整理檔案數(shù)字化項目招投標技術(shù)方案

1、第- -頁共19文件編號：0F-C5-D0-35-3A重慶市榮昌區(qū)扶貧開發(fā)辦文書檔案整理及數(shù)字化加工服務采購整理表姓名：職業(yè)工種：申請級別：受理機構(gòu)：填報日期：重慶市榮昌區(qū)扶貧開發(fā)辦文書檔案整理及數(shù)字化加工服務采購方案項目基本信息項目名稱文書檔案整理及數(shù)字化加工服務項目編號/項目限價采購人重慶市榮昌區(qū)扶貧開發(fā)辦標書遞交時間2019年11月11日9時-2019年11月13日18時開標時間2019年11月15日10時第一篇：詢價邀請書現(xiàn)邀請各數(shù)字化供應商總體是榮昌區(qū)脫貧攻堅涉及的文書檔案整理歸檔，以及數(shù)字化加工處理（包括檔案規(guī)范化整理，數(shù)字化前處理，目錄數(shù)據(jù)采集，目錄數(shù)據(jù)錄入上傳，全文掃描、還原裝

2、訂，數(shù)據(jù)質(zhì)量檢測驗收、數(shù)據(jù)掛接等），形成高質(zhì)量的紙質(zhì)檔案、檔案目錄數(shù)據(jù)和檔案電子圖像數(shù)據(jù)，并將電子數(shù)據(jù)按規(guī)定格式存儲（備份）于移動硬盤，同時無縫導入榮昌區(qū)檔案館檔案管理系統(tǒng)?，F(xiàn)將有關事項通知如下：1.項目內(nèi)容及任務采購項目表序號實施內(nèi)容數(shù)量單價限價（元）小計限價（元）1檔案規(guī)范化整理9000件6540002檔案條目采集9000條0.3531503檔案數(shù)字化掃描120000頁0.3542000合計限價99150元備注最終結(jié)算以實際完成數(shù)量*成交價據(jù)實結(jié)算；保管期限10年不進行檔案數(shù)字化掃描；2、本項目報價不得超過單價限價和總價限價，否則視為無效投標；3、數(shù)據(jù)掛接及導入費用均由中標方負責，業(yè)主方不

3、再另行付費；4、所產(chǎn)生的檔案裝具由業(yè)主方提供。二、投標單位資格要求（一）基本資格條件1、具有獨立承擔民事責任的能力；2、具有良好的商業(yè)信譽和健全的財務會計制度；3、具有履行合同所必需的設備和專業(yè)技術(shù)能力；4、有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄；5、參加政府采購活動前三年內(nèi)，在經(jīng)營活動中沒有重大違法記錄6、法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他條件。（二）特定資質(zhì)證明文件1、具有合法有效的營業(yè)執(zhí)照，注冊資金為300萬元（含）人民幣以上，且注冊時間滿三年以上（營業(yè)范圍必須包括檔案數(shù)字化加工或數(shù)據(jù)處理類項目，提供營業(yè)執(zhí)照復印件并加蓋公章）；具有省級或以上國家保密局頒發(fā)的“國家秘密載體印制資質(zhì)”乙級或以上資格，

4、外地企業(yè)需提供在重慶市國家保密局登記備案證明。（提供復印件加蓋鮮章）具備重慶市檔案管理部門頒發(fā)的承接重慶市檔案數(shù)字化外包業(yè)務優(yōu)質(zhì)企業(yè)資質(zhì)（提供復印件加蓋鮮章）；注：本項目不接受聯(lián)合體詢價。1.投標要求1.請各單位于2019年11月11日9時-2019年11月13日18時，將報價材料送至重慶市榮昌區(qū)扶貧開發(fā)辦辦公室。開標時間2019年11月15日10時（重慶市榮昌區(qū)扶貧開發(fā)辦會議室）。（三）報價文件材料應包括加蓋單位公章的營業(yè)執(zhí)照復印件、稅務登記證復印件、組織機構(gòu)代碼復印件、基本資格條件誠信聲明、法定代表人身份證明書、法定代表人授權(quán)委托書、報價表等，詢價文件格式詳見附件-詢價文件格式。（四）投標

5、文件的份數(shù)和簽署1、投標文件1份。2、投標文件中，每一頁均應由投標人加蓋公章，或者由投標人法定代表人或授權(quán)代表簽名（如雙面打印的投標文件只需一面簽字或蓋章）。3、若投標人對投標文件的錯處作必要修改，則必須在修改處加蓋投標人公章或由法人或法人授權(quán)代表簽字確認。4、電報、電話、傳真形式的投標文件概不接受。（五）投標文件的遞交（密封與標記）投標文件的應用信封密封。信封上注明項目名稱、投標人名稱及“不準提前啟封”字樣。信封的封口須加蓋投標人公章。四、評標方式（一）評標由重慶市榮昌區(qū)扶貧開發(fā)辦采購工作領導小組。（二）采購工作領導小組評標根據(jù)報價文件的規(guī)定，對參與談判人的報名材料資格進行審查，以確認投標人

6、是否具備投標資格。（三）采購工作領導小組按照對各參標公司報價，最終根據(jù)各投標單位最低報價確定最終的項目成交供應商。采購人：重慶市榮昌區(qū)扶貧開發(fā)辦地址：榮昌區(qū)昌龍大道43號農(nóng)業(yè)大廈1217聯(lián)系人：曾翔電話：85265036第二篇：技術(shù)要求1、本次檔案數(shù)字化整理必須遵循以下標準：國家標準GB/T18894-2002紙質(zhì)文件歸檔與管理2)關于做好精準扶貧檔案收集整理有關工作的通知(渝檔發(fā)20174號)(3)關于進一步明確精準扶貧檔案工作(渝檔發(fā)201710號)重慶市檔案收集管理辦法(渝府辦發(fā)201676號)渝檔發(fā)20185號重慶市紙質(zhì)檔案數(shù)字化實施細則的通知渝檔發(fā)20186號重慶市檔案數(shù)字化副本移交

7、與接收辦法的通知(7)重慶市檔案目錄數(shù)據(jù)采集規(guī)范(8)國家檔案局DAT31-2005紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范(9)重慶市檔案局重慶市檔案數(shù)字化技術(shù)標準檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范(檔辦發(fā)20147號)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國保密法2、檔案整理標準要求：分類：清理文件資料時，剔除重份，并結(jié)合具體事由進行分類歸檔，并劃分保管期限；修整：歸檔文件的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。裝訂前，應對破損的文件材料予以修復；應對字跡模糊或易褪變的文件材料予以復制。應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品；對于幅面過大的文件，應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊；蓋章：

8、蓋歸檔文件章，并填寫全宗號、保管期限、年度等；(4)編號：將同一年度、相同保管期限的檔案集中，并按年度編寫順序號；編頁：所有歸檔文件，從“1”開始，將頁碼逐頁標注在有圖文的頁面正面右上角或背面左上角空白位置。歸檔文件原編頁碼與擬編頁碼相同的，可不另編頁碼；裝訂：歸檔文件以“件”為單位用縫紉線或不銹鋼釘裝訂，較厚文件用三孔一線裝訂裝盒：所有整理好的檔案歸檔裝盒，并完善檔案盒脊背信息；排架：歸檔文件整理完畢裝盒后，應當按照分類排列順序上架保管。排架方法應保持穩(wěn)定，避免頻繁倒架。3、檔案數(shù)字化標準要求3.1、檔案錄入檔案著錄按照檔案著錄規(guī)則（DA/T18）、重慶市檔案目錄數(shù)據(jù)采集規(guī)范的要求進行著錄。

9、（1）進行目錄著錄時，要嚴格按照原始信息進行著錄，文號、責任者、日期、頁碼等等內(nèi)容不得遺漏。（2）成文日期具體到年月日。（3）目錄在著錄時要完全按照分件人員的結(jié)果進行著錄。（4）各字段的著錄項要按照檔案標準進行著錄，不能少于所列標準的字段，每項字段中的文字錄入格式一定要結(jié)合系統(tǒng)要求進行著錄。（5）在著錄的過程中，如幾個人同時往一個數(shù)據(jù)庫中著錄信息時，一定要將各種代碼等問題進行格式統(tǒng)一，（如日期格式，文號格式等、機構(gòu)等），嚴禁出現(xiàn)格式不同的情況。（6）題名著錄要求：對不符合題名著錄的，必須進行修改完善。3.2、檔案掃描（1）掃描方式根據(jù)檔案幅面的大小選擇相應規(guī)格的專業(yè)掃描儀進行掃描。大幅面檔案采

10、用專用平臺進行掃描或者采用圖像拼接方式處理。對年代較舊或者檔案紙質(zhì)明顯有破損的檔案資料采用平板掃描方式，以保護檔案原件。（2）掃描色彩模式：24位彩色模式進行掃描（3）掃描分辨率掃描分辨率：分辨率應300dpio特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。（4）掃描質(zhì)量要求必須按照頁碼順序掃描，不能有漏頁、少頁、或掃錯頁等現(xiàn)象；掃描內(nèi)容必須完整，包括文件上的文本圖片、頁碼、有關標記等，都必須納入掃描圖像范圍；掃描獲取的圖像，嚴格按照檔號規(guī)則對文件進行命名，確保文件命名準確。（5）掃描登記掃描時填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，登記掃描檔案的頁數(shù)、對應案卷號、操作人員姓名

11、等。在登記的同時核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理登記單時填寫的文件頁數(shù)是否一致，發(fā)現(xiàn)漏掃或錯掃時應及時補掃，并在登記表上注明原因和處理方法。3.3、圖象處理掃描后的原始圖像進行優(yōu)化處理，使得成品圖像清晰、端正。根據(jù)檔案掃描后的具體情況，要進行如下圖像處理：（1）糾偏：采用自動或手動糾偏功能，調(diào)整圖像角度。對方向不正確的圖像應進行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習慣。（2）去污及裁邊處理：對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。為了節(jié)省存儲空間，對圖像進行裁邊處理，去除多余白邊。（3）字跡洇透：采用字跡銳化的

12、功能，清晰字跡筆畫。（4）圖像深淺不一：采用平衡功能，調(diào)整圖像深淺一致（5）圖像拼接：對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。4、數(shù)據(jù)存儲目錄數(shù)據(jù)文件采用XML或DBF格式存儲，掃描圖像數(shù)據(jù)采用JPEG格式存儲，壓縮品質(zhì)“中”級；5、裝訂還原檔案掃描完成后，對檔案要進行還原裝訂。并遵循如下標準：（1）盡可能保持檔案原貌的原則，對掃描后的檔案進行裝訂。并保持每頁檔案原有的排列順序不變，案卷不掉頁。（2）檔案裝訂應按照歷史檔案原有的裝訂方向進行，不可更換裝訂的位置（如：改右裝訂為左裝訂）。（3）對于裝訂時某些頁面必須進行折疊的情況，

13、應以盡可能地減少折痕數(shù)為原則，能不折疊就盡量不折疊。4）檔案裝訂必須采用專用不銹鋼釘進行裝訂。（5）檔案裝訂，應遵循“兩對齊”要求，即裝訂線一側(cè)邊緣對齊，檔案內(nèi)頁下邊緣對齊。（6）檔案裝訂應盡可能地按照原來的裝訂孔位進行穿線裝訂，盡量不要新打孔裝訂，力求保護原件。（7）加工操作人員將加工完成的檔案分期分批移交至檔案庫房，交接雙方在交接清單上簽字，完成交接驗收工作。6、數(shù)據(jù)掛接掃描處理完成后的圖像數(shù)據(jù)與目錄數(shù)據(jù)進行一一對應，成交供應商應能確保驗收完畢后的數(shù)據(jù)完整轉(zhuǎn)換至榮昌區(qū)檔案館檔案管理系統(tǒng)中（為保證數(shù)據(jù)安全導入性，供應商需提供榮昌區(qū)檔案局數(shù)字檔案館系統(tǒng)軟件開發(fā)商提供的數(shù)據(jù)安全導入授權(quán)證明書，原

14、件備查），數(shù)據(jù)導入費用由成交供應商承擔。做到數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換方便、快速、完整，目錄數(shù)據(jù)與全文掛接準確完整，查詢方便快捷，使用方便，整體協(xié)調(diào)性好。做到數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換方便、快速、完整，目錄數(shù)據(jù)與全文掛接準確完整，查詢快捷，使用方便，整體協(xié)調(diào)性好。7、校驗對掛接完成的數(shù)據(jù)進行檢查以保證目錄數(shù)據(jù)與影象數(shù)據(jù)一一對應及圖象的整體質(zhì)量，主要分兩項檢查。（1）目錄數(shù)據(jù)檔案關鍵字段錄入的合格率必須達到100如：題目、文號、形成時間、檔號等；選擇掃描的文件頁碼的準確率要達到100，是否有漏缺頁（著錄必須與原件一致，若原件有誤必須注明并進行修改，確保最后掛接時具有唯一性）。如果有問題退回上步操作重新錄入或掛接。（2）圖象數(shù)據(jù)檢查

15、主要針對圖象的整體質(zhì)量，分辨率、清晰程度進行檢查，如有不符合標準的圖象，退回掃描崗位，重新掃描加工。8、數(shù)據(jù)備份待數(shù)據(jù)全部驗收完畢后，將數(shù)據(jù)庫及圖象文件刻錄至移動硬盤，并按照客戶要求編寫光盤封面以備查驗。9、加工管理和方式（1）供應商提供加工人員、技術(shù)支持人員、管理人員及所有必須的設備。（2）加工服務人員要求：由供應商根據(jù)工作需要，提供數(shù)量適當、經(jīng)過保密培訓具備保密意識、具備檔案數(shù)字化加工服務素質(zhì)的工作人員，工作人員中，應有專人負責安全和質(zhì)量管理。（3）軟件及設備要求：由供應商自行組織數(shù)字化加工所需的軟件及設備，安裝到采購方提供的場地，并服從采購方的管理,服務過程中的耗材由供方自行負責。項目結(jié)

16、束后必須在采購方的監(jiān)督下對電腦所有硬盤等存儲設備進行數(shù)據(jù)粉碎處理；所有進場設備必須經(jīng)采購方檢查批準后，才能撤離現(xiàn)場。（4）采購人檔案管理部門負責指導、監(jiān)督、驗收、檔案交接。（5）供應商須接受招標方指導監(jiān)督，遵守法律法規(guī)，承擔其內(nèi)部管理的全部法律和經(jīng)濟責任。10、保密要求（1）中標人應與工作人員簽訂保密協(xié)議，加強對工作人員的保密教育。中標人負責對其聘用的工作人員進行身份審查、登記備案和簽訂保密協(xié)議。（2）檔案數(shù)字化加工后的各種影像、資料所有權(quán)歸采購方所有，各種統(tǒng)計資料、影像資料光盤資料、紙質(zhì)資料及各種清單等在項目結(jié)束時都必須完整移交。（3）工作人員不得以任何形式將各項檔案資料帶出指定工作現(xiàn)場，不

17、得以任何形式進行泄漏、傳播；不得以任何方式非法向外人泄露檔案所涉及的國家和個人秘密；不得無故查看及討論檔案內(nèi)容。否則按國家有關規(guī)定處理，情節(jié)嚴重的要承擔相應的刑事責任。（4）工作人員未經(jīng)同意，不得私自攜帶任何可存儲設備進入或離開工作現(xiàn)場。（5）加工完成，移交數(shù)據(jù)并驗收合格后，中標人應在檔案管理部門有關人員監(jiān)督下，銷毀所有存儲介質(zhì)的檔案數(shù)據(jù)。（6）掃描人員嚴格遵守檔案管理的相關規(guī)定及檔案部門的相關制度，認真做好掃描檔案的保密和保護工作。（7）各操作均有日志記錄：用戶登錄操作日志；用戶文件傳輸操作日志；系統(tǒng)管理員操作日志；刻錄光盤日志；文件上傳日志；網(wǎng)絡訪問日志等。（8）按照既定規(guī)則、路徑，自動備

18、份目錄數(shù)據(jù)、圖像文件，并可進行數(shù)據(jù)庫恢復。包括數(shù)據(jù)庫增量備份、全庫備份、制定時間自動備份、手動備份。第三篇：商務要求1、實施工期2019年12月15日之前。2、實施地點重慶市榮昌區(qū)扶貧開發(fā)辦指定地點。3、報價要求本次報價為人民幣報價，報價包括但不僅限于：員工工資、各類保險費、福利費、加班費、服裝費、通訊費、固定資產(chǎn)折舊費（項目用設備、維修等）、應急突擊費、管理費、稅費、合理利潤和各種風險等在內(nèi)的一切費用。4、付款方式成交供應商簽訂合同后，成交供應商人員設備進場，采購單位支付合同價30%；成交供應商完成約一半項目任務時支付合同價30%；項目實施完成并通過采購人或采購人自行組織區(qū)檔案館驗收合格后，

19、支付項目據(jù)實結(jié)算剩余款項。5、質(zhì)量保證期自驗收合格之日起，提供2年的免費質(zhì)保期，質(zhì)保期內(nèi)使用中發(fā)現(xiàn)的錄入和掃描錯誤，由成交供應商無償整改。1.數(shù)據(jù)驗收采購人自行組織驗收，達到相關標準和后期移交進館要求。抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫和圖像文件的總體質(zhì)量，一個全宗的檔案，數(shù)據(jù)驗收時抽檢的比率不得低于5%。目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯誤，或目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯誤等質(zhì)量問題時，抽檢標記為“不合格”。一個全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達到95%以上（含95%）時，給予以驗收“通過”。合格率=抽檢合格的文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)X100%。驗收通過的

20、結(jié)論，必須經(jīng)分管領導審核、簽字后方有效。2.售后服務7.1、質(zhì)量保證期內(nèi)售后服務要求1、電話咨詢投標方應當為用戶提供技術(shù)援助電話，解答用戶在使用中遇到的問題，及時為用戶提出解決問題的建議和操作方法。2、現(xiàn)場響應用戶遇到使用及技術(shù)問題，電話咨詢不能解決的，投標方應在2小時內(nèi)采取相應措施，24小時內(nèi)做出故障診斷報告，免費提供上門服務，確保產(chǎn)品正常工作；無法24小時內(nèi)解決的，應在48小時內(nèi)提供備用產(chǎn)品，使用戶能夠正常使用。7.1、質(zhì)量保證期外售后服務要求1、中標人應同樣提供免費電話咨詢服務，并應承諾提供產(chǎn)品上門維護服務。2、采購人需要繼續(xù)由中標人提供相關服務的，中標人應以優(yōu)惠價格提供服務。第-13-

21、頁共19第- -頁共19詢價文件格式投標材料目錄一、營業(yè)執(zhí)照副本（復印件加蓋公章）二、稅務登記證副本（復印件加蓋公章）三、組織機構(gòu)代碼副本（復印件加蓋公章）四、具有省級或以上國家保密局頒發(fā)的“國家秘密載體印制資質(zhì)”乙級及以上資質(zhì)（復印件加蓋公章）五、具備重慶市檔案管理部門頒發(fā)的承接重慶市檔案數(shù)字化外包業(yè)務優(yōu)質(zhì)企業(yè)資質(zhì)（復印件加蓋鮮章）六、技術(shù)文件自擬七、商務文件自擬八、基本資格條件誠信聲明（格式）九、法定代表人身份證明書（格式）十、法定代表人授權(quán)書（格式）十一、報價表（格式）附件：項目格式文件誠信聲明（格式）項目名稱：致：（米購人）：（投標人名稱）鄭重聲明，我公司具有良好的商業(yè)信譽和健全的財務會計制度，具有履行合同所必需的設備和專業(yè)技術(shù)能力，有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄，在合同簽訂前后隨時愿意提供相關證明材料；我公司還同時聲明參加本項目米購活動前三年