湖南計(jì)算機(jī)股份公司文件控制程序

1、 QGG湖南計(jì)算算機(jī)股份份有限公公司管理理標(biāo)準(zhǔn)QG/PPLA 07.00-20002文 件 控 制制 程 序20055-033-255發(fā)布 20005-003-228實(shí)施施湖南計(jì)算算機(jī)股份份有限公公司發(fā)布布質(zhì)量管理理體系文文件控制制流程圖圖：更改申請(qǐng)發(fā)布實(shí)施質(zhì)量管理體系文件批準(zhǔn)外來(lái)文件控制流程圖：作廢銷(xiāo)毀作標(biāo)識(shí)保 留回 收歸檔保存狀態(tài)標(biāo)識(shí)發(fā)布實(shí)施批準(zhǔn)識(shí)別外來(lái)文件作標(biāo)識(shí)保 留作廢銷(xiāo)毀定期評(píng)審與更新回 收歸檔保存狀態(tài)標(biāo)識(shí)湖南計(jì)算算機(jī)股份份有限公公司管理理標(biāo)準(zhǔn)文件控制制程序QG/PPLA007范范圍 本標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)規(guī)定了了本公司司與質(zhì)量量體系有有關(guān)的文文件及資資料的控控制要求求，

2、以確確保各有有關(guān)場(chǎng)所所使用文文件的有有效版本本。 本標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)適用于于本公司司與質(zhì)量量體系有有關(guān)的文文件和資資料的管管理。2 引引用標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn) QG/PLAA07.04-20002 評(píng)審審及更改改程序QG/PPLA008.002-220022 質(zhì)量記記錄控制制程序QG/PPLA007.001-220022 產(chǎn)品（軟件）研制程程序定義本標(biāo)準(zhǔn)采采用下列列定義。3.1 文件件和資料料。包括括兩種形形式： aa、以書(shū)書(shū)面文字字、圖表表形式表表達(dá)的； bb、用計(jì)計(jì)算機(jī)媒媒體，如如磁盤(pán)、存貯芯芯片等形形式表達(dá)達(dá)的。4 職職責(zé)4.1 質(zhì)量量管理部部負(fù)責(zé)質(zhì)質(zhì)量管理理手冊(cè)、程序文文件的發(fā)發(fā)放、更更改控制制和管理理。4.

3、2 項(xiàng)目目負(fù)責(zé)人人負(fù)責(zé)設(shè)設(shè)計(jì)文件件的存檔檔。5 工工作程序序與要求求5.1 文件件和資料料的分類(lèi)類(lèi)5.1.1 質(zhì)量體體系文件件質(zhì)量管理理手冊(cè)（包括質(zhì)質(zhì)量方針針和質(zhì)量量目標(biāo)）；質(zhì)量計(jì)劃劃程序文件件；崗位職責(zé)責(zé)（包括括分解的的質(zhì)量目目標(biāo)）；質(zhì)量記錄錄。 技術(shù)文文件各類(lèi)設(shè)計(jì)計(jì)文件，包括圖圖紙和檢檢測(cè)文件件；工藝文件件，包括括作業(yè)指指導(dǎo)書(shū)。5.1.3 外來(lái)文文件各類(lèi)質(zhì)量量體系標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、技技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)；相關(guān)法律律法規(guī)。5.2 質(zhì)量量管理手手冊(cè)的的編制、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、版本控控制按質(zhì)量管管理手冊(cè)冊(cè)中“手冊(cè)控控制”的規(guī)定定執(zhí)行。5.3 質(zhì)量量計(jì)劃和和程序文文件的發(fā)發(fā)布、更更改等控控制由質(zhì)質(zhì)量管理理部負(fù)責(zé)責(zé)。5

4、.4 技術(shù)術(shù)文件的的編制、批準(zhǔn)、發(fā)放控控制按產(chǎn)品（軟件）研制程程序執(zhí)執(zhí)行；更更改按評(píng)審及及更改程程序執(zhí)執(zhí)行。 質(zhì)量量記錄的的編寫(xiě)、批準(zhǔn)、更改按按質(zhì)量量記錄控控制程序序執(zhí)行行。5.6 文件件的編寫(xiě)寫(xiě) aa、質(zhì)質(zhì)量管理理手冊(cè)和質(zhì)量量計(jì)劃由由管理者者代表組組織； bb、程序序文件由由質(zhì)量管管理部經(jīng)經(jīng)理組織織；管理文件件（制度度）由相相關(guān)部門(mén)門(mén)領(lǐng)導(dǎo)組組織。5.7 文件件的編號(hào)號(hào)規(guī)定5.7.1 程程序文件件QG/ PLAA .- 年年份 文文件序號(hào)號(hào) 文文件分類(lèi)類(lèi)號(hào)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)代號(hào)企業(yè)管理理標(biāo)準(zhǔn)代代號(hào)5.7.2 質(zhì)質(zhì)量記錄錄表格JL / PPLA *. * - * 年份 文文件序號(hào)號(hào) 文文件分類(lèi)類(lèi)號(hào) 企企

5、業(yè)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)代號(hào) 記記錄表格格代號(hào) 各部門(mén)門(mén)按質(zhì)量量記錄名名稱(chēng)編目目，并按按規(guī)定時(shí)時(shí)間間隔隔裝訂。5.8 文件件的批準(zhǔn)準(zhǔn)5.8.1 質(zhì)量體體系文件件a、 質(zhì)量管管理手冊(cè)冊(cè)由最最高管理理者批準(zhǔn)準(zhǔn)；b、 程序文文件和質(zhì)質(zhì)量計(jì)劃劃由管理理者代表表批準(zhǔn)；c、 管理文文件（制制度）由由相關(guān)部部門(mén)負(fù)責(zé)責(zé)人批準(zhǔn)準(zhǔn)。5.8.2 外來(lái)文文件（標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)）質(zhì)量管理理體系標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)由公公司法人人代表批批準(zhǔn)選用用；強(qiáng)制性國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)和法律律法規(guī)，本公司司必須執(zhí)執(zhí)行；推薦性國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)，由項(xiàng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)責(zé)人批準(zhǔn)準(zhǔn)選用。 文件的的發(fā)放5.9.1 質(zhì)量量管理手手冊(cè)和和質(zhì)量計(jì)計(jì)劃由質(zhì)質(zhì)量管理理部負(fù)責(zé)責(zé)發(fā)放到到各部門(mén)門(mén)負(fù)責(zé)人人，編號(hào)號(hào)后在文件

6、發(fā)發(fā)放登記記表上上登記。5. 99. 22 程程序文件件由質(zhì)量量管理部部負(fù)責(zé)在在公司局局域網(wǎng)絡(luò)絡(luò)發(fā)布。各部門(mén)門(mén)和崗位位可通過(guò)過(guò)計(jì)算機(jī)機(jī)從公司司局域網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)瀏覽覽文件，無(wú)法借借助網(wǎng)絡(luò)絡(luò)瀏覽的的個(gè)別部部門(mén)，質(zhì)質(zhì)量管理理部負(fù)責(zé)責(zé)另行登登記發(fā)放放。除質(zhì)質(zhì)量記錄錄表格外外，從網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)復(fù)制制和下載載均屬無(wú)無(wú)效版本本。5.9.3 外來(lái)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)由標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)檔案案室保管管，凡需需要者，可到標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)檔案案室借閱閱或復(fù)印印，管理理員作好好借閱或或發(fā)放記記錄。5.100 文文件的補(bǔ)補(bǔ)發(fā)5.100.1 凡文件件損壞無(wú)無(wú)法使用用時(shí)，文文件資料料持有人人可持損損壞文件件到發(fā)放放部門(mén)補(bǔ)補(bǔ)領(lǐng)，損損壞文件件由發(fā)放放部門(mén)負(fù)負(fù)責(zé)人監(jiān)監(jiān)督銷(xiāo)毀毀。

7、5.100.2 文件丟丟失，由由文件丟丟失人寫(xiě)寫(xiě)出書(shū)面面報(bào)告，部門(mén)負(fù)負(fù)責(zé)人審審批，到到發(fā)放部部門(mén)補(bǔ)領(lǐng)領(lǐng)。文件件管理員員應(yīng)給予予新的編編號(hào)，并并注銷(xiāo)丟丟失文件件的編號(hào)號(hào)；必要要時(shí)，將將注銷(xiāo)的的文件編編號(hào)通知知相關(guān)部部門(mén)，防防止誤用用。5.111 文文件的更更改程序文件件的更改改，由提提出人填填寫(xiě)文文件更改改申請(qǐng)表表,質(zhì)量量管理部部實(shí)施并并填寫(xiě)文件更更改登記記表,收回舊舊文件;其更改改批準(zhǔn)是是管理者者代表。更改后后的文件件在公司司局域網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)發(fā)布布執(zhí)行。5.122文件的的定期評(píng)評(píng)審與更更新5.122.1 在下列列情況下下，質(zhì)量量管理部部經(jīng)理應(yīng)應(yīng)組織對(duì)對(duì)文件進(jìn)進(jìn)行評(píng)審審：組織結(jié)構(gòu)構(gòu)發(fā)生變變化時(shí)；產(chǎn)品結(jié)

8、構(gòu)構(gòu)有重大大調(diào)整時(shí)時(shí)；過(guò)程有重重大變化化時(shí)；適用的法法律法規(guī)規(guī)有重大大變化時(shí)時(shí)；內(nèi)部審核核時(shí)。5.122.2 在每每年的內(nèi)內(nèi)部審核核結(jié)束時(shí)時(shí)，質(zhì)量量管理部部經(jīng)理應(yīng)應(yīng)組織對(duì)對(duì)文件進(jìn)進(jìn)行評(píng)審審，確定定是否需需要更新新；其評(píng)評(píng)審意見(jiàn)見(jiàn)應(yīng)記錄錄在內(nèi)內(nèi)部質(zhì)量量審核報(bào)報(bào)告中中。5.122.3 文件件經(jīng)評(píng)審審修改后后，質(zhì)質(zhì)量管理理手冊(cè)需經(jīng)最最高管理理者批準(zhǔn)準(zhǔn)后實(shí)施施，程序序文件需需經(jīng)管理理者代表表批準(zhǔn)后后實(shí)施，操作性性文件需需經(jīng)部門(mén)門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批批準(zhǔn)后方方可實(shí)施施。5.133 文文件的版版本控制制5.133.1 程序文文件更改改時(shí)，版版本由AA至Z依依次使用用，在程程序文件件名稱(chēng)后后面加注注版本號(hào)號(hào)；本公公司20

9、005年年3月發(fā)發(fā)布的質(zhì)質(zhì)量體系系文件均均為A版版。5.133.2 附在程程序文件件后面的的記錄表表格式樣樣及附錄錄，更改改時(shí)版本本不予控控制。5.133.3 外來(lái)來(lái)標(biāo)準(zhǔn)：標(biāo)準(zhǔn)檔檔案室管管理員每每年底應(yīng)應(yīng)對(duì)其版版本的有有效性進(jìn)進(jìn)行核查，及時(shí)時(shí)通報(bào)有有關(guān)部門(mén)門(mén)。5.144 文文件的管管理5.144.1 質(zhì)量量管理手手冊(cè)、程序文文件、由由質(zhì)量管管理部保保存。5.144.2 質(zhì)量量記錄由由各相關(guān)關(guān)部門(mén)保保存。5.144.3 外來(lái)來(lái)標(biāo)準(zhǔn)由由標(biāo)準(zhǔn)檔檔案室保保存。5.144.4 技術(shù)術(shù)文件由由標(biāo)準(zhǔn)檔檔案室保保存。5.155 文件的的作廢與與銷(xiāo)毀5.155.1 文件更更改有實(shí)實(shí)質(zhì)性操操作變化化時(shí)由質(zhì)質(zhì)量管理

10、理部確認(rèn)認(rèn)更換版版本，原原版本文文件作廢廢。5.155.2 文件銷(xiāo)銷(xiāo)毀，由由文件管管理員填填寫(xiě)文文件（記記錄）處處理清單單，質(zhì)質(zhì)量管理理部經(jīng)理理批準(zhǔn)予予以銷(xiāo)毀毀；有利利用價(jià)值值的作廢廢文件需需保存時(shí)時(shí)，質(zhì)量量管理部部經(jīng)理批批準(zhǔn)，文文件管理理員在“作廢”印章上上劃一圓圓圈，以以示標(biāo)識(shí)識(shí)。5.155.3失失效標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)銷(xiāo)毀，由標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)檔案室室管理員員填寫(xiě)作廢標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)處理理清單，質(zhì)量量管理部部經(jīng)理批批準(zhǔn)予以以銷(xiāo)毀；有利用用參考價(jià)價(jià)值的作作廢標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)需要保保存時(shí)，質(zhì)量管管理部經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)檔案室室管理員員在“作廢”印章上上劃一圓圓圈，以以示標(biāo)識(shí)識(shí)。6 支支持文件件不需用。7 記記錄7.1 質(zhì)量量記錄7.1

11、.1 QG/PLAA08.00-20002 文文件發(fā)放放登記表表7.1.2 QG/PLAA08.01-20002 文文件更改改申請(qǐng)表表7.1.3 QG/PLAA08.02-20002 文文件更改改登記表表 以以上記錄錄由質(zhì)量量管理部部 保存存3年。 工作作記錄 文件（記錄）處理清清單。 部門(mén)發(fā)發(fā)放文件件一覽表表。 作廢標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)處理理清單。以上記錄錄分別由由相關(guān)部部門(mén)和質(zhì)質(zhì)量管理理部保存存。湖南計(jì)算算機(jī)股份份有限公公司文件更改改申請(qǐng)表表 JLL/PLLA 008.001-220022更改文件件的名稱(chēng)稱(chēng)申請(qǐng)部門(mén)門(mén) 更 及 改 意 原 見(jiàn) 因 (簽字) 年年 月 日日 申請(qǐng)部門(mén)門(mén)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)見(jiàn) (簽字)

12、年年 月 日日相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)1 (簽字) 年年 月 日日2 (簽字) 年年 月 日日3 (簽字) 年年 月 日日 更 改 概 要 (簽字) 年年 月 日日審核部門(mén)門(mén)意 見(jiàn) (簽字) 年年 月 日日批 準(zhǔn) (簽字) 年年 月 日日湖南計(jì)算算機(jī)股份份有限公公司文 件 發(fā) 放放 登 記 表表 JL/PLAA08.00-20002文 件件 名名 稱(chēng)稱(chēng)文 件 編 號(hào)號(hào)版本號(hào)份數(shù)收文部門(mén)門(mén)簽字日期湖南計(jì)算算機(jī)股份份有限公公司文件(記記錄)處處理清單單(工作記記錄)編 號(hào)號(hào) 文件件(記錄錄)名稱(chēng)稱(chēng)數(shù)量(份份)保存期限限處理時(shí)間間 備 注注保存部門(mén)門(mén) 注: 此表存存本部門(mén)門(mén)審批人: 年年 月月 日日 填填表人: 年 月 日湖南計(jì)算算機(jī)股份份有限公公司文 件 更 改改 登 記 表表 JL/PLAA 088.022-20002 文件件編號(hào)及及名稱(chēng)序