秘書學(xué)第三版方曉蓉課件-第七章-秘書的管理

1、第七章 秘書的管理第七章了解如何進(jìn)行秘書人員的招聘選拔了解秘書團(tuán)隊(duì)建設(shè)的條件了解秘書工作的管理原則了解秘書所在組織的知識(shí)管理能運(yùn)用現(xiàn)代化的辦公資源提高輔助能力能有效進(jìn)行秘書工作過(guò)程管理能有效進(jìn)行秘書個(gè)人的知識(shí)管理第七章第一節(jié)秘書人員的管理一、秘書的招聘選拔相關(guān)鏈接二、秘書的團(tuán)隊(duì)建設(shè)第七章一、秘書的招聘選拔（一）確定招聘選拔渠道秘書人員的對(duì)外招聘渠道有很多，有著不同的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)。秘書人員的招聘應(yīng)根據(jù)組織的特點(diǎn)和所選秘書人員的不同等級(jí)來(lái)選擇招聘方式。秘書人員的內(nèi)部選拔渠道主要有發(fā)布職位空缺信息、自薦、主管推薦、人事部門考核等。第七章招聘秘書人員的廣告應(yīng)力求準(zhǔn)確、吸引人、內(nèi)容詳細(xì)、條件清楚明了。廣告

2、內(nèi)容主要包括：本企業(yè)的基本情況；招聘活動(dòng)是否經(jīng)過(guò)有關(guān)方面的批準(zhǔn)；招聘秘書人員的條件要求；報(bào)名的方式；報(bào)名的時(shí)間、地點(diǎn)；報(bào)名需帶的證件、材料；其他注意事項(xiàng)。（二）發(fā)布招聘選拔信息第七章可利用心理測(cè)對(duì)應(yīng)聘者的能力、氣質(zhì)、性格、興趣、動(dòng)機(jī)等各方面進(jìn)行測(cè)試，最后通過(guò)制定測(cè)試成績(jī)表獲得相應(yīng)信息?？赏ㄟ^(guò)面試證實(shí)工作經(jīng)驗(yàn)、弄清求職動(dòng)機(jī)、判斷應(yīng)聘者的辦事能力、表達(dá)能力、判斷能力、協(xié)調(diào)能力、服務(wù)意識(shí)、團(tuán)隊(duì)意識(shí)等。（三）招聘測(cè)試第七章三、秘書的團(tuán)隊(duì)建設(shè)團(tuán)隊(duì)是由員工和管理層組成的一個(gè)共同體，該共同體合理利用每一個(gè)成員的知識(shí)和技能協(xié)同工作，解決問(wèn)題，達(dá)到共同的目標(biāo)。秘書人員處于組織中上傳下達(dá)，左右溝通的重要位置，搞好

3、團(tuán)隊(duì)建設(shè)，對(duì)秘書個(gè)人績(jī)效和組織績(jī)效得以提升。第七章秘書團(tuán)隊(duì)建設(shè)的條件（一）秘書團(tuán)隊(duì)建設(shè)的條件 秘書團(tuán)隊(duì)建設(shè)的條件 第七章高效的團(tuán)隊(duì)建設(shè)中的5W1H是：who（我們是誰(shuí)）、where（我們?cè)谀睦铮?、what（我們成為什么）、when（我們什么時(shí)候行動(dòng)）、how（我們?cè)鯓有袆?dòng)）、why（我們?yōu)槭裁醋觯?。通過(guò)明確這幾個(gè)方面的問(wèn)題來(lái)建立高效的秘書團(tuán)隊(duì)。（二）高效秘書團(tuán)隊(duì)建設(shè)的方法第七章關(guān)于招聘秘書職位的面試題1.感謝你來(lái)我公司面試，我想知道一些您的家庭背景，可以嗎？2.你想應(yīng)聘秘書工作，請(qǐng)你就秘書工作方面你具備的專業(yè)技術(shù)做一簡(jiǎn)要說(shuō)明，好嗎？3.能否告訴我你為什么要到我們公司應(yīng)聘秘書？4.這次我公司是招

4、聘*秘書，這方面你有什么專業(yè)知識(shí)？5.你認(rèn)為一個(gè)合格的秘書應(yīng)有哪些特質(zhì)？6.你認(rèn)為秘書如何與上司處理好關(guān)系？7. 你認(rèn)為你在哪些方面有缺點(diǎn)（工作中的）？第七章第二節(jié)秘書工作的管理一、秘書工作的管理原則相關(guān)鏈接三、秘書工作績(jī)效測(cè)評(píng)第七章二、秘書工作過(guò)程管理（一）一般管理原則 一般管理原則適用各級(jí)各類組織，它既要有以權(quán)控制的一面，又要有以情以理引導(dǎo)和調(diào)動(dòng)被管理者積極性的一面。一般管理原則的主要內(nèi)容。 一般管理原則的主要內(nèi)容一、 秘書工作的管理原則第七章從一般管理的原則出發(fā)，結(jié)合秘書活動(dòng)的特殊性，可以提出秘書活動(dòng)管理過(guò)程中最基本的三項(xiàng)管理原則，即“人本”原則、能級(jí)原則和激勵(lì)原則。1. “人本”原則秘

5、書活動(dòng)的管理必須堅(jiān)持“人本”原則：應(yīng)該認(rèn)識(shí)秘書這種“職業(yè)人”，尊重這種“職業(yè)人”，體貼這種“職業(yè)人”，關(guān)心這種“職業(yè)人”，愛(ài)護(hù)這種“職業(yè)人”，幫助這種“職業(yè)人”。 （二）秘書活動(dòng)的管理原則第七章2. 能級(jí)原則按能級(jí)原則對(duì)秘書活動(dòng)施行管理，必須知人善任，任人唯賢；按能級(jí)原則對(duì)秘書活動(dòng)施行管理，還必須做到用人所長(zhǎng)，使人盡其才。與能級(jí)管理原則緊密聯(lián)系的是，對(duì)秘書工作施行管理，還要求對(duì)不同氣質(zhì)的人員安排不同的工作任務(wù)，并運(yùn)用不同的管理方法。3. 激勵(lì)原則激勵(lì)原則的實(shí)質(zhì)在于，要運(yùn)用多種管理手段來(lái)啟發(fā)、調(diào)動(dòng)秘書人員發(fā)揮積極性與創(chuàng)造性，而不是壓抑、控制、削弱甚至打擊這種積極性。堅(jiān)持激勵(lì)原則，就要注意正確運(yùn)用

6、激勵(lì)因素。（二）秘書活動(dòng)的管理原則第七章二、秘書工作過(guò)程管理秘書機(jī)構(gòu)內(nèi)的科學(xué)管理，是保證秘書部門的工作和組織機(jī)構(gòu)的同步運(yùn)轉(zhuǎn)，充分發(fā)揮秘書部門的職能和加強(qiáng)秘書隊(duì)伍建設(shè)，積極培養(yǎng)秘書人才，提高秘書人員的素質(zhì)和秘書部門的工作效率的保證。 第七章秘書活動(dòng)既要有以崗位責(zé)任為基礎(chǔ)的分工，又要有分工不同的秘書人員之間的相互配合。在一般情況下，秘書部門要按照群體工作任務(wù)和個(gè)人的專業(yè)特長(zhǎng)，進(jìn)行合理分工，做到職責(zé)明確、各司其職；在突擊任務(wù)中，則要強(qiáng)調(diào)機(jī)動(dòng)性，加強(qiáng)配合，發(fā)揮整體功能。（一）秘書活動(dòng)的彈性分工與靈活調(diào)度第七章秘書活動(dòng)要適應(yīng)整個(gè)領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)的工作需要，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)群體的多重需要。既要對(duì)口接受領(lǐng)導(dǎo)，避免對(duì)具體工作

7、多頭請(qǐng)示匯報(bào)而引發(fā)不必要的矛盾；又要按照領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)內(nèi)的不同分工而調(diào)配力量，為各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)成員都提供服務(wù)。因此，對(duì)秘書活動(dòng)的計(jì)劃和指揮既要突出重點(diǎn)，也要周密地考慮全面工作。 （二）為領(lǐng)導(dǎo)群體服務(wù)的周密安排第七章秘書活動(dòng)有其自身的工作節(jié)奏和運(yùn)轉(zhuǎn)規(guī)律。在正常情況下，需要有長(zhǎng)期的計(jì)劃和穩(wěn)定的部署，使秘書活動(dòng)一環(huán)套一環(huán)地按常規(guī)運(yùn)行。在突擊性工作任務(wù)到來(lái)之際，秘書部門主管在調(diào)動(dòng)主要力量，保證完成突擊工作任務(wù)的同時(shí)，還要分配一定的力量，堅(jiān)持常規(guī)性工作，以保持常規(guī)性工作的連續(xù)和組織整體的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。（三）對(duì)常規(guī)性工作和突擊性工作的合理部署第七章秘書部門的工作計(jì)劃應(yīng)該適應(yīng)組織運(yùn)轉(zhuǎn)需要，合理安排節(jié)奏，疏密有致，把握不同時(shí)

8、期的工作重點(diǎn)。忙時(shí)全力突擊，閑時(shí)安排學(xué)習(xí)、進(jìn)修。非緊急任務(wù)，不要輕易在節(jié)假日全體加班，可利用輪流值班的辦法，保持工作的連續(xù)性或應(yīng)付隨機(jī)發(fā)生的事情。要使秘書人員得到應(yīng)有的腦力和體力補(bǔ)充，有一定的時(shí)間進(jìn)行政治和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，以保持秘書人員旺盛的精力，不斷提高工作效率。 （四）掌握秘書工作有張有弛的工作節(jié)奏第七章秘書部門作為組織輔助和服務(wù)機(jī)構(gòu)，其工作范圍、目標(biāo)和行為模式必然受到組織規(guī)范的制約?？茖W(xué)的監(jiān)控機(jī)制是有效管理的重要環(huán)節(jié)，也是提高秘書工作效率的必要條件。秘書活動(dòng)范圍的彈性控制 秘書活動(dòng)效率的定性監(jiān)控 秘書工作目標(biāo)的考核監(jiān)控 （五）秘書工作的監(jiān)督與控制第七章八個(gè)巧妙獎(jiǎng)勵(lì)的原則管理者巧妙運(yùn)用獎(jiǎng)勵(lì)的招數(shù)

9、，選擇恰當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)方式比增加獎(jiǎng)金的數(shù)量更能調(diào)動(dòng)職工的積極性。科學(xué)的獎(jiǎng)勵(lì)方式應(yīng)該具有如下原則：具體性及時(shí)性廣泛性經(jīng)常性關(guān)心性多樣性公開性合理性第七章二、秘書人員的績(jī)效管理績(jī)效是指一個(gè)組織的成員完成某項(xiàng)任務(wù)，以及完成該任務(wù)的效率與效能?？?jī)效管理是通過(guò)管理者和個(gè)人經(jīng)過(guò)溝通制定績(jī)效計(jì)劃、績(jī)效監(jiān)控、績(jī)效考核，績(jī)效反饋與改進(jìn)，以促進(jìn)員工業(yè)績(jī)持續(xù)提高并最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)的一種管理過(guò)程。秘書的績(jī)效容在領(lǐng)導(dǎo)者績(jī)效中，這是秘書工作對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的從屬性、服務(wù)性等職業(yè)特性所決定的。第七章影響績(jī)效的關(guān)鍵因素主要有：秘書人員的工作態(tài)度、工作技能、掌握的知識(shí)、IQ、EQ等等；工作本身的目標(biāo)、計(jì)劃、資源需求、過(guò)程控制等；包括流程、

10、協(xié)調(diào)、組織在內(nèi)的工作方法；工作環(huán)境，包括文化氛圍、自然環(huán)境以及工作環(huán)境；管理機(jī)制，包括計(jì)劃、組織、指揮、監(jiān)督、控制、激勵(lì)、反饋等。（一）影響秘書績(jī)效的多因性第七章在實(shí)際工作中，領(lǐng)導(dǎo)者往往根據(jù)自己主觀上對(duì)其秘書輔助的滿意程度，作為測(cè)定秘書績(jī)效的標(biāo)準(zhǔn)，以其主觀感受對(duì)其秘書參謀、協(xié)調(diào)、受權(quán)理事等非程序化工作的客觀成果做定性確認(rèn)，作出“ 好 ”、“ 較好 ”、“ 一般 ”、“較差”和“差”等模糊性等級(jí)定性評(píng)價(jià)。（二）秘書績(jī)效考評(píng)的特殊性第七章秘書獲取有效的績(jī)效有多種途徑。按工作內(nèi)容分，可從參謀建議、協(xié)助管理和事務(wù)服務(wù)三種途徑取得績(jī)效。秘書績(jī)效的認(rèn)定具體體現(xiàn)四個(gè)方面：領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)定與群眾認(rèn)定、終極效果認(rèn)定與

11、綜合認(rèn)定、個(gè)人情感影響、激勵(lì)的方式。（三）秘書獲取績(jī)效途徑的特殊性秘書績(jī)效認(rèn)定的具體體現(xiàn)第七章秘書工作績(jī)效的認(rèn)定具體體現(xiàn)(1)領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)定與群眾認(rèn)定。(2)終極效果認(rèn)定與綜合認(rèn)定。(3)個(gè)人情感影響。(4)激勵(lì)的方式。第七章第三節(jié) 秘書的知識(shí)管理一、秘書個(gè)人的知識(shí)管理二、秘書所在組織的知識(shí)管理相關(guān)鏈接第七章一、秘書個(gè)人的知識(shí)管理秘書個(gè)人知識(shí)管理的含義和意義 個(gè)人知識(shí)管理是一種新的知識(shí)管理的理念和方法, 能將個(gè)人擁有的各種資料、隨手可得的信息變成更具價(jià)值的知識(shí), 最終利于自己的工作、生活。 秘書個(gè)人知識(shí)管理對(duì)組織知識(shí)管理有著必要的促進(jìn)和補(bǔ)充作用。 秘書個(gè)人知識(shí)管理是自身的職業(yè)規(guī)劃實(shí)施的保障。第七章

12、（二）秘書個(gè)人知識(shí)管理的主要技能檢索信息:評(píng)價(jià)/ 評(píng)估信息組織信息 分析信息表達(dá)信息保證信息安全信息協(xié)作第七章(三)秘書個(gè)人知識(shí)管理的實(shí)施1.建立和維護(hù)三維信息網(wǎng)絡(luò)架構(gòu) 1)人際網(wǎng)絡(luò)。 2) 媒體網(wǎng)絡(luò)。 3)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)。第七章(三)秘書個(gè)人知識(shí)管理的實(shí)施2. 完善個(gè)人的知識(shí)系統(tǒng)架構(gòu)1)對(duì)所需管理的知識(shí)進(jìn)行分類。內(nèi)容如下：人際交往資源通訊管理個(gè)人時(shí)間管理工具網(wǎng)絡(luò)資源管理文件檔案管理方法：對(duì)知識(shí)的分類, 應(yīng)根據(jù)自身需求, 按照“我需要什么信息, 如何最快找到它”的原則進(jìn)行操作。知識(shí)的專業(yè)分類可以根據(jù)學(xué)習(xí)的專業(yè)科目來(lái)劃分, 也可參照?qǐng)D書館文獻(xiàn)的分類方法。第七章(三)秘書個(gè)人知識(shí)管理的實(shí)施2.完善個(gè)人知

13、識(shí)構(gòu)架2) 選擇合適的知識(shí)管理工具。對(duì)個(gè)人來(lái)說(shuō), 針對(duì)不同的信息可以采用不同的工具, 不需要采用統(tǒng)一的入口, 只要簡(jiǎn)單易用, 適合自己就行。比如郵件管理, 通訊錄管理, 可以利用現(xiàn)代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)所提供的功能來(lái)實(shí)現(xiàn)。第七章2.完善個(gè)人知識(shí)構(gòu)架3) 建立個(gè)人知識(shí)庫(kù) 選擇有效的個(gè)人知識(shí)管理工具, 對(duì)所有資源進(jìn)行分類、命名以后, 就可以將知識(shí)分批放入個(gè)人知識(shí)庫(kù)。 增添新的學(xué)習(xí)資源和知識(shí)類別; 刪除、修改和更新部分資源; 進(jìn)一步完善個(gè)人知識(shí)管理準(zhǔn)則; 協(xié)作學(xué)習(xí)以交流和共享知識(shí); 在知識(shí)管理的實(shí)踐過(guò)程中, 逐步完善個(gè)人知識(shí)結(jié)構(gòu)第七章(三)秘書個(gè)人知識(shí)管理的實(shí)施2.完善個(gè)人知識(shí)構(gòu)架4)應(yīng)用已有的知識(shí) 秘書

14、人員掌握個(gè)人知識(shí)管理技巧, 建立和不斷完善個(gè)人知識(shí)系統(tǒng)結(jié)構(gòu), 從而獲得生存和發(fā)展的能力, 這必將成為現(xiàn)代社會(huì)對(duì)秘書人員的一項(xiàng)基本要求第七章(三)秘書個(gè)人知識(shí)管理的實(shí)施二、秘書所在組織知識(shí)管理（一）組織知識(shí)管理含義和意義 知識(shí)管理就是組織為了達(dá)成自己的戰(zhàn)略目標(biāo)，運(yùn)用先進(jìn)的信息通信技術(shù)，組織內(nèi)部和外部的知識(shí)進(jìn)行識(shí)別和甄選，并加以整理、分享、創(chuàng)新和應(yīng)用，以提高組織效能，形成競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的一種連續(xù)的、動(dòng)態(tài)的特殊管理活動(dòng)。第七章（一）組織知識(shí)管理含義和意義在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域，知識(shí)管理通過(guò)技術(shù)創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、管理創(chuàng)新推動(dòng)組織的發(fā)展； 在科技領(lǐng)域，知識(shí)管理能促進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新、科技普及、科技人才的培養(yǎng)及科技成果的轉(zhuǎn)換；在管理領(lǐng)域，知識(shí)管理是管理的創(chuàng)新也是管理科學(xué)的發(fā)展趨勢(shì)；在文化領(lǐng)域，知識(shí)管理影響著人們的價(jià)值觀、行為規(guī)范、物質(zhì)文化；在教育領(lǐng)域，知識(shí)管理對(duì)教育理念產(chǎn)生了影響，使終生教育成為迫切需要，推動(dòng)了教育和教學(xué)手段的改革。第七章（二）影響知識(shí)管理成功實(shí)施的關(guān)鍵因素1.領(lǐng)導(dǎo)與支持。2. 組織文化3.信息技術(shù)4. 人力資源管理