工程建設(shè)檔案資料管理工作探討

1、工程建設(shè)設(shè)檔案（資資料）管管理工作作探討湖南省火火電建設(shè)設(shè)公司 李 萍 【摘要】建設(shè)設(shè)工程檔檔案既是是建設(shè)項項目的真真實記錄錄，也是是全面鑒鑒定工程程質(zhì)量，查查明事故故原因，追追究事故故責(zé)任的的重要依依據(jù)，同同時也為為項目的的改擴建建、維修修、管理理提供真實實、可靠靠的技術(shù)術(shù)支持。本文以工程建建設(shè)檔案案管理為為主線，從從收集、整理、歸檔、移交和和保管利利用等環(huán)環(huán)節(jié)上全面闡述述了工程程建設(shè)檔檔案管理理工作的要點與與業(yè)務(wù)技技巧，指指出了工工程建設(shè)設(shè)檔案管管理中應(yīng)應(yīng)注意的的問題以以及應(yīng)采采取的措措施。【關(guān)鍵詞詞】建設(shè)設(shè)工程；檔案；管理 建設(shè)工程程文件材材料是按按照一定定的原則則、要求求與方法法，伴隨

2、隨著項目目工程的的不同階階段逐步步形成的的。由于于工程建建設(shè)中施施工記錄錄的不可可還原性性，決定了了必須把把工程資料料管理作作為控制制工程質(zhì)質(zhì)量的一一種手段段, 它它不僅僅僅是保證證工程質(zhì)質(zhì)量的重重要技術(shù)術(shù)措施, 同時時也是反反映工程程質(zhì)量的的重要載載體，并并貫徹于于工程建建設(shè)的全全過程，因此科學(xué)學(xué)、規(guī)范范的管理理建設(shè)工工程資料料, 可可以有效效地確保保工程施施工安全全, 提提高工程程質(zhì)量。1收集工工作1.1堅堅持與工工程建設(shè)設(shè)項目施施工同步步收集的的原則目前工程程建設(shè)過過程中, 施工工資料不不能做到到完全與與工程進進度同步步進行, 有些些工程的的施工資資料便是“回憶錄錄”式, 存在著著事后補

3、補做現(xiàn)象象，這種種做法直直接影響響了施工工資料的的真實性性, 容容易造成成施工文文件資料料數(shù)據(jù)填填寫錯誤誤, 使使施工記記錄與現(xiàn)現(xiàn)場施工工的實際際情況不不符，直直接影響響施工文文件資料料的規(guī)范范性和準(zhǔn)準(zhǔn)確性。因此，在在“收集”環(huán)節(jié)中中，應(yīng)注注意施工工資料與與工程進進度脫節(jié)節(jié)問題，加強及時收集資料的意識，才能避免在施工過程中工程技術(shù)資料收集滯后現(xiàn)象的發(fā)生，才能保證工程檔案的真實性。1.2施施工文件件資料形形成時的的過程控控制過程控制制在資料料管理中中是一項項重要的的基礎(chǔ)工工作，一一切影響響資料形形成的不不規(guī)范和和不準(zhǔn)確確因素都都可以在在此環(huán)節(jié)節(jié)中得到到有效的的制止。對于實實際工作作中產(chǎn)生生的施工

4、工資料填填寫、流流程、試試驗取樣樣等種種種不規(guī)范范行為，可可采取以以下措施施：1.2.1掌握握手簽名名和加蓋蓋公章的的尺度。從法律律效用上上考慮，凡凡為簽訂訂協(xié)議、合同及及工程竣竣工驗收收簽證書書、交接接書等履履行方和和辦理證證書的簽簽字方，其其簽字代代表均應(yīng)應(yīng)親筆簽簽名，并并加蓋公公章，且且簽字方方用原件件歸檔。1.2.2禁止止在文件件材料形形成過程程中使用用涂改液液、涂黑黑等改錯錯方法,尤其是是結(jié)論性性數(shù)據(jù)、日期等等重要數(shù)數(shù)據(jù),如如寫錯,應(yīng)在錯錯誤數(shù)據(jù)據(jù)上劃斜斜線,將將正確的的寫在一一旁,或或重做，關(guān)關(guān)鍵數(shù)據(jù)據(jù)還應(yīng)蓋蓋上填寫寫人的簽簽章。1.3收收集時的的質(zhì)量要要求1.3.1字跡跡清楚，圖

5、圖樣清晰晰，圖表表整潔，簽簽字手續(xù)續(xù)完備。1.3.2歸檔檔材料禁禁止使用用易褪色色的書寫寫材料書書寫、繪繪制。復(fù)復(fù)印、打打印文件件及照片片的字跡跡、線條條和影像像的清晰晰及牢固固程度應(yīng)應(yīng)符合設(shè)設(shè)備標(biāo)定定質(zhì)量的的要求。1.3.3照片片檔案采采用數(shù)碼碼相機拍拍攝后刻刻錄到光光盤存儲儲；錄音音錄像文文件應(yīng)保保證載體體的有效效性；長長期存儲儲的電子子文件應(yīng)應(yīng)使用不不可擦除除型光盤盤。1.4采采取行之之有效的的措施1.4.1工程程文件資料料產(chǎn)生于于工程建建設(shè)全過過程，其其形成、積累和和管理應(yīng)應(yīng)列入工工程建設(shè)設(shè)計劃和和有關(guān)部部門及人人員的職職責(zé)范圍圍、工作作標(biāo)準(zhǔn)或或崗位責(zé)責(zé)任制，并并有相應(yīng)應(yīng)的檢查查、控制

6、制及考核核措施。做到組組織上有有保證，制制度上有有規(guī)定，職職責(zé)上有有分工，工工作上有有安排，管管理上有有考核，才才能有效效地解決決工程資資料形成成后的收收集與整整理問題題，為工程程資料的的完整性性提供保保障。1.4.2分階階段抓住住重要環(huán)環(huán)節(jié)收集集以保證證工程資資料的系系統(tǒng)性。項目準(zhǔn)準(zhǔn)備階段段重法律律依據(jù)文文件的收收集，項項目施工工階段重重施工記記錄、設(shè)設(shè)備安裝裝文件、驗證材材料的收收集，尤尤其是需需要閉環(huán)環(huán)工作聯(lián)聯(lián)系單，要要有詳細細記錄可可追溯，項項目試運運行階段段主要收收集試運運報告和和試運記記錄，竣竣工驗收收階段重重點關(guān)注注簽證驗驗收文件件。1.5確確定收集集范圍1.5.1承建建工程檔檔

7、案：工程建建設(shè)綜合合部分、工程管管理部分分、工程施施工部分分、工程竣竣工部分分、竣工（草草）圖。1.5.2基本本建設(shè)工工程檔案案：工程準(zhǔn)準(zhǔn)備階段段文件、監(jiān)理文文件、施工文文件、工程竣竣工部分分、竣工圖圖。1.5.3電子子聲像檔檔案：綜合管管理、工程施施工管理理、安全及及質(zhì)量管管理。1.6落落實責(zé)任任部門：劃定工工程資料料的相關(guān)關(guān)責(zé)任部部門，督督促相關(guān)關(guān)部門及及責(zé)任人人及時收收集整理理技術(shù)資資料，為為做好資資料收集集工作奠奠定堅實實的基礎(chǔ)礎(chǔ)。*特別提提醒：應(yīng)應(yīng)著重注注意建設(shè)設(shè)項目合合法性證證明文件件的收集集即項目核核準(zhǔn)或開開工報告告批復(fù)；規(guī)劃許許可證；水資源源審批文文件；概概算批復(fù)復(fù)文件；施工許

8、許可證（施施工單位位辦理）；招投標(biāo)標(biāo)程序符符合“招投標(biāo)標(biāo)法”規(guī)定的的證明文文件（上上級主管管單位出出具）；合同文文件；質(zhì)質(zhì)量監(jiān)督督注冊證證明書及及規(guī)定階階段的監(jiān)監(jiān)督報告告；移交交生產(chǎn)簽簽證書；安全、勞動衛(wèi)衛(wèi)生、環(huán)環(huán)保、水水土保持持、檔案案、消防防專項驗驗收證書書；鍋爐爐壓力容容器運營營證；土土地使用用證；竣竣工決算算審計報報告；竣竣工驗收收簽證書書。2登記工工作根據(jù)文件件形成的的流程進進行收文文登記、發(fā)文登登記、過過程控制制登記、利用登登記。在在進行任任何一項項登記時時，一定定要將關(guān)關(guān)鍵要素素登記清清楚，如如文件名名稱、文文件編號號、（收收發(fā)文/利用）日日期、（接接收/發(fā)發(fā)放/批批準(zhǔn)/利利用）

9、簽簽名、數(shù)數(shù)量、來來源。3整理工工作按照一定定原則對對檔案實實體進行行系統(tǒng)分分類、組組合、排排列、編編號和基基本編目目，注意意整理步步驟，才才能有條條不紊地地將零亂亂的文件件資料整整理成有有序狀態(tài)態(tài)；對于于收集到到的文件件資料應(yīng)應(yīng)及時整整理并錄錄入資料料管理系系統(tǒng)，做做到不積積壓，用用化整為為零的方方法及時時處理，才才能從繁繁雜的資資料整理理中理順順出有序序來。3.1分分類分類是檔檔案整理理工作的的核心內(nèi)內(nèi)容，是是管理工工程檔案案的基本本手段；根據(jù)項項目工程程檔案的的內(nèi)容性性質(zhì)、形形成規(guī)律律及相互互聯(lián)系，遵遵循統(tǒng)一一的原則則和要求求，采取取科學(xué)、適用的的方法進進行分門門別類，從從而使工工程檔案

10、案條理化化和具有有一定的的從屬關(guān)關(guān)系和平平行關(guān)系系的過程程。3.1.1一定定要找準(zhǔn)準(zhǔn)分類依依據(jù)，確確定分類類主題后后才能對對工程資資料有效效地進行行分類。根據(jù)檔檔案的來來源、形形成時間間、內(nèi)容容、形式式等特征征對檔案案實體進進行的分分類。3.1.2分類類時應(yīng)考考慮其科科學(xué)性和和適用性性, 符符合工程程檔案的的性質(zhì)和和特點，并并遵循一一定的邏邏輯規(guī)則則，能包包容工程程檔案的的實際內(nèi)內(nèi)容；并并留有一一定的余余地和彈彈性，要要力求簡簡單明了了，易懂懂好記，便便于掌握握。3.1.3先劃劃分大類類，再劃劃分屬類類，最后后在類目目不再往往下劃分分的情況況下，將將具有有有機聯(lián)系系的文件件組織成成案卷。3.2

11、組組卷按照一定定的原則則和方法法，將有有保存價價值的文文件分門門別類整整理成卷卷，也就就是將工工程文件件系統(tǒng)整整理組成成案卷并并對卷內(nèi)內(nèi)文件進進行排序序的過程程，實際際上是一一項把零零散、無無序的文文件進行行有序化化組織的的工作。實際工工作中，組組卷是檔檔案整理理工作的的基礎(chǔ)，對對保證案案卷質(zhì)量量有著重重要意義義，將直直接影響響檔案的的提供利利用。3.2.1組卷卷工作應(yīng)應(yīng)以方便便保管和和利用為為出發(fā)點點，而不不是單純純地追求求統(tǒng)一、整齊；必須符符合一定定的質(zhì)量量要求，所所組案卷卷是一組組具有有有機聯(lián)系系的文件件，而不不是內(nèi)容容毫不相相關(guān)的一一堆文件件的隨意意組合，“有機聯(lián)系”是案卷的本質(zhì)特征，

12、維護案卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系是保證案卷質(zhì)量的基本要求。3.2.2注意意掌握卷卷內(nèi)文件件的數(shù)量量要適度度。一份份案卷所所含文件件份數(shù)過過多或過過少，均均不利于于保管和和利用，在在保證卷卷內(nèi)文件件有機聯(lián)聯(lián)系的基基礎(chǔ)上，正正確處理理整體與與部分、大的聯(lián)聯(lián)系與小小的聯(lián)系系之間的的關(guān)系，把把一組數(shù)數(shù)量多的的相關(guān)文文件細分分為若干干案卷，或或?qū)⑷舾筛山M數(shù)量量少但文文件內(nèi)容容相近的的案卷合合并為一一卷；案案卷外形形應(yīng)力求求規(guī)范、整齊、美觀、實用；卷內(nèi)文文件不重重復(fù)。3.2.3項目目施工文文件按單單項工程程、單位位工程或或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組組卷：項項目竣工工圖按建建筑、結(jié)結(jié)構(gòu)，水水電、暖暖通、電電梯、消消防

13、，環(huán)環(huán)保等順順序組卷卷；設(shè)備備文件按按專業(yè)、臺件等等組卷；管理性性文件按按問題、時間或或項目依依據(jù)性、基礎(chǔ)性性、竣工工驗收文文件組卷卷；監(jiān)理理文件按按文種組組卷；原原材料試試驗按單單項工程程、單位位工程組組卷。3.3卷卷內(nèi)文件件的排列列3.3.1卷內(nèi)內(nèi)文件一一般文字字在前，圖圖樣在后后；譯文文在前，原原文在后后；正件件在前，附附件在后后；印件件在前，定定(草)稿在后后。3.3.2管理理性文件件按問題題、時問問或重要要程度排排列；施施工文件件按管理理、依據(jù)據(jù)、建筑筑、安裝裝、檢測測實驗記記錄、評評定、驗驗收排列列；設(shè)備備文件按按依據(jù)性性、開箱箱驗收、隨機圖圖樣、安安裝調(diào)試試和運行行維修等等順序排

14、排列；竣竣工圖按按專業(yè)、圖號排排列。3.4編編目將檔號、案卷（文文件）題題名、頁頁數(shù)等信信息按照照一定的的規(guī)則進進行檔案案著錄并并將條目目組織成成目錄的的過程。3.4.1檔號號作為一一種特定定的人工工語言，是是以字符符形式賦賦予檔案案實體的的用以固固定和反反映檔案案排列順順序的一一組代碼碼，是存存取檔案案的標(biāo)記記，在編編制時必必須遵循循一定的的規(guī)則，符符合唯一一性、穩(wěn)穩(wěn)定性、擴充性性和簡明明性。檔檔號由目目錄代號號+分類類號+案案卷號構(gòu)構(gòu)成。3.4.2卷內(nèi)內(nèi)文件頁頁號的編編寫：卷卷內(nèi)文件件有書寫寫內(nèi)容的的頁面均均應(yīng)編寫寫頁號；頁號編編寫位置置：單面面書寫文文件在右右下角；雙面書書寫文件件，正面

15、面在右下下角，背背面在左左下角；圖樣的的頁號編編寫在右右下角，或或標(biāo)題欄欄外右上上方；成成套圖樣樣或印刷刷成冊文文件，不不必重新新編寫頁頁號，各各卷之間間不連續(xù)續(xù)編頁號號。3.4.3卷內(nèi)內(nèi)目錄包包括的內(nèi)內(nèi)容有：序號、文件編編號、責(zé)責(zé)任者、文件題題名、日日期、頁頁號、備備注。3.4.4案卷卷封面可可采用案案卷外封封面和案案卷內(nèi)封封面兩種種形式。主要內(nèi)內(nèi)容如下下：案卷卷題名、立卷單單位、起起止日期期、保管管期限、密級、檔號。4歸檔工工作歸檔是工工程資料料向工程程檔案轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化的標(biāo)標(biāo)志。4.1歸歸檔工作作由相關(guān)關(guān)責(zé)任部部門承擔(dān)擔(dān)，項目目資料室室對歸檔檔工作進進行協(xié)助助和指導(dǎo)導(dǎo)。歸檔檔文件必必須是經(jīng)經(jīng)過系

16、統(tǒng)統(tǒng)整理并并符合歸歸檔要求求的文件件才能歸歸檔。4.2根根據(jù)基本本建設(shè)程程序和項項目特點點，歸檔檔可按階階段分期期進行，也也可在單單項工程程或單位位工程完完成并通通過竣工工驗收后后與竣工工驗收文文件一并并歸檔。4.3歸歸檔文件件應(yīng)完整整、成套套、系統(tǒng)統(tǒng)。應(yīng)記記述和反反映建設(shè)設(shè)項目的的規(guī)劃、設(shè)計、施工及及竣工驗驗收的全全過程。真實記記錄和準(zhǔn)準(zhǔn)確反映映項目建建設(shè)過程程和竣工工時的實實際情況況,圖物物相符，技技術(shù)數(shù)據(jù)據(jù)可靠、簽字手手續(xù)完備備。應(yīng)符符合歸檔檔文件質(zhì)質(zhì)量要求求。4.4合合理確定定文件資資料歸檔檔的時間間4.4.1按工工程結(jié)束束時間歸歸檔，如如設(shè)備消消缺簽證證、1668完成成簽證等等；4.

17、4.2按項項目建設(shè)設(shè)程序或或階段歸歸檔，如項目目準(zhǔn)備階階段、項項目施工工階段、項目運運行階段段；4.4.3按單單位、分分部、分分項工程程結(jié)束時時間歸檔檔，如檢查查驗收記記錄、質(zhì)質(zhì)量評定定和原材材料試驗驗；4.4.4按年年度歸檔檔，如綜合合性文件件；4.4.5隨時時歸檔，如如設(shè)備開開箱文件件。5檔案驗驗收為保證建建設(shè)項目目檔案的的準(zhǔn)確性性、完整整性、系系統(tǒng)性以以及竣工工檔案的的順利移移交，在在基本完完成了項項目檔案案的分類類、組卷卷、編目目等整理理工作后后，經(jīng)過過自檢，項項目部應(yīng)應(yīng)向上級級主管部部門提出出檔案預(yù)預(yù)檢查申申請，及及時發(fā)現(xiàn)現(xiàn)與標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)或規(guī)定定偏離的的問題，提提高竣工工檔案質(zhì)質(zhì)量。6檔案

18、移移交項目檔案案驗收合合格后，施施工方按按合同規(guī)規(guī)定的要要求向業(yè)業(yè)主方移移交竣工工檔案；填寫檔檔案交接接文據(jù)，辦辦理項目目檔案移移交簽字字手續(xù)，明明確檔案案移交的的內(nèi)容、案卷數(shù)數(shù)、圖紙紙張數(shù)等等。并有有完備的的清點、簽字等等交按手手續(xù)。工程竣工工技術(shù)檔檔案，必必須正確確地反映映工程施施工全過過程和工工程結(jié)果果，項目目資料員員在工程程資料管管理中，從開工工初期的的資料形形成積累累到整理理歸檔，應(yīng)嚴(yán)格格履行監(jiān)監(jiān)督檢查查職能，實行竣竣工資料料編制工工作“三同步步”制度，即即工程立立項開工工與竣工工資料收收集同步步，工程程施工過過程與竣竣工資料料形成同同步，工工程完工工驗收與與合同竣竣工資料料驗收同同步。工工程資料料管理人人員要始始終直接接參與整整個工程程的建設(shè)設(shè)和竣工工驗收全全過程。對現(xiàn)場場工作中中存在的的問題,應(yīng)主動動與產(chǎn)生生問題的的部門進進行有效效