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文檔簡介
1、紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)程1 適用范圍本規(guī)程規(guī)定了紙質(zhì)檔案(含文書檔案、科技檔案、會計檔案等)數(shù)字化加工的主要技術(shù)指標(biāo)。本規(guī)程適用于XX省各級綜合檔案館。機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位、社會組織參照執(zhí)行。2 引用文件DA/T18-1999 檔案著錄規(guī)則;DA/T22-2000 歸檔文件整理規(guī)則;DA/T31-2005 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范;XX省文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄細則(鄂檔200446號);XX省國家綜合檔案館電子檔案數(shù)據(jù)容災(zāi)管理試行辦法(鄂檔201041號);關(guān)于進一步加強檔案信息安全保密工作的通知(鄂檔辦201419號)。3 實施主體3.1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的責(zé)任主體為實施檔案數(shù)字化的
2、各級國家綜合檔案館及機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位、社會組織(以下簡稱“數(shù)字化實施單位”)。3.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工可由數(shù)字化實施單位自行組織人員開展,也可以由數(shù)字化實施單位采取業(yè)務(wù)外包的方式委托給具有相關(guān)資質(zhì)和能力的檔案數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)(以下簡稱“數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)”)完成。4 基本原則4.1 統(tǒng)籌規(guī)劃,分步實施根據(jù)紙質(zhì)檔案重要程度、破損狀況、利用需求等,進行統(tǒng)籌規(guī)劃,分步實施。國家重點檔案、重要全宗檔案和涉及民生的專業(yè)檔案應(yīng)優(yōu)先列入數(shù)字化加工對象。數(shù)字化應(yīng)保持原有檔案全宗或目錄的完整性。4.2 加強管理,保障安全遵守保密安全要求,對數(shù)字化對象進行劃控、鑒定。涉及國家秘密的檔案,不得以外包方式委托進行
3、數(shù)字化加工。加強檔案數(shù)字化各個環(huán)節(jié)的管理工作,確保檔案原件和數(shù)字化成果的安全。4.3 完善細節(jié),規(guī)范流程對因涉密不宜以外包方式委托進行數(shù)字化加工的對象,應(yīng)用文字做出說明,并由數(shù)字化實施單位組織工作人員集中進行數(shù)字化加工。應(yīng)加強數(shù)字化加工流程管理,界定各個環(huán)節(jié)的職責(zé)任務(wù),堵塞漏洞和缺憾。4.4 分工協(xié)作,夯實基礎(chǔ)加強內(nèi)設(shè)機構(gòu)的分工協(xié)作,把夯實檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作與檔案數(shù)字化相結(jié)合,開展傳統(tǒng)載體檔案清理、整理、鑒定、修裱等基礎(chǔ)處理工作,為加快推進檔案數(shù)字化創(chuàng)造有利條件。5 基本環(huán)節(jié)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)為數(shù)字化前期準(zhǔn)備、數(shù)字化前處理、數(shù)字化掃描、數(shù)字化后處理、數(shù)字化成果驗收移交。內(nèi)容主要包括:制定數(shù)
4、字化工作方案、案卷整理與交接登記、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、數(shù)字化成果移交及管理等。數(shù)字化操作流程及任務(wù)要點見附錄1。檔案數(shù)字化從整理分件到案卷還原的各個環(huán)節(jié),應(yīng)以卷(盒)或批次為單位建立檔案數(shù)字化加工流程單(見附錄2),記錄每卷(盒)或每批檔案數(shù)字化過程,確保檔案掃描加工質(zhì)量和效率。6 制定方案對檔案實體的基本情況進行摸底排查,根據(jù)排查結(jié)果,制定總體規(guī)劃和分年計劃,并按照本規(guī)范編制數(shù)字化工作方案。包括檔案數(shù)字化的內(nèi)容和范圍、數(shù)量以及先后順序、數(shù)字化的形式、技術(shù)參數(shù)、時間安排以及經(jīng)費預(yù)算等內(nèi)容。7 案卷整理開展數(shù)字化掃描工作之前,應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案實際情
5、況,按步驟對檔案實體進行整理鑒別,對需要說明、修裱、掃描等內(nèi)容進行標(biāo)識,以確保掃描加工質(zhì)量和效率。7.1 分件按傳統(tǒng)方法整理的檔案,應(yīng)將案卷拆分為件進行掃描。件的劃分應(yīng)遵照DA/T22的規(guī)定進行,注意保持文件的齊全、完整,盡量避免以組合件的方式進行掃描。按新方法整理的檔案,件的劃分遵循檔案形成規(guī)律和DA/T22的要求。分件過程中,應(yīng)注意理順文件的排列順序。對文件形成過程中產(chǎn)生的,除正本以外的一般性修改稿、底稿、重復(fù)件及沒有保存意義的制表說明等不予掃描的頁面,應(yīng)加以標(biāo)注。為便于數(shù)字檔案(正文)的利用,應(yīng)將文件處理簽或領(lǐng)導(dǎo)(職能部門)簽署的意見、有本級黨政領(lǐng)導(dǎo)親自批示和審改內(nèi)容的文件底稿等不便提供
6、利用的文件,在檔案目錄數(shù)據(jù)庫中進行標(biāo)識。7.2 編頁沒有編頁或編頁不規(guī)范的檔案,原則上應(yīng)重新進行編頁。文書檔案正面頁號應(yīng)編在右下角、背面頁號應(yīng)編在左下角,科技檔案頁號應(yīng)統(tǒng)一編在右下角,沒有信息的檔案頁面不編號。頁號不應(yīng)壓蓋檔案內(nèi)容;重新編寫頁號時,應(yīng)將原頁號用鉛筆劃去,以示區(qū)分。7.4 裝訂物處理對已裝訂成冊,不去除裝訂物會影響掃描工作進行的檔案,應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時,應(yīng)注意保護檔案不受損害。對已裝訂成冊,不去除裝訂物不影響掃描工作進行的檔案,應(yīng)維持原樣。7.4 頁面修整對破損嚴重?zé)o法掃描或折皺不平影響圖像質(zhì)量的紙質(zhì)檔案,應(yīng)先進行技術(shù)修復(fù)或壓平等相應(yīng)處理后再進行掃描。7.5 裝訂還原紙質(zhì)
7、檔案掃描加工完成后,對拆除過裝訂物的檔案實體進行裝訂還原。裝訂還原應(yīng)符合國家檔案裝訂規(guī)范,要保持案卷整齊、卷內(nèi)文件排列順序正確、不掉頁、不壓字等。對裝訂還原的檔案實體進行質(zhì)量檢查、登記,出現(xiàn)卷內(nèi)文件不完整、前后順序排列不正確及裝訂不符合國家規(guī)范等情況,應(yīng)退回重新整理。7.6 交接登記檔案數(shù)字化過程需要交接的環(huán)節(jié),應(yīng)當(dāng)填寫檔案調(diào)還卷登記表,確保交接清楚,手續(xù)完備,有據(jù)可查。8 建立目錄數(shù)據(jù)庫按照國家檔案局檔案著錄規(guī)則(DA/T18-1999),XX省檔案局XX省文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄細則(鄂檔200446號)等要求,確定目錄數(shù)據(jù)庫中的著錄項,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。應(yīng)采用計算機自動校對與人工校
8、對相結(jié)合的方式,對目錄數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量進行檢查,包括目錄與內(nèi)容的一致性、準(zhǔn)確性等。檔案數(shù)字化之前已經(jīng)建立了案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫的,應(yīng)充分尊重原有基礎(chǔ),并對其進行核對,發(fā)現(xiàn)不合格的目錄數(shù)據(jù),應(yīng)進行修改或重錄。9 元數(shù)據(jù)管理與捕獲9.1 元數(shù)據(jù)管理9.1.1 檔案數(shù)字化過程及后期數(shù)字化成果管理工作中,應(yīng)捕獲必要的元數(shù)據(jù),用以記錄數(shù)字化項目信息、數(shù)字圖像生成背景及各類技術(shù)參數(shù)等,并整合到與檔案目錄數(shù)據(jù)庫對應(yīng)的目錄條目中。9.1.2 元數(shù)據(jù)應(yīng)采用數(shù)字化系統(tǒng)自動捕獲和人工錄入等方式獲取。建議以系統(tǒng)自動捕獲為主。捕獲過程中應(yīng)進行元數(shù)據(jù)的校驗,包括對元數(shù)據(jù)完整性和賦值規(guī)范性的檢查等。9.2 元數(shù)據(jù)捕獲9.2
9、.1描述數(shù)字化全過程各環(huán)節(jié)操作完成情況和操作人員等情況的元數(shù)據(jù);9.2.2描述數(shù)字化技術(shù)環(huán)境、過程及各項技術(shù)參數(shù)的元數(shù)據(jù),如數(shù)字化時間、數(shù)字化設(shè)備、數(shù)字化軟件、色彩模式、分辨率、存儲格式等;9.2.3描述數(shù)字化成果存儲位置、讀取利用所需技術(shù)環(huán)境等的元數(shù)據(jù),如存儲路徑、閱讀所需軟硬件等;9.2.4用以維護數(shù)字化成果法律認可性的元數(shù)據(jù),如數(shù)字化項目的授權(quán)信息、數(shù)字化成果的更新維護管理活動相關(guān)信息等。10 檔案掃描10.1 基本原則10.1.1應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實際情況、數(shù)字化目的、設(shè)備情況等選擇相應(yīng)掃描方式、設(shè)置和調(diào)整相關(guān)掃描參數(shù)。掃描參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整,應(yīng)以保證數(shù)字圖像不失真、掃描效果最接近檔案原
10、件,并能夠滿足數(shù)字化成果利用的要求為原則;10.1.2紙質(zhì)檔案數(shù)字化后需進行COM輸出、OCR識別、出版、仿真復(fù)制等的,掃描參數(shù)的選擇應(yīng)考慮后期處理的要求。10.2 掃描方式按紙質(zhì)檔案幅面的大小選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀進行掃描。大幅面紙質(zhì)檔案,可采用專用數(shù)碼平臺進行掃描或者采用圖像拼接方式處理。紙張狀況較差,以及過薄、過軟或超厚不宜拆卷的檔案,應(yīng)采用平板或零邊距掃描方式;紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式,以提高工作效率。10.3 掃描參數(shù)10.3.1典藏級紙質(zhì)檔案數(shù)字化主要用于精確反映檔案原件并長期保存,應(yīng)采用不低于24位彩色模式進行掃描,掃描分辨率應(yīng)不小于300dpi,掃描形成的數(shù)字圖像應(yīng)采用
11、無損壓縮TIFF格式存儲。10.3.2出版級紙質(zhì)檔案數(shù)字化主要用于備份并提供利用(如出版、仿真復(fù)制、COM輸出、OCR識別等),應(yīng)采用不低于24位彩色模式進行掃描,掃描分辨率應(yīng)不小于200dpi。有放大需求、文字偏小或密集時,可提高分辨率。掃描形成的數(shù)字圖像可存為TIFT、JPEG或JPEG2000格式,壓縮比率的選擇應(yīng)兼顧圖像質(zhì)量與存儲空間的要求。10.3.3網(wǎng)絡(luò)瀏覽級紙質(zhì)檔案數(shù)字化主要用于提供網(wǎng)絡(luò)瀏覽利用,應(yīng)通過軟件工具將典藏級或出版級數(shù)字圖像的分辨率進行轉(zhuǎn)換。分辨率的選擇應(yīng)綜合考慮檔案原件情況、計算機網(wǎng)絡(luò)條件等多種因素,建議不小于72dpi。13.4 圖像文件命名以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依
12、據(jù),將每一份圖像文件命名為檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號。通過檔號的唯一性和一致性,建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系,為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。若掃描對象為一個或多個稿本,應(yīng)根據(jù)具體情況確定圖像文件命名方式。例1:掃描對象為一個稿本、檔號為“LS015-001-0016-0001”的文件有3頁,如掃描格式為JPG,經(jīng)掃描生成的3個數(shù)字圖像應(yīng)分別命名為:LS015-001-0016-0001.001.JPGLS015-001-0016-0001.002.JPGLS015-001-0016-0001.003.JPG例2:掃描對象為多個稿本,數(shù)字圖像名稱由文件級檔號、稿本代碼、稿本內(nèi)
13、頁面流水號3個部分構(gòu)成。稿本代碼為:A-正本,B-定稿,C-草稿。以一份檔號為“SZ101-2001-W01-Y-001”的文件正本為2頁、定稿為2頁、草稿為4頁的檔案為例,經(jīng)掃描生成的8個數(shù)字圖像,應(yīng)分別命名為:SZ101-2001-W01-Y-001.A.001.JPGSZ101-2001-W01-Y-001.A.002.JPGSZ101-2001-W01-Y-001.B.001.JPGSZ101-2001-W01-Y-001.B.002.JPGSZ101-2001-W01-Y-001.C.001.JPGSZ101-2001-W01-Y-001.C.002.JPGSZ101-2001-W0
14、1-Y-001.C.003.JPGSZ101-2001-W01-Y-001.C.004.JPG11 圖像處理對紙質(zhì)檔案掃描形成的圖像應(yīng)作質(zhì)量檢查、糾偏、去污、去黑邊、拼接等處理。11.1 質(zhì)量檢查11.1.1對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合質(zhì)量要求的圖像,應(yīng)重新進行掃描;11.1.2發(fā)現(xiàn)文件漏掃時,應(yīng)及時補掃并正確插入;11.1.3發(fā)現(xiàn)圖像的排列順序與檔案原件不一致時,應(yīng)及時進行調(diào)整;11.1.4發(fā)現(xiàn)圖像重復(fù)時,應(yīng)及時刪除重復(fù)部分。11.2 糾偏對掃描過程中出現(xiàn)的偏斜圖像應(yīng)進行整體糾正,保證圖像的偏斜角度小于1度(圖像偏斜不超過頁面內(nèi)半個文字);對方向不正確的圖像應(yīng)進行旋轉(zhuǎn)處
15、理,以符合閱讀習(xí)慣。11.3 去污對掃描過程中產(chǎn)生的污點、污線、黑邊等影響圖像質(zhì)量雜質(zhì)的,應(yīng)進行去污處理。處理過程應(yīng)嚴格遵循展現(xiàn)檔案原貌的原則,不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水漬、污點、裝訂孔等。11.4 拼接對大幅面檔案進行分區(qū)掃描而形成的多幅圖像,應(yīng)進行拼接處理,合并為一個完整的圖像。13. 數(shù)據(jù)掛接應(yīng)借助相關(guān)軟件對匯總后的目錄數(shù)據(jù)與圖像數(shù)據(jù)進行批量、快速掛接,以實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與圖像數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)和一一對應(yīng)。對掛接后的數(shù)據(jù)逐條進行檢查,包括目錄信息與圖像文件對應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接圖像文件與實際掃描數(shù)量的一致性、圖像文件能否正常打開等,發(fā)現(xiàn)錯誤應(yīng)及時糾正。13. 檢查驗收數(shù)字化實施單位應(yīng)指定專
16、人或通過業(yè)務(wù)外包方式聘請具有相關(guān)資質(zhì)的專業(yè)監(jiān)理公司,對紙質(zhì)檔案數(shù)字化形成的數(shù)據(jù)及檔案實體還原情況進行檢查驗收,并填寫檔案數(shù)據(jù)及檔案實體還原質(zhì)量報告單(見附錄3)。檢查驗收內(nèi)容包括目錄數(shù)據(jù)、圖像數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)掛接(見附錄2、3),以及檔案實體。檢查方式應(yīng)按加工批次隨機抽檢,抽檢率不低于10%,合格率不低于98%。檔案實體還原情況抽檢率為100%,合格率要求100%。抽檢合格率不符合要求的,應(yīng)退回返工。13.1 目錄數(shù)據(jù)及元數(shù)據(jù)檢查以完成紙質(zhì)檔案掃描的某一全宗或多個目錄為單元,對條目數(shù)量、目錄數(shù)據(jù)庫及元數(shù)據(jù)著錄項目的完整性、一致性、規(guī)范性等進行隨機逐條的檢查。其中,紙質(zhì)檔案檔號的合格率要求達到100%
17、,其它項目合格率要求達到98%以上。檢查不合格的數(shù)據(jù),應(yīng)進行修改或重新著錄。13.2 圖像數(shù)據(jù)檢查對批量掃描形成的圖像數(shù)據(jù),按比率進行隨機抽查。13.2.1圖像數(shù)據(jù)應(yīng)符合本規(guī)程中所規(guī)定的分辨率、文件格式及色彩模式;13.2.2掃描圖像的完整性要達到100%,不能出現(xiàn)缺頁、錯頁、重復(fù)等現(xiàn)象;13.2.3圖像的偏斜度、清晰度、整潔度等技術(shù)指標(biāo),抽檢合格率應(yīng)達到98%以上。13.3 數(shù)據(jù)掛接檢查將掛接圖像文件的名稱、頁數(shù)和總數(shù),對照檔案實體、檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的檔號、頁數(shù)和文件總數(shù),采用人工的方式進行抽檢。要求二者的一致性和正確性為100%。13.4 檔案實體還原檢查對已完成數(shù)字化的檔案實體,應(yīng)對照檔
18、案原目錄進行清點。檢查內(nèi)容包括所有檔案是否都已還原,文件排列順序是否正確,文件數(shù)量有無缺漏,文件裝訂是否符合國家規(guī)范等。要求準(zhǔn)確率為100%。13.5 驗收結(jié)論對檢查通過的數(shù)據(jù)進行驗收,并給出“合格”或“不合格”結(jié)論。驗收合格結(jié)論由驗收責(zé)任人簽字,報數(shù)字化實施單位負責(zé)人審批后方為有效。14 數(shù)據(jù)存儲14.1 存儲范圍對驗收合格的成果數(shù)據(jù)及時進行存儲。包括檔案目錄數(shù)據(jù)及元數(shù)據(jù)、數(shù)字圖像、數(shù)字化過程中產(chǎn)生的各種文檔等。14.2 存儲方式、載體與備份對驗收合格的成果數(shù)據(jù),采用在線、近線、離線相結(jié)合的方式進行存儲。存儲載體的選擇應(yīng)多樣化,并考慮載體的存儲容量、數(shù)字化成果存儲的目的、保管期限、經(jīng)費情況、
19、載體市場環(huán)境、載體生產(chǎn)廠商提供服務(wù)的能力等方面的因素,選擇最適宜的存儲載體。相同內(nèi)容的數(shù)據(jù)成果應(yīng)使用不同的介質(zhì)進行離線備份。套數(shù)應(yīng)為三套,一套封存保管、一套提供利用、一套異地保存,分別標(biāo)識為、。14.3 存儲校驗對存儲數(shù)據(jù)應(yīng)用計算機進行自動校驗,內(nèi)容包括圖像文件能否打開、數(shù)字化成果數(shù)量、信息數(shù)據(jù)是否完整等。14.4 載體標(biāo)簽數(shù)據(jù)存儲后,應(yīng)在相應(yīng)存儲載體的封套(盒)上編制成果數(shù)據(jù)標(biāo)簽(見附錄4),以便管理。15 成果數(shù)據(jù)移交15.1 移交內(nèi)容包括檔案目錄數(shù)據(jù)及元數(shù)據(jù)、檔案數(shù)字化全文數(shù)據(jù)元數(shù)據(jù)、系統(tǒng)數(shù)據(jù)、載體和數(shù)量。15.2 移交驗收成果數(shù)據(jù)移交時,接收方應(yīng)進行驗收。驗收內(nèi)容為:移交的載體、數(shù)量及
20、其是否完好、清潔,是否無劃痕、無損傷、無病毒;移交的數(shù)據(jù)內(nèi)容及其是否完整、規(guī)范、準(zhǔn)確等。15.3 移交方式成果數(shù)據(jù)移交方式根據(jù)實際情況確定。以業(yè)務(wù)外包形成成果數(shù)據(jù)的移交方式,由數(shù)字化實施單位與數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)通過合同約定。15.4 移交手續(xù)成果數(shù)據(jù)移交時,需填寫檔案數(shù)字化成果移交接收登記表(見附錄5),一式兩份,由交接雙方共同簽署,完善手續(xù),分別保管。16 成果數(shù)據(jù)管理16.1應(yīng)加強數(shù)字化成果數(shù)據(jù)的管理工作,記載數(shù)字化成果的管理和使用情況,并及時獲取和補充數(shù)據(jù)管理過程中的元數(shù)據(jù)。應(yīng)采取有效的技術(shù)手段,確保成果數(shù)據(jù)不被非法篡改,保證其安全、完整和長期可用。16.2 建立有效、可操作性的存儲載體與存
21、儲設(shè)備維護規(guī)范,對存儲載體、存儲設(shè)備的狀態(tài)檢測、預(yù)防性檢查、常規(guī)性作業(yè)等提出具體要求。16.3 數(shù)字化成果數(shù)據(jù)在提供出版、印刷、發(fā)布和網(wǎng)上傳輸時,應(yīng)履行審批手續(xù),并采用數(shù)字水印、電子標(biāo)識、產(chǎn)品標(biāo)志、數(shù)字加密及轉(zhuǎn)換分辨率等措施,以起到保護版權(quán)、鑒別真?zhèn)魏桶踩ㄐ诺茸饔谩?7 安全保密17.1 管理制度檔案數(shù)字化過程中應(yīng)建立可靠的安全保密責(zé)任制,制定與信息涉密等級相應(yīng)的管理制度,定期對制度實施情況進行監(jiān)督檢查。17.2 外包管理17.1.1凡采取業(yè)務(wù)外包方式實施數(shù)字化加工的,數(shù)字化實施單位應(yīng)按照安全保密的相關(guān)規(guī)定,選擇具有一定規(guī)模、管理制度健全、社會信譽好、經(jīng)驗豐富、具備相關(guān)資質(zhì)要求的數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)承擔(dān)檔案數(shù)字化加工;17.1.2數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)應(yīng)接受檔案行政管理部門、保密工作部門的保密審查和指導(dǎo)監(jiān)督,并與數(shù)字化實施單位簽訂保密協(xié)議。17.3 人員管理檔案數(shù)字化加工人員上崗前應(yīng)接受保密安全培訓(xùn),簽訂保密承諾書,并保持相對穩(wěn)定。數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)對參加數(shù)字化工作的人員,應(yīng)進行身份登記和安全保密審查。17.4 場所管理17.4.1數(shù)字化加工場所一般設(shè)在數(shù)字化實施單位內(nèi)部,并配備臨時存放檔案的柜架,按保密要害部門進行管理。加工場所應(yīng)安裝監(jiān)控攝像頭和錄像設(shè)備,全程攝錄加工現(xiàn)場情況備查;17.4.2數(shù)字化加工場所應(yīng)配備專門的儲物柜,用于工作人員存放私人物品。禁止數(shù)字化加工人員將個人手機、數(shù)碼拍攝設(shè)備
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