況，依此拿出單位檔案數(shù)字化和電子文件歸檔的總體計(jì)劃和實(shí)施方案，哪怕是工作路數(shù)也可。請(qǐng)檔案局業(yè)務(wù)同志指導(dǎo)更好（符合單位實(shí)際，并很現(xiàn)實(shí)，對(duì)單位、對(duì)個(gè)人都有益的）結(jié)合貫徹國(guó)家檔案局新的,完善紙質(zhì)與電子文件歸檔工作網(wǎng)絡(luò)，如果暫時(shí)整體運(yùn)作難度大，從電子文件歸檔和檔案數(shù)字化哪個(gè)單項(xiàng)開始都成我們現(xiàn)在應(yīng)該怎樣做？（2） 了解、學(xué)習(xí)軟件功能，知道OA、檔案管理系統(tǒng)軟件能在檔案數(shù)字化與電子文件歸檔時(shí)能為你做什么！ 選好自己的工作路線，必有捷徑，突破口從哪里入手，單位、處室、自己都滿意的方面入手。怎樣與各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作結(jié)合，什么時(shí)間能取得什么效果，一定要想方設(shè)法快見效、多受益，提高自己和相關(guān)人員的整體意識(shí)。我們現(xiàn)在應(yīng)該怎樣做(3)從最簡(jiǎn)單及你最熟悉的方面開始！最優(yōu)先的是建文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)！細(xì)化各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，前端控制到文書處理程序，事中監(jiān)督文件流轉(zhuǎn)過程，事后歸檔文件齊全完整。在紙質(zhì)與電子文