大學(xué)實(shí)物檔案管理辦法（修訂）

1、XXXX大學(xué)實(shí)物檔案管理辦法（修訂）第一章 總 則第一條 為加強(qiáng)對(duì)實(shí)物檔案的管理，有效地保護(hù)和利用檔案資源，根據(jù)檔案法普通高等學(xué)校檔案管理辦法和檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定，結(jié)合XXXX大學(xué)實(shí)際情況，特制訂本辦法。第二條 實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體，反映學(xué)校教學(xué)、科研、管理等職能活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌的對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有珍藏價(jià)值的各種有型物品。第三條 實(shí)物檔案管理是學(xué)校檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，各單位要認(rèn)真做好實(shí)物檔案的歸檔工作，確保學(xué)校實(shí)物檔案完整保存和按時(shí)歸檔。第二章 基本原則和管理要求第四條 實(shí)物檔案實(shí)行校檔案館集中統(tǒng)管理的原則，凡能夠反映學(xué)校特色并具有保存價(jià)值的實(shí)物檔案，應(yīng)集中存放在檔案館；

2、具有部門局部特色和保存價(jià)值的實(shí)物檔案，可根據(jù)需要，移交后向檔案館辦理相關(guān)借出手續(xù)，可存放在部門管理。第五條 為保證實(shí)物檔案收集完整、齊全，學(xué)校各學(xué)院、各部門要負(fù)責(zé)做好實(shí)物檔案收集、歸檔工作，實(shí)物檔案的歸檔工作由檔案館進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。第六條 實(shí)物檔案屬于學(xué)校財(cái)產(chǎn)，任何單位和個(gè)人不得占為己有。第七條 檔案館對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行科學(xué)管理，有序存放，并編制檢索工具和系統(tǒng)完整的案卷目錄，便于查找和利用。第三章 歸檔范圍第八條 榮譽(yù)實(shí)物檔案。學(xué)校團(tuán)體和師生員工在教學(xué)、科研、外事、體育、綜合工作等活動(dòng)中獲得的省部級(jí)（含）以上各類獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、錦旗、榮譽(yù)證書、榮譽(yù)冊(cè)、光榮冊(cè)等。第九條 字畫實(shí)物檔案。

3、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、國內(nèi)外知名人士來校視察、指導(dǎo)工作、考察、出席在學(xué)校召開的各種重要國際、國內(nèi)學(xué)術(shù)會(huì)議的題詞、題字、作畫、贈(zèng)言、手跡、重要會(huì)議簽到冊(cè)等。第十條 贈(zèng)品、禮品實(shí)物檔案。境內(nèi)外友好單位、友好人士及校友贈(zèng)送給學(xué)校的錦旗、牌匾、紀(jì)念品等；學(xué)校在公務(wù)外事（國內(nèi)外校際交流等）活動(dòng)中接受的珍貴禮品和紀(jì)念品，包括特制的紀(jì)念盤、紀(jì)念章、紀(jì)念幣、紀(jì)念杯等。第十一條 印信實(shí)物檔案。由于機(jī)構(gòu)變更、撤銷或者合并而失效的印章，包括鋼印、銅印、膠印、木印等。第十二條 其他實(shí)物檔案。舉辦或承辦重大活動(dòng)形成的有保存利用價(jià)值的憑證性實(shí)物，包括活動(dòng)標(biāo)志、證件、證書、獎(jiǎng)?wù)?、紀(jì)念品、首日封、紀(jì)念郵票、組織機(jī)構(gòu)印章等。學(xué)校在建設(shè)發(fā)展

4、過程中具有紀(jì)念意義的物品，包括學(xué)校建校以來使用過的學(xué)校牌匾、學(xué)校各個(gè)歷史時(shí)期的證件和徽章樣品等，如：工作證、學(xué)生證、畢業(yè)證、學(xué)位證、借書證、校徽、紀(jì)念章、紀(jì)念冊(cè)以及其他證書等。第十三條 學(xué)校根據(jù)特殊需要通過征集等方式獲得的具有保存和利用價(jià)值的特定物品。第四章 整理與標(biāo)識(shí)第十四條 實(shí)物檔案的整理與標(biāo)識(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照歸檔要求、分類標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，歸檔實(shí)物以件為單位進(jìn)行整理（成套實(shí)物為一件）。第十五條 檔案館館藏實(shí)物分類編號(hào)一級(jí)類目的設(shè)置與標(biāo)識(shí)：采用類目名稱主詞的漢語拼音的第一個(gè)字母 “SW”，即“ShiWu（實(shí)物）”的縮寫。二級(jí)類目的設(shè)置與標(biāo)識(shí)：二級(jí)類目是對(duì)一級(jí)類目的細(xì)分，按實(shí)物檔案的載體形式進(jìn)行設(shè)置。二級(jí)

5、類目的標(biāo)識(shí)，采用阿拉伯?dāng)?shù)字“雙位制”。11榮譽(yù)實(shí)物檔案12字畫實(shí)物檔案13贈(zèng)品、禮品實(shí)物檔案14印信實(shí)物檔案15其他實(shí)物檔案第十六條 檔案館館藏實(shí)物類檔案檔號(hào)為：年度號(hào)+保管期限+類目號(hào)（一級(jí)類目+二級(jí)類目）+實(shí)物編號(hào)。具體模式如下：20XXYSW 121n實(shí)物編號(hào)字畫實(shí)物檔案類代號(hào)（二級(jí)類目）實(shí)物類代號(hào)（一級(jí)類目）保管期限（Y代表永久）年度號(hào)第五章 保管與利用第十七條 實(shí)物檔案應(yīng)專庫或者專柜保管，可按載體形式分類存放。保存實(shí)物檔案的庫房要有必要的防護(hù)安全措施，其管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度。第十八條 檔案館館藏實(shí)物檔案，原則上不予外借，如有特殊需要，經(jīng)歸檔單位和檔案館負(fù)責(zé)人共同簽字，辦

6、理相關(guān)借出手續(xù)，但借出時(shí)間不得超過一年。若到期需要續(xù)借的，利用單位必須在每年十二月份與校檔案館辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不辦理續(xù)借手續(xù)的，檔案館有權(quán)收回借出的實(shí)物。第十九條 借出的實(shí)物檔案，使用單位應(yīng)負(fù)責(zé)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借，不得污損、破或者遺失實(shí)物。如有損壞、遺失等情況或逾期不交還者，按檔案法有關(guān)規(guī)定給予處罰。第六章 歸檔要求與保管期限第二十條 各部門應(yīng)按歸檔范圍將本部門或個(gè)人收到的實(shí)物在收到后一個(gè)月內(nèi)移交校檔案館保存。校慶及我校各種重大活動(dòng)中接收或者形成的實(shí)物，由活動(dòng)組織單位在活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)移交校檔案館保存。第二十一條 學(xué)校和各部門不同時(shí)期的印章，在印章停止使用后由相關(guān)部門統(tǒng)造冊(cè)、截角并移交校檔

7、案館保存，歸檔時(shí)應(yīng)附上印模（一式兩份）。第二十二條 實(shí)物檔案移交校檔案館時(shí)需要按要求填寫移交目錄（一式兩份），注明實(shí)物名稱、實(shí)物類別、實(shí)物形成單位以及移交時(shí)間等事項(xiàng)，并經(jīng)移交雙方簽字蓋章后留存?zhèn)洳?。第二十三條 實(shí)物檔案的保管期限為永久。第七章 附 則第二十四條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。第二十五條 本辦法解釋權(quán)歸屬XXXX大學(xué)檔案館。XXXX大學(xué)實(shí)物檔案移交目錄第 頁序號(hào)實(shí)物名稱類別保管期限實(shí)物形成單位照相存留（是/否）備注移 交 件 數(shù)： 件 移 交 目 錄： 張移 交 單 位： 接 收 單 位：移交單位負(fù)責(zé)人： 接收單位負(fù)責(zé)人：移交單位經(jīng)辦人： 接收單位經(jīng)辦人：移交時(shí)間： 年 月 日 接收時(shí)間： 年 月 日XXXX大學(xué)實(shí)物檔案借出使用目