學院財務報銷指南

1、學院財務報銷指南為便于教職工辦理報銷業(yè)務，提高工作效率和服務質(zhì)量，根據(jù)國家財經(jīng)法規(guī)及高校 財務管理相關規(guī)定，結(jié)合近幾年審計及專項檢查中提出需要整改的問題和教職工咨詢反 映較多的經(jīng)濟業(yè)務處理事項，財務處制作了此報銷指南。一、報銷票據(jù)要求報銷人報銷從外單位取得的發(fā)票須印有稅務監(jiān)制章，收據(jù)須印有財政監(jiān)制章，且需 加蓋填制單位發(fā)票專用章（發(fā)票）和財務專用章（收據(jù)），并且在規(guī)定的票據(jù)使用有效期內(nèi)O（一）票據(jù)開具內(nèi)容及要求.票據(jù)須做到要素齊全，字跡清晰、工整，必須寫明付款單位（俗稱抬頭）、開票日 期、收款內(nèi)容或品名、規(guī)格、型號、單價、數(shù)量及金額（大小寫要一致）等。.除票據(jù)本身具有復寫功能外，一式幾聯(lián)的票據(jù)

2、必須用雙面復寫紙一次套寫完成, 否那么不予報銷。.票據(jù)付款單位名稱應與學?，F(xiàn)有獨立核算的會計主體名稱一致（機票、車船票等 無法標明抬頭的票據(jù)除外）。如“某某工程學院”、“某某工程學院科技服務部”、“某 某工程學院學教育開展基金會”、“某某工程學院資產(chǎn)經(jīng)營有限責任公司”等，其他名 稱（如個人、客戶、顧客等）或無抬頭的票據(jù)不予報銷。.事業(yè)單位的資金結(jié)算憑證，必須有省或市級財政部門統(tǒng)一印制的收據(jù)監(jiān)制章并加 蓋開具單位財務專用章，企業(yè)開具的資金結(jié)算憑證不予報銷。.購置國產(chǎn)設備的，須取得由銷貨單位開具的增值稅專用發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)。.所有的原始票據(jù)不得有涂改、挖補等現(xiàn)象，如有錯誤，應當由開具單位重開或

3、更 正，更正處應加蓋開具單位印章，金額有錯誤的，應由開具單位重開。.在超市購買商品報銷時，須提供超市機制發(fā)票（發(fā)票上須注明品名、單價、數(shù)量） 且商品符合財務報銷規(guī)定。網(wǎng)上購買物品的，在報銷時除提供正式發(fā)票外，還須提供網(wǎng) 上交易明細清單，無明細清單的，原那么上不予報銷。（二）票據(jù)報銷期限根據(jù)事業(yè)單位會計準那么相關規(guī)定：“事業(yè)單位對于已經(jīng)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務或者事 項應當及時進行會計核算，不得提前或者延后。”為準確、及時反響學校當年的真實收 支情況，票據(jù)報銷期限規(guī)定如下：.當年開具的票據(jù)原那么上在當年報銷，財務決算期間取得的當年票據(jù)報銷截止日期 為次年的三月底，過期票據(jù)不予報銷。.確因工程實施過程中需要

4、延期報銷的票據(jù)，最遲不能超過票據(jù)開具之日起12個 月，且報銷時需附提供延期報銷的情況說明，經(jīng)工程職能管理部門審核后，財務處方可辦 理。（三）拒絕假發(fā)票報銷人在取得發(fā)票時應主動識別發(fā)票真?zhèn)?，確保提供給財務報銷發(fā)票的真實性和完 整性，以及與發(fā)票所承載的經(jīng)濟事項的一致性。 查詢：各地區(qū)號+12366（稅務咨詢熱線）。網(wǎng)上查詢：江蘇地稅：江蘇國稅：（四）內(nèi)部收據(jù)要求該類票據(jù)僅限于后勤集團開具的校內(nèi)收據(jù)，蓋有“某某工程學院后勤集團財務專用 章”，用于辦理校內(nèi)相關部門與后勤集團及其下屬經(jīng)濟實體發(fā)生的業(yè)務費用結(jié)算，其他 任何內(nèi)部收據(jù)不得作為報銷憑證。（五）票據(jù)遺失原始票據(jù)如不慎遺失，應取得原簽發(fā)單位原始票據(jù)

5、存根聯(lián)或記賬聯(lián)的復印件，并由 原簽發(fā)單位加蓋財務專用章，經(jīng)辦人寫明原因，工程負責人審核、經(jīng)財務處分管處長審 批后，方可代作報銷憑據(jù)。但對無法取得原開票單位票據(jù)存根聯(lián)復印件的（如火車、輪 船、飛機票等交通憑證），報銷人應寫出詳細說明，由同行人或知情人簽字證明，經(jīng)工程 負責人批準，財務處分管處長審批后代作原始憑證。代作（含補制的）原始憑證比照同行 人員的同程票價或另一單程票價，在規(guī)定的標準內(nèi)就低給予報銷。遺失雙程交通票據(jù)的, 不予報銷。二、報銷流程（一）各項費用報銷時，經(jīng)辦人須將每張原始單據(jù)分類整理、整齊粘貼在“原始憑證 粘貼單”上（具體粘貼要求及方法詳見財務處網(wǎng)站“票據(jù)粘貼視頻”），并按費用類別

6、填 制報銷單，注明附件張數(shù)。（二）報銷人報銷各項費用時，須按報銷內(nèi)容準確填制相應的報銷單（注意區(qū)分不同 的會計核算主體）。各項費用報銷均需（經(jīng)辦人、證明人、批準人）簽字，所有簽名須由 本人親自簽名，不得代簽。（三）各項費用的報銷需注明經(jīng)費開支渠道，即報銷費用所列支的工程號，并實行資 金支付授權審批制度（局部經(jīng)濟業(yè)務需經(jīng)相關職能部門審核的還需辦理職能部門簽字手 續(xù)）。具體審批額度見某某工程學院資金支付審批暫行規(guī)定。（四）報銷人持粘貼好的原始憑證、已履行完簽字手續(xù)的報銷單至財務處大廳辦理 報銷業(yè)務。三、報銷人員規(guī)定到財務處報銷的人員與經(jīng)辦人一般應當是學校在職人員，以下兩種情況例外：一是有足夠的證據(jù)

7、說明工程參與者的身份（如課題組成員等），非上述范圍內(nèi)人員可作為經(jīng)手 人，但依舊不能作為報銷人；二是學生負責的課題在課題分管部門辦理工程組成員備案 后，可由學生作為經(jīng)辦人與報銷人。為保證工程經(jīng)費使用平安及業(yè)務處理順暢，請不要委托他人代為辦理報銷業(yè)務，學 生作為報銷人至財務處辦理報銷業(yè)務需攜帶學生證或身份證。!1!,各類費用報銷考前須知為貫徹落實江蘇省高等學校厲行節(jié)約反對浪費的有關規(guī)定文件精神，建立健全 促進節(jié)約的規(guī)章制度，根據(jù)某某工程學院教育事業(yè)經(jīng)費開支范圍暫行規(guī)定中的相關 要求及學校實際情況，對各類費用的報銷說明如下：（一）購物費用的報銷.各部門、各單位因工作需要采購的不符合固定資產(chǎn)確認標準的

8、辦公用品、書報 雜志、電腦配件以及清潔用品等，單張票據(jù)到達或者超過300元，單次累計報銷額到達 或者超過1000元的，報銷時需附銷售單位出具的加蓋公章的明細清單，如銷售單位出具 的票據(jù)中已列明物品名稱、數(shù)量及金額，可不再另行出具明細清單。.各部門、各單位因工作需要采購的消耗性材料、耐用性材料和低值軟件等，包括 計算機、復印機、打印機的各類配件及耗材，應在各部門資產(chǎn)管理員處進行登記建賬后 憑建賬聯(lián)方能報銷。.購買到達固定資產(chǎn)標準的儀器設備、大宗物資等辦理報銷時除發(fā)票外還需附采 購申請表（財務記賬聯(lián)）、招投標相關材料、采購合同及資產(chǎn)驗收單（儀器設備類至資產(chǎn) 管理處辦理，辦公家具類至后勤管理處辦理）

9、。（二）差旅費及市內(nèi)交通費報銷.差旅費的報銷必須有出差事由，如參加會議或培訓的必須將會議或培訓通知作為 附件，外出調(diào)研的必須附有學?；蛩谠海ㄏ担┏鼍叩恼{(diào)研通知，并一律填制差旅費報銷 單，相關費用報銷標準按某某工程學院差旅費管理方法（南工財20141277號）的要 求執(zhí)行。.教職工因工作需要報銷市內(nèi)出租車票、公交IC卡充值費用時，應注明具體事由 和時間、地點，不能簡單填列“調(diào)研活動用交通費”、“公務急事用交通費”等名目， 公交IC充值費一般每人每月報銷額不得超過300元。.學校不提倡私車公用，如確因工作需要而發(fā)生私車公用行為，一律從科研經(jīng)費或 部門創(chuàng)收經(jīng)費中列支，其他工程不允許開支此類費用。其

10、中，自帶車輛出差執(zhí)行“一事 一報”原那么，即憑票據(jù)實列支汽油費、過路過橋費等相關費用，統(tǒng)一填制“某某工程學 院教職工自駕車出差備案表”隨差旅費一并報銷；市內(nèi)用車報銷加油費用，僅為科研項 目經(jīng)費列支并需注明相關事由（時間、辦理事項、起始地點、證明人等），汽油費充值卡 費用一律不予報銷。.飛機票的報銷規(guī)定：依據(jù)江蘇省財政廳關于加強公務機票購買管理改革有關事項的通知（蘇財購201517號）文件精神，各部門、各單位國內(nèi)出差或因公臨時出國（境），應按照厲行節(jié)約 和支持本國航空事業(yè)開展的原那么，優(yōu)先購買通過政府采購方式確定的我國航空公司（以 上簡稱“國內(nèi)航空公司”）的航班優(yōu)惠機票，相關規(guī)定說明如下：（1）

11、購票人可在政府采購機票管理網(wǎng)站（）上公布的各航空公司直銷機構和代理機構 聯(lián)系購票，通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付，報銷時以標注有政府采購機票查詢號碼的航空運輸 電子客票行程單作為報銷憑證。（2）購票人也可以購買市場上國內(nèi)航空公司低價機票，但該票價應當?shù)陀谡少?機票管理網(wǎng)站上公布的同一時刻、同一航班、同等倉位的機票價格。購票時應當從政 府采購機票管理網(wǎng)站上下載并保存出行日期機票市場價格截圖，報銷時需提供該截圖作 為報銷憑證的附件。（三）各類勞務費、獎勵及津補貼的報銷.校內(nèi)人員的各類勞務費一律通過酬金系統(tǒng)發(fā)放至本人銀行卡中，并按規(guī)定依法 繳納個人所得稅，校外人員勞務費需準確填制“某某工程學院外聘（校外）

12、人員款發(fā)放 表”，原那么上發(fā)放至本人銀行卡中，并按稅法規(guī)定依法繳納個人所得稅；批量發(fā)放還需提 供收款人姓名、卡號、金額等信息的電子文檔，由財務處依法代扣個人所得稅后統(tǒng)一發(fā) 放至所得人銀行卡中。.支付校外專家咨詢費、評審費及學術講座勞務費等，還需提供經(jīng)工程負責人簽 審的咨詢、評審內(nèi)容的說明材料、學術講座通知、海報以及專家的身份證明?？v向科 研工程經(jīng)費支付該類費用還需參照相關管理方法。.校外專家咨詢費的支付原那么上應執(zhí)行以下標準，如果專項經(jīng)費來源單位有相關 規(guī)定的從其規(guī)定，不受此標準限制：咨詢專家咨詢方式標準具有或相當于高級專業(yè) 技術職稱的人員會議咨詢800-1000（元/人天）（第 1、2 天）

13、400-500（元/人天）（第 3 天以后）通訊咨詢60-100 （元/人個工程）其他人員會議咨詢300-500（元/人天）（第 1 、2天）200-300（元/人天）（第 3 天以后）通訊咨詢40-80（元/人個工程）4,校內(nèi)人員的獎勵費、津補貼等需納入本人月工資進行發(fā)放，發(fā)放明細表須 于每月5日前交至財務處，當月5日后收到的將于次月發(fā)放。.在職教職工的各類勞務、獎勵、津補貼的發(fā)放均需至人事處辦理備案手續(xù)。屬 于各單位崗位職責范圍內(nèi)工作，該單位參與者不發(fā)放勞務酬金。.報銷外籍與港澳臺人士短期來華工作費用（包含勞務費與國際旅費）時，除提供相 關費用的合法票據(jù)外，還需提供接待部門蓋章與簽字的報銷

14、外籍人士在華相關費用與領 取酬金的書面申請（包括外籍人士信息、來校所從事的工作、工作時限、我方承當?shù)馁M 用等）、外籍人士的護照復印件。（四）學生各類款項的發(fā)放.學生各類款項的發(fā)放均需通過“酬金發(fā)放系統(tǒng)”進行操作，統(tǒng)一發(fā)放至學生工行 卡（即辦理學費批扣的銀行卡）中。.各部門應在每月10日前提交相關發(fā)放材料，財務處在收到電子文檔及發(fā)放部門 提交的書面材料后，一般于每月15日前辦理完當月的發(fā)放任務，逾期收到的材料轉(zhuǎn)入次 月發(fā)放。.因?qū)W生銀行卡發(fā)生變更而無法發(fā)放成功的，財務處于每月20日前將款項未發(fā)放 成功學生名單告知發(fā)放部門，并在財務處網(wǎng)站“工作動態(tài)”欄中進行公布，請發(fā)放部門 及時通知相關學生，在3

15、0日之前自行登錄相關網(wǎng)頁迅速辦理銀行卡號變更，財務處依據(jù) 變更后的卡號于次月10日前再次發(fā)放。（五）學生活動費的報銷.學生活動經(jīng)費主要用于開展學生思想教育、綜合素質(zhì)培養(yǎng)、學風建設、社會實 踐、競賽比賽、健康有益的文體活動和日常教育管理中的必要開支。.學生活動經(jīng)費中報銷專項活動相關費用時，應附管理部門或所在院（系）專項活動 的通知或文件、活動實施方案等書面材料，專項活動產(chǎn)生的各類費用應按次匯總報銷。（六）校外實習費的報銷.校外實習費用包括車費、住宿費、實習臨時保險費、實習管理費、伙食費、實 習指導費等，須以班級為單位按次性報銷。報銷前需在相應的職能管理部門處備案，報 銷時除提供實習合同外還需注明

16、實習班級、實習單位、實習人數(shù)、實習天數(shù)及費用類 別匯總額；實習天數(shù)超過計劃數(shù)的，應作出說明并經(jīng)職能管理部門審核。.自備車輛（包括用學校運輸中心車輛、租用外單位車輛）發(fā)生的用車費或租車費, 應隨發(fā)生當次實習費用一并報銷。.實習過程中支付的實習指導費，必須由實習單位指導老師本人簽字。實習費標準 缺乏，由學生自行繳納局部費用時，應分開出具票據(jù)。如無法單獨開票，那么應將繳納款項 辦理財務核算手續(xù)。因?qū)嵙曔^程中由學生自行承當伙食費而給予相應補助時，需將補助 發(fā)放至學生個人銀行卡中。.應實習單位要求需要給參加實習的學生購買臨時保險，一般報銷時需提供與保險 公司簽署的保險合同復印件。.實習費借款時需提供詳細

17、的實習費用預算。（七）會務費、培訓費的報銷.會務費、培訓賽用報銷須提供加蓋承辦單位公章的書面通知。.無書面通知或所報會務費、資料費金額與通知不符的，應出具由工程負責人簽審 的外出培訓或開會的情況說明，并注明培訓或會議內(nèi)容、主辦單位、時間和地點等，某 某市以外的培訓或開會，填制差旅費報銷單，票據(jù)與差旅費一并報銷。具體事宜按某某 工程學院差旅費管理方法（南工財2014277號）的要求執(zhí)行。.校內(nèi)各院（系、部）、單位承辦各類會議、競賽、培訓、大型活動的，必須具有會 議費預算方可列支。會議地點原那么上安排在校內(nèi)，會議費用不得超過定額標準（住宿費 240元/人/天以下，伙食費130元/人/天以下，其他費

18、用80元/人/天以下，合計450元/ 人/天以下）詳見中央和國家機關會議費管理方法,且匯總一次性報銷。報銷時還 需提供會議通知，參會人員簽到表、會議費用結(jié)算清單等，作為報銷憑證附件。會議有 會務費收入的應及時交學校財務處，不得以收抵支。（八）國（境）外費用的報銷.除個人自行支付款項外，所有的出國均屬于因公出國，必須按照學校的規(guī)定提前 到國際合作與交流處辦理出國批件，無出國批件的不予辦理借款和報銷。教師各類出國 進修或培訓等費用的借款和報銷需經(jīng)國際合作與交流處備案或?qū)徍?，屬于財政專項撥?列支的，還需提供相關批文的復印件作為報銷憑證附件。.出國經(jīng)費的報銷需提供國際合作與交流處出具的“某某工程學院

19、因公短期出國 （境）人員旅費開支報銷清單”（長期除外），報銷標準參照臨時出國人員差旅費報銷 和出國培訓費用報銷規(guī)定執(zhí)行，國外取得的票據(jù)應在原始票據(jù)上注明中文。（九）出版費及論文版面費的報銷.教職工報銷出版賽，除取得正式票據(jù)外，還必須提供出版協(xié)議或合同、出版著作 的封面。.教職工報銷版面費，除取得正式票據(jù)外，還必須提供發(fā)表論文的刊號、雜志封面 、論文錄用通知。.版面費一般不辦理借款，由作者先行墊付后報銷。專項經(jīng)費對于列支版面費有相 關規(guī)定的，還需從其規(guī)定。（十）業(yè)務招待費及福利費的報銷.校內(nèi)預算經(jīng)費、財政性資金等經(jīng)費不得列支業(yè)務招待費。如因特殊情況發(fā)生的 誤餐費用需作出詳細的誤餐說明方可報銷。.

20、各部門、單位如發(fā)生校外工作聯(lián)系、交流、慰問、外單位調(diào)研等餐飲費，應由部 門創(chuàng)收經(jīng)費在其賽用預算額度內(nèi)予以安排；預算內(nèi)工程無特別說明外，不得開支此類費 用。.福利性的費用應由部門創(chuàng)收經(jīng)費在其費用預算額度內(nèi)予以安排，預算內(nèi)工程不得 開支此類經(jīng)費。.業(yè)務招待費及福利費的支出不得超標準列支，報銷時需列明事由明細。（十一）黨員活動費.本類經(jīng)費為學校依據(jù)黨員人數(shù)及標準每年核撥，用于各黨總支工作和活動經(jīng)費， 余額可以結(jié)轉(zhuǎn)下年使用。該類經(jīng)費應用于加強組織建設、黨員教育管理、豐富組織生 活、創(chuàng)新黨建方式手段、表彰先進和服務黨員等方面的工作和活動。.黨總支工作和活動經(jīng)費具體使用范圍包括：培訓黨員；訂閱或購買用于開

21、展黨員 教育的報刊、資料等；開展黨員集體活動的必要支出，如開展黨員主題教育和實踐活動 的資料費、門票費、車費等；優(yōu)秀黨員的表彰、獎勵；慰問、補助特困黨員；黨支部開 展工作所需的日常開支等。不得以活動名義列支餐費、禮品費、變相發(fā)放勞務或補助O五、內(nèi)部轉(zhuǎn)賬的辦理.內(nèi)部轉(zhuǎn)賬為校內(nèi)各部門之間發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務的費用結(jié)算，不涉及資金的支付。.辦理內(nèi)部轉(zhuǎn)賬需填制“內(nèi)部轉(zhuǎn)賬結(jié)算單” 一式三聯(lián)，注明轉(zhuǎn)入工程和轉(zhuǎn)出工程， 兩個工程負責人均需在轉(zhuǎn)賬單上簽字，并附轉(zhuǎn)入工程負責人簽字確認的費用明細清單, 財務處辦理轉(zhuǎn)賬后，在三聯(lián)轉(zhuǎn)賬單上加蓋“財務轉(zhuǎn)迄專用章”，轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出方各留存一 份。.支付給后勤集團下屬獨立核算的非法人經(jīng)

22、濟實體的費用不屬于內(nèi)部轉(zhuǎn)賬,應由后 勤集團出具內(nèi)部收據(jù)并附費用結(jié)算清單后按報銷業(yè)務辦理，財務處直接劃轉(zhuǎn)資金至后勤 集團銀行賬戶。六、教職工辦理借款相關要求.只有本校教職工才能辦理借款，借款時需填寫“某某工程學院借款單”（一式三 聯(lián)套寫），借款單的各欄目須如實詳細填寫。借款必須堅持“一事一借、一借一結(jié)、前賬 不清、后賬不借”的原那么，嚴格按照某某工程學院借款管理方法的相關規(guī)定辦理。.為加強教職工暫借款的管理，催促借款人及時清理所借款項，財務處對“前賬不 清”人員停止二次借款；對“有兩筆借款未清的工程”停止該工程辦理借款，直至原借 款結(jié)清（實習及招生等工程借款確有特殊原因的需提供書面說明并經(jīng)工程負

23、責人簽字后 可不受此條限制）。對有超過一個會計年度仍未結(jié)清的常規(guī)業(yè)務借款的工程（合同中有 特殊規(guī)定的除外），將凍結(jié)該工程用款，直至款項結(jié)清。.采購設備暫付款項依合同辦理，經(jīng)辦人應催要票據(jù)及時辦理結(jié)算。.不屬于現(xiàn)金支付范圍的借款一律轉(zhuǎn)賬支付，1000元以下不再辦理現(xiàn)金借款。.教職工調(diào)離、退休，離職前須到財務處結(jié)清借款，短期無法結(jié)清應指定接收人并 重新辦理借款手續(xù)。七、報銷款項的結(jié)算.所有報銷款項原那么上一律轉(zhuǎn)入報銷人銀行卡（也稱作“無現(xiàn)金轉(zhuǎn)卡”，無特別說 明系統(tǒng)默認為工資卡）。使用銀行卡支付的報銷款項還需提供銀聯(lián)簽購單（即P0S刷卡 單）財務處方可辦理無現(xiàn)金轉(zhuǎn)賬。不屬于現(xiàn)金支付范圍的款項須辦理國庫集中支付或銀 行轉(zhuǎn)賬結(jié)算。.以外幣形式支付費用的報銷，報銷人須提供換匯水單，或銀行消費記錄清單，或境 外消費還款清單結(jié)算；如無換匯水單、銀行消費記錄清單、境外消費還款清單，那么以報 銷當日中國銀行公布的外匯牌價中間價結(jié)算。.財政性資金安排的工程均屬于國庫集中支付范圍，該類工程的款項支付嚴格按照 國庫集中支付的相關規(guī)定辦理，不得自行墊付現(xiàn)金。八、報銷時間及地點財務