文書檔案管理信息化建設(shè)利用率探析

1、Word 文書檔案管理信息化建設(shè)利用率探析 目前，隨著防震減災工作量的不斷增加，紙質(zhì)檔案管理的工作模式已經(jīng)無法適應當前防震減災的工作要求了。本文就大數(shù)據(jù)背景下，防震減災工作中紙質(zhì)檔案管理模式所消失的問題綻開了深化的探討，然后又簡潔論述了防震減災工作中文檔信息化處理模式的重要性，最終，提出了增加文書檔案信息化管理模式平安性的有效措施。 【關(guān)鍵詞】文書檔案；信息化；利用率；平安愛護 1文書紙質(zhì)檔案與電子檔案的特點 1.1紙質(zhì)檔案具有穩(wěn)定性 紙質(zhì)檔案顧名思義就是用紙記錄的檔案，比如：日記、戶口本、信件、圖紙、合同、證書等都屬于紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案有兩個特點，分別是穩(wěn)定性以及平安性，紙質(zhì)檔案的穩(wěn)定性來源

2、于紙張、顏料、染料的穩(wěn)定性，而紙質(zhì)檔案的平安性則來源于紙質(zhì)檔案上的字跡，眾所周知，每一個人的字跡都是有所區(qū)分的，所以紙質(zhì)檔案的造假幾率很小，所以其平安性很高。但是，紙質(zhì)檔案卻有一個特殊顯著的缺點不易保存，紙質(zhì)檔案的保存會受到保存地點、保存環(huán)境的影響，大量的紙質(zhì)檔案不僅需要足夠的保存空間，還需要高額的維護費用，而且紙質(zhì)檔案在查閱、搬移等過程中或多或少都會有所損傷，除此之外，紙質(zhì)檔案還會可怕潮濕、火災、水災等不行掌握的災難。這就不能保證檔案的完整性，不利于數(shù)據(jù)以及實際狀況的記錄。 1.2電子檔案的存儲具有多樣性 電子檔案顧名思義就是用電子為載體記錄的檔案，電子檔案也是信息技術(shù)進展的大趨勢。電子檔案

3、和紙質(zhì)檔案的最大區(qū)分就在于，電子檔案雖然存儲的數(shù)據(jù)內(nèi)容特別大，但是它的載體卻很小，像U盤、移動硬盤等存儲設(shè)備，雖然體積小，但是容量卻特殊大。電子檔案不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，它不但可以記錄文字，還可以記錄圖片、視頻、音頻、影像等內(nèi)容，讓文書檔案變得更詳細、更精確 。除此之外，電子檔案還可以進行異地共享，檔案的使用不會受到地區(qū)、時間的影像，只要有網(wǎng)絡(luò)就可以隨時查閱，大大提高了檔案的利用率。此外，電子檔案還可以進行多元化的備份，這也大大降低了檔案丟失、損毀的風險。隨著社會的進展，檔案的數(shù)量越來閱讀，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理太過于繁瑣。紙質(zhì)檔案在進行查詢時，需要多道程序的審查，才能找到想要查詢的檔案。檔案的

4、管理工作也可以通過先進的互聯(lián)網(wǎng)進行管理。將檔案數(shù)據(jù)輸入進網(wǎng)絡(luò)，檔案在網(wǎng)上進行管理，極大地促進了檔案的公開性以及查詢檔案的便捷性，提高了檔案管理工作的效率。 2加強文書檔案管理信息化建設(shè)利用率 2.1文書檔案信息化機制的建立 電子檔案管理應當建立健全的管理機制，首先檔案源數(shù)據(jù)的收集必需精確，檔案數(shù)據(jù)的復制、備份、保存等必需保證和源數(shù)據(jù)相全都。除此之外，還應當盡量把圖像類的數(shù)據(jù)資料轉(zhuǎn)換成文字數(shù)據(jù)資料，這樣可以便利后期的查閱和使用。電子檔案的格式也必需依據(jù)國家規(guī)定來統(tǒng)一設(shè)計，并創(chuàng)建相應的電子檔案管理機制。此外，電子檔案管理工作人員的責任劃分也應當依照國家的相關(guān)規(guī)定來執(zhí)行，這樣可以保證電子檔案管理工作

5、的規(guī)范和精確 ，盡量降低了電子檔案管理工作出錯的幾率。 2.2文書檔案信息化水平的加強 在地震局的防震減災工作中，文書的檔案管理工作是特別重要的一部分，但是，在現(xiàn)有的防震減災文書檔案管理工作中，不但文書檔案管理的工作量特別大，而且文書檔案管理的工作人員還特殊稀缺。大部分文書檔案管理工作人員對紙質(zhì)檔案管理模式都熟記于心，可是隨著電子檔案管理模式的消失，文書檔案管理工作人員必需準時提升自身的技術(shù)水平，最大程度的滿意其工作需求。用現(xiàn)代化的檔案管理模式來服務于當前的防震減災事業(yè)。電子檔案管理模式是社會信息化進展的必定趨勢。所以必需轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，讓文書檔案管理朝著數(shù)字化、現(xiàn)代化、數(shù)據(jù)化的方向去

6、進展，各個部門之間也應當相互溝通和關(guān)心，這樣才能更好的推動防震減災文書檔案管理工作的順當進行。 3加強文書檔案信息化管理的平安愛護 3.1提升文書檔案管理人員的綜合素養(yǎng) 提高文書檔案管理平安的措施之一就是，肯定要提高檔案管理工作人員的整體素養(yǎng)。文書檔案工作是單位中比較重要的工作內(nèi)容，工作人員不但要具備過硬的技術(shù)水平，還必需具備肯定的綜合素養(yǎng)。在日常工作中，檔案管理的工作人員必需要有準時收集、整理檔案資料的意識，查閱完檔案必需準時歸還原處，定期維護、檢查檔案是否有缺損。與此同時，還應當定期給檔案管理的工作人員支配培訓和學習的機會，讓他們多學習，努力提升自己的技術(shù)水平和力量。還要有足夠的職業(yè)素養(yǎng)，

7、在管理的過程中，仔細負責每一份檔案。不能隨便將檔案借出，以免泄露重要信息。 3.2強化文書檔案信息化管理的平安防范 提高文書檔案管理平安的措施之二就是，肯定要加強文書檔案信息化管理的平安防范，主要方式有兩種：一，創(chuàng)建一個文書檔案管理的內(nèi)部平臺，用此來監(jiān)督和管理局內(nèi)重要的文書檔案；二，進行電子文書檔案的備份和容災，當電子文書檔案受到損壞的時候，準時的實行補救措施，把損壞的檔案準時的修補和還原，讓文書檔案可以盡量恢復正常。 4結(jié)語 隨著防震減災事業(yè)的不斷進展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的缺陷也漸漸的顯露了出來。防震減災工作不行能局限于一個地區(qū)，所以文書檔案的使用狀況也會越來越頻繁。所以，如何創(chuàng)建出一種高效、科學的文書檔案管理方式是目前防震減災機構(gòu)亟待解決的難題。電子檔案的消失不但滿意了目前防震減災事業(yè)的