聯(lián)訊辦公室5S(修改)課件

1、辦公室5S培訓培訓內(nèi)容文件管理5S是什么如何做好5S第一部分文件管理文件管理信息及其承載媒體媒體可以是紙張，計算機磁盤、光盤或其他電子媒體，照片或標準樣品，或他們的組合。一組文件，如若干個規(guī)范和記錄，通常被稱為“documentation”.某些要求（如易讀的要求）與所有類型的文件有關(guān)，然而對規(guī)范（如修訂受控的要求）和記錄（如可檢索的要求）可以有不同的要求文件文件管理闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件記錄可用于為可追溯性提供文件，并提供驗證、預(yù)防措施和糾正措施的證據(jù)。通常記錄不需要控制版本。記錄文件管理管理技巧分門別類程序化專業(yè)化索引專門化專人負責規(guī)范文件管理簽字以舊換新文件收發(fā)蓋章

2、生效連貫性有效性授權(quán)可追溯性認可5S簡介起源 5S起源于日本，指的是在生產(chǎn)現(xiàn)場中對人員、機器、材料、方法等生產(chǎn)要素進行有效管理，是日式企業(yè)獨特的一種管理方法?，F(xiàn)已被世界各國管理界認同及應(yīng)用。 后因生產(chǎn)和品質(zhì)控制和需要而又逐步提出了3S，即清掃、清潔、修養(yǎng)。 1986年，日本的首本5S著作問世，對生產(chǎn)現(xiàn)場管理模式起到了沖擊作用，并掀起了5S的熱潮，5S運動從此成為日式企業(yè)工廠管理的基礎(chǔ)。 1955年,為了確保作業(yè)空間和安全,日本開始推行2S(整理、整頓)。宣傳口號為“安全始于整理、整頓，終于整理、整頓?！?S是什么整理整頓清掃清潔素養(yǎng)5S區(qū)分要物與不要物，將不要物處理掉。將要物規(guī)范放置，使尋找時

3、間為零。使工作環(huán)境變得無灰塵、干凈整潔。形成習慣，提高整體素質(zhì)。5S的日語發(fā)音都是以“Si”開頭，所以稱為5S。5S是什么8S（服務(wù)）7S（節(jié)約）6S（安全）5S（修養(yǎng)）4S（清掃、清潔）2S（整理、整頓）演變5S的演變 西方國家一般將5S定義為分類、定位、刷洗、制度化和標準化，這五個英語單詞的首個字母也是S開頭。后來，有人在5S基礎(chǔ)上增加了安全就變成了6S，加上節(jié)約就變成7S，加上服務(wù)就變成8S，再加上顧客滿意就變成了9S。 西方和日本的說法雖然不同，但5S本質(zhì)的意義是一致的。5S不是文字上的東西，而是一種思想，一種意識。5S是什么整齊、清潔的工作環(huán)境吸引更多的忠實顧客更大的發(fā)展空間行業(yè)內(nèi)成

4、為學習榜樣企業(yè)形象5S是什么可以及時拿到需要的東西隨時確認自己的工作是否按計劃執(zhí)行保證工作順利進展整理干凈不是最終的目的，而是避免浪費，提高工作效率請回答以下問題1、共有幾種水果？2 、每種水果各有幾個？看圖說話（水果整齊放）說明什么問題？速度時間成本準確性品質(zhì)快與慢多與少準與不準第三部分如何做好5S整理含義將需要的和不需要的物品明確分開， 并處理不需要的物品。目的騰出空間防止誤用5S 差！5S 好！整頓將需要的物品，擺放成誰都清楚并便于使用的狀態(tài)。即尋找時間為零目的工作場所一目了然消除找尋物品的時間井井有條的工作秩序含義確定物品放置場所物品分類擺放進行標識要領(lǐng)清掃含義經(jīng)常清掃保持清潔， 將各

5、個角落的臟物清理掉 目的清除“臟污”，保持職場干干凈凈，明明亮亮看不見的地方，也要徹底打掃干凈。經(jīng)常打掃，使環(huán)境盡量不產(chǎn)生灰塵、污穢。如何清掃自己動手，不依賴外人(所有部門、人員都一起執(zhí)行)清 掃 責 任 分 區(qū)要領(lǐng)清潔含義將整理、整頓、清掃進行到底， 并且標準化、制度化。目的成功慣例和制度是標準化的基礎(chǔ)企業(yè)文化開始形成整潔的辦公桌如何保持？連續(xù)不斷的進行整理，整頓，清掃活動花時間改掉壞習慣及眼不見為凈的態(tài)度每天保持5S評價的心情，不斷改善辦公5S要領(lǐng)素養(yǎng)含義目的對于規(guī)定了的事情，大家都按要求去執(zhí)行，并養(yǎng)成一種習慣。讓員工遵守規(guī)章制度培養(yǎng)良好素質(zhì)習慣的人才鑄造團隊精神制定服裝等識別標準制定公司

6、有關(guān)規(guī)則，規(guī)定制定禮儀手則推動各種激勵活動遵守規(guī)章制度例行打招呼，禮貌運動要領(lǐng)問 候、禮 貌 語您好!早/早上好!下午好!大家好!語言著裝大方，整齊，整潔，干凈。上班注意儀容，著裝遇見他人明朗，甜美，愉快的打招呼提前進入工作現(xiàn)場或辦公室，準備好投入工作下班整理臺面及工作場所周邊夕會，大家說“辛苦了！再見”禮貌用語“請”“對不起”“謝謝”“您好”“麻煩您”等笑時,面部呈現(xiàn)的神情狀態(tài), 微笑，漏八顆牙。笑容笑，是最美的符號。而笑過了，變成呲牙咧嘴就有些嚇人了。怎么笑才能恰到好處呢？ 方法說“嘿”我們習慣在拍照時說“嘿”“茄子”，日本人照相是說日語的“二”，發(fā)音是“ni”（輕聲）?？雌饋碜煨尉褪俏⑿?/p>

7、的樣子！訓練自然微笑的方法拿一根筷子橫著放在嘴里，上下牙輕輕咬住筷子中部，然后笑，牙齒以咬住的筷子不動為準，力度適中盡量自然，這時面部表情和嘴唇上揚的幅度剛好，笑得自然而不夸張，多做練習，很方便。舌抵上顎一般在微笑的同時,用舌頭頂上牙齒的內(nèi)壁!笑的自然,而且臉型好看。放松面部肌肉，嘴角微微用力上揚保持牙齒清潔、整齊首先要保持牙齒清潔，拒絕異物。其次如果牙齒是不整齊的，對著鏡子練習怎樣能剛剛露牙齒到“看到的都是整齊的”地步。必要的時候，買些白牙素、到醫(yī)院去洗牙，或者做牙齒美容。保持心情舒暢心態(tài)積極，心胸寬廣，笑起來自然有感染力給嘴唇擦些唇彩微微擦些唇彩的嘴唇看起來迷人、動感，配合你的笑容，讓你更

8、加美麗。 微笑時注意嘴唇：左右應(yīng)對稱。 嘴的寬度：至少在臉寬度的一半。 牙齒：沒有異物，能看到中間的兩顆上牙，看不到下牙為宜。牙齦：露太多牙齦看起來會像馬！牙齦露出的范圍應(yīng)該在嘴唇以下2mm為宜。辦 公 室 中如何維持清掃整頓整理小組討論打印前，我們應(yīng)該做什么？確認打印機是否正常工作。 小故障請按照提示排除。 無法解決時，請及時與管理員聯(lián)系。確認打印紙。 及時更換所需的紙型，以免產(chǎn)生作廢文件。 發(fā)現(xiàn)作廢的包裝時，請及時丟到紙簍內(nèi)。 發(fā)現(xiàn)紙張快用完時，請及時領(lǐng)取。要主動整理、整頓傳真？傳真是客戶傳遞過來的信息，對公司和我們的工作都是非常重要的。不管是不是發(fā)給我的傳真，我都應(yīng)該認真對待。主動把我認

9、識的人的傳真送過去，以便同事可以及時得到客戶的寶貴信息。辦公室5S活動早上5S1、檢查你的著裝狀況和清潔度2、檢查是否有物品掉在地上，將掉在地上的物品都撿起來3、整理和徹底清潔桌面4、檢查存放文件的位置，將文件放回他們應(yīng)該放置的地方5、扔掉不需要的物品，包括抽屜內(nèi)的私人物品6、檢查文件柜、書架等，將放得不恰當?shù)奈锲犯恼^來辦公室5S活動工作中5S1、接收物件需歸類2、工具用后歸原位3、資料文件必編碼4、分類分期勤存儲5、前后左右互監(jiān)督6、日久自然成習慣下班前5S辦公室5S活動1、實施早上5S活動的所有內(nèi)容2、用抹布擦干凈電腦、傳真機及其他辦公設(shè)備3、固定可能脫落的標簽4、清潔地面5、傾倒垃圾簍

10、內(nèi)的垃圾6、檢查電源開關(guān)、門窗、空調(diào)等是否已關(guān)上。文 件 的 5S整理整頓清掃清潔素養(yǎng)將文件分門別類保存制作目錄索引，便于查找防潮、防塵、防蟲定期修補維護專人管理、責任分明文件管理制度、程序把文件區(qū)分為必要(有效)和不要(過期無效)的無效和不需要的文件及時回收或銷毀使用完后及時歸位愛護文件，節(jié)省用紙按規(guī)定要求制定發(fā)行文件資料電腦桌面管理整理：將要與不要的分開第一步：整理：（沒有標識的產(chǎn)品，屬于不合格產(chǎn)品）刪除沒用或可要可不要的文件。1、 按訪問日期排列文件，將兩個月以上或時間遠久的文件刪掉或刻盤保存（做時間記錄）。2、 對不知什么內(nèi)容（無注明）的文件，毫不猶豫的刪除。第二步：整頓：將各類文件進

11、行歸類存放，類別，先大類在小類，按類規(guī)則選取。1、 歸類與刪除。分清文件類型歸放地。去除修改前相同的備份文件。2、 名稱定義清晰，盤名、文件夾名取名應(yīng)“見名知義”，頻繁使用應(yīng)建立特殊圖標以示區(qū)別。3、 區(qū)分常用與不常用，常用的文件應(yīng)放在顯著的地方，不應(yīng)放在深層文件夾中更不可放到壓縮包中。4、 目錄資料建立樹狀文檔，便于查找。5、 各類型文件繁多，可用Dorplt類小工個實現(xiàn)快速分類管理文件。第三步：清掃：借助360安全衛(wèi)士、QQ電腦管家等第三方軟件，定時定期對程序文件夾、桌面、系統(tǒng)等文件垃圾完成清理。 為減少系統(tǒng)C盤程序運行產(chǎn)生文件垃圾，提高電腦運行效率。軟件的安裝建議以下幾點：1、與操作系統(tǒng)

12、有非常密切聯(lián)系的軟件，直接安裝在系統(tǒng)盤的Program Files文件夾，其他的軟件均可安裝在其他盤的Program Files文件夾，盡量系統(tǒng)盤保持清潔的系統(tǒng)。2、易生成文件碎片和有有保留記錄的軟件，同上裝在其他盤上。如D盤的Program Files文件夾。3、用D盤或E盤中的Program Files文件夾，專門設(shè)立一個存放無需注冊系統(tǒng)的綠色軟件文件夾。4、程序快捷圖標，僅設(shè)立一個與程序鏈接，無需在桌面、開始菜單、快速啟動欄中三方或兩方重復(fù)出現(xiàn)。程序快捷圖標存放可以這樣安放，不常用但不能少的快捷圖標可以放在開始菜單里，常用的快捷圖標可以放在桌面，常用需啟動快捷圖標放在快速啟動欄中但安裝量保持三四個不可多。5、桌面整潔，可以啟用360安全桌面，分類存放小圖標，使電腦桌面僅留三五個圖標變得整潔美麗。第四步 清潔：保持清掃效果。除了定期整理文件外，養(yǎng)成三種文件隨時刪除習慣。1、修改文章前無定稿的文件。若需備份可放在金山快盤或金山T盤。2、解壓文件解壓后及時刪除壓縮包。若需保存做好標注可開辟專門文件夾存放。3、下載的文件，指定下載存放文件夾中的分類文件夾。如在迅雷下載文件夾中建立分類文件夾。 總之，保潔就是不