溝通策略電子郵件寫作演示文稿

1、溝通策略電子郵件寫作演示文稿第一頁(yè)，共三十一頁(yè)。優(yōu)選溝通策略電子郵件寫作第二頁(yè)，共三十一頁(yè)。內(nèi)容提綱管理與商務(wù)活動(dòng)中的Email寫作溝通策略分析溝通者策略溝通對(duì)象策略信息策略渠道選擇策略文化背景策略第三頁(yè)，共三十一頁(yè)。1、主題欄寫作技巧用準(zhǔn)確的主題確切地告訴讀者電子郵件的內(nèi)容 。主題要具體；如果要求讀者有所行動(dòng)，盡量使用動(dòng)賓結(jié)構(gòu)短語；謹(jǐn)慎使用“緊急”字樣，除非的確如此，否則人們不會(huì)太重視。第四頁(yè)，共三十一頁(yè)。使用信息豐富的主題欄“管理溝通培訓(xùn)”“辦公自動(dòng)化項(xiàng)目”“請(qǐng)求重新安排管理溝通培訓(xùn)時(shí)間”“辦公自動(dòng)化項(xiàng)目每年節(jié)省50萬”即使別人并沒有閱讀郵件的全文，這些稍長(zhǎng)一些的句子本身就有溝通效果，千萬

2、不要忽略這一簡(jiǎn)單而有用的技巧。第五頁(yè)，共三十一頁(yè)。2、縮略詞（英文） 第六頁(yè)，共三十一頁(yè)。我的心情你可懂表情符號(hào) 表情符號(hào) emoticon 第七頁(yè)，共三十一頁(yè)。原則：盡量不要使用！盡管這些縮略詞和表情符號(hào)可能使寫作變得很方便，但是，除非你知道讀者看得懂并且接受這些符號(hào)，否則不要使用它們。你也許是網(wǎng)絡(luò)專家并且對(duì)于各種專業(yè)術(shù)語和字符圖釋了如指掌，可是不要假設(shè)收件人和你一樣專業(yè)。 第八頁(yè)，共三十一頁(yè)。3、簡(jiǎn)短 盡量使全文限制在一屏的顯示范圍內(nèi)。 如果不能簡(jiǎn)短，就要預(yù)先說明結(jié)構(gòu)。在讀者第一屏所看到的內(nèi)容中，概述你的信息，并通過列出各部分標(biāo)題的形式說明結(jié)構(gòu)。這可以使讀者迅速轉(zhuǎn)向他們感興趣的部分。 第九

3、頁(yè)，共三十一頁(yè)。4、采用適合“快速瀏覽”的排版采用標(biāo)題在每一個(gè)要點(diǎn)開始時(shí)加入標(biāo)題或小標(biāo)題。采用列表和排版 標(biāo)題全部采用大寫字母，或者采用短線標(biāo)示要點(diǎn)。將信息分成較短的部分采用短線標(biāo)示、較短的句子與較短的段落，在段落之間增加空行能增加一些空白。 第十頁(yè)，共三十一頁(yè)。5、改變回復(fù)郵件中的主題行 你回復(fù)的內(nèi)容和原先收到的郵件內(nèi)容并不一樣，所以，如果能夠的話，就變一下主題行。“要求會(huì)議改期”“會(huì)議改期至4月3日”；“辦公自動(dòng)化項(xiàng)目每年節(jié)省50萬” “我被說服了，同意實(shí)施辦公自動(dòng)化項(xiàng)目”?！罢?qǐng)假” “批準(zhǔn)度假申請(qǐng)”第十一頁(yè)，共三十一頁(yè)。6、慎用群發(fā)功能！大多數(shù)內(nèi)部電子郵件系統(tǒng)都能使你同時(shí)給組織中的每個(gè)成

4、員發(fā)送信息，使用這種便利條件一定要謹(jǐn)慎。首先想一下，然后再?zèng)Q定哪些人真正需要這些信息。這樣你不僅能節(jié)省別人的時(shí)間，又能防止在這些瑣事中泄露重要信息。 第十二頁(yè)，共三十一頁(yè)。7、電子郵件適用場(chǎng)合電子郵件適合傳遞事實(shí)、建議等信息，而不適合傳遞情感。電子郵件適合傳遞一般性或公開性信息，不適合傳遞機(jī)密性或隱私性信息。第十三頁(yè)，共三十一頁(yè)。8、不要發(fā)送私人或者機(jī)密郵件 即使你選擇“永久刪除”，許多軟件和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)仍然可以訪問硬盤上備份的信息。在你發(fā)送以前，仔細(xì)考慮如果別人（比如老板）看到這封信會(huì)發(fā)生什么情況。 第十四頁(yè)，共三十一頁(yè)。E-mail的法律地位在反壟斷案中，微軟公司職員四年前所發(fā)的郵件被拿出來作

5、為反對(duì)那家公司的證據(jù)。在美國(guó)，電子郵件經(jīng)常用于離婚案和聽證會(huì)上。Monica Lewinsky 與Linda Tripp之間的電子郵件被由于法院聽證會(huì)。第十五頁(yè)，共三十一頁(yè)。9、使用電子郵件客戶端程序Outlook/expressFoxmail智能手機(jī)第十六頁(yè)，共三十一頁(yè)。10、電子郵件使用要點(diǎn)如果同事告訴你新的聯(lián)系方式，要及時(shí)更新地址簿，不要把同事地址的更改不當(dāng)回事兒。在工作時(shí)問里要只發(fā)送與工作相關(guān)的信息，不要在工作時(shí)間收發(fā)個(gè)人電子郵件。要寫得簡(jiǎn)短，一封信只涉及一個(gè)主題。標(biāo)題欄的內(nèi)容要清晰。正文的第一段就要明確寫信的目的。在工作郵件中不要摻入個(gè)人的信息，用詞要恰當(dāng)。要記住，你在電子郵件中說的

6、話除了能讓接收它的人看到，還會(huì)被其身邊的人看到。不要發(fā)送任何可能有損人際關(guān)系的信息。要把私人的電子郵件賬號(hào)與工作或?qū)W校里的電子郵件賬號(hào)分開，不要把工作用的賬號(hào)同時(shí)也用于私人通信。要以簡(jiǎn)短的信息來宣布或核實(shí)那些沒有爭(zhēng)議的已經(jīng)達(dá)成的共識(shí)。不要發(fā)冗長(zhǎng)的信息來討論那些最好面對(duì)面解決的事情。第十七頁(yè)，共三十一頁(yè)。電子郵件使用要點(diǎn)要發(fā)送夸獎(jiǎng)的話并給對(duì)方的上司也發(fā)一份復(fù)本。不要用電子郵件發(fā)送不滿的回復(fù)。有與上司相關(guān)的重要信息，要復(fù)制一份發(fā)給上司。不要把你的上司或團(tuán)隊(duì)中的重要人物忽略在外。不要越過上司發(fā)信，即使你知道上司的領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人郵箱地址也不能這樣做。要對(duì)重要的文件進(jìn)行書面?zhèn)浞荨Ｖ匾男畔⒁陬^核實(shí)。重要事

7、宜不能總靠電子郵件，因?yàn)槭招湃巳舫霾钤谕?，可能無法收發(fā)郵件。要成批處理信息。不要在一天里給一個(gè)人發(fā)很多關(guān)于同一件事的信息。要發(fā)人性化的電子郵件。不要群發(fā)，如果要群發(fā)，也不要把所有接收者的地址列在信件開頭，因?yàn)檫@會(huì)透露敏感信息。自己先發(fā)給自己一份，再把無抬頭的復(fù)制本發(fā)給其他人。要使用正確的語法和句法，字母大寫和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)也要符合規(guī)范。不要全部字母都大寫這相當(dāng)于大喊大叫。第十八頁(yè)，共三十一頁(yè)。電子郵件溝通作業(yè)講評(píng)存在的主要問題電子郵件：格式有欠規(guī)范主題欄信息內(nèi)容不獨(dú)立、不具體、不豐富正文沒有分段或段落過長(zhǎng)，結(jié)構(gòu)不清晰過多復(fù)制通知原文稱謂不恰當(dāng)?shù)谑彭?yè)，共三十一頁(yè)。管理溝通首要原則 ！效率第一 ！ 內(nèi)

8、部管理的首要追求按時(shí)保質(zhì)完成工作任務(wù)，進(jìn)而有力保障企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。第二十頁(yè)，共三十一頁(yè)。內(nèi)容提綱管理與商務(wù)活動(dòng)中的Email寫作溝通策略分析溝通者策略溝通對(duì)象策略信息策略渠道選擇策略文化背景策略第二十一頁(yè)，共三十一頁(yè)。溝通策略 為了獲得期望的聽眾反應(yīng)，需要在書寫或說話之前對(duì)溝通進(jìn)行策略性思考 ！策略溝通五大構(gòu)成要素：溝通者策略；溝通對(duì)象策略；信息策略；渠道選擇策略；文化背景策略。 第二十二頁(yè)，共三十一頁(yè)。管理與商務(wù)溝通流派 行為學(xué)派組織的溝通路徑修辭學(xué)派說和寫的主要技巧流派出發(fā)點(diǎn)依據(jù)行為學(xué)派組織現(xiàn)場(chǎng)情景修辭學(xué)派個(gè)人個(gè)人風(fēng)格第二十三頁(yè)，共三十一頁(yè)。Dont haste to type在開始寫電子

9、郵件前，你需要首先！策略性思考 ！第二十四頁(yè)，共三十一頁(yè)。一、溝通者策略你的溝通目標(biāo)是什么？你所選擇溝通方式是什么？你的可信度如何？第二十五頁(yè)，共三十一頁(yè)。二、溝通對(duì)象策略他們是誰？他們了解并期待什么？他們感覺如何？如何說服他們？第二十六頁(yè)，共三十一頁(yè)。三、信息策略 怎樣強(qiáng)調(diào)？如何組織？ 第二十七頁(yè)，共三十一頁(yè)。四、渠道選擇策略 文字渠道純口頭渠道混合渠道第二十八頁(yè)，共三十一頁(yè)。雙向簡(jiǎn)短快速渠道電子郵件優(yōu)點(diǎn)：具有雙向簡(jiǎn)短快速渠道所具有的一般優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)以外與即時(shí)通信和電話相比電子郵件具有較小的強(qiáng)迫性!；可以附送紙質(zhì)文件從而擁有紙質(zhì)文件的優(yōu)點(diǎn)(更多細(xì)節(jié)；更高的清晰度；以頁(yè)為單位展示內(nèi)容，而不是以計(jì)

10、算機(jī)屏幕為單位展示；永久性存檔等)。與智能手機(jī)、即時(shí)通信以及短信相比可以附送較長(zhǎng)的附件；計(jì)算機(jī)屏幕比較大，一次可以看到更多信息；可以同時(shí)發(fā)送給多人(利用抄送功能或者群發(fā)功能)；有收件箱和文件夾(因此讀者可以一次性地看到所有來件，從而決定什么時(shí)候閱讀哪些郵件，對(duì)郵件進(jìn)行分類或存檔)；能夠(通過回執(zhí)功能)獲知收信人是否打開過你的郵件。第二十九頁(yè)，共三十一頁(yè)。雙向簡(jiǎn)短快速渠道電子郵件缺點(diǎn)：無法得知收信人的情緒狀態(tài)，可能成為躲避本應(yīng)面對(duì)面溝通(例如，傳遞壞消息)的渠道選擇；可以成為公司擁有的文檔，不能像紙質(zhì)文檔那樣被粉碎，也不能被擦除，甚至可能因此被司法機(jī)關(guān)傳喚；可能被公司閱讀(對(duì)公司來講可能是個(gè)優(yōu)點(diǎn))；可能被錯(cuò)誤地、不可挽回地發(fā)送給不該接收的