文件標(biāo)識和可追溯性

1、4/41目的 為確保部門質(zhì)量管理體系中所編寫文件的系統(tǒng)化和運行過程的規(guī)范化，并具有可操作化，特編寫本規(guī)則。2 適用范圍適用于本質(zhì)量管理體系中所有文件的編寫、修改與可追溯性。3 方法與要求3.1文件的格式3.1.1 公司碼文件編號規(guī)定中的公司碼取公司名稱中“豫新”拼音開頭的大寫字母“YX”。3.1.2 文件類別碼文件共分四級、十類，取文件類別英文單詞的首字母組成類別碼，如質(zhì)量管理手冊代號為“QM”，程序文件代號為“PD”，管理制度代號為“MS”。級別、類型、代號及分類標(biāo)準(zhǔn)詳見下表。文件級別文件類別類別碼備 注一級文件質(zhì)量手冊QM包括質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)二級文件程序文件PD控制程序、流程三級文件管理

2、制度MS企業(yè)內(nèi)部的管理制度、規(guī)定管理責(zé)職MR部門職責(zé)、崗位說明書應(yīng)急預(yù)案MP預(yù)案、處置方案工程技術(shù)文件GJ通用標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)、外來標(biāo)準(zhǔn)、施工規(guī)范、質(zhì)量計劃、施工方案等部門文件MI部門管理辦法、管理制度、管理規(guī)定作業(yè)指導(dǎo)書WI檢驗規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書操作規(guī)程OP設(shè)備操作規(guī)程、說明書等四級文件質(zhì)量記錄表格FM各種表格，填有數(shù)據(jù)的即為記錄。3.1.3序號碼同要素文件的編制順序，序號碼取兩位數(shù)，從01開始。3.1.4部門碼部門碼按以下規(guī)定進行或取部門名稱兩個字的漢語拼音的聲母組成：部門名稱代號部門名稱代號物控部WK財務(wù)部CW技術(shù)部JS綜合辦公室ZH項目部XM質(zhì)量安全部ZA工程部GC開發(fā)事業(yè)部KS公司級體系

3、文件TX3.1.5質(zhì)量手冊編號質(zhì)量手冊的編碼以“公司碼-文件類別碼-年份”形式進行，即YX/QM-20143.1.6程序文件編號程序文件的編號方式按“公司碼/文件類別碼-序號碼-體系碼-年份”進行。例如：文件標(biāo)識和可追溯性的編號 YX/PD01-TX-2014公司級體系文件 序號碼，文件編制順序 文件類別碼 公司碼3.1.7制度文件編號制度文件的編號方式按“公司碼/文件類別碼-序號碼-體系碼-年份”進行。例如：YX/MS01-TX-2014 公司級體系文件 序號碼，文件編制順序 文件類別碼 公司碼3.1.8作業(yè)指導(dǎo)書、部門文件及操作規(guī)程編號作業(yè)指導(dǎo)書的編號按“公司碼/文件類別碼-部門碼-序號碼

4、-年份”方式進行。格式舉例：YX/WI-ZA01-2014序號碼，文件編制順序，表示為該部門編制的第一份文件；部門類別碼，表示為質(zhì)量安全部的文件； 文件特征碼 ，表示為三級文件；公司碼 3.1.9質(zhì)量記錄表格的編號質(zhì)量記錄表格的編號按“公司碼/文件類別 -序號碼”方式進行。格式舉例：YX/FM-001 序號碼，表示為公司的第一份表格 表格的特征碼 公司碼3.2文件的版本號版本號：以大寫英文字母A、B、C、D.依次表示文件的第一、二、三、四.版；對文件進行重大更改，整份重發(fā)應(yīng)順次提升版本號整數(shù)位，數(shù)字位歸零，如A/2改為B/0等。修改號：以阿拉伯?dāng)?shù)字0、1、2、3.表示文件的修改次數(shù)。示例：A/

5、0表示第一版，未修改。對文件進行重大更改，整份重發(fā)應(yīng)順次提升版本號整數(shù)位，數(shù)字位歸零，如A/2改為B/0等。對文件進行非實質(zhì)性更改，每更改一次，該文件版本號應(yīng)順次提升數(shù)字位，如由A/0改為A/1、由A/1改為A/2等。3.3文件要求3.3.1為保持公司文件格式的一致性，統(tǒng)一格式如下：正文主標(biāo)題：宋體小三號，加粗；版本號：宋體五號；正文次標(biāo)題：宋體小四，加粗；正文內(nèi)容：宋體小四；正文行間距：1.5倍行間距。3.3.2文件大綱編號示范1 XX1.1 XXX1.1.1 XXX1.1.1.1 XXX(1)XXX(2)XXX = 1 * GB3 XXX a XXXX1.1.1.2 XXX4 文件的可追溯性為實現(xiàn)文件的可追溯性，公司的管理手冊、程序文件、管理制度、管理職責(zé)、