電子課件全國(guó)計(jì)算機(jī)等級(jí)考試二級(jí) MS Office高級(jí)應(yīng)用第4章

1、 內(nèi)容可修改電子課件全國(guó)計(jì)算機(jī)等級(jí)考試二級(jí) MS Office高級(jí)應(yīng)用第4章第4章 使用Word 2016制作文檔計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)（全國(guó)計(jì)算機(jī)等級(jí)考試二級(jí) MS Office高級(jí)應(yīng)用與設(shè)計(jì)精講版）COMPUTER4.3文檔的美化目錄4.2 文檔的基本操作CONTENTS4.1 認(rèn)識(shí)Word 2016的操作界面計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)（全國(guó)計(jì)算機(jī)等級(jí)考試二級(jí) MS Office高級(jí)應(yīng)用與設(shè)計(jì)精講版）4.4表格的應(yīng)用4.6長(zhǎng)文檔的編輯與處理4.5外部對(duì)象的添加4.7使用郵件合并功能批量處理文檔4.8使用宏與控件4.1認(rèn)識(shí)Word 2016的操作界面Word 2016的操作界面主要由快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄、標(biāo)題欄、功能區(qū)、編輯

2、區(qū)和狀態(tài)欄5部分組成，其中，功能區(qū)提供了各種編輯文檔時(shí)所需要的操作選項(xiàng)，而編輯區(qū)則主要用于文檔的編輯操作。4.3文檔的美化目錄4.2 文檔的基本操作CONTENTS4.1 認(rèn)識(shí)Word 2016的操作界面計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)（全國(guó)計(jì)算機(jī)等級(jí)考試二級(jí) MS Office高級(jí)應(yīng)用與設(shè)計(jì)精講版）4.4表格的應(yīng)用4.6長(zhǎng)文檔的編輯與處理4.5外部對(duì)象的添加4.7使用郵件合并功能批量處理文檔4.8使用宏與控件4.2.1創(chuàng)建文檔在 Word 2016 中創(chuàng)建文檔包括新建空白文檔和使用模板新建文檔兩種方法。1通過(guò)快捷鍵4通過(guò)單擊鼠標(biāo)右鍵2通過(guò)快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄3通過(guò)“文件”菜單1新建空白文檔新建空白文檔主要有以下 4 種

3、方法。4.2.1創(chuàng)建文檔根據(jù)模板新建文檔是指利用Word 2016提供的模板來(lái)創(chuàng)建具有一定內(nèi)容和樣式的文檔。根據(jù)Word 2016提供的“快照日歷”模板來(lái)創(chuàng)建文檔。例 4-12使用模板新建文檔4.2.2輸入與編輯文本在Word 2016中輸入“學(xué)習(xí)計(jì)劃”等文本。例 4-2創(chuàng)建文檔后就可以在文檔中輸入文本，Word 2016的即點(diǎn)即輸功能可以幫助用戶(hù)輕松地在文檔的不同位置輸入需要的文本。1輸入文本4.2.2輸入與編輯文本選擇文本時(shí)，被選擇的文本默認(rèn)將以灰底黑字顯示，單擊其他任意位置便可取消選擇，選擇文本的方法包括以下 4 種。選擇任意文本選擇一行文本選擇一段文本選擇整篇文檔2選擇文本4.2.2輸

4、入與編輯文本復(fù)制和粘貼文本有以下5種方法。選擇文本后，先按【Ctrl+C】組合鍵進(jìn)行復(fù)制，將插入點(diǎn)定位到目標(biāo)位置后，再按【Ctrl+V】組合鍵進(jìn)行粘貼。選擇文本后，在【開(kāi)始】/【剪貼板】組中單擊“復(fù)制”按鈕進(jìn)行復(fù)制，將插入點(diǎn)定位到目標(biāo)位置后，在【開(kāi)始】/【剪貼板】組中單擊“粘貼”按鈕進(jìn)行粘貼。在選擇的文本上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“復(fù)制”命令，將插入點(diǎn)定位到目標(biāo)位置后單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“粘貼”命令。按住【Ctrl】鍵的同時(shí)按住鼠標(biāo)左鍵不放，將選擇的文本拖曳到目標(biāo)位置后釋放鼠標(biāo)。按住鼠標(biāo)右鍵將所選文本拖曳到目標(biāo)位置后再釋放鼠標(biāo)，然后在彈出的快捷菜單中選擇“復(fù)制到此位

5、置”命令。3復(fù)制和粘貼文本4.2.2輸入與編輯文本移動(dòng)文本的方法有以下4種。選擇需要移動(dòng)的文本后，按住鼠標(biāo)左鍵不放，將其拖曳到目標(biāo)位置后再釋放鼠標(biāo)。選擇需要移動(dòng)的文本后，先按【Ctrl+X】組合鍵進(jìn)行剪切，將文本插入點(diǎn)定位到目標(biāo)位置后，再按【Ctrl+V】組合鍵進(jìn)行粘貼。選擇需要移動(dòng)的文本后，在【開(kāi)始】/【剪貼板】組中單擊“剪切”按鈕，將文本插入點(diǎn)定位到目標(biāo)位置后，再在【開(kāi)始】/【剪貼板】組中單擊“粘貼”按鈕。選擇需要移動(dòng)的文本后，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“剪切”命令，將文本插入點(diǎn)定位到目標(biāo)位置后單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“粘貼選項(xiàng)”欄中的“只保留文本”按鈕，可進(jìn)行不帶格

6、式的移動(dòng)操作。4移動(dòng)文本4.2.2輸入與編輯文本將文本插入點(diǎn)定位到文檔中之后，文本插入點(diǎn)將呈不斷閃爍的狀態(tài)，這表示當(dāng)前文檔處于可插入狀態(tài)，用戶(hù)可直接在文本插入點(diǎn)處輸入文本，該處文本后面的內(nèi)容將隨文本插入點(diǎn)自動(dòng)向后移動(dòng)，如下圖所示。5插入與刪除文本4.2.3插入符號(hào)與數(shù)學(xué)公式在 Word 2016 中有一些平常無(wú)法輸入的符號(hào)，如“”“”“”等，這時(shí)就可以通過(guò)插入符號(hào)功能來(lái)插入符號(hào)，其操作方法為，如右圖所示。1插入符號(hào)2插入數(shù)學(xué)公式在 Word 2016 中，用戶(hù)可以根據(jù)需要通過(guò)手寫(xiě)的方式來(lái)輸入個(gè)性化的公式。其操作方法為：在【插入】/【符號(hào)】組中單擊“公式”按鈕，在文檔中插入公式編輯框，并展開(kāi)【公

7、式工具 設(shè)計(jì)】選項(xiàng)卡，如下圖所示。4.2.4查找與替換文本當(dāng)文檔中出現(xiàn)某個(gè)多次使用的文字或短句錯(cuò)誤時(shí)，便可使用查找與替換功能來(lái)檢查和修改錯(cuò)誤部分，以節(jié)省時(shí)間并避免遺漏。將“旅游路線(xiàn) .docx”文檔中的全部軟回車(chē)符號(hào)更改為硬回車(chē)符號(hào)，并將文檔中的西文空格全部刪除。例 4-3查找文本替換文本高級(jí)替換4.2.5保存文檔保存文檔是指將已有的文檔、編輯過(guò)的文檔保存到計(jì)算機(jī)中，以便后續(xù)查看和使用。Word 2016 中的保存文檔方法可分為以下3種。保存已有的文檔另存文檔自動(dòng)保存文檔4.2.6保護(hù)文檔標(biāo)記為最終狀態(tài)可以令 Office 將文檔標(biāo)記為只讀模式，且 Office 在打開(kāi)一個(gè)已經(jīng)標(biāo)記為最終狀態(tài)的

8、文檔時(shí)將自動(dòng)禁用所有編輯功能。將文檔標(biāo)記為最終狀態(tài)的方法為：選擇【文件】/【信息】命令，在打開(kāi)的“信息”窗口中間列表中單擊“保護(hù)文檔”按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇“標(biāo)記為最終狀態(tài)”選項(xiàng)，然后在彈出的提示對(duì)話(huà)框中單擊“確定”按鈕，如下圖所示。1標(biāo)記為最終狀態(tài)4.2.6保護(hù)文檔設(shè)置密碼就是對(duì) Office 文檔進(jìn)行的密碼保護(hù)，如果需要打開(kāi)或編輯有密碼保護(hù)的文檔，則需要輸入正確的密碼。為“學(xué)習(xí)計(jì)劃 .docx”文檔設(shè)置密碼保護(hù)，其密碼為“123”，如圖所示。例 4-42設(shè)置密碼4.2.6保護(hù)文檔限制編輯功能主要在“限制編輯”任務(wù)窗格中進(jìn)行設(shè)置。限制編輯的方法為：選擇【文件】/【信息】命令，在“信息

9、”窗口的中間列表中單擊“保護(hù)文檔”按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇“限制編輯”選項(xiàng)，或者在【審閱】/【保護(hù)】組中單擊“限制編輯”按鈕 ，都可以打開(kāi)“限制編輯”任務(wù)窗格。為“企業(yè)文化建設(shè)策案 .docx”文檔中的附錄頁(yè)添加編輯限制保護(hù)，不允許隨意對(duì)該頁(yè)內(nèi)容進(jìn)行編輯修改，并設(shè)置保護(hù)密碼為空。例 4-53限制編輯4.2.7打印文檔2設(shè)置密碼文檔制作完成后，如果需要存檔，則還要將文檔打印出來(lái)。打印文檔的方法為：選擇【文件】/【打印】命令，在打開(kāi)的“打印”窗口中間列表中設(shè)置打印的各項(xiàng)參數(shù)，如打印份數(shù)、打印機(jī)、打印范圍、紙張類(lèi)型等，然后在其右側(cè)的列表中可以預(yù)覽文檔的打印效果，若打印效果符合要求，則單擊“打印

10、”按鈕 開(kāi)始打印該文檔，如下圖所示。4.2.8編輯多文檔1新建窗口多文檔的編輯主要包括以下3種。1新建窗口2并排查看文檔3拆分文檔目錄4.2 文檔的基本操作CONTENTS4.1 認(rèn)識(shí)Word 2016的操作界面計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)（全國(guó)計(jì)算機(jī)等級(jí)考試二級(jí) MS Office高級(jí)應(yīng)用與設(shè)計(jì)精講版）4.4表格的應(yīng)用4.6長(zhǎng)文檔的編輯與處理4.5外部對(duì)象的添加4.7使用郵件合并功能批量處理文檔4.8使用宏與控件4.3文檔的美化4.3.1設(shè)置字體格式選擇一段文本后，將鼠標(biāo)指針移到被選擇文本的右上角，相應(yīng)位置將會(huì)出現(xiàn)浮動(dòng)工具欄，該浮動(dòng)工具欄最初為半透明狀態(tài)顯示，但將鼠標(biāo)指針指向該工具欄時(shí)則會(huì)清晰地完全顯示。如右

11、圖所示。1通過(guò)浮動(dòng)工具欄進(jìn)行設(shè)置2通過(guò)功能區(qū)進(jìn)行設(shè)置在 Word 2016 默認(rèn)的【開(kāi)始】/【字體】組中可直接設(shè)置文本的字符格式，包括字體、字號(hào)、字體顏色、字形等，如右圖所示。4.3.1設(shè)置字體格式在【開(kāi)始】/【字體】組中單擊右下角的“對(duì)話(huà)框啟動(dòng)器”按鈕 或按【Ctrl+D】組合鍵，可打開(kāi)“字體”對(duì)話(huà)框。將“批評(píng)通報(bào) .docx”文檔中的標(biāo)題文本設(shè)置字體格式為“漢儀大宋簡(jiǎn)、小二、加寬 0.5”。例 4-63通過(guò)“字體”對(duì)話(huà)框進(jìn)行設(shè)置4.3.2設(shè)置段落格式段落對(duì)齊方式包括左對(duì)齊、居中對(duì)齊、右對(duì)齊、兩端對(duì)齊和分散對(duì)齊 5 種，設(shè)置方法主要有以?xún)煞N。選擇要設(shè)置對(duì)齊方式的段落，在【開(kāi)始】/【段落】組中

12、單擊相應(yīng)的對(duì)齊按鈕，可對(duì)其進(jìn)行設(shè)置。選擇要設(shè)置對(duì)齊方式的段落，單擊【開(kāi)始】/【段落】組右下角的“對(duì)話(huà)框啟動(dòng)器”按鈕 ，打開(kāi)“段落”對(duì)話(huà)框，在該對(duì)話(huà)框中的“對(duì)齊方式”下拉列表框中可對(duì)其進(jìn)行設(shè)置。1設(shè)置段落對(duì)齊方式4.3.2設(shè)置段落格式段落縮進(jìn)包括左縮進(jìn)、右縮進(jìn)、首行縮進(jìn)、懸掛縮進(jìn)和對(duì)稱(chēng)縮進(jìn)5種，一般利用標(biāo)尺和“段落”對(duì)話(huà)框來(lái)設(shè)置，其方法如下。利用標(biāo)尺進(jìn)行設(shè)置 ：?jiǎn)螕魸L動(dòng)條上方的“標(biāo)尺”按鈕 ，然后拖曳水平標(biāo)尺中的各個(gè)縮進(jìn)滑塊，可以直觀地調(diào)整段落縮進(jìn)。其中的 表示首行縮進(jìn)， 表示懸掛縮進(jìn)， 表示左縮進(jìn)。利用對(duì)話(huà)框進(jìn)行設(shè)置 ：選擇要設(shè)置段落縮進(jìn)的段落，單擊“段落”組右下角的“對(duì)話(huà)框啟動(dòng)器”按鈕 ，打

13、開(kāi)“段落”對(duì)話(huà)框，在該對(duì)話(huà)框的“縮進(jìn)”欄中可對(duì)其進(jìn)行設(shè)置。2設(shè)置段落縮進(jìn)4.3.2設(shè)置段落格式3設(shè)置行間距和段落間距合適的間距可使文檔一目了然，設(shè)置行間距和段落間距的方法如下。選擇要設(shè)置行間距和段落間距的段落，在【開(kāi)始】/【段落】組中單擊“行和段落間距”按鈕 ，在彈出的下拉列表中可對(duì)其進(jìn)行設(shè)置。選擇要設(shè)置行間距和段落間距的段落，打開(kāi)“段落”對(duì)話(huà)框，在“間距”欄中的“段前”和“段后”數(shù)值框中輸入需要的值，在“行距”下拉列表框中選擇相應(yīng)的選項(xiàng)，即可對(duì)其進(jìn)行設(shè)置。將“批評(píng)通報(bào)（字體格式）.docx”文檔中除標(biāo)題文本外的段落格式設(shè)置為“段前、段后間距均為 0.5 行”，行距為“固定值”，縮進(jìn)為“首行”

14、，最后將標(biāo)題居中對(duì)齊，最后三段文本進(jìn)行右對(duì)齊設(shè)置。例 4-74.3.3調(diào)整頁(yè)面布局頁(yè)邊距就是文檔中的文本與頁(yè)面邊框間的距離，設(shè)置頁(yè)邊距通常有以下兩種方法。1設(shè)置頁(yè)邊距選擇設(shè)定好的頁(yè)邊距自定義頁(yè)邊距2設(shè)置紙張方向Word 2016 提供了橫向（水平）和縱向（垂直）兩種紙張的方向。設(shè)置紙張方向的方法為 ：在【布局】/【頁(yè)面設(shè)置】組中單擊“紙張方向”按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇“橫向”或“縱向”選項(xiàng)，或者在右圖所示的“紙張方向”欄中選擇“橫向”或“縱向”選項(xiàng)。如右圖所示。4.3.3調(diào)整頁(yè)面布局Word 2016 默認(rèn)的紙張大小為 A4（21cm29.7cm），用戶(hù)可以根據(jù)文檔內(nèi)容的需要或打印需求自

15、定義設(shè)置，設(shè)置紙張大小通常有以下兩種方法。自定義紙張大小選擇設(shè)定好的紙張大小4設(shè)置頁(yè)面背景設(shè)置頁(yè)面背景是指為 Word 文檔填充顏色或者添加其他的特殊效果。3設(shè)置紙張大小4.3.3調(diào)整頁(yè)面布局水印是一種顯示在文檔內(nèi)容底層的、虛化的圖片或文字，主要用于文檔有保密或版權(quán)保護(hù)等特殊要求時(shí)。如在制作重要文檔時(shí)，為表明文檔的所有權(quán)和出處，可為文檔添加水印。水印的添加方法為 ：在【設(shè)計(jì)】/【頁(yè)面背景】組中單擊“水印”按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇一種需要的水印效果即可。在“工作計(jì)劃 .docx”文檔中設(shè)置上下頁(yè)邊距為“4 厘米”、紙張方向?yàn)椤皺M向”，并為文檔添加“嚴(yán)禁復(fù)制”的文字水印。例 4-85設(shè)置水印

16、4.3.4應(yīng)用文檔主題Office 內(nèi)置了很多主題，所以所有的組件都能直接調(diào)用。在“組織結(jié)構(gòu)圖 .docx”文檔中應(yīng)用 Office 內(nèi)置的“畫(huà)廊”主題樣式。例 4-91應(yīng)用內(nèi)置主題4.3.4應(yīng)用文檔主題創(chuàng)建自定義的主題主要是對(duì)主題的顏色、字體和效果進(jìn)行設(shè)置。顏色：在【設(shè)計(jì)】/【文檔格式】組中單擊“顏色”按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇“自定義顏色”選項(xiàng)，打開(kāi)“新建主題顏色”對(duì)話(huà)框，在“主題顏色”欄中單擊需要設(shè)置主題顏色的項(xiàng)目右側(cè)的下拉按鈕 ，在彈出的列表框中選擇一種需要的主題顏色，然后在“名稱(chēng)”文本框中輸入新名稱(chēng)。字體 ：在【設(shè)計(jì)】/【文檔格式】組中單擊“字體”按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇“

17、自定義字體”選項(xiàng)，打開(kāi)“新建主題字體”對(duì)話(huà)框，在其中設(shè)置各種字體格式，然后在“名稱(chēng)”文本框中輸入新名稱(chēng)。效果：在【設(shè)計(jì)】/【文檔格式】組中單擊“效果”按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇需要的主題效果。2自定義主題4.3.5插入文檔封面在“組織結(jié)構(gòu)圖 .docx”文檔中添加“邊線(xiàn)型”封面，輸入公司名稱(chēng)為“云帆國(guó)際”，標(biāo)題為“公司簡(jiǎn)介”，副標(biāo)題為“組織結(jié)構(gòu)圖”。例 4-10一般來(lái)講，專(zhuān)業(yè)的文檔都會(huì)有漂亮的封面，而 Word 2016 內(nèi)置了“封面庫(kù)”，可以輕松地為文檔插入專(zhuān)業(yè)的封面。插入文檔封面的方法為 ：在【插入】/【頁(yè)面】組中單擊“封面”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇需要的封面樣式，然后根據(jù)提示信息

18、輸入相關(guān)內(nèi)容，如右圖所示。目錄4.2 文檔的基本操作CONTENTS4.1 認(rèn)識(shí)Word 2016的操作界面計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)（全國(guó)計(jì)算機(jī)等級(jí)考試二級(jí) MS Office高級(jí)應(yīng)用與設(shè)計(jì)精講版）4.3文檔的美化4.6長(zhǎng)文檔的編輯與處理4.5外部對(duì)象的添加4.7使用郵件合并功能批量處理文檔4.8使用宏與控件4.4表格的應(yīng)用4.4.1創(chuàng)建表格根據(jù)插入表格的行列數(shù)和個(gè)人的操作習(xí)慣，可以使用快速插入表格、通過(guò)對(duì)話(huà)框插入表格來(lái)實(shí)現(xiàn)表格的插入。1插入表格4.4.1創(chuàng)建表格對(duì)于一些結(jié)構(gòu)不規(guī)則的表格而言，用戶(hù)可以通過(guò)繪制表格的方法來(lái)進(jìn)行創(chuàng)建。繪制表格的方法為 ：在【插入】/【表格】組中單擊“表格”按鈕 ，在彈出的下拉列

19、表中選擇“繪制表格”選項(xiàng)，此時(shí)鼠標(biāo)指針將變?yōu)?形狀，然后在文檔編輯區(qū)拖曳鼠標(biāo)繪制表格外邊框，在外邊框內(nèi)拖 曳鼠標(biāo)繪制行線(xiàn)和列線(xiàn)。表格繪制完成后，可按【Esc】鍵退出繪制狀態(tài)，整個(gè)過(guò)程如下圖所示。2繪制表格4.4.2調(diào)整表格布局表格的布局主要包括插入、刪除、合并和拆分表格中的各種元素等。在文檔中插入表格后，功能區(qū)中將會(huì)出現(xiàn)【表格工具 布局】選項(xiàng)卡，如下圖所示，在其中可以通過(guò)各個(gè)組的按鈕來(lái)對(duì)表格的布局進(jìn)行調(diào)整。4.4.3應(yīng)用表格樣式套用內(nèi)置表格樣式的方法為：選擇表格，在【表格工具 設(shè)計(jì)】/【表格樣式】組中單擊樣式列表中的“其他”按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇所需的表格樣式，即可將其應(yīng)用到所選表格中

20、。使用 Word 2016 提供的表格樣式可以簡(jiǎn)單、快速地完成表格的設(shè)置和美化操作。1選擇內(nèi)置的表格樣式4.4.3應(yīng)用表格樣式可以針對(duì)整個(gè)表格設(shè)置邊框和底紋，也可以針對(duì)選擇的單元格設(shè)置邊框和底紋，設(shè)置邊框和底紋的方法有通過(guò)“邊框和底紋”對(duì)話(huà)框進(jìn)行設(shè)置、通過(guò)功能區(qū)進(jìn)行設(shè)置兩種。在“登記表.docx”文檔中調(diào)整表格布局，并對(duì)表格應(yīng)用 Word 2016 內(nèi)置的表格樣式。例 4-112設(shè)置邊框和底紋4.4.4文本與表格的互換將文本轉(zhuǎn)換成表格，需要在文本中插入分隔符，然后再進(jìn)行轉(zhuǎn)換操作。將“家長(zhǎng)會(huì)通知回執(zhí) .docx”文檔中的文本轉(zhuǎn)換成一個(gè) 5 行 6 列的表格。例 4-121將文本轉(zhuǎn)換成表格4.4.

21、4文本與表格的互換將表格轉(zhuǎn)換成文本的方法比較簡(jiǎn)單。其方法為 ：選擇要轉(zhuǎn)換成文本的表格，在【表格工具 布局】/【數(shù)據(jù)】組中單擊“轉(zhuǎn)換為文本”按鈕 ，打開(kāi)“表格轉(zhuǎn)換成文本”對(duì)話(huà)框，在其中的“文字分隔符”欄中選擇一種文字分隔符，然后單擊“確定”按鈕。2將表格轉(zhuǎn)換成文本目錄4.2 文檔的基本操作CONTENTS4.1 認(rèn)識(shí)Word 2016的操作界面計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)（全國(guó)計(jì)算機(jī)等級(jí)考試二級(jí) MS Office高級(jí)應(yīng)用與設(shè)計(jì)精講版）4.3文檔的美化4.6長(zhǎng)文檔的編輯與處理4.4表格的應(yīng)用4.7使用郵件合并功能批量處理文檔4.8使用宏與控件4.5外部對(duì)象的添加4.5.1插入圖片在 Word 2016 中插入圖片

22、的方法為：將文本插入點(diǎn)定位到需要插入圖片的位置，然后在【插入】/【插圖】組中單擊“圖片”按鈕 ，打開(kāi)“插入圖片”對(duì)話(huà)框，在其中選擇需要插入的圖片后，單擊“插入”按鈕。2調(diào)整圖片位置、大小和角度將圖片插入到文檔中后，再單擊圖片，此時(shí)就可通過(guò)圖片四周出現(xiàn)的控制點(diǎn)來(lái)進(jìn)行圖片的調(diào)整。1插入圖片4.5.1插入圖片將圖片插入到文檔中以后，可根據(jù)需要對(duì)圖片進(jìn)行裁剪和排列操作，使其能更好地配合文本所要表達(dá)的內(nèi)容。裁剪圖片：選擇需要裁減的圖片，在【圖片工具 格式】/【大小】組中單擊“裁剪”按鈕 ，將鼠標(biāo)指針定位到圖片上出現(xiàn)的裁剪邊框線(xiàn)上，然后按住鼠標(biāo)左鍵不放并拖曳鼠標(biāo)，直至拖曳至目標(biāo)位置后釋放鼠標(biāo)，如下圖所示。

23、排列圖片：排列圖片是指設(shè)置圖片周?chē)谋镜沫h(huán)繞方式。3裁剪與排列圖片4.5.1插入圖片Word 2016 提供了強(qiáng)大的美化圖片功能。其方法為 ：選擇需要美化的圖片后，在【圖片工具 格式】/【調(diào)整】組和【圖片工具 格式】/【圖片樣式】組中可對(duì)其進(jìn)行各種美化的操作。在“公司簡(jiǎn)介 .docx”文檔的正文第二段左側(cè)插入圖片“燈具 .jpg”，裁剪掉圖片下方多余內(nèi)容后，為其應(yīng)用恰當(dāng)?shù)膱D片樣式和“影印”藝術(shù)效果。例 4-134美化圖片4.5.2插入藝術(shù)字藝術(shù)字因其醒目的特性，經(jīng)常被用在制作突出的標(biāo)題、關(guān)鍵詞等易于吸引眼球的文本上。插入藝術(shù)字的方法為 ：將文本插入點(diǎn)定位到需要插入藝術(shù)字的位置，在【插入】/【文

24、本】組中單擊“藝術(shù)字”按鈕 ，在彈出的下拉列表選擇一種樣式后，在文檔中的文本插入點(diǎn)處將自動(dòng)添加一個(gè)帶有默認(rèn)文本樣式的藝術(shù)字文本框，然后在其中輸入所需文本內(nèi)容。在“公司簡(jiǎn)介（藝術(shù)字）.docx”文檔中插入藝術(shù)字“公司簡(jiǎn)介”，并對(duì)藝術(shù)字添加陰影效果，如下圖所示。例 4-144.5.3繪制圖形在【插入】/【插圖】組中單擊“形狀”下方的下拉按鈕，可在彈出的下拉列表中選擇某種形狀對(duì)應(yīng)的選項(xiàng)，完成形狀的插入操作。單擊鼠標(biāo) ：?jiǎn)螕羰髽?biāo)將插入默認(rèn)尺寸的形狀。拖曳鼠標(biāo)：在文檔編輯區(qū)中拖曳鼠標(biāo)至適當(dāng)大小后釋放鼠標(biāo)，可插入任意大小的形狀。1插入形狀4.5.3繪制圖形選擇插入的形狀，可按調(diào)整圖片的方法對(duì)形狀的大小、位

25、置、對(duì)齊方式、角度等進(jìn)行編輯。除此以外，還可以根據(jù)需要更改形狀、編輯形狀頂點(diǎn)、美化形狀、為形狀添加文本等。在“公司簡(jiǎn)介（藝術(shù)字）.docx”文檔中插入“半閉框”形狀，并對(duì)形狀進(jìn)行編輯和美化操作。例 4-152編輯形狀4.5.4使用文本框在 Word 2016 中插入文本框的方法有以下 3 種。1插入預(yù)設(shè)的文本框2繪制橫排文本框3繪制豎排文本框2編輯與美化文本框編輯文本框 ：拖曳文本框邊框上的控制點(diǎn)可調(diào)整文本框的大小。美化文本框 ：在文本框邊框上單擊鼠標(biāo)左鍵選擇文本框，然后可在【繪圖工具 格式】/【形狀樣式】組中對(duì)其進(jìn)行美化操作.1插入文本框并輸入文4.5.5創(chuàng)建SmartArt圖形在 Word

26、 2016 中可輕松利用向?qū)?duì)話(huà)框插入所需的 SmartArt 圖形。插入 SmartArt 圖形的方法為 ：將文本插入點(diǎn)定位到需要插入 SmartArt 圖形的位置，然后在【插入】/【插圖】組中單擊“SmartArt”按鈕 ，打開(kāi)“選擇 SmartArt 圖形”對(duì)話(huà)框，在該對(duì)話(huà)框左側(cè)的列表中選擇一種類(lèi)型后，再在中間的列表框中選擇具體的 SmartArt 圖形，最后單擊“確定”按鈕。2輸入SmartArt圖形中的文本內(nèi)容一般情況下，當(dāng)需要在某個(gè)形狀中輸入文本時(shí)，只需選擇該形狀，然后單擊鼠標(biāo)左鍵將文本插入點(diǎn)定位到其中即可。1插入SmartArt圖形4.5.5創(chuàng)建SmartArt圖形選擇 Smar

27、tArt 圖形中的某個(gè)形狀后，在【SmartArt 工具 設(shè)計(jì)】/【創(chuàng)建圖形】組中單擊“添加形狀”按鈕 右側(cè)的下拉按鈕 ，可在彈出的下拉列表中選擇需要添加的對(duì)象。選擇“在后面添加形狀”選項(xiàng)，可在所選形狀后面插入一個(gè)同級(jí)的形狀。選擇“在前面添加形狀”選項(xiàng)，可在所選形狀前面插入一個(gè)同級(jí)的形狀。選擇“在上方添加形狀”選項(xiàng)，可在所選形狀的上一級(jí)插入一個(gè)形狀。選擇“在下方添加形狀”選項(xiàng)，可在所選形狀的下一級(jí)插入一個(gè)形狀。3添加形狀4.5.5創(chuàng)建SmartArt圖形美化 SmarArt 圖形包括美化其布局和樣式兩方面的內(nèi)容。將“應(yīng)聘流程 .docx”文檔中的文字轉(zhuǎn)換成 SmartArt 圖形，并適當(dāng)改變其

28、顏色和樣式。例 4-164美化SmartArt圖形4.5.6插入圖表在 Word 2016 中插入圖表是為了將表格中的數(shù)據(jù)圖示化，以增強(qiáng)數(shù)據(jù)的可讀性。在 Word 2016 中插入圖表的方法為 ：在需要插入圖標(biāo)的位置定位文本插入點(diǎn)，在【插入】/【插圖】組中單擊“圖表”按鈕 ，打開(kāi)“插入圖表”對(duì)話(huà)框，在該對(duì)話(huà)框的左側(cè)列表中選擇圖表類(lèi)型，在該對(duì)話(huà)框的右側(cè)列表框中選擇具體的圖表，然后單擊“確定”按鈕，圖表將插入到文檔中，同時(shí)打開(kāi) Excel 窗口，在其中可編輯圖表的具體數(shù)據(jù)，如圖所示。4.5.7使用文檔部件文檔部件包括自動(dòng)圖文集、文檔屬性和域等，是對(duì)某一段指定文檔內(nèi)容（包括文本、圖片、表格和段落等文

29、檔對(duì)象）的保存和重復(fù)使用，以此來(lái)共享文檔中的設(shè)計(jì)或內(nèi)容。將“個(gè)人簡(jiǎn)歷 .docx”文檔中的表格保存為自動(dòng)圖文集。例 4-174.5.8Word 2016與其他Office組件的數(shù)據(jù)共享Word 2016與 Excel 2016和 PowerPoint 2016之間共享數(shù)據(jù)的常用方法是插入對(duì)象。插入對(duì)象的方法為 ：在【插入】/【文本】組中單擊“對(duì)象”按鈕 ，打開(kāi)“對(duì)象”對(duì)話(huà)框，在“新建”選項(xiàng)卡的“對(duì)象類(lèi)型”列表框中可以選擇一種Excel表格類(lèi)型或者PowerPoint 幻燈片樣式；或者在“由文件創(chuàng)建”選項(xiàng)卡中單擊“瀏覽”按鈕，打開(kāi)“瀏覽”對(duì)話(huà)框，在其中選擇一個(gè)Excel表格或PowerPoint

30、演示文稿，如下圖所示，單擊“確定”按鈕后，就可以將其插入到Word文檔中。目錄4.2 文檔的基本操作CONTENTS4.1 認(rèn)識(shí)Word 2016的操作界面計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)（全國(guó)計(jì)算機(jī)等級(jí)考試二級(jí) MS Office高級(jí)應(yīng)用與設(shè)計(jì)精講版）4.3文檔的美化4.5外部對(duì)象的添加4.4表格的應(yīng)用4.7使用郵件合并功能批量處理文檔4.8使用宏與控件4.6長(zhǎng)文檔的編輯與處理4.6.1定義并應(yīng)用文檔樣式樣式是指多種格式的集合，如字體格式、段落格式、表格格式和圖片格式等。在“會(huì)議紀(jì)要 .docx”文檔中創(chuàng)建新樣式，并將其應(yīng)用到標(biāo)題文本中，應(yīng)用要求如下所示。例 4-184.6.2文檔的分頁(yè)與分節(jié)在文檔中單擊要開(kāi)始新

31、頁(yè)的位置，然后在【布局】/【頁(yè)面設(shè)置】組中單擊“分隔符”按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇“分頁(yè)符”欄中的“分頁(yè)符”選項(xiàng)，可實(shí)現(xiàn)文檔的手動(dòng)分頁(yè)。2插入分節(jié)在【布局】/【頁(yè)面設(shè)置】組中單擊“分隔符”按鈕 ，可在彈出的下拉列表中選擇“分節(jié)符”欄中的各種分節(jié)符類(lèi)型。1插入手動(dòng)分頁(yè)下一頁(yè) ：分節(jié)符后的文本將從新的一頁(yè)開(kāi)始，即分節(jié)又分頁(yè)。連續(xù) ：新的節(jié)與前面的節(jié)同處于當(dāng)前頁(yè)，即只分節(jié)不分頁(yè)。偶數(shù)頁(yè)：分節(jié)符后的內(nèi)容直接轉(zhuǎn)入下一偶數(shù)頁(yè)，即分節(jié)又分頁(yè)，下一頁(yè)為偶數(shù)頁(yè)頁(yè)碼。奇數(shù)頁(yè)：分節(jié)符后的內(nèi)容直接轉(zhuǎn)入下一奇數(shù)頁(yè)，即分節(jié)又分頁(yè)，下一頁(yè)為奇數(shù)頁(yè)頁(yè)碼。4.6.3文檔分欄1使用內(nèi)置樣式分欄選擇要設(shè)置分欄的段落或文檔，在【

32、布局】/【頁(yè)面設(shè)置】組中單擊“欄”按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇需要的選項(xiàng)。分欄就是將文檔中的文字分為多欄排列，這樣有利于讀者閱讀，并使文檔版式更加生動(dòng)。4.6.3文檔分欄選擇要設(shè)置分欄的段落或文檔，在【布局】/【頁(yè)面設(shè)置】組中單擊“欄”按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇“更多分欄”選項(xiàng)，打開(kāi)“欄”對(duì)話(huà)框，在其中可以設(shè)置欄數(shù)、欄寬和分隔線(xiàn)等，如右圖所示。將“工作總結(jié) .docx”文檔中除標(biāo)題外的所有內(nèi)容設(shè)置為兩欄顯示，但是圖表仍跨欄居中顯示，無(wú)需分欄。例 4-192自定義分欄4.6.4設(shè)置頁(yè)眉、頁(yè)腳與頁(yè)碼頁(yè)眉的設(shè)置主要包括3點(diǎn)。插入頁(yè)眉更改頁(yè)眉的內(nèi)容刪除頁(yè)眉2設(shè)置頁(yè)腳頁(yè)腳設(shè)置同頁(yè)眉設(shè)置一樣，包括添

33、加、更改和刪除操作，且兩者的設(shè)置方法大致一樣，只需將單擊的“頁(yè)眉”按鈕換成“頁(yè)腳”按鈕即可。1設(shè)置頁(yè)眉4.6.4設(shè)置頁(yè)眉、頁(yè)腳與頁(yè)碼設(shè)置頁(yè)碼包括插入和刪除頁(yè)碼以及設(shè)置頁(yè)碼格式。為“考勤制度 .docx”文檔插入“奧斯汀”樣式的頁(yè)眉，并在頁(yè)面底端插入“普通數(shù)字 2”樣式的頁(yè)碼。例 4-203設(shè)置頁(yè)碼4.6.5使用項(xiàng)目符號(hào)與編號(hào)在文檔中選擇需要添加項(xiàng)目符號(hào)的段落，在【開(kāi)始】/【段落】組中單擊“項(xiàng)目符號(hào)”按鈕右側(cè)的下拉按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇一種需要的項(xiàng)目符號(hào)樣式。在“城市簡(jiǎn)介 .docx”文檔中使用“項(xiàng)目符號(hào) .png”圖片作為文檔中各城市名稱(chēng)的項(xiàng)目符號(hào)。例 4-211添加項(xiàng)目符號(hào)4.6.5

34、使用項(xiàng)目符號(hào)與編號(hào)在制作辦公文檔時(shí)，對(duì)于按一定順序或?qū)哟谓Y(jié)構(gòu)排列的項(xiàng)目而言，可以為其添加編號(hào)。添加編號(hào)的方法為 ：選擇要添加編號(hào)的文本，在【開(kāi)始】/【段落】組中單擊“編號(hào)”按鈕右側(cè)的下拉按鈕 ，然后在打開(kāi)的“編號(hào)庫(kù)”下拉列表中選擇一種需要的編號(hào)樣式。2添加編號(hào)4.6.6引用文檔內(nèi)容1添加腳注和尾注腳注和尾注通常用于在文檔中顯示引用資料的來(lái)源，或者用于輸入說(shuō)明性或補(bǔ)充性的信息。2添加題注題注可以為文檔中的各種對(duì)象添加編號(hào)標(biāo)簽，并隨文檔題注的更新而自動(dòng)更新。4.6.6引用文檔內(nèi)容添加題注后，就可以在文檔中引用添加的題注。在“供應(yīng)鏈管理（題注）.doxc”文檔中使用交叉引用功能，修改圖表上方正文中對(duì)

35、于圖表標(biāo)題編號(hào)的引用（已經(jīng)用黃色底紋標(biāo)記），以使這些引用在圖表標(biāo)題的編號(hào)發(fā)生變化時(shí)可以自動(dòng)更新。例 4-223交叉引用題注4.6.6引用文檔內(nèi)容索引的組成單位是索引款目，款目一般包括索引詞、說(shuō)明、注釋語(yǔ)和出處等內(nèi)容，它能利用各種特定的信息來(lái)創(chuàng)建索引款目，使文檔使用者可以通過(guò)這些特定信息快速查閱文檔內(nèi)容。4添加索引在“企業(yè)文化建設(shè)策劃案 .docx”文檔中為“企業(yè)文化”文本添加索引。例 4-234.6.7創(chuàng)建文檔目錄Word 2016 提供的“目錄庫(kù)”中包含多種目錄樣式，使用這些樣式創(chuàng)建目錄的方法為 ：將文本插入點(diǎn)定位到文檔中要插入目錄的位置，在【引用】/【目錄】組中單擊“目錄”按鈕 ，在彈出的

36、下拉列表的“內(nèi)置”欄中選擇所需的目錄樣式。1使用內(nèi)置樣式創(chuàng)建目錄在【引用】/【目錄】組中單擊“目錄”按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇“自定義目錄”選項(xiàng)，打開(kāi)“目錄”對(duì)話(huà)框，單擊“目錄”選項(xiàng)卡，在“常規(guī)”欄的“顯示級(jí)別”數(shù)值框中可以設(shè)置目錄的顯示級(jí)數(shù)；在“格式”下拉列表框中可以選擇目錄樣式，完成后單擊“確定”按鈕。2自定義目錄4.6.7創(chuàng)建文檔目錄在【引用】/【目錄】組中單擊“更新目錄”按鈕 ，打開(kāi)“更新目錄”對(duì)話(huà)框，單擊選中所需的單選項(xiàng)后，可以設(shè)置更新目錄的選項(xiàng)。3更新目錄在“企業(yè)文化建設(shè)策劃案 .docx”文檔的“目錄”之后、“附錄”之前插入包含第 1 級(jí)和第 2 級(jí)標(biāo)題的目錄，并將目錄項(xiàng)的字

37、體格式設(shè)置為“小二號(hào)字、1.5 倍行距”。例 4-244.6.8審閱和修訂文檔在文檔的修訂狀態(tài)中，Word 2016 將自動(dòng)記錄文檔中所有內(nèi)容的變化情況，并對(duì)修改、刪除和插入等操作的內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)記。1修訂文檔批注和修訂的區(qū)別在于審閱者是否對(duì)文檔進(jìn)行了修改，即批注并沒(méi)有在原文檔上進(jìn)行修改，而是在文檔頁(yè)面的空白處添加注釋信息。2添加批注4.6.8審閱和修訂文檔由于修訂和批注均不由文檔作者添加，因此在完成文檔的制作之前，還需要作者審閱這些修訂和批注，并確定最終的文檔。3審閱修訂和批注在“企業(yè)文化建設(shè)策劃案 .docx”文檔中啟用修訂功能，同時(shí)添加批注。例 4-254.6.9管理和共享文檔在一定的語(yǔ)言范圍內(nèi)，Word 2016 能自動(dòng)檢測(cè)文字的拼寫(xiě)與語(yǔ)法錯(cuò)誤，便于用戶(hù)對(duì)文檔進(jìn)行檢查。1檢查拼寫(xiě)和語(yǔ)法錯(cuò)誤共享文檔是指除了打印文檔外的電子文檔共享，主要包括電子郵件共享和轉(zhuǎn)換成 PDF 文檔兩種方式。2共享文檔目錄4.2 文檔的基本操作CONTENTS4.1 認(rèn)識(shí)Word 2016的操作界面計(jì)算機(jī)基