行政管理部檔案管理崗位工作手冊(cè)

1、 久泰能源科技有限公司 PAGE 1行政管理理部檔案案管理崗崗位工作手冊(cè)冊(cè)編制：吳吳洪芹復(fù)核：審批：下發(fā)日期期： 年年 月月 日日?qǐng)?zhí)行日期期： 年年 月月 日日 PAGE 94目 錄錄TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc342054668 一、目的的 PAGEREF _Toc342054668 h 6 HYPERLINK l _Toc342054669 二、適用用范圍 PAGEREF _Toc342054669 h 66 HYPERLINK l _Toc342054670 三、崗位位職責(zé) PAGEREF _Toc342054670 h 66 HYPERLINK l

2、_Toc342054671 四、公司司檔案簡(jiǎn)簡(jiǎn)述 PAGEREF _Toc342054671 h 7 HYPERLINK l _Toc342054672 （一）職職能分工工 PAGEREF _Toc342054672 h 7 HYPERLINK l _Toc342054673 （二）現(xiàn)現(xiàn)存檔案案 PAGEREF _Toc342054673 h 7 HYPERLINK l _Toc342054674 （三）設(shè)設(shè)備用具具 PAGEREF _Toc342054674 h 7 HYPERLINK l _Toc342054675 五、檔案案工作 PAGEREF _Toc342054675 h 88 HY

3、PERLINK l _Toc342054676 （一）收收集 PAGEREF _Toc342054676 h 8 HYPERLINK l _Toc342054677 1、歸檔檔范圍 PAGEREF _Toc342054677 h 88 HYPERLINK l _Toc342054678 2、不歸歸檔范圍圍： PAGEREF _Toc342054678 h 9 HYPERLINK l _Toc342054679 3、歸檔檔時(shí)間 PAGEREF _Toc342054679 h 99 HYPERLINK l _Toc342054680 4、歸檔檔要求 PAGEREF _Toc342054680 h

4、110 HYPERLINK l _Toc342054681 5、檔案案交接表表 PAGEREF _Toc342054681 h 11 HYPERLINK l _Toc342054682 （二）分分類(lèi) PAGEREF _Toc342054682 h 122 HYPERLINK l _Toc342054683 1、文書(shū)書(shū)檔案 PAGEREF _Toc342054683 h 112 HYPERLINK l _Toc342054684 2、產(chǎn)品品檔案 PAGEREF _Toc342054684 h 113 HYPERLINK l _Toc342054685 3、基建建檔案 PAGEREF _Toc34

5、2054685 h 113 HYPERLINK l _Toc342054686 4、設(shè)備備檔案 PAGEREF _Toc342054686 h 113 HYPERLINK l _Toc342054687 5、科研研檔案 PAGEREF _Toc342054687 h 114 HYPERLINK l _Toc342054688 6、會(huì)計(jì)計(jì)檔案 PAGEREF _Toc342054688 h 114 HYPERLINK l _Toc342054689 7、人事事檔案 PAGEREF _Toc342054689 h 115 HYPERLINK l _Toc342054690 8、實(shí)物物檔案 PAGE

6、REF _Toc342054690 h 115 HYPERLINK l _Toc342054691 9、聲像像檔案 PAGEREF _Toc342054691 h 116 HYPERLINK l _Toc342054692 10、資資質(zhì)證書(shū)書(shū) PAGEREF _Toc342054692 h 16 HYPERLINK l _Toc342054693 11、流流動(dòng)檔案案 PAGEREF _Toc342054693 h 17 HYPERLINK l _Toc342054694 12、電電子檔案案 PAGEREF _Toc342054694 h 17 HYPERLINK l _Toc342054695

7、 （三）整整理 PAGEREF _Toc342054695 h 188 HYPERLINK l _Toc342054696 1、文書(shū)書(shū)檔案 PAGEREF _Toc342054696 h 118 HYPERLINK l _Toc342054697 2、科技技檔案 PAGEREF _Toc342054697 h 223 HYPERLINK l _Toc342054698 3、實(shí)物物檔案 PAGEREF _Toc342054698 h 226 HYPERLINK l _Toc342054699 4、照片片檔案 PAGEREF _Toc342054699 h 227 HYPERLINK l _Toc

8、342054700 （四）保保管 PAGEREF _Toc342054700 h 288 HYPERLINK l _Toc342054701 1、庫(kù)房房 PAGEREF _Toc342054701 h 28 HYPERLINK l _Toc342054702 2、檔案案代理卡卡 PAGEREF _Toc342054702 h 28 HYPERLINK l _Toc342054703 3、定期期檢查、清點(diǎn) PAGEREF _Toc342054703 h 229 HYPERLINK l _Toc342054704 （五）借借閱 PAGEREF _Toc342054704 h 300 HYPERLI

9、NK l _Toc342054705 1、找什什么 PAGEREF _Toc342054705 h 300 HYPERLINK l _Toc342054706 2、怎么么找 PAGEREF _Toc342054706 h 300 HYPERLINK l _Toc342054707 3、去哪哪找 PAGEREF _Toc342054707 h 300 HYPERLINK l _Toc342054708 4、如何何借 PAGEREF _Toc342054708 h 311 HYPERLINK l _Toc342054709 （六）統(tǒng)統(tǒng)計(jì) PAGEREF _Toc342054709 h 322 HY

10、PERLINK l _Toc342054710 （七）保保密 PAGEREF _Toc342054710 h 322 HYPERLINK l _Toc342054711 （八）編編研 PAGEREF _Toc342054711 h 333 HYPERLINK l _Toc342054712 （九）銷(xiāo)銷(xiāo)毀 PAGEREF _Toc342054712 h 344 HYPERLINK l _Toc342054713 （十）考考核 PAGEREF _Toc342054713 h 344 HYPERLINK l _Toc342054714 1、公司司考核 PAGEREF _Toc342054714 h

11、334 HYPERLINK l _Toc342054715 2、集團(tuán)團(tuán)考核 PAGEREF _Toc342054715 h 335 HYPERLINK l _Toc342054716 3、外部部考核 PAGEREF _Toc342054716 h 335 HYPERLINK l _Toc342054717 （十一）培訓(xùn) PAGEREF _Toc342054717 h 335 HYPERLINK l _Toc342054718 六、附則則 PAGEREF _Toc342054718 h 35 HYPERLINK l _Toc342054719 附件1： PAGEREF _Toc342054719

12、 h 36 HYPERLINK l _Toc342054720 附件2： PAGEREF _Toc342054720 h 37 HYPERLINK l _Toc342054721 附件3： PAGEREF _Toc342054721 h 54 HYPERLINK l _Toc342054722 附件4： PAGEREF _Toc342054722 h 56 HYPERLINK l _Toc342054723 附件5： PAGEREF _Toc342054723 h 57 HYPERLINK l _Toc342054724 附件6： PAGEREF _Toc342054724 h 58 HYPE

13、RLINK l _Toc342054725 附件7： PAGEREF _Toc342054725 h 59 HYPERLINK l _Toc342054726 附件8： PAGEREF _Toc342054726 h 60 HYPERLINK l _Toc342054727 附件9： PAGEREF _Toc342054727 h 61 HYPERLINK l _Toc342054728 附件100： PAGEREF _Toc342054728 h 62 HYPERLINK l _Toc342054729 附件111： PAGEREF _Toc342054729 h 63 HYPERLINK

14、l _Toc342054730 附件122： PAGEREF _Toc342054730 h 64 HYPERLINK l _Toc342054731 附件133： PAGEREF _Toc342054731 h 65 HYPERLINK l _Toc342054732 附件144： PAGEREF _Toc342054732 h 66 HYPERLINK l _Toc342054733 附件155： PAGEREF _Toc342054733 h 77 HYPERLINK l _Toc342054734 附件166： PAGEREF _Toc342054734 h 87行政管理理部檔案案管理

15、崗位位工作手冊(cè)冊(cè)一、目的的 為規(guī)范范公司內(nèi)內(nèi)部檔案案管理工工作并保保證檔案案完整性性和保密密性，有有效積累累和收集集各部門(mén)門(mén)在各項(xiàng)項(xiàng)活動(dòng)中中形成的的具有查查考價(jià)值值的文件件記錄，合理有有效利用用檔案資資料，現(xiàn)現(xiàn)根據(jù)企業(yè)文文件歸檔檔基本范范圍與保保管期限限參考表表、久泰能能源集團(tuán)團(tuán)檔案管管理制度度、山東公公司檔案案管理實(shí)實(shí)施細(xì)則則，結(jié)結(jié)合公司司實(shí)際，特制定定檔案管管理崗位位工作手手冊(cè)。二、適用用范圍本手冊(cè)是是對(duì)檔案案工作的的進(jìn)一步步梳理和和明確，適用于于行政管管理部檔檔案管理理崗位三、崗位位職責(zé)堅(jiān)守崗位位，熱情情服務(wù)，嚴(yán)守機(jī)機(jī)密，立立足做好好本職工工作；參加工程程竣工驗(yàn)驗(yàn)收、設(shè)設(shè)備開(kāi)箱箱、產(chǎn)品品

16、鑒定會(huì)會(huì)及科技技成果鑒鑒定會(huì)；負(fù)責(zé)本公公司檔案案的收集集、鑒定定、整理理、分類(lèi)類(lèi)、組卷卷、編目目及上架架入庫(kù)；負(fù)責(zé)本公公司檔案案借閱、統(tǒng)計(jì)、銷(xiāo)毀、總結(jié)，做好調(diào)調(diào)研以便便更好服服務(wù)；負(fù)責(zé)庫(kù)房房管理，保持庫(kù)庫(kù)房清潔潔，做好好“九防”，對(duì)各各類(lèi)檔案案及時(shí)檢檢查，及及時(shí)修復(fù)復(fù)破損檔檔案。四、公司司檔案簡(jiǎn)簡(jiǎn)述（一）職職能分工工行政管理理部為公公司檔案案管理部部門(mén)，目目前共設(shè)設(shè)三個(gè)檔檔案室：綜合檔檔案室、人事檔檔案室、財(cái)務(wù)檔檔案室。人事檔檔案室和和財(cái)務(wù)檔檔案室分分別由人人力資源源部和財(cái)財(cái)務(wù)部單單獨(dú)管理理，并接接受行政政管理部部的監(jiān)督督和指導(dǎo)導(dǎo)。行政管理理部負(fù)責(zé)責(zé)除財(cái)務(wù)務(wù)檔案、人事檔檔案以外外的公司司其他各

17、各類(lèi)檔案案的統(tǒng)籌籌管理；負(fù)責(zé)設(shè)設(shè)立公司司專職檔檔案員崗崗位，組組織各部部門(mén)建立立健全公公司專職職檔案員員隊(duì)伍，并開(kāi)展展培訓(xùn)和和業(yè)務(wù)指指導(dǎo)；負(fù)負(fù)責(zé)貫徹徹執(zhí)行集集團(tuán)和公公司有關(guān)關(guān)檔案管管理規(guī)章章制度，并進(jìn)行行適時(shí)修修訂和補(bǔ)補(bǔ)充。（二）現(xiàn)現(xiàn)存檔案案公司根據(jù)據(jù)集團(tuán)檔檔案提升升工程的的要求，結(jié)合自自身實(shí)際際情況，對(duì)現(xiàn)存存檔案進(jìn)進(jìn)行合理理分類(lèi)，形成了了文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)、職工、實(shí)物、聲像、電子等等多種類(lèi)類(lèi)型的檔檔案。截截至20012年年1月11日，共共形成檔檔案7007522件，其其中：文文書(shū)檔案案239959件件，基建建檔案3305553件，設(shè)備檔檔案51151件件，會(huì)計(jì)計(jì)檔案338200件，職職工檔案案

18、11888件，實(shí)物檔檔案1559件，聲像檔檔案1668件，電子檔檔案57754件件。（三）設(shè)設(shè)備用具具檔案盒：符合國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)的文書(shū)書(shū)檔案盒盒、科技技檔案盒盒、照片片檔案盒盒、聲像像檔案盒盒；印章：久久泰能源源科技有有限公司司全宗章章、臨沂沂久新能能源公司司全宗章章、文書(shū)書(shū)歸檔章章、科技技?xì)w檔章章、數(shù)字字印章、10年年章、330年章章、永久久章；電子設(shè)備備：中晶晶A3掃掃描儀11臺(tái)、臺(tái)臺(tái)式電腦腦3臺(tái)（辦辦公室、借閱室室、庫(kù)房房）、HHP打印印機(jī)1臺(tái)、除濕濕機(jī)2臺(tái)臺(tái)、溫濕濕度計(jì)表表2個(gè)；其他工具具：打孔孔機(jī)、大大小訂書(shū)書(shū)機(jī)、裝裝訂線、鉤針、不銹鋼鋼釘?shù)?。五、檔案案工作（一）收收集檔案工作作具有系

19、系統(tǒng)性和和連貫性性。檔案案收集是是開(kāi)展檔檔案整理理、分類(lèi)類(lèi)、編目目、保管管、借閱閱、鑒定定、統(tǒng)計(jì)計(jì)、銷(xiāo)毀毀等一系系列工作作的首要要環(huán)節(jié)。俗話說(shuō)說(shuō)，巧婦婦難為無(wú)無(wú)米之炊炊，只有有從源頭頭上做好好收集工工作才能能保證檔檔案后續(xù)續(xù)工作的的順利展展開(kāi)。1、歸檔檔范圍上級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)文件材材料：頒頒發(fā)執(zhí)行行文件、上級(jí)會(huì)會(huì)議、代代上級(jí)草草擬定稿稿、上級(jí)級(jí)視察講講話、指指示、題題詞、照照片及錄錄音錄像像材料；本單位文文件材料料：會(huì)議議、正式式文件（簽發(fā)稿稿、印制制稿及重重要文件件修改稿稿）、與與上下級(jí)級(jí)間的請(qǐng)請(qǐng)示批復(fù)復(fù)文件、本單位位及部門(mén)門(mén)的工作作計(jì)劃和和總結(jié)報(bào)報(bào)告、本本單位領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)出息息的重要要活動(dòng)材材料、本本單

20、位的的統(tǒng)計(jì)報(bào)報(bào)表、財(cái)財(cái)務(wù)、人人事、會(huì)會(huì)計(jì)、生生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)營(yíng)等規(guī)章章制度文文件及協(xié)協(xié)議；同級(jí)單位位和非隸隸屬單位位的文件件：聯(lián)系系協(xié)商的的文件來(lái)來(lái)往；下級(jí)單位位的文件件材料：下級(jí)單單位的工工作計(jì)劃劃及總結(jié)結(jié)、統(tǒng)計(jì)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)預(yù)算及決決算等資資料2、不歸歸檔范圍圍：上級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非非本公司司工作人人員的文文件；上上級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)下發(fā)的的僅供參參閱而不不辦理、征求意意見(jiàn)未定定稿、一一般事務(wù)務(wù)性文件件；本公司形形成的重重份文件件，無(wú)查查考利用用價(jià)值的的事務(wù)性性、臨時(shí)時(shí)性文件件，未經(jīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審審閱、簽簽發(fā)的未未生效文文件，一一般文件件的歷次次修改稿稿，打印印文件的的校對(duì)稿稿，從正正式文件件、報(bào)紙紙、雜志志上

21、摘錄錄下來(lái)的的供工作作參考的的非證明明性文件件，以參參考為目目的從各各方面收收集的文文件材料料，招標(biāo)標(biāo)未中標(biāo)標(biāo)文件；集團(tuán)各單單位和非非隸屬單單位的文文件材料料，不許許貫徹執(zhí)執(zhí)行和無(wú)無(wú)查考價(jià)價(jià)值的文文件材料料；非隸隸屬單位位抄送的的不需要要辦理的的文件；各單位報(bào)報(bào)送集團(tuán)團(tuán)的參閱閱簡(jiǎn)報(bào)，不應(yīng)抄抄送和不不必備案案的文件件，抄送送一般而而不需辦辦理的文文件，抄抄報(bào)備案案的一般般性文件件材料。3、歸檔檔時(shí)間經(jīng)營(yíng)管理理工作、生產(chǎn)技技術(shù)管理理工作、行政管管理工作作、黨群群工作中中形成的的文件一一般應(yīng)在在辦理完完畢后的的第二年年一季度度歸檔；科研開(kāi)發(fā)發(fā)、項(xiàng)目目建設(shè)文文件應(yīng)在在其項(xiàng)目目鑒定、竣工驗(yàn)驗(yàn)收前歸歸檔，

22、周周期長(zhǎng)的的可分階階段、單單項(xiàng)歸檔檔；產(chǎn)品品生產(chǎn)及及服務(wù)業(yè)業(yè)務(wù)應(yīng)定定期或按按階段歸歸檔；產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍籍、質(zhì)量量認(rèn)證、資質(zhì)信信用、合合同協(xié)議議、知識(shí)識(shí)產(chǎn)權(quán)等等文件應(yīng)應(yīng)隨時(shí)歸歸檔；外外購(gòu)設(shè)備備儀器或或引進(jìn)項(xiàng)項(xiàng)目的文文件應(yīng)在在開(kāi)箱驗(yàn)驗(yàn)收或接接收后即即時(shí)登記記歸檔；會(huì)計(jì)檔案案和人事事檔案由由相關(guān)部部門(mén)整理理歸檔；電子文件件邏輯歸歸檔宜定定時(shí)進(jìn)行行，物理理歸檔應(yīng)應(yīng)與紙質(zhì)質(zhì)文件歸歸檔時(shí)間間一致；磁帶、照照片及底底片、膠膠片、實(shí)實(shí)物等載載體形式式的文件件應(yīng)在工工作結(jié)束束后及時(shí)時(shí)歸檔，或與相相應(yīng)內(nèi)容容的紙質(zhì)質(zhì)載體歸歸檔時(shí)間間一致；更新、補(bǔ)補(bǔ)充的文文件，企企業(yè)內(nèi)部部機(jī)構(gòu)變變動(dòng)和干干部職工工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)時(shí)應(yīng)清退退的文

23、件件，企業(yè)業(yè)資產(chǎn)與與產(chǎn)權(quán)變變動(dòng)過(guò)程程中形成成的文件件，其他他活動(dòng)中中形成的的文件等等，應(yīng)隨隨時(shí)歸檔檔。4、歸檔檔要求企業(yè)應(yīng)實(shí)實(shí)行部門(mén)門(mén)、項(xiàng)目目及專項(xiàng)項(xiàng)工作的的文件收收集、整整理、歸歸檔責(zé)任任制。各各部門(mén)、項(xiàng)目及及專項(xiàng)工工作專兼兼職檔案案人員應(yīng)應(yīng)按照規(guī)規(guī)定將文文件整理理后歸檔檔。歸檔的文文件應(yīng)完完整、準(zhǔn)準(zhǔn)確、系系統(tǒng)，其其制成材材料應(yīng)有有利于長(zhǎng)長(zhǎng)久保存存，圖文文字跡應(yīng)應(yīng)符合形形成文件件設(shè)備(打印機(jī)機(jī)、復(fù)印印機(jī)、掃掃描儀等等)標(biāo)稱稱的質(zhì)量量要求。歸檔的文文件應(yīng)為為原件。因故無(wú)無(wú)原件的的可將具具有憑證證作用的的復(fù)制件件歸檔。非紙質(zhì)文文件應(yīng)與與其文字字說(shuō)明一一并歸檔檔。外文文(或少少數(shù)民族族文字)材料若

24、若有漢譯譯文的，應(yīng)一并并歸檔，無(wú)譯文文的要譯譯出標(biāo)題題和目錄錄后歸檔檔。歸檔的文文件一般般一式一一份。重重要的、利用頻頻繁的和和有專門(mén)門(mén)需要的的可適當(dāng)當(dāng)增加份份數(shù)。兩個(gè)以上上單位合合作完成成的項(xiàng)目目，應(yīng)以以合同、協(xié)議等等形式約約定文件件歸檔要要求。主主辦單位位一般應(yīng)應(yīng)保存全全套文件件，協(xié)辦辦單位保保存與所所承擔(dān)任任務(wù)相關(guān)關(guān)的正本本文件。5、檔案案交接表表文件形成成部門(mén)應(yīng)應(yīng)就歸檔檔文件填填寫(xiě)檔檔案交接接表(附件11)。重重要項(xiàng)目目文件歸歸檔時(shí)應(yīng)應(yīng)由項(xiàng)目目管理部部門(mén)編寫(xiě)寫(xiě)歸檔說(shuō)說(shuō)明，并并經(jīng)項(xiàng)目目負(fù)責(zé)人人審核簽簽字。一一式兩份份，以備備日后查查考和統(tǒng)統(tǒng)計(jì)，防防止工作作中出現(xiàn)現(xiàn)扯皮現(xiàn)現(xiàn)象。檔案交接接表

25、應(yīng)規(guī)規(guī)范填寫(xiě)寫(xiě)，在辦辦理交接接前可由由移交人人先發(fā)一一份填寫(xiě)寫(xiě)好的電電子版交交接表給給接收人人，接收收人確認(rèn)認(rèn)無(wú)誤后后，再由由移交人人打印出出來(lái)，找找領(lǐng)導(dǎo)簽簽字。交交接表填填寫(xiě)應(yīng)注注意以下下事項(xiàng)：（1）移移交時(shí)間間為必填填項(xiàng)，方方便日后后查考和和編制流流水號(hào)；（2）移移交部門(mén)門(mén)為必填填項(xiàng)（3）序序號(hào)為所所移交的的一組資資料的流流水號(hào)（4）文文號(hào)或圖圖號(hào)，有有則必須須填寫(xiě)（5）責(zé)責(zé)任者必必填，責(zé)責(zé)任者為為文件材材料形成成者，應(yīng)應(yīng)寫(xiě)全稱稱；（6）文文件材料料題名必必填，題題名應(yīng)規(guī)規(guī)范，準(zhǔn)準(zhǔn)確反映映文件內(nèi)內(nèi)容；（7）日日期必填填，日期期應(yīng)為八八位阿拉拉伯?dāng)?shù)字字，只有有年和月月時(shí)，日日應(yīng)用000表示示

26、；（8）頁(yè)頁(yè)數(shù)必填填，背面面有內(nèi)容容的應(yīng)視視為一頁(yè)頁(yè)；（9）保保管期限限和備注注選填，備注用以以說(shuō)明文文件的份份數(shù)、原原件、復(fù)復(fù)制件以及特特殊材料料如光盤(pán)盤(pán)、照片片、磁帶帶等；（10）簽名：移交人人和移交交部門(mén)負(fù)負(fù)責(zé)人手手簽后，由接收收人和接接收部門(mén)門(mén)負(fù)責(zé)人人手簽，交接表表由移交交人和接接收人各各持一份份。（二）分分類(lèi)目前公司司檔案分分類(lèi)嚴(yán)格格按照企業(yè)檔檔案歸檔檔基本范范圍與保保管期限限參考表表（附附件2），并結(jié)結(jié)合公司司實(shí)際情情況補(bǔ)充充新增類(lèi)類(lèi)目?，F(xiàn)結(jié)合實(shí)實(shí)例具體體講下公司目目前檔案案分類(lèi)方方案：1、文書(shū)書(shū)檔案文書(shū)檔案案采取按按年度分分類(lèi)，每每個(gè)年度度之下又又分經(jīng)營(yíng)營(yíng)決策、生產(chǎn)管管理、行行政

27、管理理、黨群群管理四四大類(lèi)，每個(gè)大大類(lèi)之下下又根據(jù)據(jù)企業(yè)業(yè)文件歸歸檔基本本范圍與與保管期期限參考考表劃劃分二級(jí)級(jí)類(lèi)目。01 經(jīng)經(jīng)營(yíng)決策策 02 生產(chǎn)管管理 033 行政政管理 004 黨黨群工作作保管期限限：永久久、300年、110年例如：220111年的物物資采購(gòu)購(gòu)計(jì)劃表表歸檔分分類(lèi)檔號(hào)016620111-0001件號(hào)001頁(yè)數(shù)100期限30年說(shuō)明：檔號(hào)中001代表表經(jīng)營(yíng)決決策類(lèi)，6代表表01經(jīng)經(jīng)營(yíng)決策策類(lèi)之下下第六類(lèi)類(lèi)物資管管理類(lèi)，20111代表表歸檔文文件是220111年的；件號(hào)：代代表歸檔檔文件在在同級(jí)類(lèi)類(lèi)目下按按照時(shí)間間排序后后的流水水序號(hào)；頁(yè)數(shù)：代代表歸檔檔文件的的頁(yè)數(shù)，正反面面都

28、有內(nèi)內(nèi)容的算算兩頁(yè)；期限：表表示歸檔檔文件的的保管期期限，根根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)物資采采購(gòu)計(jì)劃劃表的保保管期限限為300年。2、產(chǎn)品品檔案產(chǎn)品檔案案按照“課題階段”進(jìn)行歸歸檔，目目前能源源科技公公司產(chǎn)品品檔案全全部由集集團(tuán)科研研中心檔檔案分室室進(jìn)行保保管。從從長(zhǎng)遠(yuǎn)考考慮，公公司目前前先預(yù)留留出檔號(hào)號(hào)，即005，以以便隨時(shí)時(shí)補(bǔ)充。3、基建建檔案基建檔案案按照“項(xiàng)目階段”進(jìn)行分分類(lèi)，一一級(jí)類(lèi)號(hào)號(hào)為066，再根根據(jù)公司司基礎(chǔ)建建設(shè)情況況劃分生生產(chǎn)建筑筑、生活活建筑、辦公建建筑，然然后按照照具體項(xiàng)項(xiàng)目劃分分三級(jí)類(lèi)類(lèi)目，如如3萬(wàn)噸噸二甲醚醚/年、6萬(wàn)噸噸二甲醚醚/年、20萬(wàn)萬(wàn)噸二甲甲醚、550萬(wàn)噸噸甲醇/年、11

29、00萬(wàn)萬(wàn)噸二甲甲醚/年年等項(xiàng)目目。例如：220萬(wàn)噸噸/二甲甲醚替代代石油項(xiàng)項(xiàng)目立項(xiàng)項(xiàng)批復(fù)文文件檔號(hào)序號(hào)06223-0001003說(shuō)明：檔號(hào)中006代表表基礎(chǔ)建建設(shè)類(lèi)， 2代代表基礎(chǔ)礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)項(xiàng)目中的的生產(chǎn)建建設(shè)類(lèi)，3代表表生產(chǎn)建建設(shè)類(lèi)之之下的220萬(wàn)噸噸年產(chǎn)二二甲醚項(xiàng)項(xiàng)目，0001代代表第一一卷，立立項(xiàng)批復(fù)復(fù)屬于前前期資料料，應(yīng)該該放到前前面； 序號(hào)代代表當(dāng)前前文件為為本卷第第三件文文件。4、設(shè)備備檔案設(shè)備類(lèi)檔檔案遵循循一機(jī)一一檔原則則，先分分出綜合合、生產(chǎn)產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)設(shè)備、電電子儀質(zhì)質(zhì)四類(lèi)，其中生生產(chǎn)設(shè)備備之下又又按照生生產(chǎn)部門(mén)門(mén)分為甲甲醇部、甲醚部部、動(dòng)力力部，部部門(mén)之下下又分項(xiàng)項(xiàng)目，項(xiàng)項(xiàng)

30、目之下下劃分工工段，辦辦公設(shè)備備是按照照辦公用用品類(lèi)型型進(jìn)行分分類(lèi)，如如電腦、打印機(jī)機(jī)、傳真真機(jī)等。需要說(shuō)說(shuō)明的是是，集團(tuán)團(tuán)20112年最最新要求求IT電電腦因?yàn)闉楦聯(lián)Q換代比較較快且以以后員工工可采取取補(bǔ)貼購(gòu)購(gòu)買(mǎi)方式式，電腦腦資料將將不再進(jìn)進(jìn)行歸檔檔。例如：55萬(wàn)噸甲甲醇項(xiàng)目目變換工工段變換換器脫硫硫塔部件件圖檔號(hào)序號(hào)7003說(shuō)明：檔號(hào)中77代表設(shè)設(shè)備類(lèi)，2代表表生產(chǎn)設(shè)設(shè)備，11代表甲甲醇部，第二個(gè)個(gè)1代表表5萬(wàn)噸噸甲醇項(xiàng)項(xiàng)目，第第二個(gè)22代表變變換工段段，最后后一個(gè)11代表第第一卷。件號(hào)0003代表表第一盒盒中第三三件，設(shè)設(shè)備類(lèi)資資料一般般是文字字材料再再上，圖圖紙?jiān)谙孪逻M(jìn)行排排列。5、科

31、研研檔案科研檔案案按照“課題階段”進(jìn)行歸歸檔，目目前能源源科技公公司科研研檔案全全部由集集團(tuán)科研研中心檔檔案分室室進(jìn)行保保管。從從長(zhǎng)遠(yuǎn)考考慮，公公司目前前先預(yù)留留出檔號(hào)號(hào)，即008，以以便隨時(shí)時(shí)補(bǔ)充。6、會(huì)計(jì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案案先劃分分出能源源科技公公司和久久新公司司，公司司之下又又分憑證證、賬簿簿、報(bào)表表、盤(pán)點(diǎn)點(diǎn)表、銀銀行開(kāi)戶戶資料、調(diào)節(jié)表表、支票票領(lǐng)用登登記簿、審計(jì)咨咨詢報(bào)告告、稅務(wù)務(wù)等。例如：220044年能源源科技公公司1月月份會(huì)計(jì)計(jì)憑證檔號(hào)09001001220044-011件號(hào)01頁(yè)數(shù)178期限15年說(shuō)明：檔號(hào)中009代表表會(huì)計(jì)類(lèi)類(lèi)，011代表能能源財(cái)務(wù)務(wù)，011代表會(huì)會(huì)計(jì)憑證證，20

32、004 表示才才憑證為為20004年的的，011代表是是第一盒盒憑證；件號(hào)011代表為為第一件件，憑證證類(lèi)現(xiàn)默默認(rèn)一盒盒為一件件；頁(yè)數(shù)代表表本憑證證共有1178頁(yè)頁(yè)，注意意附件也也算一頁(yè)頁(yè)；期限表示示會(huì)計(jì)憑憑證保管管期限為為15年年。7、人事事檔案人事檔案案一級(jí)類(lèi)類(lèi)目為職職工檔案案，序號(hào)號(hào)10；二級(jí)類(lèi)類(lèi)目為職職工類(lèi)別別，在崗崗職工為為01，退休職職工為002，離離崗職工工為033，死亡亡職工為為04；三級(jí)類(lèi)類(lèi)目為職職工檔案案流水號(hào)號(hào)，起始始號(hào)為000011。每位位職工檔檔案按照照內(nèi)容又又分為十十類(lèi)，依依次為履履歷材料料，自傳材材料，鑒定、考核、考察材材料，評(píng)定崗崗位技能能和學(xué)歷歷材料，政審材材

33、料，黨黨、團(tuán)材材料，獎(jiǎng)獎(jiǎng)勵(lì)材料料，招用、勞動(dòng)合合同、調(diào)調(diào)動(dòng)、聘聘用、復(fù)復(fù)原退伍伍、轉(zhuǎn)業(yè)業(yè)、工資資、保險(xiǎn)險(xiǎn)福利待待遇、出出國(guó)、退退休、退退職等材材料，其他可可供組織織參考的的材料。8、實(shí)物物檔案實(shí)物檔案案是按照照載體形形態(tài)進(jìn)行行分類(lèi)，共分為為01獎(jiǎng)獎(jiǎng)狀、002獎(jiǎng)牌牌、033獎(jiǎng)旗、04獎(jiǎng)獎(jiǎng)杯、005證書(shū)書(shū)五類(lèi)，歸檔采采用紅色色四格紙紙進(jìn)行劃劃分。例如：220022年122月300日獲得得的中國(guó)國(guó)專利山山東明星星企業(yè)證證書(shū)。全宗號(hào)1100520022001說(shuō)明：全宗號(hào)暫暫不寫(xiě)，由檔案案館給號(hào)號(hào)；檔號(hào)為11105，11表表示實(shí)物物類(lèi)檔案案，055表示證證書(shū)；20022表示此此實(shí)物的的年度時(shí)時(shí)間；001

34、表表示此證證書(shū)為實(shí)實(shí)物證書(shū)書(shū)類(lèi)第一一件證書(shū)書(shū)。9、聲像像檔案聲像檔案案代號(hào)為為12，根據(jù)載載體材料料并結(jié)合合其內(nèi)容容性質(zhì)劃劃分為劃劃分為001照片片、022數(shù)據(jù)、03錄錄像、004錄音音、055資料等等五類(lèi)。公司目前前主要是是照片檔檔案，在在全宗內(nèi)內(nèi)按保管管期限年度問(wèn)題進(jìn)進(jìn)行分類(lèi)類(lèi)，采用照照片特有有的整理理方式，編制照照片說(shuō)明明，使用用組聯(lián)符符號(hào)，照照片要素素說(shuō)明需需詳細(xì)。10、資資質(zhì)證書(shū)書(shū)資質(zhì)證書(shū)書(shū)屬于公公司重要要證件，因此單單獨(dú)存放放保管，主要分分為公司司資質(zhì)和和個(gè)人資資質(zhì)兩類(lèi)類(lèi)。例如：220099年頒發(fā)發(fā)的久泰泰能源科科技有限限公司安安全生產(chǎn)產(chǎn)許可證證正本檔號(hào)件號(hào)1300160說(shuō)明：檔號(hào)

35、中113表示示資質(zhì)證證書(shū)代號(hào)號(hào)，011表示公公司資質(zhì)質(zhì)； 件號(hào)中中60代代表此證證書(shū)為公公司資質(zhì)質(zhì)證書(shū)第第六十件件。11、流流動(dòng)檔案案 流動(dòng)檔檔案是根根據(jù)公司司實(shí)際工工作需要要及其載載體的特特殊性單單獨(dú)設(shè)立立的，目目前公司司流動(dòng)檔檔案主要要有機(jī)動(dòng)動(dòng)車(chē)輛資資料、儀儀器儀表表檢定證證書(shū)、特特種設(shè)備備壓力容容器登記記證書(shū)。流動(dòng)檔檔案雖單單獨(dú)保管管，也需需要編制制目錄以以方便查查找。流流動(dòng)檔案案代號(hào)為為14.12、電電子檔案案電子檔案案先按照照年度進(jìn)進(jìn)行劃分分，每年年度有劃劃分出001公司司級(jí)文件件和022部門(mén)級(jí)級(jí)文件，綜合類(lèi)類(lèi)之下又又分為紅紅頭文件件、通知知制度、規(guī)章辦辦法、會(huì)會(huì)議紀(jì)要要、總結(jié)結(jié)計(jì)劃

36、、成本消消耗、生生產(chǎn)報(bào)表表、黨委委文件等等，部門(mén)門(mén)文件按按照各部部門(mén)資料料進(jìn)行劃劃分。例如：220111年9月月1日下下發(fā)的關(guān)于久久泰能源源科技有有限公司司10萬(wàn)萬(wàn)噸/年年工業(yè)甲甲醇生產(chǎn)產(chǎn)裝置停停產(chǎn)的請(qǐng)請(qǐng)示檔號(hào)件號(hào)151112012說(shuō)明：檔號(hào)中115表示示電子文文件編號(hào)號(hào)，1表表示公司司級(jí)文件件，第二二個(gè)1表表示紅頭頭文件，2表示示能源科科技公司司紅頭文文件；件號(hào)0112表示示為20011年年能源科科技公司司紅頭文文件第112件。備注：個(gè)個(gè)人的電電子資料料也可參參照此法法整理，詳見(jiàn)個(gè)人電電子文件件整理歸歸檔方法法（附附件3）（三）整整理1、文書(shū)書(shū)檔案（1）歸歸檔單位位：文書(shū)檔案案整理、歸檔以以

37、件為單單位，一一般以每每份文件件為一件件。文件正本本與定稿稿為一件件（定稿稿不易裝裝訂的也也可單獨(dú)獨(dú)作為一一件）；正文與附附件為一一件（如如附件數(shù)數(shù)量較多多也可各各為一件件）；原件與復(fù)復(fù)制件為為一件（對(duì)制成成材料或或字跡材材料不利利于長(zhǎng)期期保管的的、以及及破損的的文件，要復(fù)制制后與原原件一起起歸檔）；轉(zhuǎn)發(fā)文與與被轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)文為一一件。重要文件件的正文文與歷次次修改稿稿為一件件（重要要文件須須保留歷歷次修改改稿的,應(yīng)作為為一件，如修改改稿數(shù)量量較多也也可各為為一件）。稿：用計(jì)計(jì)算機(jī)打打印的定定稿，無(wú)無(wú)論定稿稿上有無(wú)無(wú)重要修修改手跡跡、領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)批示，均應(yīng)歸歸檔；計(jì)計(jì)算機(jī)及及其網(wǎng)絡(luò)絡(luò)環(huán)境中中形成的的文件，

38、無(wú)定稿稿的，須須多打一一份作為為定稿與與正文和和發(fā)文稿稿紙為一一件歸檔檔。紙：欄目目填寫(xiě)齊齊全、經(jīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)親親筆簽發(fā)發(fā)的發(fā)文文稿紙，與正本本、定稿稿一并歸歸檔。件閱辦單單：正文文與文件件閱辦單單為一件件； 不不論有無(wú)無(wú)領(lǐng)導(dǎo)批批示內(nèi)容容、有無(wú)無(wú)處理結(jié)結(jié)果的文文件處理理單，均均應(yīng)與文文件一起起歸檔。正文在在前，閱閱辦單放放中間，底稿放放最后。文與復(fù)文文（指請(qǐng)請(qǐng)示與批批復(fù)、報(bào)報(bào)告與批批示、函函與復(fù)函函）可為為一件； 這樣樣是為整整理此類(lèi)類(lèi)文件節(jié)節(jié)約了工工作量，但在此此后的編編目中文文件題名名應(yīng)寫(xiě)批批復(fù)的題題名，在在后面要要注明（附請(qǐng)示示、報(bào)告告、函）。（2）文文件的修修整整理歸檔檔文件所所使用的的書(shū)寫(xiě)

39、材材料、紙紙張、裝裝訂材料料等應(yīng)符符合檔案案保護(hù)要要求。已已破損的的文件應(yīng)應(yīng)予修整整，字跡跡模糊或或易褪變變的文件件應(yīng)予復(fù)復(fù)制或進(jìn)進(jìn)行字跡跡加固處處理。文文件的修修整、復(fù)復(fù)制要在在保持原原貌的前前提下進(jìn)進(jìn)行。需保管330年以以上的文文件要進(jìn)進(jìn)行修整整，保管管10年年以下的的文件可可保持原原狀。文文件修整整工作內(nèi)內(nèi)容有修修裱、復(fù)復(fù)制、去去除易銹銹金屬物物，及大大紙張折折疊。 修裱：對(duì)破損損紙張進(jìn)進(jìn)行修補(bǔ)補(bǔ)或托裱裱。復(fù)制：對(duì)對(duì)字跡模模糊或易易褪變的的文件進(jìn)進(jìn)行復(fù)制制。去除易銹銹金屬物物：除去去普通的的訂書(shū)釘釘、回形形針、大大頭針等等。大紙張折折疊：超超過(guò)A44 規(guī)格格的，按按照A44 規(guī)格格進(jìn)行折

40、折疊，折折疊時(shí)盡盡量減少少折數(shù)，多頁(yè)的的要單張張折疊。（3）裝裝訂裝訂方式式采用不不銹鋼訂訂書(shū)釘在在文件左左側(cè)裝訂訂，一般般訂兩只只釘。較較厚的文文件采用用三孔一一線的裝裝訂方式式。裝訂時(shí)注注意件內(nèi)內(nèi)文件的的排列順順序：正正本在前前，定稿稿在后；正文在在前，附附件在后后；原件件在前，復(fù)制件件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)文在后后；復(fù)文文與來(lái)文文為一件件時(shí)，復(fù)復(fù)文在前前，來(lái)文文在后；有文件件閱辦單單的，正正文在前前，文件件閱辦單單在后。（4）編編目編目是指指根據(jù)分分類(lèi)方案案和室編編件號(hào)順順序編制制歸檔文文件目錄錄，是對(duì)對(duì)歸檔文文件以件件為單位位進(jìn)行系系統(tǒng)分類(lèi)類(lèi)、排列列、編號(hào)號(hào)后，將將每一份份文件的

41、的內(nèi)容、形式特特征及其其編號(hào)登登記下來(lái)來(lái)，以備備查找利利用和管管理統(tǒng)計(jì)計(jì)之需。編目工作作是檔案案人員按按文件分分類(lèi)、排排列的結(jié)結(jié)果逐類(lèi)類(lèi)、逐件件登錄，也是對(duì)對(duì)歸檔文文件內(nèi)容容進(jìn)行標(biāo)標(biāo)引、著著錄的過(guò)過(guò)程，應(yīng)應(yīng)做到準(zhǔn)準(zhǔn)確、全全面、詳詳細(xì)、深深入，以以適應(yīng)檔檔案管理理現(xiàn)代化化及計(jì)算算機(jī)檢索索的需要要。檔號(hào)件號(hào)責(zé)任者文號(hào)文件材料料名稱日期頁(yè)數(shù)期限備注檔號(hào)：同“歸檔章章檔號(hào)”。件號(hào)：同“歸檔章章件號(hào)”。責(zé)任者者：填寫(xiě)寫(xiě)制發(fā)文文件的組組織或個(gè)個(gè)人，即即文件的的發(fā)文機(jī)機(jī)關(guān)或署署名者的的名稱。填寫(xiě)責(zé)責(zé)任者使使用全稱稱或通用用簡(jiǎn)稱，責(zé)任者者多的可可適當(dāng)省省略，原原文上沒(méi)沒(méi)有的要要經(jīng)考證證后補(bǔ)上上。文號(hào)：填寫(xiě)文文

42、件的發(fā)發(fā)文字號(hào)號(hào)，一般般由機(jī)關(guān)關(guān)代字、年度、順序號(hào)號(hào)組成，要求照照實(shí)抄錄錄，填寫(xiě)寫(xiě)完整，不得省省略。如如久張發(fā)發(fā)200118號(hào)。 題名：歸檔文文件的標(biāo)標(biāo)題。題題名十分分重要，是以后后查找檔檔案時(shí)的的最重要要的要素素，填寫(xiě)寫(xiě)時(shí)一般般應(yīng)照實(shí)實(shí)抄錄。文件只有有一個(gè)題題名且能能反映文文件內(nèi)容容的（正正題名），填寫(xiě)寫(xiě)時(shí)照實(shí)實(shí)抄錄；文件有正正副題名名的，正正題名能能反映文文件內(nèi)容容的，副副題名無(wú)無(wú)須抄錄錄；文件件有并列列題名的的，并列列題名與與正題名名一并抄抄錄；沒(méi)有題名名或題名名不規(guī)范范的，可可自擬標(biāo)標(biāo)題，外外加“ ”號(hào)。文件的附附件獨(dú)立立性強(qiáng)，正文標(biāo)標(biāo)題不能能反映附附件內(nèi)容容時(shí)附件件標(biāo)題可可一并抄抄錄

43、，外外加“（）”標(biāo)注。來(lái)文與復(fù)復(fù)文作為為一件，只對(duì)復(fù)復(fù)文進(jìn)行行編目，題名后后注明“（附請(qǐng)請(qǐng)示）”；任免免文件和和表彰文文件中人人員未列列在題名名中的，在題名名后將人人員列出出，原題題名簡(jiǎn)單單的要重重?cái)M，補(bǔ)補(bǔ)充的內(nèi)內(nèi)容都要要加“（）”。日期：文件的的形成時(shí)時(shí)間，以以8 位位阿拉伯伯?dāng)?shù)字標(biāo)標(biāo)注年月月日，如如20111.111.001。 頁(yè)數(shù)：填寫(xiě)每每一件歸歸檔文件件中有圖圖文頁(yè)面面的總數(shù)數(shù)（歸檔檔章上的的總頁(yè)數(shù)數(shù)），并并在每頁(yè)頁(yè)下方居居中位置置用鉛筆筆標(biāo)明頁(yè)頁(yè)碼。期限：填寫(xiě)保保存期限限。備注：注釋文文件需說(shuō)說(shuō)明的情情況包括括密級(jí)、破損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀、更新等等。歸檔文件件目錄根根據(jù)情況況，

44、可裝裝訂成冊(cè)冊(cè)并編制制封面。歸檔文文件目錄錄一年裝裝訂成一一本，或或每年區(qū)區(qū)分機(jī)構(gòu)構(gòu)（問(wèn)題題）裝訂訂成若干干本，這這要根據(jù)據(jù)公司年年度歸檔檔的數(shù)量量來(lái)定。合訂成成一本的的目錄中中內(nèi)頁(yè)加加目錄或或用標(biāo)簽簽紙以區(qū)區(qū)分保管管期限和和機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）。全宗名名稱：立立檔公司司的名稱稱，填寫(xiě)寫(xiě)時(shí)應(yīng)使使用全稱稱或規(guī)范范化簡(jiǎn)稱稱年度：文件形形成年度度，4位位阿拉伯伯?dāng)?shù)字組組成，如如“20111”。保管期期限：對(duì)對(duì)應(yīng)歸檔檔文件的的保管期期限，填填寫(xiě)永久久、300年、110 年年。機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：根據(jù)據(jù)分類(lèi)方方案，填填寫(xiě)對(duì)應(yīng)應(yīng)歸檔文文件的類(lèi)類(lèi)目。歸檔文文件目錄錄裝訂成成冊(cè)，外外封面可可用統(tǒng)一一制作的的歸檔文文件目錄錄

45、夾。（5）裝裝盒將歸檔文文件按事事先編好件號(hào)順順序裝入入檔案盒盒，并填填寫(xiě)檔案案盒封面面、盒脊脊及備考考表項(xiàng)目目。裝盒按歸歸檔的件件號(hào)順序序裝入。二級(jí)分分類(lèi)時(shí)，可裝滿滿一盒后后再裝下下一盒；三級(jí)分分類(lèi)時(shí)，視一個(gè)個(gè)機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）文件的的多少確確定。同同一盒內(nèi)內(nèi)的歸檔檔文件僅僅是按件件號(hào)順序序裝在一一起。檔案盒封封面應(yīng)標(biāo)標(biāo)明全宗宗名稱，統(tǒng)一用用黑色字字體，也也可使用用全宗章章。檔案盒在在盒脊設(shè)設(shè)置分類(lèi)類(lèi)號(hào)、年年度、起起止件號(hào)號(hào)、盒號(hào)號(hào)等必填填項(xiàng)，用用黑色墨墨水書(shū)寫(xiě)寫(xiě)，或用用印章印印書(shū)。為為使其美美觀也可可打印盒盒脊內(nèi)容容，然后后使用膠膠棒剪貼貼至檔案案盒上。文書(shū)檔檔案盒脊脊分3（附件件4）和44（附

46、附件5）。起止件號(hào)號(hào)填寫(xiě)盒盒內(nèi)第一一件文件件和最后后一件文文件的件件號(hào)。盒號(hào)即檔檔案盒的的排列序序號(hào)，檔檔案室可可根據(jù)需需要用鉛鉛筆編制制。（如如分類(lèi)方方案為“保管期期限年年度”的，220100年度的的歸檔文文件，永永久1n盒，30年年1nn盒， 10年年1nn盒）。（6）排排架歸檔文件件整理完完畢裝盒盒后，上上架排列列方法應(yīng)應(yīng)與文書(shū)書(shū)檔案分分類(lèi)方案案一致，排架遵遵循從上上到下，自左至至右的順順序，要要求整齊齊美觀。常用方法法：采用用“問(wèn)題保管期期限年年度”、“保管期期限年年度機(jī)機(jī)構(gòu)（問(wèn)問(wèn)題）”的入庫(kù)庫(kù)排架方方法，目目前公司司根據(jù)自自身實(shí)際際情況采采用的是是“年度問(wèn)題保管期期限”排架法法，經(jīng)與

47、與集團(tuán)協(xié)協(xié)商自220133年起文文書(shū)檔案案將采用用“年度保管期期限問(wèn)題”排架法法。2、科技技檔案（1）基基建檔案案基建檔案案一個(gè)項(xiàng)項(xiàng)目一個(gè)個(gè)流水號(hào)號(hào)，按形形成階段段結(jié)合內(nèi)內(nèi)容分別別組卷?；ㄎ奈募牧狭蠑?shù)量多多、規(guī)格格雜，組組卷時(shí)可可考慮在在同一階階段內(nèi)同同一種格格式的材材料組卷卷，如竣竣工圖組組一卷或或若干卷卷，原材材料檢測(cè)測(cè)、質(zhì)保保書(shū)組一一卷或若若干卷?；n案案原則上上按前期基建建依據(jù)性性材料、基礎(chǔ)性性材料、工程設(shè)設(shè)計(jì)（含含初步設(shè)設(shè)計(jì)、技技術(shù)設(shè)計(jì)計(jì)、施工工圖設(shè)計(jì)計(jì)）、工工程施工工、工程程監(jiān)理、工程竣竣工驗(yàn)收收等排列列。文字和圖圖紙組在在一卷的的，按文文字材料料在前，圖樣在在后的順順序排列

48、列。也可參照照經(jīng)營(yíng)管管理、生生產(chǎn)技術(shù)術(shù)管理類(lèi)類(lèi)的方法法按件進(jìn)進(jìn)行整理理，然后后根據(jù)件件的序號(hào)號(hào)組裝一一盒或數(shù)數(shù)盒，目目前公司司基建檔檔案即采采用采法法。（2）設(shè)設(shè)備檔案案一機(jī)一檔檔，一套套設(shè)備順順序組卷卷、按形形成階段段和文件件種類(lèi)分分別組卷卷，或按按件整理理。遇到以下下情況要要特殊處處理：引進(jìn)項(xiàng)目目中的成成套科技技文件材材料及設(shè)設(shè)備說(shuō)明明書(shū)等可可不拆散散組卷，保持原原有裝訂訂方式。底圖以張張為單位位單獨(dú)保保存和管管理，另另行整理理編目。 產(chǎn)品更新新?lián)Q代或或更換零零部件時(shí)時(shí)，保留留新形成成的科技技文件材材料并單單獨(dú)組卷卷排列在在原產(chǎn)品品案卷之之后。設(shè)備維修修中形成成的科技技文件材材料單獨(dú)獨(dú)組卷

49、。外購(gòu)設(shè)設(shè)備中的的隨機(jī)文文件材料料可以單單獨(dú)組卷卷。文字和圖圖紙組在在一卷的的，按文文字材料料在前，圖樣在在后的順順序排列列。（3）去去訂、折折疊、編編號(hào)歸檔科技技文件材材料中有有金屬物物裝訂的的要拆除除，以件件為單位位的還需需用不銹銹鋼釘或或用線裝裝訂。歸檔文件件材料的的規(guī)格大大小采用用A4 ( 2297mmm *2100mm ）。如果圖紙紙尺寸大大于標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)規(guī)定，要采用用“手風(fēng)琴琴”式折疊疊成標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)規(guī)格，做到大大小統(tǒng)一一，圖表表外露。按A44 高度度向內(nèi)折折（做一一塊A44 標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)的硬質(zhì)質(zhì)紙板或或鐵皮板板作為折折疊標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)板），折成AA4 規(guī)規(guī)格，左左邊留出出裝訂邊邊，右下下角露出出標(biāo)題欄欄

50、。如文件材材料小于于標(biāo)準(zhǔn)，采取裱裱貼方法法，裱貼貼在A44 紙上上。成冊(cè)冊(cè)的科技技材料小小于A44 的保保持原規(guī)規(guī)格，不不用加工工。（4）編編制封面面 案卷題名名是該盒盒內(nèi)全部部文件材材料的總總標(biāo)題，包括以以下“ 三要要素”內(nèi)容：科技項(xiàng)項(xiàng)目（工工程、產(chǎn)產(chǎn)品、設(shè)設(shè)備）名名稱文文件材料料的內(nèi)容容特征文件名名稱（ 即文種種）。題名要簡(jiǎn)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)準(zhǔn)確揭示示內(nèi)容，但不能能過(guò)于概概括籠統(tǒng)統(tǒng)，比如如“某某工工程前期期文件材材料”， “前期”概念太太大，這這是以大大概小。內(nèi)容表達(dá)達(dá)要通暢暢、精煉煉，結(jié)構(gòu)構(gòu)詞使用用要合理理。比如如不要濫濫用“關(guān)于”、“有關(guān)”。不要使用用序數(shù)詞詞，比如如“某某項(xiàng)項(xiàng)目施工工文件材材料

51、（一一）”“某某項(xiàng)項(xiàng)目施工工文件材材料（二二）” ，在在這里要要注意盡盡量不要要使用相相同的題題名，要要用各種種方式把把相同的的題名區(qū)區(qū)分開(kāi)來(lái)來(lái)，比如如用標(biāo)段段、樓層層、樁號(hào)號(hào)等，而而不要使使用序數(shù)數(shù)詞。能標(biāo)出具具體文件件名的盡盡量不用用“文件材材料”。如“某某設(shè)設(shè)備說(shuō)明明書(shū)、安安裝說(shuō)明明”，不寫(xiě)寫(xiě)成“某某設(shè)設(shè)備文件件材料”。 （5）裝裝盒填寫(xiě)檔案案盒內(nèi)容容：題名名、檔號(hào)號(hào)和保管管期限，同封皮皮一樣填填寫(xiě)。編制日期期是盒內(nèi)內(nèi)材料的的最早日日期至最最晚日期期；編制制單位是是材料的的責(zé)任者者。 盒脊標(biāo)標(biāo)簽為規(guī)規(guī)范美觀觀，也采采用打印印剪貼方方式，目目前庫(kù)房房使用的的科技檔檔案盒分分3（附件66）和

52、44（附附件7）。3、實(shí)物物檔案（1）區(qū)區(qū)分載體體數(shù)量較少少的公司司可不分分類(lèi)，直直接按時(shí)時(shí)間順序序排列整整理；數(shù)量較多多的公司司可按載載體種類(lèi)類(lèi)分為證證書(shū)、獎(jiǎng)獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)獎(jiǎng)狀、錦錦旗、其其他，或或證書(shū)、獎(jiǎng)牌、其他。（2）清清潔修整整實(shí)物檔案案由于載載體特殊殊，容易易受損或或受污，整理時(shí)時(shí)就要進(jìn)進(jìn)行清潔潔修整。獎(jiǎng)狀、證書(shū)破破損要進(jìn)進(jìn)行修裱裱，獎(jiǎng)牌牌污損要要清潔、拋光、保養(yǎng)，盡量恢恢復(fù)原狀狀，其他他可根據(jù)據(jù)不同的的要求進(jìn)進(jìn)行修復(fù)復(fù)。（3）電電子存檔檔實(shí)物檔案案根據(jù)其其載體形形態(tài)采用用掃描或或是拍照照方式將將其電子子版存放放起來(lái)，以便日日常查閱閱調(diào)取。（4）貼貼標(biāo)簽實(shí)物檔案案標(biāo)簽采采用紅色色四

53、格標(biāo)標(biāo)簽。標(biāo)標(biāo)簽的貼貼法采用用貼在實(shí)實(shí)物檔案案的背面面右上方方固定位位置 ，較大的的禮品檔檔案標(biāo)簽簽可貼在在底座上上。（5）編編制目錄錄實(shí)物檔案案要求編編制特殊殊載體檔檔案目錄錄，內(nèi)容容有：序序號(hào)、載載體類(lèi)型型、歸檔檔日期、案卷名名稱、編編號(hào)、載載體（規(guī)規(guī)格、數(shù)數(shù)量、單單位）、編制（單位、日期）、密級(jí)級(jí)、保管管期限、對(duì)應(yīng)案案卷檔號(hào)號(hào)、備注注。大部部分項(xiàng)目目填寫(xiě)要要求與文文書(shū)、科科技檔案案的要求求相同。載體類(lèi)型型：填寫(xiě)寫(xiě)實(shí)物檔檔案的類(lèi)類(lèi)型，如如證書(shū)、獎(jiǎng)牌等等。對(duì)應(yīng)案卷卷檔號(hào)：填寫(xiě)該該榮譽(yù)的的表彰文文件、審審批表所所在的文文書(shū)檔案案的檔號(hào)號(hào)。（6）入入庫(kù)上架架實(shí)物檔案案排架，按種類(lèi)類(lèi)分別排排放，存

54、存放的方方式有兩兩種：豎豎放和平平放。公公司實(shí)物物檔案由由于空間間有限，采取豎豎放排列列。實(shí)物檔案案在檔案案室總體體分類(lèi)方方案中列列最后，排架時(shí)時(shí)也宜排排在檔案案架的最最后部分分。4、照片片檔案（1）芯芯頁(yè)說(shuō)明明照片說(shuō)明明應(yīng)采用用橫寫(xiě)格格式，分分段書(shū)寫(xiě)寫(xiě)，格式式如下： 照片號(hào)號(hào)/底片片號(hào)：全全宗號(hào)保管期期限代碼碼冊(cè)號(hào)號(hào)張?zhí)柼?hào)，影像相相符的照照片、底底片編號(hào)號(hào)相同，目前公公司照片片檔案較較少，統(tǒng)統(tǒng)一采用用順序號(hào)號(hào)。事由：照片所所反映的的事件。時(shí)間：拍攝時(shí)時(shí)間用88位阿拉拉伯?dāng)?shù)字字表示，如20010005166。地點(diǎn)：被攝物物所在的的具體地地點(diǎn)。人物：照片上上主要人人物的姓姓名、身身份。攝影者者：

55、為拍拍攝者姓姓名，必必要時(shí)填填寫(xiě)。（2）入入冊(cè)放置置照片入冊(cè)冊(cè)時(shí)，按按照片號(hào)號(hào)/底片片號(hào)順序序插入芯芯頁(yè)；對(duì)對(duì)照片冊(cè)冊(cè)放不下下的大幅幅照片，可將其其放入專專用的檔檔案袋或或檔案盒盒中，按按照片號(hào)號(hào)順序排排列。（3）組組聯(lián)符號(hào)號(hào)和總說(shuō)說(shuō)明同一問(wèn)題題的照片片有兩張張或兩張張以上應(yīng)應(yīng)編制總總說(shuō)明，概括問(wèn)問(wèn)題情況況并使用用組聯(lián)符符號(hào)，組組聯(lián)符號(hào)號(hào)用以標(biāo)標(biāo)明同組組照片的的第幾張張。（四）保保管“維護(hù)秩秩序”、“保護(hù)實(shí)實(shí)體”是檔案案保管工工作的兩兩個(gè)基本本方面，既要使使檔案在在存放和和使用中中始終有有序，又又要使其其在存放放和使用用中不受受或少受受人為地地或自然然因素的的損害，以延長(zhǎng)長(zhǎng)其物質(zhì)質(zhì)形體的的“自

56、然壽壽命”。1、庫(kù)房房保持庫(kù)房房整潔，經(jīng)常常通風(fēng)，檔案存存放要爭(zhēng)爭(zhēng)氣有序序符合要要求，檔檔案櫥柜柜及裝具具、地面面無(wú)灰塵塵。根據(jù)實(shí)際際情況配配備相應(yīng)應(yīng)的去濕濕機(jī)、加加濕器、空調(diào)、溫濕度度測(cè)量及及控制設(shè)設(shè)備、防防火防盜盜報(bào)警器器、滅火火器、通通訊及閉閉路電視視監(jiān)控設(shè)設(shè)備等。根據(jù)實(shí)際際需求和和現(xiàn)實(shí)經(jīng)經(jīng)濟(jì)條件件配備防防霉防蟲(chóng)蟲(chóng)藥品、吸濕劑劑等易耗耗低值物物品。庫(kù)房無(wú)人人時(shí)必須須關(guān)燈、關(guān)窗、房門(mén)上上鎖，嚴(yán)嚴(yán)格庫(kù)房房出入制制度。2、檔案案代理卡卡在利用頻頻繁、檔檔案出入入庫(kù)數(shù)量量、次數(shù)數(shù)較多的的情況下下，可使使用檔案案代理卡卡，不僅僅可以避避免誤放放現(xiàn)象，還可以以隨時(shí)提提示檔案案工作人人員案卷卷的去向向

57、及用途途，減輕輕了調(diào)還還卷過(guò)程程中的重重復(fù)性勞勞動(dòng)。用用過(guò)的代代理卡還還詳細(xì)記記錄了檔檔案被使使用的原原始情況況，可作作為分析析、統(tǒng)計(jì)計(jì)檔案使使用現(xiàn)象象及規(guī)律律的素材材使用。做法：預(yù)預(yù)設(shè)若干干空白的的或印有有確定欄欄目的卡卡片備用用，每從從庫(kù)房中中掉粗一一個(gè)或一一組卷號(hào)號(hào)相連的的案卷，就隨手手填寫(xiě)一一張代理理卡插放放在所調(diào)調(diào)出的案案卷位置置，還卷卷時(shí)再將將其取下下。檔案代理理卡樣式式如下：檔案代理理卡檔號(hào)件號(hào)調(diào)出時(shí)間調(diào)出原因因調(diào)卷人歸還時(shí)間還卷人3、定期期檢查、清點(diǎn)定期檢查查的內(nèi)容容重點(diǎn)在在檔案實(shí)實(shí)體的理理化性狀狀，以發(fā)發(fā)現(xiàn)是否否有霉變變、蟲(chóng)蛀蛀等現(xiàn)象象發(fā)生，庫(kù)房中中是否有有潛在安安全隱患患因

58、素，以及檔檔案的調(diào)調(diào)出和歸歸還是否否履行了了嚴(yán)格的的手續(xù)，實(shí)體秩秩序是否否收到破破壞、出出現(xiàn)混亂亂，是否否有長(zhǎng)期期使用未未歸還的的案卷。定期檢檢查可以以月、季季、節(jié)假假日為周周期。定期清點(diǎn)點(diǎn)重點(diǎn)在在于及時(shí)時(shí)發(fā)現(xiàn)實(shí)實(shí)體秩序序的錯(cuò)亂亂現(xiàn)象及及檔案丟丟失或去去向不明明等問(wèn)題題，并隨隨手予以以糾正，使檔案案實(shí)體嚴(yán)嚴(yán)整有序序。定期期清點(diǎn)一一般以一一年或幾幾年為周周期，但但在搬遷遷或是突突擊性的的大規(guī)模模利用之之后，清清點(diǎn)尤為為必要。（五）借借閱1、找什什么首先要確確定借閱閱的資料料，了解解借閱者者的目的的和需求求，明確確查找的的范圍，快速調(diào)調(diào)卷。2、怎么么找借閱方式式有直接接查閱、電話調(diào)調(diào)閱、網(wǎng)網(wǎng)上查閱

59、閱、復(fù)印印掃描、電子傳傳送、原原件索要要等。例例如查找找實(shí)物檔檔案中某某一個(gè)數(shù)數(shù)據(jù)，可可以通過(guò)過(guò)查閱掃掃描件實(shí)實(shí)現(xiàn)，無(wú)無(wú)需再去庫(kù)房房翻閱實(shí)實(shí)物。查找的關(guān)關(guān)鍵在于于找準(zhǔn)關(guān)關(guān)鍵詞。事物名名稱、責(zé)責(zé)任者、文號(hào)和和圖號(hào)、時(shí)間等等都可以以作為關(guān)關(guān)鍵詞進(jìn)進(jìn)行檢索索，當(dāng)使使用一個(gè)個(gè)關(guān)鍵詞詞不能直直接檢索索到所需需資料時(shí)時(shí)要注意意縮放關(guān)關(guān)鍵詞的的外延，擴(kuò)大或或縮小查查找范圍圍。操作方法法：打開(kāi)開(kāi)“我的電電腦E盤(pán)01檔檔案工作作01檔檔案目錄錄01檔檔案檢索索目錄”確確定查找找資料的的類(lèi)別cttrl+F輸入入關(guān)鍵詞詞點(diǎn)擊擊查找按按鈕進(jìn)行行查找如找找不到所所需資料料則注意意變換關(guān)關(guān)鍵詞繼繼續(xù)查找找最終終找出所所需

60、資料料。3、去哪哪找查找時(shí)注注意區(qū)分分類(lèi)別：文書(shū)類(lèi)類(lèi)、基建建類(lèi)、設(shè)設(shè)備類(lèi)、實(shí)物類(lèi)類(lèi)、資質(zhì)質(zhì)類(lèi)、聲聲像類(lèi)、電子類(lèi)類(lèi)。01-004文書(shū)書(shū)類(lèi)主要要是文件件、合同同協(xié)議、生產(chǎn)記記事、操操作記錄錄表、安安全、環(huán)環(huán)境、保保衛(wèi)、物物資、審審計(jì)、宣宣傳、黨黨群、協(xié)協(xié)會(huì)等方方面的資資料，存存放于文文書(shū)檔案案庫(kù)房06基建建類(lèi)主要要是按照照項(xiàng)目進(jìn)進(jìn)行劃分分：3萬(wàn)萬(wàn)噸二甲甲醚（55萬(wàn)噸擊擊穿）、6萬(wàn)噸噸二甲醚醚（100萬(wàn)噸甲甲醇）、20萬(wàn)萬(wàn)噸二甲甲醚、550萬(wàn)噸噸甲醇（60萬(wàn)萬(wàn)噸甲醇醇）、1100萬(wàn)萬(wàn)噸甲醇醇、乙二二醇、鐵鐵路專用用線、示示范加氣氣站、公公寓、餐餐廳等資資料，存存放于科科技檔案案庫(kù)房。07設(shè)備備類(lèi)基本