知識庫體系建設(shè)方案

1、關(guān)于規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)方案第1頁當(dāng)前存在問題問題點問題示例1、各種資料無規(guī)范性格式和編號體系會辦單、簽呈編號隨意2、審批、發(fā)送權(quán)限范圍不清楚領(lǐng)導(dǎo)郵箱“垃圾郵件”較多，群組功效濫用3、歸檔管理部門和方式不明確無統(tǒng)一歸口，沒有檔案庫，業(yè)務(wù)文件管理分散4、資料調(diào)取伎倆不科學(xué)人工電腦主題詞檢索和紙板文件檢索，效率很低5、存在信息安全風(fēng)險（泄密）員工桌面文件夾管理、共享區(qū)文件管理6、有效性息和無效信息評定和識別大部分資料無版本號，信息輕易失真7、公文流傳程序需要正規(guī)化簽批手續(xù)需要明確8、信息系統(tǒng)普及程度較低線下操作較多，系統(tǒng)依賴程度不高第2頁標(biāo)準(zhǔn)化體系范圍&可能提供處理方案主要包含數(shù)據(jù)報表、分析匯報等主

2、要包含企業(yè)及各部門發(fā)文、會議紀(jì)要、請示匯報、會辦單等主要包含培訓(xùn)資料、心得體會、筆記等ISO9000項目提供管理方案：ISO文件控制程序ISO統(tǒng)計控制程序系統(tǒng)處理方案：OA系統(tǒng)/專題知識庫軟件第3頁處理方案1、公文編寫分類規(guī)范2、文件流轉(zhuǎn)規(guī)范（授權(quán)體系、流轉(zhuǎn)范圍、密級、時效性）3、知識庫檔案管理規(guī)范1、公文審批效率考評2、文件安全管理規(guī)范(獎罰）3、文件流轉(zhuǎn)效率考評文件（統(tǒng)計）控制SOP(依據(jù)ISO9001)，下面包含：審批SOP 發(fā)送SOP歸檔SOP 調(diào)檔SOP 據(jù)了解，OA系統(tǒng)能夠?qū)⒋颂幚矸桨钢薪^大多數(shù)內(nèi)容嵌入系統(tǒng)化操作中，簡化操作、管理復(fù)雜性，降低控制風(fēng)險。后期將依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)決議做詳細(xì)評定。

3、此處理方案考慮到后期OA對接，會配合OA改造做對應(yīng)規(guī)范。第4頁管理體系之SOP流程ISO9000咨詢過程會按照這一標(biāo)準(zhǔn)對SOP部分進行規(guī)范第5頁管理體系之標(biāo)準(zhǔn)制度5、文件編寫分類管理制度、管理方法及業(yè)務(wù)操作流程文件編寫分類： (詳見標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書( S.O.P.) 管理規(guī)范)包含但不限于以下內(nèi)容1、傳遞公文采取PDF文件管理2、業(yè)務(wù)簽章制度3、行政設(shè)置專職發(fā)文員，審核文件審批流，設(shè)置發(fā)文編號，各部門設(shè)置部門發(fā)文員4、總裁辦歸口存檔第6頁管理體系之標(biāo)準(zhǔn)制度下發(fā)性公文編寫分類（示例）發(fā)字*號 集團名義下發(fā)主要事項、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、通知等文件行字*號 集團發(fā)獎罰性文件（運管和人事雙簽）任字*號 集團發(fā)任命性文件（詳見模板1：任字文件）紀(jì)字*號 集團發(fā)會議紀(jì)要（詳見模板2：記字文件）前端*號 前端體系發(fā)文件后端*號 后端體系發(fā)文件財字*號 財務(wù)體系發(fā)文件管字*號 運行管剪發(fā)文件行政*號 行政中心發(fā)文件全部文件實現(xiàn)按級別發(fā)送，同時區(qū)分時效性和秘密等級第7頁管理體系之標(biāo)準(zhǔn)制度流通性文件編號分類（會辦單、簽呈及以部門名義發(fā)出匯報、報表）會辦單編號規(guī)則：簽呈編號規(guī)則：各部門匯報、報表編號規(guī)則：第8頁其它傳遞性文件、數(shù)據(jù)文件實現(xiàn)企業(yè)集中管理，分部門編號，集中保留。非傳遞性文件作為部門知識庫，集中