主題3信息的管理

1、主題3 信息的管理一、信息資源管理的目的和方法1、信息資源管理的目的和方法（1）信息資源管理的一般過程A（2）信息資源管理的普遍性及其意義A（3）信息資源管理的目的A（4）信息資源管理的方法A1、信息資源管理的一般過程各種信息資源管理活動(dòng)都按一定的方法和程序進(jìn)行，從具體需要出發(fā)，對(duì)信息資源分類、組織和存儲(chǔ)，繼而提供方便的信息服務(wù)，與此同時(shí)，還要不斷地進(jìn)行更新與維護(hù)。信息資源可以采用標(biāo)準(zhǔn)的或約定俗成的分類方法進(jìn)行分類，廣泛使用的有學(xué)科分類和主題分類兩種分類方法。一般而言，學(xué)科分類由權(quán)威機(jī)構(gòu)發(fā)布，成為全社會(huì)或行業(yè)所遵守的標(biāo)準(zhǔn)。主題分類方法則有一定的隨意性。標(biāo)準(zhǔn)化是指國際、國家、地方或某行業(yè)通過制定

2、和實(shí)施某種標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一規(guī)定社會(huì)活動(dòng)中重復(fù)性的事物和概念，以獲得最佳的秩序和社會(huì)效益。標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容一般包括標(biāo)準(zhǔn)化術(shù)語、標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)施、標(biāo)準(zhǔn)化管理過程四個(gè)方面。標(biāo)準(zhǔn)化管理的主要作用： (1)縮短了信息資源的開發(fā)周期，提高了勞動(dòng)生產(chǎn)率。 (2)使信息產(chǎn)品開發(fā)與使用等各個(gè)環(huán)節(jié)的技術(shù)銜接和協(xié)調(diào)得到了保證。 (3)有助于提高信息的使用率。 (4)通過制定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)提高信息資源的質(zhì)量，保護(hù)消費(fèi)者的利益。2、信息資源管理的普遍性及其意義管理伴隨著信息的獲取、加工、存儲(chǔ)、發(fā)布等信息活動(dòng)的整個(gè)過程。信息資源管理有利于更好地檢索自己需要的信息、滿足公眾的信息需求、確保信息資源的有效利用。3、信息資源管理的目的信息

3、資源管理的目的在于提高信息利用的效率、更好地實(shí)現(xiàn)信息的價(jià)值，為正確決策提供大量準(zhǔn)確的、全面的和及時(shí)的信息資源支持，是知識(shí)發(fā)現(xiàn)和技術(shù)創(chuàng)新的源泉。4、信息資源管理的方法 信息資源管理的方式主要有三種：人工管理、文件管理和數(shù)據(jù)庫管理。 人工管理靈活、簡便，無需依賴環(huán)境設(shè)備，但對(duì)大量信息資源進(jìn)行重新組織管理比較困難。 文件管理以文件和文件夾為信息單位，方便了信息的整理、加工和檢索，但需要人與計(jì)算機(jī)的高度交互。數(shù)據(jù)庫信息管理便于信息的分類、排序、檢索、統(tǒng)計(jì)等，處理速度快，效率高，但對(duì)計(jì)算機(jī)硬件和軟件要求較高，適合于大數(shù)據(jù)量、專門化的信息資源管理。二、信息資源的管理2、信息資源的管理（5）用軟件工具進(jìn)行個(gè)

4、人日常事務(wù)管理的基本方法A（6）用PDA管理日常事務(wù)A（7）用資源管理器管理本地計(jì)算機(jī)資源C（8）用瀏覽器的收藏夾管理網(wǎng)站資源A（9）用Blog管理網(wǎng)上資源A（10）用電子表格實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)資源管理A（11）用文件夾共享實(shí)現(xiàn)協(xié)作資源管理B1、用軟件工具進(jìn)行個(gè)人日常事務(wù)管理的基本方法利用軟件工具進(jìn)行個(gè)人日常事務(wù)管理有利于提高管理效率，一般方法是根據(jù)管理需要編制或下載軟件工具，將其安裝到計(jì)算機(jī)中，進(jìn)行信息的錄入、修改、查詢等管理工作。2、用PDA管理日常事務(wù)PDA(Personal Digital Assistant，個(gè)人數(shù)字助理)俗稱掌上電腦，是常用的個(gè)人信息管理工具，可以記錄個(gè)人日程安排、待辦事項(xiàng)，

5、具備電話簿、計(jì)算器、電子詞典等功能，還可以與計(jì)算機(jī)相連進(jìn)行信息交換。3、用資源管理器管理本地計(jì)算機(jī)資源資源管理器是Windows系統(tǒng)提供的信息資源管理工具，是計(jì)算機(jī)的“管家”，它采用目錄樹(樹型結(jié)構(gòu))實(shí)現(xiàn)目錄管理，可以方便、清楚、直觀地管理和查找文件。計(jì)算機(jī)的硬盤一般可以劃分成若干個(gè)區(qū)，并分別命名為C、D、E等，C盤一般作為系統(tǒng)盤，專門用來管理操作系統(tǒng)和常用工具軟件，其他分區(qū)可以根據(jù)需要自由安排。資源管理器管理的主要對(duì)象是文件和文件夾。文件有許多屬性，最重要的屬性是文件名、存儲(chǔ)位置和內(nèi)容。文件名由主名和擴(kuò)展名組成，中間用“”連接。文件的擴(kuò)展名用來標(biāo)明文件的類型。從最終使用目的來看，文件可分為可

6、執(zhí)行文件和數(shù)據(jù)文件兩大類。可執(zhí)行文件主要是一些應(yīng)用軟件，通常以exe做為文件的擴(kuò)展名；數(shù)據(jù)文件如文本、表格、圖形、聲音、視頻等，常見的類型有txt、pdf、jpg、swf等。很多文件是被壓縮的，比較典型的壓縮文件類型有zip和rar。文件與文件夾的操作(1)文件夾的建立：在Windows系統(tǒng)窗口空白區(qū)右擊，選擇“新建-文件夾”，輸入文件名并按回車結(jié)束；(2)文件的復(fù)制：選擇要復(fù)制的文件夾，單擊菜單“編輯-復(fù)制-粘貼”；(3)文件的刪除：選擇要?jiǎng)h除的文件夾，單擊菜單“編輯|刪除”；(4)文件的移動(dòng)：選擇要移動(dòng)的文件夾，單擊菜單“編輯|剪切”，打開目標(biāo)文件夾，單擊菜單欄“編輯|粘貼”。4、用瀏覽器

7、的收藏夾管理網(wǎng)站資源收藏夾是瀏覽器提供的管理工具，可按一定主題分類，通過創(chuàng)建、重命名、刪除等操作，分類管理常用網(wǎng)站。5、用Blog管理網(wǎng)上資源Blog(Weblog，博客或網(wǎng)絡(luò)日志)是網(wǎng)絡(luò)上一種表達(dá)個(gè)人思想、存儲(chǔ)信息資源的工具，可用來保存學(xué)習(xí)筆記，上傳文檔、圖片、聲音、視頻文件等資源。6、用電子表格實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)資源管理電子表格具有信息管理和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的雙重功能，可用于電話號(hào)碼簿、統(tǒng)計(jì)報(bào)表管理等。7、用文件夾共享實(shí)現(xiàn)協(xié)作資源管理通過“我的電腦”、“網(wǎng)上鄰居”或其他途徑，可以訪問網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)上的共享文件，實(shí)現(xiàn)協(xié)作資源管理。1.設(shè)置本機(jī)共享文件夾：單擊要設(shè)置為共享的文件夾，執(zhí)行“文件-屬性”菜單命令，在彈出

8、的屬性對(duì)話框中，單擊“共享”選項(xiàng)卡，選中“在網(wǎng)絡(luò)上共享這個(gè)文件夾”選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕即可。2.訪問共享文件夾：打開“我的電腦”窗口，在“其他位置”鏈接列表中，單擊“網(wǎng)上鄰居”的鏈接，即顯示所在網(wǎng)絡(luò)上的共享文件夾。也可以直接打開桌面上的“網(wǎng)上鄰居”進(jìn)行訪問。三、數(shù)據(jù)庫信息資源管理3、數(shù)據(jù)庫信息資源管理（12）用數(shù)據(jù)庫管理信息資源的優(yōu)勢A（13）建立數(shù)據(jù)庫的基本過程和方法B（14）數(shù)據(jù)庫的組成要素A（15）用數(shù)據(jù)庫管理信息的基本思想與方法A1、用數(shù)據(jù)庫管理信息資源的優(yōu)勢數(shù)據(jù)庫是信息資源管理的一種非常有效的方法，可以方便地收集、加工、存儲(chǔ)和管理信息。數(shù)據(jù)庫技術(shù)在存儲(chǔ)和管理大量數(shù)據(jù)并實(shí)現(xiàn)高效檢索方

9、面具有特別的優(yōu)勢。數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)可以被多個(gè)用戶、多個(gè)應(yīng)用共享使用，能避免數(shù)據(jù)重復(fù)問題，節(jié)約存儲(chǔ)空間，同時(shí)也能減少數(shù)據(jù)更新時(shí)由于數(shù)據(jù)的重復(fù)問題造成的不一致現(xiàn)象。數(shù)據(jù)庫分為關(guān)系型數(shù)據(jù)庫、層次型數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)型數(shù)據(jù)庫三大類。目前微型計(jì)算機(jī)中最常用的是關(guān)系型數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)的關(guān)系： (1)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(Database Management System，簡稱DBMS)是位于用戶與操作系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)管理軟件，它可以讓用戶方便地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的建立和管理。 (2)數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)是利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)開發(fā)的針對(duì)具體行業(yè)或部門的信息管理軟件，其人性化的圖形用戶界面和所見即所得的操作風(fēng)格，

10、可以使一般用戶在不熟悉數(shù)據(jù)庫技術(shù)的情況下，方便、快速地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)增加、數(shù)據(jù)修改、數(shù)據(jù)刪除、數(shù)據(jù)查詢及報(bào)表生成等功能。 (3)數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)之間組成一個(gè)有機(jī)的層級(jí)關(guān)系。數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)之間通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)連結(jié)，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)建立在操作系統(tǒng)基礎(chǔ)之上，負(fù)責(zé)處理數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)存取數(shù)據(jù)的各種請求，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)庫的底層操作，并把操作結(jié)果返回給數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)。2、建立數(shù)據(jù)庫的基本過程和方法一般來說，建立數(shù)據(jù)庫的基本過程包括以下七個(gè)步驟：(1)確定創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的目的；(2)確定需要管理的數(shù)據(jù)；(3)將數(shù)據(jù)組織成表；(4)確定每個(gè)表中需要的字段；(5)確定主關(guān)鍵字；(6)確定表之間的關(guān)聯(lián)；(7)優(yōu)化設(shè)計(jì)。3、數(shù)據(jù)庫的組成要素。數(shù)據(jù)庫包含數(shù)據(jù)表、查詢等多種對(duì)象，所有對(duì)象都存放在同一個(gè)數(shù)據(jù)庫文件中，以方便對(duì)數(shù)據(jù)的管理。關(guān)系數(shù)據(jù)庫以各種二維表形式管理信息；一個(gè)數(shù)據(jù)表由行和列組成，在數(shù)據(jù)表中，一行稱為一條“記錄”，一條記錄對(duì)應(yīng)一個(gè)實(shí)體；一列稱為一個(gè)“字段”，對(duì)應(yīng)實(shí)體的一個(gè)屬性。若干“字段”構(gòu)成一條“記錄”，若干“記錄”又組成一個(gè)“表”，多個(gè)相關(guān)的“表”則組成一個(gè)“數(shù)據(jù)庫”