現(xiàn)代會議管理知識講義

1、會議管理一、會議概述二、會議的組織三、會議控制（數(shù)量、質(zhì)量、進程、成本）四、成功會議的五大策略五、會議中的溝通與反饋技巧第一頁，共三十一頁。一、會議概述定義：會議是人類群體有組織的會晤、議事行為或過程 群體活動、以一定的方式聚合在一起、要議事、組織有目標(biāo)有規(guī)則有秩序有領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)功能：實現(xiàn)信息的多向即時傳遞、有效聚集集體的智慧和力量作用：發(fā)揚民主、科學(xué)決策 溝通信息、交流經(jīng)驗 協(xié)調(diào)步驟、促進工作 宣傳動員、聯(lián)絡(luò)感情 第二頁，共三十一頁。會議的種類按時間：定期、不定期按出席對象：聯(lián)席會、內(nèi)部會、代表會、群眾會按功能性質(zhì)：決策性、討論性、執(zhí)行性、告知性、學(xué)術(shù)性、協(xié)調(diào)性、動員性、紀(jì)念性按議題性質(zhì)：專業(yè)性

2、、專題性、綜合性按采用方式：常規(guī)會、廣播會、電視會、電話會公安部門：公安會議、各級公安會議、部分地區(qū)會議（片會）、專業(yè)會議、表彰會議、電視電話會議、現(xiàn)場會議、機關(guān)內(nèi)部會議第三頁，共三十一頁。會議要素會議基本要素目的、時間、會址、組織者、與會者、議題、信息、會議規(guī)則、會議的物質(zhì)保障其他要素名稱、服務(wù)機構(gòu)、秘書機構(gòu)、經(jīng)費、文件材料、專用設(shè)備工具、各種消耗性材料第四頁，共三十一頁。二、會議的組織會議規(guī)則的制定會議組織的職責(zé)會前的組織工作會間的組織工作會后的組織工作會議組織工作的方法技巧第五頁，共三十一頁。會議規(guī)則的制定會議召開的條件關(guān)于會期與會人員（產(chǎn)生辦法、資格條件、責(zé)任義務(wù)全力、資格審查辦法）

3、有關(guān)機構(gòu)（秘書機構(gòu)、辦事機構(gòu)、服務(wù)機構(gòu)、職責(zé)范圍、組成人員）會議議程、討論發(fā)言關(guān)于表決、有效決議的條件限制會議記錄會議經(jīng)費第六頁，共三十一頁。會議組織的職責(zé)主持人會議管理者會議秘書機構(gòu)其他服務(wù)與辦事機構(gòu) （安全保衛(wèi)、醫(yī)療衛(wèi)生、接待服務(wù)、后勤保障）第七頁，共三十一頁。會前的組織工作：充分、周密、安全確定會名、宗旨、會期、會址、出席范圍、出席人數(shù)、名額分配方法編制并報請主管部門審批會議計劃，填報預(yù)算表印發(fā)票證成立籌備機構(gòu)并明確職責(zé)分工確定議程向與會者發(fā)出通知布置會場、編排座次準(zhǔn)備各種文件材料、設(shè)備保障、保密保衛(wèi)措施食宿、醫(yī)療、交通、文娛安排會前簽到、文件分發(fā)第八頁，共三十一頁。會間的組織工作： 主

4、動、周到、有序、有效簽到、應(yīng)急處理、維持會場秩序會間服務(wù)、接待工作組織分組討論分發(fā)會議文件、會議記錄、編寫會議簡報、會間報道落實保衛(wèi)安全措施第九頁，共三十一頁。會后的組織工作：迅速、妥善形成會議紀(jì)要按計劃組織退場清退房間、收拾會場、歸還借用設(shè)備做好財務(wù)結(jié)算總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、表彰、批評，會議小結(jié)會議文件歸檔、會議新聞報道向上級匯報第十頁，共三十一頁。會議組織工作的方法技巧會議通知的發(fā)送會址選擇會場布置會議主席臺座次的編排會議報到、簽到會議接待（會前、會間、會后）第十一頁，共三十一頁。三、會議控制會議數(shù)量控制造成會議泛濫的原因領(lǐng)導(dǎo)水平不高，掌握的工作方式有限官僚主義作祟機關(guān)內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置不合理會議自身質(zhì)

5、量低劣，派生問題會風(fēng)不正第十二頁，共三十一頁?？刂频姆椒ㄌ岣吒骷夘I(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)水平合理設(shè)置機構(gòu)，正確分割職能建立并嚴(yán)格實施會議審批標(biāo)準(zhǔn)和審批權(quán)高度集中的制度由綜合部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排各部門召開的會議全面控制會議質(zhì)量，避免或減少連鎖會議加強成本控制對例行會議作定期檢查，合并例會第十三頁，共三十一頁。會議質(zhì)量控制衡量會議質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：必要、端正、適時、適度、簡短、有備、有序、有術(shù)、有效第十四頁，共三十一頁。會議質(zhì)量管理措施嚴(yán)格執(zhí)行會議審批制度建立健全并嚴(yán)格實施一整套會議制度與會者對會議的了解與準(zhǔn)備保證議有決、決有行控制人數(shù)、保障充足日程緊湊、議題集中提高主持人控制會議進程的水平第十五頁，共三十一頁。會議進程控

6、制的特殊技巧政策研究會對策性會議協(xié)調(diào)性會議討論會提案開發(fā)會發(fā)布會第十六頁，共三十一頁。會議成本控制國際流行公式： 會議成本=2A*B*TA:與會者的平均工資（以小時計）的3倍B:與會人數(shù)C:會議時間（小時）乘以2是由于開會要經(jīng)常性的工作中斷，造成損失。第十七頁，共三十一頁。成本控制方法制定會議成本計算公式送審會議計劃時，上報成本，作為經(jīng)費預(yù)算，上級撥付超過預(yù)算的要查究，從單位一年中的實撥經(jīng)費中扣除超支時，一律由單位從其他正常開支總額酌扣或直接向上級機關(guān)繳納“會議超支費”第十八頁，共三十一頁。四、成功會議的五大策略如何做開場白如何分配發(fā)言時間如何掌握議事進程如何達成會議決策如何圓滿結(jié)束會議第十九

7、頁，共三十一頁。如何做開場白開始3-5分鐘，系統(tǒng)簡潔，明確宗旨溝通開會目的、時間安排、議事方式、會議規(guī)范開場白程序：概括會議進行程序、提供跟討論有關(guān)的資訊背景、規(guī)范會議的議程、指定會議記錄者、征求對會議議程設(shè)計的意見第二十頁，共三十一頁。分配發(fā)言時間主持人發(fā)言20%，剩下的時間盡可能均等80%開會，15%沉默，5%搶著發(fā)言第二十一頁，共三十一頁。如何掌握議事進度主持人控場語言和非語言方式第二十二頁，共三十一頁。達成會議決策提出各種提案，討論（優(yōu)劣分析）主持人征求反對意見尋求參會者對各個提案的認(rèn)同，可用舉手表決確定議事結(jié)果跟蹤，指定提案負責(zé)人、監(jiān)督人、執(zhí)行人第二十三頁，共三十一頁。1.決策的方式

8、權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)共識決策無異議決策（100%通過）第二十四頁，共三十一頁。2.達成決策的方法頭腦風(fēng)暴法德爾非方法（專家決策、少數(shù)服從多數(shù)）易地思考法（換一種思維）思路轉(zhuǎn)換法（提出相反思路）第二十五頁，共三十一頁。圓滿結(jié)束會議結(jié)束前留5-7分鐘，總結(jié)每個人的工作分配妥當(dāng)保證準(zhǔn)時結(jié)束會議第二十六頁，共三十一頁。五、會議中的溝通與反饋技巧溝通技巧溝通漏斗：你心里想的100% 你嘴里說的80% 別人聽到的60% 別人聽懂的40% 別人執(zhí)行的20%溝通：為了設(shè)定的目標(biāo)把信息、思想、情感在個體或者 群體之間傳遞并且達成協(xié)議的過程。溝通的金山角：換為思考溝通的冰山模式：5-20%工作層面在冰山上，80-

9、95%關(guān) 系層面在冰山下第二十七頁，共三十一頁。有效溝通的的原則有明確的溝通目標(biāo)有明確的時間約束充分做好準(zhǔn)備工作要重視每一個細節(jié)要積極努力的傾聽雙方努力達成目標(biāo)第二十八頁，共三十一頁。造成溝通困難的因素信息和專業(yè)只是掌握不夠重點強調(diào)不足或條理不清不會積極聆聽，有偏見，有定式，先入為主，判斷錯誤沒有換為思考溝通時間過長（小于3小時）考慮不充分就發(fā)言語言不同，專業(yè)術(shù)語不理解記憶力不好第二十九頁，共三十一頁。溝通的基礎(chǔ)是雙方信任得到對方信任的技巧：找出雙方共同點、適當(dāng)展示能力和水平、適當(dāng)暴露缺點、建立信任會議中的反饋技巧： 表揚、批評別人 批評三部曲（表揚特定的成績、指出不 好的地方、以肯定和支持來結(jié)束）第三十頁，共三十一頁。內(nèi)容總結(jié)會議管理。功能：實現(xiàn)信息的多向即時傳遞、有效聚集集體的智慧和力量。會前的組織工作：充分、周密、安全。準(zhǔn)備各種文件材料、設(shè)備保障、保密保衛(wèi)措施。會間的組織工作： 主動、周到、有序、有效。簽到、應(yīng)急處理、維持會場秩序。清退房間、收拾會場、歸還借用設(shè)備。總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、表彰、批評，會議小結(jié)。會議