高校院級辦公室優(yōu)秀文秘內(nèi)勤員DEF工作法探索

1、高校院級辦公室優(yōu)秀文秘內(nèi)勤員DEF工作法探究高校院級辦公室優(yōu)秀文秘內(nèi)勤員DEF工作法探究高校院級辦公室是學(xué)院的綜合辦事機(jī)構(gòu)，具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的職能，是展示學(xué)院精神風(fēng)貌的重要窗口。作為院辦的一名文秘內(nèi)勤員，工作瑣碎繁雜，頭緒多，任務(wù)重，時(shí)間緊，要保質(zhì)保量的完成各項(xiàng)工作任務(wù)，一套行之有效的工作方法是必不可少的。作者根據(jù)多年積累的經(jīng)歷，總結(jié)探究出DEF工作法，其特點(diǎn)是簡單實(shí)用，可操作性強(qiáng)。DEF工作法就是勤奮、高效和機(jī)智靈敏的工作法的英文縮寫?，F(xiàn)分別逐一討論和研究。1Diligene就是勤奮、勤勞、勤勉之意。文秘內(nèi)勤工作最重要的是一個(gè)勤字。一方面要勤勞地工作，另一方面要勤于考慮。勤字

2、的右半局部是一個(gè)力字。說明要出大汗，出大力，才可謂勤。作為文秘內(nèi)勤員要腳踏實(shí)地，勤懇工作。做到眼勤、手勤、嘴勤、腿勤和腦勤。在辦公室工作中，要眼中有活，要勤快，不怕辛苦，不計(jì)較個(gè)人得失，甘于奉獻(xiàn)。辦公室內(nèi)勤工作事無巨細(xì)，不能有半點(diǎn)忽略和懈擔(dān)文秘內(nèi)勤員工作內(nèi)容點(diǎn)多面廣。以西安理工大學(xué)理學(xué)院辦公室文秘內(nèi)勤為例。除了做好領(lǐng)娶收發(fā)文件、信件、報(bào)刊雜志；辦公用品的購置和領(lǐng)用；院財(cái)務(wù)帳及院指導(dǎo)個(gè)人財(cái)務(wù)帳報(bào)銷；辦理院固定資產(chǎn)的登記和清理工作；院上報(bào)刊雜志的征訂；校院各種會(huì)議及事務(wù)的通知；接聽辦公 ；處理轉(zhuǎn)發(fā)學(xué)院應(yīng)聘、求職者的大量信件；負(fù)責(zé)校知行網(wǎng)提問的回復(fù)；會(huì)議室及院長室的清潔衛(wèi)生工作。另外，文秘內(nèi)勤員發(fā)揚(yáng)

3、團(tuán)結(jié)協(xié)作精神，經(jīng)常為同事到校各部門取送文件及資料。辦公室文秘內(nèi)勤員每天像蜜蜂一樣辛勞地奔波在新校區(qū)和老校區(qū)之間。還要在有限的時(shí)間里，做好學(xué)校各職能部門下達(dá)的多項(xiàng)工作任務(wù)。在這種工作頭緒多、任務(wù)繁的情況下，文秘內(nèi)勤員要學(xué)會(huì)分身術(shù)，要實(shí)干加巧干，注意工作的細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)決定成敗。力求高效、快捷、及時(shí)、準(zhǔn)確。另外，文秘內(nèi)勤員也要勤于考慮，開動(dòng)腦筋，要擅長歸納總結(jié)工作中的經(jīng)歷和教訓(xùn)，努力學(xué)習(xí)，不斷提本文由論文聯(lián)盟.Ll.搜集整理高自身的政策理論程度，文化素養(yǎng)和職業(yè)道德。使自己對教職工和學(xué)生的效勞更貼心，更專業(yè)，更令人滿意。給辦公室要多出謀劃策，奉獻(xiàn)自己的智慧和點(diǎn)子。對同事要真誠待人，和睦相處，多學(xué)習(xí)別人的

4、優(yōu)點(diǎn)和長處，關(guān)心同事，互幫互助，共同進(jìn)步，營造出和諧的辦公室氣氛。最后，把自己深化考慮的理論和自己的工作實(shí)際相聯(lián)絡(luò)，指導(dǎo)自己的工作，并把它梳理成文章，促進(jìn)自己的科研?？傊粋€(gè)勤字，道出了文秘內(nèi)勤工作的本質(zhì)和特點(diǎn)。文秘內(nèi)勤員要做好師生的勤務(wù)員，也就是為學(xué)院教職工學(xué)生全心全意效勞。2Effiieny指效率、成效、效能。在辦公室工作中，就是意味著高效率。進(jìn)步工作效率最重要的是合理利用時(shí)間，條理化、秩序化的組織管理工作，采取嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的工作方法。時(shí)間分配上，對每天要做的事情要有個(gè)心理日程。要根據(jù)事件的重要程度，緊急程度，用時(shí)長短給予合理安排，學(xué)會(huì)打時(shí)間差。學(xué)會(huì)對事情的規(guī)整，文件的歸類。如：要去老校區(qū)各

5、職能部門辦的事，歸在一起，一并辦理，防止跑冤枉路。要利用現(xiàn)代化電子辦公手段，第一時(shí)間發(fā)布各種會(huì)議通知，學(xué)校政策和其他消息。如：西安理工大學(xué)理學(xué)院辦公室文秘內(nèi)勤員就參加到學(xué)校人事QQ工作群，校醫(yī)院醫(yī)保QQ工作群，理學(xué)院QQ工作群和理學(xué)院院辦QQ工作群。并可利用微信互動(dòng)平臺(tái)與學(xué)院各系主任建立微信互動(dòng)群，使交流通道更加快捷，方便。注意平時(shí)要積累相關(guān)重要數(shù)據(jù)，做好前期準(zhǔn)備工作，對教職工員工的個(gè)人信息進(jìn)展備案，如：教職工中教授，副教授人數(shù)，講師人數(shù)，35歲以下青年老師人數(shù)，黨員人數(shù)等，并在職稱晉升后及時(shí)更新，補(bǔ)充。不至于該用時(shí)，才進(jìn)展統(tǒng)計(jì)，手忙腳亂，影響工作效率。很多工作可以穿插交織進(jìn)展。另外，日常生活

6、中與各系老師打成一片，掌握和搜集老師的最新動(dòng)態(tài)，不至于工作中對老師張冠李戴，非常生疏，不利于工作的開展。3Flexibility指柔韌性，彈性，變通性。在辦公室工作中，意味著機(jī)動(dòng)靈敏性。文秘內(nèi)勤員要和學(xué)校很多職能部門以及科室，如：人事處、財(cái)務(wù)處、資產(chǎn)處，后勤處以及工會(huì)和收發(fā)室甚至郵局等打交道，辦事人員需要較強(qiáng)的親和力，表達(dá)才能，溝通才能和寬廣的胸懷，經(jīng)得起委屈和不解。即：人要活套，機(jī)智靈敏。因?yàn)槊總€(gè)部門人溝通起來的難易程度不盡一樣。另外，工作中還有很多臨時(shí)安排的工作，隨機(jī)性和不確定性很強(qiáng)。需要良好的心理素質(zhì)和承受才能，適應(yīng)才能，應(yīng)變才能。在日常工作中，很多事常常疊加到一起，需要同時(shí)應(yīng)對處理。如

7、：文秘內(nèi)勤員正在專心致志地統(tǒng)計(jì)著院里的相關(guān)數(shù)據(jù)，同時(shí)還要接待來院辦領(lǐng)取職稱證、培訓(xùn)證的老師，此時(shí) 鈴聲又大作，被告知要去老校區(qū)校人事處去交校優(yōu)秀青年老師的相關(guān)材料，于是，停下案頭工作，立即去趕校班車，假設(shè)錯(cuò)過了，只好等公交車。常常是一件事未處理完，又一件事接踵而至，忙得不可開交，異常疲憊。假設(shè)缺乏心理承受力，應(yīng)對壓力才能弱的人，就會(huì)感到不適應(yīng)，精神緊張，甚至崩潰，不能勝任工作。所以，優(yōu)秀文秘內(nèi)勤員應(yīng)練就過硬的本領(lǐng)和強(qiáng)健的體魄，適應(yīng)這種快節(jié)奏，大壓力的工作形式。培養(yǎng)在壓力環(huán)境下承當(dāng)多重任務(wù)才能。不斷挑戰(zhàn)自己，使自己能屈能伸，獨(dú)當(dāng)一面。當(dāng)然，靈敏并不是放棄原那么，而是在堅(jiān)持原那么根底上，進(jìn)展變通或微調(diào)。DEF工作法是原創(chuàng)的個(gè)人工作法，是院辦文秘