做好獨立學(xué)院教學(xué)秘書工作的幾點思考

1、做好獨立學(xué)院教學(xué)秘書工作的幾點考慮【摘要】本文闡述了作為一名高校的教學(xué)秘書在教務(wù)管理過程中應(yīng)具備的素質(zhì)及才能。重點從獨立學(xué)院的特殊性出發(fā),分析獨立學(xué)院在人員方面存在的三大特點,提出做好獨立學(xué)院教學(xué)秘書工作應(yīng)培養(yǎng)的四種才能?！娟P(guān)鍵詞】獨立學(xué)院教學(xué)秘書才能教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理環(huán)節(jié)中最基層的管理者、理論者、效勞者和信息反響者。在獨立學(xué)院中,教學(xué)秘書是各系基層教學(xué)管理人員,是系里不可或缺的教學(xué)管理者,也是教務(wù)部與各系聯(lián)絡(luò)的紐帶。教學(xué)秘書的工作是一項平凡而又復(fù)雜但重要的工作,它直接影響整個學(xué)校教學(xué)工作的開展。教學(xué)秘書的素質(zhì)及管理才能在一定程度上直接影響這個教學(xué)活動的運行,與學(xué)校的教學(xué)管理程度和教學(xué)質(zhì)量

2、親密相關(guān).1對于任何一所高校的教學(xué)秘書來說都應(yīng)該具備以下的素質(zhì)及才能:1.1熱情認真,真誠對待因為教務(wù)管理工作本身具有繁瑣的一大特點,所以作為一名最根底的教務(wù)管理工作者,首先要有熱愛本工作的熱情之心,這樣在工作中才能積極應(yīng)對,更好地發(fā)揮自己。而因為工作中遇到瑣碎的事情比擬多,且工作比擬重要,假設(shè)出現(xiàn)小的過失就會影響到整個教學(xué)工作,因此認真就顯地尤為重要。同時,教學(xué)秘書的工作需要與指導(dǎo)、老師、學(xué)生進展不斷地溝通,所以在工作地過程中,教學(xué)秘書因真誠對待自己需處理的事情及接觸的老師及學(xué)生。1.2熟悉教學(xué)管理工作流程,合理安排相關(guān)工作教學(xué)秘書從事的教務(wù)管理工作具有時效性強的一大特點。不同學(xué)期卻都主要包

3、括三個階段的內(nèi)容1)學(xué)期初的教學(xué)準備工作(包括學(xué)生注冊、開學(xué)教學(xué)準備、開學(xué)初教學(xué)檢查、退補選及重修工作以及上學(xué)期相關(guān)教學(xué)資料的整理)2)期中階段,主要是期中教學(xué)檢查,安排下學(xué)期課程及教材等征訂工作3)期末工作安排,主要包括期末教學(xué)檢查、期末考試相關(guān)工作。當然除了固定流程的內(nèi)容外,其實每個學(xué)期都有零散或者特殊的工作。所以說熟悉這個流程,相關(guān)工作進程是很順利的,但也需要學(xué)會應(yīng)對突發(fā)的、臨時的事宜。1.3注重工作的協(xié)調(diào)與平衡教學(xué)秘書的管理工作涉及的部門和人員較多。既要承當教務(wù)部指定的任務(wù),又要做好系的相關(guān)教學(xué)管理工作;既要與老師溝通又要與學(xué)生聯(lián)絡(luò);既要與本部門的人員聯(lián)絡(luò),又需要與其他部門人員溝通;既

4、有常規(guī)的日常管理工作,又有突發(fā)臨時的事件。因此需要教學(xué)秘書在工作過程中做好協(xié)調(diào)與平衡,根據(jù)事情的輕重緩急來區(qū)別對待及處理。1.4注重檔案管理教學(xué)秘書不僅僅要做好對事情的管理,更要做好對檔案的管理。檔案管理主要分為兩種:紙質(zhì)材料和電子文件。紙質(zhì)材料是目前常用的歸檔及查閱資料也是將來教學(xué)評估的必要資料,因此一定要做好相應(yīng)的管理工作。紙質(zhì)材料主要可以分為:教學(xué)日志管理、試卷管理、成績管理、畢業(yè)論文管理、日常教務(wù)文件管理、教學(xué)教改文件管理。同時可以根據(jù)學(xué)年或者學(xué)期對以上材料進展歸檔。由于如今工作中電子文件傳輸?shù)念l繁與普遍性,因此也需增加對電子文件的整理歸類。2然而,獨立學(xué)院采用的是民辦機制,具有機制靈

5、敏、自負盈虧的特點。詳細分析,其在人員方面主要呈現(xiàn)出以下三大特點2.1教務(wù)管理人員少,工作量大由于獨立學(xué)院需要自負盈虧,具有明顯的“人少多辦事的特點。教務(wù)管理人員少,每個系的教學(xué)秘書也嚴格按照學(xué)生比例進展安排。而教務(wù)管理工作的優(yōu)劣直接關(guān)系到民辦教學(xué)的經(jīng)濟和社會效益,學(xué)院需要最大限度的發(fā)揮現(xiàn)有資源的作用,對應(yīng)的教務(wù)管理人員及教學(xué)秘書就需要最大的發(fā)揮自己的才能和效用,所以從總體來看,教務(wù)管理者的工作量比擬大。2.2學(xué)生文化根底等方面相對較弱,但個性強,較難管理獨立學(xué)院每年所招的學(xué)生整體的程度是低于公辦本科所招收的學(xué)生。學(xué)生的文化素質(zhì)及其他才能相比呈現(xiàn)略差的特點,但他們的個性強烈,學(xué)習(xí)自由散漫,因此

6、在教務(wù)管理過程中容易出現(xiàn)更多的問題,這在一定程度上也就加大了教學(xué)秘書平時管理以及相關(guān)工作的量度和難度。2.3老師資源有限,有較多的母體學(xué)校的老師及一定的外聘老師由于獨立學(xué)院比擬重視資源的合理配置及優(yōu)化重組,獨立學(xué)院的師資主要有三部分組成:一是獨立學(xué)院所聘用的老師,二是母體學(xué)校的老師(占了比擬大的比例),三是部分外聘老師。由于師資隊伍的復(fù)雜及特殊性,對于同一問題或者教學(xué)管理上,教學(xué)秘書需要采取不同的溝通方式或者溝通時間,這就在一定程度上增加了獨立學(xué)院教學(xué)秘書工作量。3目前,隨著獨立學(xué)院辦學(xué)自主性的加大以及學(xué)院二級管理,獨立學(xué)院教學(xué)秘書的工作被賦予了更多新的內(nèi)容因此,筆者認為基于獨立學(xué)院的特殊性,

7、獨立學(xué)院的教學(xué)秘書除了應(yīng)具備教學(xué)秘書的根本素質(zhì)和才能外,更應(yīng)注重以下幾種才能的培養(yǎng)3.1注重互相交流,進步工作效率相對與其他公辦的高校來說,在獨立學(xué)院從事教學(xué)秘書工作的人員都是從高校剛畢業(yè)的,工作經(jīng)歷不是很豐富。同時,獨立學(xué)院本身也是處于一個開展階段,會遇到很多教學(xué)問題,或者出現(xiàn)完全不同于公辦學(xué)校的教學(xué)現(xiàn)象,所以不同系的教學(xué)秘書的互相溝通顯得尤為重要。通過溝通交流能學(xué)到好而快的工作方法,從而有效地進步工作效率。3.2加強細節(jié)管理,注重尋求輔導(dǎo)員的協(xié)助配合由于學(xué)生根底相對較差,對自己學(xué)業(yè)不是很重視。這就需要教學(xué)秘書對學(xué)生管理工作做的更為細致。同時由于學(xué)生的個性問題,學(xué)業(yè)方面的管理也可以尋求輔導(dǎo)員

8、的配合,做好相應(yīng)的教育和管理工作。比方說,畢業(yè)學(xué)生學(xué)分審核問題。雖然首先是學(xué)生的自我審核,但更需要教學(xué)秘書仔細并且屢次審核。發(fā)現(xiàn)學(xué)分問題后,還要與其及時聯(lián)絡(luò)。針對于問題比擬多的學(xué)生,應(yīng)通過輔導(dǎo)員協(xié)助配合做好相關(guān)提醒工作,從而為其正常畢業(yè)做好保障。3.3注重溝通的方式方法因為獨立學(xué)院的師資力量很大一部分是由母體學(xué)校的老師組成,但是他們除了有課的時間,平時都不會來獨立學(xué)院,并且存在一種我是“外聘老師的心理,所以很多工作不能及時或者積極完成。這就需要教學(xué)秘書注意與這些老師的溝通方式和方法。比方說教學(xué)日歷的搜集,應(yīng)該在規(guī)定的時間內(nèi)提早一周,并且是通過郵箱及短信的提醒。對于外聘老師更應(yīng)如此,要特別注意時

9、間問題,爭取提早適時地通知,并特別注意提醒時語言的表達。3.4學(xué)會提議參謀雖然教學(xué)秘書工作的性質(zhì)一貫被定義為任務(wù)的執(zhí)行者,或者有時候甚至被認為就是“傳話筒。但隨著越來越多的獨立學(xué)院二級管理,以及教學(xué)秘書對工作的熟悉及對各類信息的掌握,有時候完全可以為系主任針對詳細的教學(xué)問題提出一定的建議,以便更好更快的解決相關(guān)問題。總之教學(xué)秘書是一項效勞工作,我們需要在理論中不斷進步效勞意識、總結(jié)經(jīng)歷、勇于創(chuàng)新,從而有效地進步效勞效率和質(zhì)量,為整個教學(xué)活動的正常地運行及教學(xué)質(zhì)量的進步建立良好的基矗參考文獻1張楚珊.淺談如何進步獨立學(xué)院系部教務(wù)管理才能J科教文化.2021(4):76.2房文娟,何如海.基于獨立學(xué)院學(xué)生特點的教學(xué)管理研究J安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報.2021(18):92-95.3李婭妮