試論辦公室管理的科學(xué)化

1、試論辦公室管理的科學(xué)化摘要對于任何機關(guān)、單位或者是企業(yè)來說，辦公室都是一個綜合管理部門，是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)結(jié)內(nèi)外，保證各項管理工作正常運轉(zhuǎn)的樞紐。辦公室的管理是否科學(xué)以及科學(xué)化程度如何，直接關(guān)系到所在單位的形象和管理效能的上下。文章試就辦公室管理科學(xué)化的問題作些討論。關(guān)鍵詞辦公室；管理；科學(xué)化一、辦公室管理科學(xué)化的重要性(一)辦公室管理的科學(xué)化，直接關(guān)系到上層指導(dǎo)的決策程度決策是上層指導(dǎo)的主要職責(zé)，決策的正確與否直接關(guān)系到管理的成敗。而正確的決策離不開對機關(guān)各方面情況的調(diào)查研究和對調(diào)查資料的正確判斷，離不開獲取和掌握大量的準(zhǔn)確的信息。在這方面，辦公室作為輔助指導(dǎo)決策的主要部門，承當(dāng)著為指

2、導(dǎo)搜集信息、傳遞信息和提供咨詢意見的重要任務(wù)。其本身管理的科學(xué)化，將有助于更好地發(fā)揮為指導(dǎo)決策效勞的參謀咨詢作用和耳目作用，為指導(dǎo)提供全面、及時、準(zhǔn)確的信息，從而促進(jìn)和進(jìn)步指導(dǎo)的決策程度。(二)辦公室管理的科學(xué)化。關(guān)系到管理系統(tǒng)的協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)任何管理系統(tǒng)都是一個復(fù)雜的聯(lián)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)。在這個網(wǎng)絡(luò)中，辦公室處于中樞的地位，它不僅是指導(dǎo)的綜合辦事機構(gòu)、信息參謀部門，而且是溝通、聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)指導(dǎo)與部門之間、部門與部門之間、機關(guān)與基層之間的橋梁和紐帶。全局工作能否順利進(jìn)展、各方面的溝通和聯(lián)絡(luò)是否順暢，取決于辦公室這個“樞紐作用的發(fā)揮程度。因此，辦公室管理的科學(xué)化，將會更好地發(fā)揮辦公室的樞紐作用，理順各方面的關(guān)系，溝

3、通指導(dǎo)與部門之間、部門與部門之間的聯(lián)絡(luò)，促進(jìn)整個管理系統(tǒng)的協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)。(三)辦公室管理的科學(xué)化。直接影響著機關(guān)的辦事效率和效勞質(zhì)量辦公室承當(dāng)著公文處理、會議管理、信息處理、印章管理、信訪工作、機要保密工作、公關(guān)接待工作以及指導(dǎo)臨時交辦的工作等大量的日常性工作。這些工作林林總總，繁雜瑣碎，如管理不善，極易造成混亂，導(dǎo)致效率低下、效勞質(zhì)量差。而實行科學(xué)化管理的辦公室，可以分清輕重緩急，忙而不亂、有條不紊、先后有序地處理日常行政事務(wù)，較好地消除馬拉松會議、文牘主義等弊端；可以協(xié)助指導(dǎo)者迅速找出行政執(zhí)行過程中的種種障礙，防止部門與部門之間互相推諉、扯皮現(xiàn)象的發(fā)生，從而大大進(jìn)步辦事效率和效勞質(zhì)量。二、辦公

4、室管理科學(xué)化的主要內(nèi)容辦公室管理的科學(xué)化蘊涵著豐富的內(nèi)涵。就當(dāng)前實際情況看，主要包括辦公室管理的制度化、程序化和自動化。(一)制度化辦公室管理的制度化，是指辦公室的管理有一套健全而又實在可行的規(guī)章制度，將辦公室的辦事規(guī)程、行為準(zhǔn)那么以條文的形式確定下來，把辦公室人員的行為納入管理標(biāo)準(zhǔn)之中，使辦公室的工作有章可循，有法可依。目前，應(yīng)著重抓好如下幾項制度：1.崗位責(zé)任制。崗位責(zé)任制是機關(guān)工作的一項根本制度，其本質(zhì)是在明確辦公室以及辦公室各個科室的職責(zé)權(quán)限的根底上，劃分每個崗位的權(quán)責(zé)，使辦公室每一個人都各司其職，各盡其能，高質(zhì)量、高效率地完成各自承當(dāng)?shù)娜蝿?wù)，從而有效地防止和克制互相推諉、扯皮、辦事拖

5、拉等現(xiàn)象。在制定崗位責(zé)任制時，必須堅持以事定崗、以崗定人和精干效能的原那么，從辦公室的工作需要出發(fā)，凡工作任務(wù)重復(fù)的科室，該并那么并；凡一個人能干的工作，就不分給兩個人。同時，堅持職權(quán)責(zé)一致的原那么，每個崗位都有相應(yīng)的權(quán)利和責(zé)任，每個崗位的權(quán)利、責(zé)任都要規(guī)定得全面、明確、詳細(xì)，能量化的盡可能量化，以便考核。此外，要制定嚴(yán)格的檢查制度和相應(yīng)的獎懲方法。對成績優(yōu)異者，要給予晉級或獎勵；對一般合格者，要鼓勵其繼續(xù)前進(jìn)；對嚴(yán)重瀆職、瀆職者，那么應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重給予適當(dāng)?shù)膽娃k。只有這樣，才能防止和克制干多干少一個樣、干好干壞差不多等不良現(xiàn)象。2.會議制度。會議是傳達(dá)指示、研究問題、形成決策、部署工作、總結(jié)

6、經(jīng)歷的一種重要形式和管理手段。研究會議管理規(guī)律、進(jìn)步會議效率已成為當(dāng)今一門新興的專門學(xué)問，是辦公室管理科學(xué)化的重要內(nèi)容。搞好會議管理必須著重解決如下兩個問題：一是嚴(yán)格控制會議數(shù)量。假如無論大小事情都要通過開會決定，會議將會泛濫成災(zāi)，指導(dǎo)者的許多精力和時間也將消磨在茫?！皶Ｖ?。因此，必須按照中央要求實在精簡會議，建立嚴(yán)格的會議審批制度，可開可不開的會議一律不要開；能小會解決問題的就不要開大會；能短會解決問題的就不要開長會。二是進(jìn)步會議質(zhì)量和效率。必須開的會，會前一定要有充分準(zhǔn)備。注意開短會，開高質(zhì)量的會。同時，嚴(yán)格會議紀(jì)律，杜絕遲到早退現(xiàn)象。做到議而有決，決而有行，防止拖泥帶水、會議結(jié)論模糊

7、不清。3.公文處理的制度。公文的處理是一項政策性強且細(xì)致復(fù)雜的工作，如沒有一定的章法很容易出過失或造成公文旅行、公文積壓，導(dǎo)致效率低下。為此，必須建立健全公文制度，進(jìn)步辦文質(zhì)量，加速公文運轉(zhuǎn)。詳細(xì)來說，必須做好如下幾點：一是標(biāo)準(zhǔn)公文種類。根據(jù)國務(wù)院1993年修訂的?國家行政機關(guān)公文處理暫行方法?，目前我國行政機關(guān)的公文種類主要有命令(令)、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、調(diào)查報告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要等十四種。這些不同的公文種類，各有一定的含義和應(yīng)用范圍，表達(dá)了發(fā)文機關(guān)的一定身份和機關(guān)之間的互相關(guān)系，注意不能亂用、混用。二是統(tǒng)一公文格式和固定行文關(guān)系。對公文的標(biāo)題、主送機關(guān)

8、、正文、附件、機關(guān)印章、發(fā)文日期、抄送單位、公文編號、機密等級、緩急程度等一定要有明確的規(guī)定。同時，按照各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍、固定的行文關(guān)系行文，一般情況下不得越級行文請示。三是準(zhǔn)確、及時、平安、保密地完成各道公文處理程序，保證和進(jìn)步公文運轉(zhuǎn)的效率。4.接待制度。迎來送往是辦公室日常管理的根本內(nèi)容。其工作的好壞，直接影響到機關(guān)或企業(yè)的形象和聲譽。因此，辦公室必須重視接待工作，建立健全各項接待制度，對接待的禮儀、規(guī)格、費用標(biāo)準(zhǔn)等作出明確合理的規(guī)定，以便按章接待。5.平安保密制度。印章管理和保密工作關(guān)系到機關(guān)和企業(yè)的平安和各方面工作的順利開展。因此，必須制定嚴(yán)格的印章管理制度、文件保密制度等有

9、關(guān)的平安保密制度，并指定專人負(fù)責(zé)和定期檢查。(二)程序化程序是辦事的先后次序。程序化的管理可使各項管理活動按照一定的秩序有準(zhǔn)備、有步驟、有條不紊、循序漸進(jìn)地進(jìn)展，促進(jìn)和實現(xiàn)辦公室管理的正常化。它主要包括公文處理程序、會議安排程序、接待工作程序、印章使用程序等。實現(xiàn)辦公室管理程序化的關(guān)鍵在于程序的優(yōu)化。為此，制訂程序時必須注意程序的可行性、有序性、系統(tǒng)性和簡捷性?？尚行约闯绦虮仨氃敿?xì)明確，必須以實際上能做到為前提。否那么，再好的程序也是毫無意義的。系統(tǒng)性即程序本身就是一個有機系統(tǒng)，它必須考慮到各方面的因素和主客觀條件，盡量預(yù)見到可能發(fā)生的情況，力求全面周到，統(tǒng)籌兼顧，不能顧此失彼。有序性即程序的

10、各環(huán)節(jié)、各步驟之間必須按一定的次序前后銜接，不可顛倒、重復(fù)或錯亂。簡捷性即程序必須盡量簡化，可有可無的程序一概刪除。因為多一道程序就意味著多一道費事，就要多花人力、物力、財力和時間。因此，程序設(shè)計時越少越好，要確定關(guān)鍵道路，減少重復(fù)的手續(xù)。當(dāng)然，必要的程序不能借口簡化而省去。為了優(yōu)化程序，國外的管理學(xué)者一般提倡以“六何追問法或稱“六法進(jìn)展分析。六何是：(1)何處(hat)，即應(yīng)辦何事、此步驟是否妥當(dāng)?(2)為何(hy)，即為何要采取這一步驟，省去這一步驟會有何后果?(3)何地(here)，此一步驟應(yīng)在何處進(jìn)展?(4)何時(hen)，此一步驟以何時做最恰當(dāng)?(5)何人(h)，此步驟何人做最適宜?

11、(6)何法(h)，此步驟以什么方法做最好?為何必須如此做?在上述分析的根底上再全面研討工作，然后采用剔除法、合并法、重排法、壓縮法等簡化工作的方法，找出最簡捷的工作道路，從而加速工作的進(jìn)程，進(jìn)步工作效率。(三)自動化隨著科技的進(jìn)步和社會的開展，以應(yīng)用電子計算機為主要標(biāo)志的辦公自動化已應(yīng)運而生。辦公自動化為辦公室信息的搜集和傳遞，公文的處理以及其他管理工作創(chuàng)造了良好的條件，大大地進(jìn)步了辦事效率，促使辦公室管理由傳統(tǒng)的、經(jīng)歷的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代的、科學(xué)的管理。這是辦公室管理的重大的變革。因此，辦公室人員必須高度重視辦公自動化在實現(xiàn)辦公室管理科學(xué)化中的重要地位和作用，努力創(chuàng)造條件，積極地促進(jìn)辦公室自動化的

12、進(jìn)程。三、辦公室管理科學(xué)化的根本要求辦公室管理的科學(xué)化有多方面的要求。就最根本的要求看，主要是辦公室自身的隊伍建立和指導(dǎo)的重視和支持。(一)合理配置辦公室內(nèi)部機構(gòu)合理配置辦公室內(nèi)部機構(gòu)是實現(xiàn)辦公室管理科學(xué)化的重要前提和基矗如前所述，辦公室處于行政管理的中樞地位，它不僅是綜合辦事機構(gòu)，而且是指導(dǎo)的參謀部，具有辦事、咨詢、信息、效勞等根本職能，工作任務(wù)非常繁重。假如辦公室內(nèi)部機構(gòu)不健全，人員裝備不齊全、不合理或者素質(zhì)低下，勢必影響辦公室管理功能的發(fā)揮。因此，為了實現(xiàn)辦公室管理的科學(xué)化，首先必須合理地設(shè)置辦公室的內(nèi)部機構(gòu)和裝備工作人員，使辦公室有一支較高理論程度、政策程度和較好的文字寫作才能、公關(guān)協(xié)

13、調(diào)才能的精干隊伍，以確保辦公室各項工作的順利開展。(二)要實在加強辦公室隊伍的思想作風(fēng)建立辦公室不應(yīng)是“嘰嘰喳喳、婆婆媽媽的場所，辦公室人員應(yīng)該具有較好的思想素養(yǎng)。為此，辦公室必須抓好隊伍的思想作風(fēng)建立。第一，辦公室人員必須注重學(xué)習(xí)黨的道路、方針和政策，自覺地在思想上、政治上同黨中央保持一致。在向上報告、對下發(fā)文、協(xié)調(diào)工作、答復(fù)問題時都要以黨的政策為準(zhǔn)繩，做貫徹執(zhí)行黨的道路方針政策的模范。第二，要有克己奉公、富于奉獻(xiàn)的精神，不圖名、不為利，甘當(dāng)“鋪路石。要主動為指導(dǎo)效勞，為基層效勞，為職工、群眾效勞。第三，發(fā)揚實事求是精神，深化調(diào)查研究。要盡可能走出辦公室，深化到實際中去，理解實際情況，掌握最

14、新動態(tài)，向指導(dǎo)提供全面、準(zhǔn)確、及時的信息。同時，主動做好查辦督辦等工作。第四，謙虛慎重、熱情待人，從根本上杜絕“門難進(jìn)、臉難看、事難辦現(xiàn)象的發(fā)生。無論是日常工作的處理還是內(nèi)外來訪的接待，都要熱情周到、文明禮貌，切忌態(tài)度冷淡、盛氣凌人。(三)要注重業(yè)務(wù)素質(zhì)的進(jìn)步，使辦公室人員具有較寬的知識面和較強的工作才能辦公室的工作頭緒多、內(nèi)容雜、聯(lián)絡(luò)廣、綜合性強，這必然要求辦公室人員具有較寬的知識面，可以理解馬克思主義的根本原理以及管理學(xué)、法律學(xué)、高等教育學(xué)、邏輯學(xué)等學(xué)科的根底知識，掌握辦公室管理的專業(yè)知識和辦公自動化技術(shù)，努力做學(xué)識淵博、視野開闊的“通才。同時，具有較強的綜合分析才能、組織協(xié)調(diào)才能、文字表達(dá)才能、社交才能和干練的辦事才能等，以適應(yīng)辦公室管理科學(xué)化的需要。(四)指導(dǎo)的支持和指導(dǎo)因為辦公室及其人員是在指導(dǎo)的直接指導(dǎo)下開展工作的，其管理的好壞對指導(dǎo)的工作和形象影響極大。因此，指導(dǎo)必須首先在思想上對辦公室管理的科學(xué)化問題予以足夠的重視，對辦公室的地位作用有充分的認(rèn)識，既發(fā)揮辦公室處理事務(wù)、搞