文控中心工作計(jì)劃

1、文控中心工作計(jì)劃第1篇：文控中心第一章總則為規(guī)范公司資料管理，加強(qiáng)資料的收集和管理工作，有效地保護(hù)和利用資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際，制定本辦法。資料范圍公司建檔范圍確定為：公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料；財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料；勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；儀器、設(shè)備方面的文件材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓(xùn)

2、方面的文件材料；信息、情報(bào)方面的文件材料；其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。2.2.以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、客戶資料等具有參考價(jià)值的文件資料，以及德誠黃金主要職能活動(dòng)和員工在從事研發(fā)和管理等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，對(duì)公司具有保存價(jià)值的文件材料。公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成）影片文件資料；（含原版底片、拷貝及文字說明）錄音文件資料；（含唱片、錄音帶）；錄

3、像文件資料（含政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)）。公司內(nèi)部各部門/車間和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。第二章管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)4、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由集團(tuán)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)主體文件資料的管理，并對(duì)其他部門的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)?？偨?jīng)辦總經(jīng)理助理分管公司主體文件資料工作，由總經(jīng)辦直接領(lǐng)導(dǎo)?？偨?jīng)理助理的文控管理工作職責(zé)為：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。5、總經(jīng)辦是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心?？偨?jīng)理助理文控管理工作主

4、要職責(zé)：1負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對(duì)各部門/車間文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。2制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。3負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。3負(fù)責(zé)總經(jīng)辦有關(guān)文件和資料的編制或制定、復(fù)核、審核、批準(zhǔn)及受控下發(fā)、跟進(jìn)、回收等工作。4嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。5開展文件、資料宣傳、咨詢活動(dòng)，做好文件、資料開放和利用工作，主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。6開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。7組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作。8做好

5、防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。第三章文件材料的管理工作文件資料材料的收集：建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號(hào)。6.2對(duì)遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；6.3及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。文件資料的歸檔、立卷與管理：區(qū)分全宗，確定立檔單位。分類：依據(jù)文件資料來源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時(shí)按部門、是否保密、保密程度來分。7.2.1大類分為：制度/規(guī)定：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B；7.2.2部門拼音縮寫

6、：總經(jīng)辦：ZJ；研發(fā)：YF；生管：SG；品管：PG；素金一廠：SY；素金二廠：SE；工模：GM；鑲嵌廠：XQ；營(yíng)銷中心：YX；采購：CG；財(cái)務(wù)：CW；人力資源：RL；行政：XZ。保密用Y表示，非密級(jí)則用N表示。7.2.4密級(jí)：絕密：AS；機(jī)密：CS；秘密：PS；無：OP7.3編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，（文件資料大類）口（部門前兩位拼音縮寫）（是否保密）口（密級(jí)程度）口（年份）口（流水號(hào)）。如總經(jīng)辦2021年某份制度編碼為：SZJN0P040001。7.4歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。案卷排列：立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄

7、和案內(nèi)目錄。整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應(yīng)加襯邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。對(duì)所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。每年對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。對(duì)文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期上報(bào)主管部門。集團(tuán)各部門及下屬公司兼職或?qū)Ｂ毼目貑T應(yīng)定期（每月兩次，分別于月初、月中）報(bào)送相關(guān)資料至文控專員。公司文件資料保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。對(duì)保管期限已滿的文件資料依據(jù)有

8、關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀。公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止文件資料失密和泄密。文件資料的保管：8.1防止文件資料的損壞，延長(zhǎng)資料的壽命，維護(hù)資料的安全；公司設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募Y料；做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。文件資料借閱、利用工作：9.1總監(jiān)級(jí)（含）以上人員借閱非密級(jí)文件資料可直接通過文控中心管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)文件資料時(shí)，須填寫借閱文件申請(qǐng)表（附件1），部門經(jīng)理簽批、總經(jīng)辦系統(tǒng)管理部經(jīng)理核審后方能調(diào)閱。公司文件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)文件資料禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)文件資料只

9、能在文控中心閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)。秘密級(jí)文件資料的借閱本部門由部門負(fù)責(zé)人審批，跨部門的由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。9.5借閱文件資料者應(yīng)愛護(hù)資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)

10、。外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。公司內(nèi)文件資料利用的方式有：1）提供文件資料原件；2）提供文件資料復(fù)印件；3）提供文獻(xiàn)索引資料。出文部門負(fù)責(zé)人要求或同意時(shí)，文控中心應(yīng)主動(dòng)向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。第四章文件資料的鑒定和銷毀公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷毀期時(shí)，由文件資料管理員填寫公司文件資料銷毀審批表（附件2）交部門主管人員、系統(tǒng)管理部經(jīng)理審核，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級(jí)的文件資

11、料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。銷毀時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上簽字。12.對(duì)已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司文件資料，文控中心管理員須認(rèn)真核對(duì)，編制銷毀清單（附件3），將批準(zhǔn)的公司文件資料銷毀審批表和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。第五章附則文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)文件資料進(jìn)行管理，提高管理效率。本辦法由總經(jīng)辦解釋、補(bǔ)充。自頒布之日起生效。公司印鑒管理規(guī)定公司印鑒管理規(guī)定為加強(qiáng)公司印章的統(tǒng)一管理，凸顯印章在業(yè)務(wù)工作中的作用，明確使用印章的責(zé)任和權(quán)限，規(guī)范印章刻制及使用流程，進(jìn)而維護(hù)和保障公司安全及經(jīng)濟(jì)利益，現(xiàn)就印

12、章使用管理作出如下規(guī)定：一、本規(guī)定就公司內(nèi)使用的印章制發(fā)、變更、銷毀、管理、使用及責(zé)任處罰等內(nèi)容做出的相關(guān)規(guī)定。二、印章種類：（一）行政公章：行政公章是指“XXX公司”公章，用作以公司名義發(fā)出的函件、證明、介紹信、向上級(jí)部門報(bào)送的有關(guān)上行文、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、決算及有約束力的文件等。（二）對(duì)外業(yè)務(wù)專用章是指對(duì)外聯(lián)系頻繁或工作性質(zhì)決定需有印章的部門，可以申請(qǐng)刻制業(yè)務(wù)專用章，業(yè)務(wù)專用章只能用于所規(guī)定專項(xiàng)業(yè)務(wù)，但不包括簽訂的合同、協(xié)議等有法律效力的業(yè)務(wù)，如財(cái)務(wù)專用章、人事專用章等。（三）法人印是指公司法定代表人印章。（四）合同專用章是指用于對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議等有合同約束力的文件。（五）發(fā)票專用章是指發(fā)票

13、專用章是指沒有（或者不便使用）財(cái)務(wù)印章的單位和個(gè)體工商戶按稅務(wù)機(jī)關(guān)的統(tǒng)一規(guī)定核制的，在領(lǐng)購或開具發(fā)票時(shí)加蓋有其名稱、稅務(wù)登記號(hào)、發(fā)票專用章字樣的印章。三、印章刻制：（一）行政公章由總經(jīng)理提議交綜合辦公室按規(guī)定刻制。除公司刻制行政公章外，公司下屬各單位一律不準(zhǔn)刻制行政公章。（二）公司對(duì)外業(yè)務(wù)專用章和合同專用章及其它類業(yè)務(wù)章由所需印章單位提出申請(qǐng)，經(jīng)綜合辦公室審核，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由綜合辦公室按規(guī)定刻制。-1-（三）印章有破損、字跡不清或機(jī)構(gòu)名稱變更，要及時(shí)向綜合辦公室申請(qǐng)更換印章，同時(shí)將作廢印章交辦公室，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。（四）申請(qǐng)刻制各類印章，必須填寫印章刻制申請(qǐng)單（附件一），按印章刻

14、制流程逐級(jí)簽字，持有效的刻制申請(qǐng)表交由綜合辦公室專人負(fù)責(zé)到公安機(jī)關(guān)認(rèn)可機(jī)構(gòu)刻制三、印章使用（一）印章刻制、使用實(shí)行簽字審批、登記制度。（二）綜合辦公室負(fù)責(zé)公司行政公章、法人印、合同專用章的統(tǒng)一刻制、保管及使用，負(fù)責(zé)按要求刻制公司各類印章以及印章啟用前的登記備案，負(fù)責(zé)公司作廢印章的銷毀。（三）用印時(shí)應(yīng)填寫用印申請(qǐng)單（附件二）并附帶用印文件，除行政公章由總經(jīng)理審批外，其他用章和用印文件的審批由綜合辦公室負(fù)責(zé)；總經(jīng)理出差時(shí)，應(yīng)電話請(qǐng)示，經(jīng)批準(zhǔn)后用章，待總經(jīng)理返回后補(bǔ)齊相關(guān)手續(xù)。（四）財(cái)務(wù)部因工作需要放置財(cái)務(wù)和發(fā)票專用章及公司法人印章一枚。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)其個(gè)人私章的管理及使用。（五）印章保管人應(yīng)嚴(yán)格控制用

15、印范圍并認(rèn)真檢查用印申請(qǐng)單上是否有批準(zhǔn)人的簽字。（六）常規(guī)用?。ㄈ缲?cái)務(wù)專用章）的文件如事先有文字證明可省去簽字審批程序，但每次用印應(yīng)做好登記備案。（七）各業(yè)務(wù)部門和人員需持有效的簽字審批單到綜合辦公室使用印章。（八）公司印章不允許外帶，特殊情況時(shí)須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并在辦公室登記備案。（九）嚴(yán)禁在任何空白文件上加蓋印章，特殊情況時(shí)須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并在辦公室登記備案。未使用的必須交回辦公室，并及時(shí)銷毀。（十）所有用印的介紹信、證明、函、報(bào)價(jià)單、資料書、標(biāo)書及對(duì)外發(fā)出的任何文件，應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)登記，以便于查詢。（十二）涉及公司安全和經(jīng)濟(jì)利益的文件必須加蓋騎縫章。印鑒保管人因工作變動(dòng)或因故離職的，應(yīng)將印章向

16、接辦人員移交，并做好交接手續(xù)，嚴(yán)禁帶走、藏匿或銷毀。四、違紀(jì)違規(guī)處罰（一）未經(jīng)批準(zhǔn)，保管員私自用印，五次以內(nèi)每發(fā)現(xiàn)一次給予100元行政罰款，情節(jié)行為惡劣給公司造成損失的，予以辭退。（二）經(jīng)批準(zhǔn)用印后，未按照規(guī)定填寫用印登記備案表（附件三）的每次給予責(zé)任人20元行政罰款。-2-（三）印章保管員因用印不規(guī)范危害公司利益的，每發(fā)現(xiàn)一次給予50元罰款。（四）印章使用人濫用和員工盜用公司印章，造成一定經(jīng)濟(jì)損失的，予以經(jīng)濟(jì)處罰，處罰額度由公司決定；造成特重大經(jīng)濟(jì)損失或行為惡劣者，予以開除并依法移交公安機(jī)關(guān)。（五）印章批準(zhǔn)人未嚴(yán)格審核，給公司造成經(jīng)濟(jì)和名譽(yù)損失的，由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。部門經(jīng)理負(fù)有連帶責(zé)任。（六）印

17、章因保管不善損壞的，除照價(jià)賠償外，給予100元行政罰款。（七）丟失印章的，除承擔(dān)新印章刻制費(fèi)用外，并給予200-500元行政罰款，經(jīng)查實(shí)，確因印章丟失給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，印章保管員負(fù)全部責(zé)任五、本規(guī)定由綜合辦公室負(fù)責(zé)制定、修訂和解釋，自總經(jīng)理簽字之日起頒布實(shí)施第2篇：文控中心管理制度文控中心管理制度第一章總則一、目的為規(guī)范公司技術(shù)文件和質(zhì)量文件的資料管理，加強(qiáng)產(chǎn)品資料的收集和管理工作，有效地保護(hù)和利用資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際，制定本管理制度。二、資料范圍文控中心的資料范圍確定為：a）公司的質(zhì)量手冊(cè)（質(zhì)量管理體系）b）公司的程序文件；c）產(chǎn)品圖樣（

18、包括內(nèi)部設(shè)計(jì)的產(chǎn)品圖和從客戶發(fā)來的產(chǎn)品圖）和設(shè)計(jì)文件及產(chǎn)品在過程開發(fā)各階段所形成的相應(yīng)的技術(shù)文件；d）外來產(chǎn)品圖樣和設(shè)計(jì)文件；e）產(chǎn)品工藝文件（過程流程圖、FMEA（產(chǎn)品或過程）、控制計(jì)劃、作業(yè)指導(dǎo)書、零件入口檢測(cè)單、產(chǎn)品更改通知單等）；f）產(chǎn)品生產(chǎn)過程中的各類質(zhì)量記錄（生產(chǎn)過程報(bào)告、檢驗(yàn)報(bào)告等）g）公司制定和購買的各類標(biāo)準(zhǔn)；三、義務(wù)公司內(nèi)部各部門和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本管理制度，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。第二章管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)四、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制由文控中心負(fù)責(zé)文件的管理，并對(duì)其他部門的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。文控中心配備文控專員分管，由質(zhì)量管理部

19、部長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)。文控專員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。五、職責(zé)文控中心既是公司產(chǎn)品及質(zhì)量文件永久保存和保護(hù)的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。文控中心的主要職責(zé)：1負(fù)責(zé)規(guī)劃、收集、整理公司的技術(shù)、質(zhì)量文件，并對(duì)各部門的技術(shù)、質(zhì)量文件進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。2制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于質(zhì)量、技術(shù)文件和資料工作的規(guī)章制度。3負(fù)責(zé)公司技術(shù)、質(zhì)量文件及有關(guān)資料和標(biāo)準(zhǔn)的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。4嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。5開展文件、資料查閱、下發(fā)活動(dòng)，做好文件、資料開放和利用工作，主動(dòng)為公司各項(xiàng)工

20、作和員工服務(wù)。6做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。第三章文件資料的管理工作六、文件資料的收集1建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限（保管期限分永久保存、保存15年、10年、5年、3年、1年等）；注明文件的版本號(hào)。2對(duì)遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；3及時(shí)催促辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。七、文件資料的歸檔、立卷與管理1區(qū)分全宗，確定立檔單位。2分類：依據(jù)供應(yīng)商和產(chǎn)品的項(xiàng)目代號(hào)將資料分類。分類除按大類外，同時(shí)按是否保密、保密程度來分。2.1大類分為：質(zhì)量文件：A質(zhì)量手冊(cè)；B程序文件；C質(zhì)量記錄技術(shù)文件:D產(chǎn)品資料；E工藝資料；標(biāo)

21、準(zhǔn)類文件：F公司標(biāo)準(zhǔn)；G國家標(biāo)準(zhǔn)；H企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)2.2保密用Y表示，非密級(jí)則用N表示。2.3密級(jí)：絕密：AS；機(jī)密：CS；秘密：PS；無：OP3歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。資料排列：資料按技術(shù)文件和質(zhì)量文件依次放在一起，有左右件區(qū)分的左件在前，右件在后。并編制資料目錄。對(duì)所有公司質(zhì)量文件和技術(shù)文件系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），并按一定次序排列和存放。每年年末對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對(duì)破損和褪色的資料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。對(duì)文件資料的收進(jìn)和移出、數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期上報(bào)主管部門。技術(shù)部產(chǎn)品工程師及質(zhì)管部檢驗(yàn)員應(yīng)定期（每月兩次，分別于月初、月

22、中）報(bào)送相關(guān)資料至文控專員；文控專員將報(bào)送的資料原件保存，并建立臺(tái)賬。公司文件資料保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。對(duì)保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀。公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止文件資料失密和泄密。八、文件資料的保管1防止文件資料的損壞，延長(zhǎng)資料的壽命，維護(hù)資料的安全；2公司設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募Y料；3做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。九、文件資料借閱、利用工作資料一般僅供在文控中心保存，公司工作人員如需借閱時(shí)，須登記后方能調(diào)閱。公司文件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕

23、密級(jí)文件資料禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)文件資料只能在文控中心閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)。秘密級(jí)文件資料的借閱本部門由部門負(fù)責(zé)人審批，跨部門的由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批。借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱文件資料者應(yīng)愛護(hù)資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且

24、不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。公司內(nèi)文件資料利用的方式有：1）提供文件資料原件；2）提供文件資料復(fù)印件；3）根據(jù)各部門需要下發(fā)資料復(fù)印件。第四章文件資料的發(fā)放產(chǎn)品圖樣（包括內(nèi)部設(shè)計(jì)的產(chǎn)品圖和從客戶發(fā)來的產(chǎn)品圖）和設(shè)計(jì)文件，由文控中心文控員按以下要求統(tǒng)一發(fā)放。1.1產(chǎn)品圖樣和設(shè)計(jì)文件的發(fā)放范圍規(guī)定如下：公司內(nèi)部一套，加蓋原件受控章后放入原始文件檔案柜；供方由制造采購部發(fā)放加工零（部）件產(chǎn)品圖樣一份。1.2由供方提供的產(chǎn)品圖樣和設(shè)計(jì)文件由制造采購部填寫復(fù)印申請(qǐng)單（），并在文件和資料發(fā)放清單（）上簽字后，從文控中心文控員處領(lǐng)取。采購部填寫資料發(fā)放清單，將該清單和資料一同

25、發(fā)給供方，并要求供方在接到資料后，將該發(fā)放清單簽字后返回，以確認(rèn)資料是否發(fā)放到位。2.外來產(chǎn)品圖樣和設(shè)計(jì)文件外單位發(fā)來或各單位待會(huì)的外來產(chǎn)品圖樣和設(shè)計(jì)文件（包括顧客提供的資料），應(yīng)及時(shí)到文控中心文控員處歸檔，由文控員統(tǒng)一建立臺(tái)賬。3.工藝文件3.1過程流程圖、FMEA（產(chǎn)品或過程）、控制計(jì)劃、作業(yè)指導(dǎo)書、入廠檢測(cè)報(bào)告等在文控中心文控員處歸檔，供相關(guān)單位查閱。3.2作業(yè)指導(dǎo)書由產(chǎn)品工程師發(fā)放到各車間使用，出廠和入廠檢驗(yàn)報(bào)告由檢驗(yàn)員統(tǒng)一保存后定期交給文控中心處歸檔。3.3產(chǎn)品更改通知單由技術(shù)專責(zé)發(fā)放到技術(shù)部、質(zhì)管部、生產(chǎn)采購部等單位，試制與更改的圖紙簽字蓋章后交文控中心文控員處復(fù)印，原件存檔，復(fù)印

26、件由技術(shù)專責(zé)隨更改通知單發(fā)放到入口檢驗(yàn)和制造采購部。技術(shù)專責(zé)需把更改通知單及圖紙發(fā)放到相關(guān)單位的技術(shù)員處，再由技術(shù)員發(fā)放至本單位相關(guān)人員。接收人需在設(shè)計(jì)更改發(fā)放清單（）上簽字。4標(biāo)準(zhǔn)資料公司制定和購買的標(biāo)準(zhǔn)及其他企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)由文控中心文控員建賬發(fā)放。5其他更換或增加的技術(shù)文件隨更改通知單一起發(fā)放，不在單獨(dú)建立發(fā)放臺(tái)賬，作廢的技術(shù)文件由技術(shù)專責(zé)在發(fā)放更改通知單及新圖時(shí)收回，送交文控中心文控員，由文控員加蓋“作廢保留”印章予以標(biāo)識(shí)，并建立臺(tái)賬。第五章文件資料的鑒定和銷毀1公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷毀期時(shí)，由文控專員填寫公司文件資料銷毀審批表交部門主管

27、人員審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級(jí)的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。2銷毀時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上簽字。3對(duì)已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司文件資料，文控中心管理員須認(rèn)真核對(duì)，編制銷毀清單（附件3），將批準(zhǔn)的公司文件資料銷毀審批表和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。第六章附則1文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)文件資料進(jìn)行管理，提高管理效率。2本辦法由質(zhì)管部解釋、補(bǔ)充。自頒布之日起生效。第3篇：公司文控中心職責(zé)*公司文控中心管理辦法第一章總則一、為規(guī)范公司資料管理，加強(qiáng)資料的收集和管理工作，有效地保護(hù)和利用資料

28、，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際，制定本辦法。二、資料范圍公司建檔范圍確定為：公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料；財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料；勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；儀器、設(shè)備方面的文件材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓(xùn)方面的文件材料；信息、情報(bào)方面的文件材料；其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。轉(zhuǎn)摘于以上文件材料包括決議、

29、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料，以及百利集團(tuán)主要職能活動(dòng)和員工在從事研發(fā)和管理等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，對(duì)公司具有保存價(jià)值的文件材料。公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)）。三、公司內(nèi)部各中心/部門和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收

30、集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。第二章管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)四、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由集團(tuán)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)主體文件資料的管理，并對(duì)其他部門的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。總經(jīng)辦設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作，由系統(tǒng)管理部直接領(lǐng)導(dǎo)。文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。文控中心的主要職責(zé)：1負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對(duì)各中心/部門文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查

31、。2制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。3負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。4嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。5開展文件、資料宣傳、咨詢活動(dòng)，做好文件、資料開放和利用工作，主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。6發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。7開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。8組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作。9做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。第三章文件材料的管理工作六、文件資料材料的收集：1建立、健全立卷歸檔制度，

32、確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號(hào)。2對(duì)遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；3及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。七、文件資料的歸檔、立卷與管理：1區(qū)分全宗，確定立檔單位。2分類：依據(jù)文件資料來源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時(shí)按部門、是否保密、保密程度來分。2.1大類分為：制度/規(guī)定：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。2部門拼音縮寫：物控：WK；生管：SG；倉儲(chǔ)：CC；品管：PG；研發(fā)：YF；技術(shù)：JS；客服：KF；采購：CG；生產(chǎn)：SH；市場(chǎng)：SC；

33、銷售：XS；設(shè)備：SB；財(cái)務(wù)：CW；OEM：WB；后總：HZ；總經(jīng)辦：ZJ；人力資源：RL；制造中心：ZZ；營(yíng)銷中心：YX；研發(fā)技術(shù)中心：YJ；財(cái)務(wù)中心：CW；廣州分公司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司：XG；信念公司：XN。2.3保密用Y表示，非密級(jí)則用N表示。4密級(jí)：絕密：AS；機(jī)密：CS；秘密：PS；無：OP編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，口（文件資料大類）口（部門前兩位拼音縮寫）口（是否保密）口（密級(jí)程度）（年份）（流水號(hào)）。如總經(jīng)辦2021年某份制度編碼為：SZJN0P040001。3.歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。4.案卷排列：立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分

34、別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。5.整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應(yīng)加襯邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。對(duì)所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。每年對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。對(duì)文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期上報(bào)主管部門。集團(tuán)各部門及下屬公司兼職或?qū)Ｂ毼目貑T應(yīng)定期（每月兩次，分別于月初、月中）報(bào)送相關(guān)資料至文控專員。9.公司文件資料保管期限分永久、長(zhǎng)期、

35、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。對(duì)保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀。10.公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止文件資料失密和泄密。八、文件資料的保管：1.防止文件資料的損壞，延長(zhǎng)資料的壽命，維護(hù)資料的安全；2.公司設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募Y料；做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。九、文件資料借閱、利用工作：1.總監(jiān)級(jí)（含）以上人員借閱非密級(jí)文件資料可直接通過文控中心管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)文件資料時(shí)，須填寫借閱文件申請(qǐng)表（附件1），部門經(jīng)理簽批、總經(jīng)辦系統(tǒng)管理部經(jīng)理核審后方能

36、調(diào)閱。2公司文件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)文件資料禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)文件資料只能在文控中心閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)。秘密級(jí)文件資料的借閱本部門由部門負(fù)責(zé)人審批，跨部門的由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。3案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。4借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5借閱文件資料者應(yīng)愛護(hù)資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、

37、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。6外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。7公司內(nèi)文件資料利用的方式有：1）提供文件資料原件；2）提供文件資料復(fù)印件；3）提供文獻(xiàn)索引資料。8出文部門負(fù)責(zé)人要求或同意時(shí)，文控中心應(yīng)主動(dòng)向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。第四章文件資料的鑒定和銷毀1公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷毀期時(shí)，由文件資料管理員填寫公司文件資料

38、銷毀審批表（附件2）交部門主管人員、系統(tǒng)管理部經(jīng)理審核，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級(jí)的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。2銷毀時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上簽字。3對(duì)已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司文件資料，文控中心管理員須認(rèn)真核對(duì)，編制銷毀清單（附件3），將批準(zhǔn)的公司文件資料銷毀審批表和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。第五章附則1文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)文件資料進(jìn)行管理，提高管理效率。2本辦法由總經(jīng)辦解釋、補(bǔ)充。自頒布之日起生效。備注資料:1、對(duì)于文件更改頻繁的，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)計(jì)分析改進(jìn)更改的原因，提高文件質(zhì)量。

39、以及文件發(fā)放需要量的控制等。這是結(jié)合利用文件發(fā)放渠道來控制文件質(zhì)量的措施，同時(shí)也是減少文件發(fā)放工作量的根本措施。譬如，設(shè)計(jì)部門，在試制階段，更改頻繁。開始規(guī)定必須接到文件才能正式更改。正式文件發(fā)放過程很長(zhǎng)，影響生產(chǎn)。后來，發(fā)現(xiàn)，大量的更改內(nèi)容沒有必要通過原來設(shè)計(jì)批準(zhǔn)者的批準(zhǔn)，于是，規(guī)定一種臨時(shí)更改的文件，由設(shè)計(jì)人員通過組長(zhǎng)批準(zhǔn)，可以直接發(fā)到有關(guān)部門。讓工藝、生產(chǎn)部門開始工作，等到正式文件批準(zhǔn)后再按照文件驗(yàn)收。這樣就大大方便了采購、工藝、檢驗(yàn)等部門的同步平行工作。到一定時(shí)候，合并這些臨時(shí)文件，這樣從文件更改次數(shù)上大大減少了。也節(jié)約了文件的紙張和人工費(fèi)用。實(shí)際上記錄有兩種型式,一種是記錄表格，在記

40、錄表格中規(guī)定了格式和要求，是工作指導(dǎo)文件；另一種型式是使用記l錄表格，在記錄表格中錄入了數(shù)據(jù)，形成證據(jù)的文件。ISO90014.2.3“記錄是一種特殊類型的文件，應(yīng)依據(jù)4.2.4的要求進(jìn)行控制”。但4.2.4明確了記錄的標(biāo)識(shí)、貯存、保護(hù)、檢索、保留和處置所需的控制，也就是對(duì)錄入數(shù)據(jù)形成證據(jù)的記錄的控制要求，通常不需要控制記錄的版本；4.2.3和4.2.4都沒有明確對(duì)記錄表格的控制要求，所以依據(jù)IS09001標(biāo)準(zhǔn)記錄表格的版本不需要控制。實(shí)際工作和質(zhì)量管理都會(huì)認(rèn)為記錄表格作為文件應(yīng)該按4.2.3的要求進(jìn)行控制。結(jié)論ISO9001對(duì)記錄表格的控制沒有明確，我的建議是修改標(biāo)準(zhǔn)：4.2.3第一段.記錄

41、是一種特殊的文件，其記錄表格應(yīng)按本條款要求控制，錄入數(shù)據(jù)的記錄應(yīng)依據(jù)4.2.4的要求進(jìn)行控制。記錄的定義也應(yīng)修改。文件控制程序1.目的：對(duì)文件進(jìn)行控制，確保文件的使用場(chǎng)所使用有效文件，并及時(shí)從所有發(fā)放或使用場(chǎng)所撤回失效或作廢的文件，防止作廢文件被錯(cuò)用、誤用，從而保證管理體系的有效運(yùn)行。2.范圍：本程序適用于管理體系有效運(yùn)行的所有部門或個(gè)人的所有文件和資料（包括外來文件）的控制，規(guī)定了文件的編寫、審批、發(fā)布、實(shí)施、標(biāo)識(shí)、歸檔、借閱修改、作廢、處置的方法。3.職責(zé)：3.1總裁負(fù)責(zé)管理文件的批準(zhǔn)。3.2管理者代表負(fù)責(zé)管理文件的審核。3.3辦公室負(fù)責(zé)文件的管理和控制，包括外來文件的管理和控制。3.4各

42、部門負(fù)責(zé)本部門所有使用文件的管理和控制。4.程序：4.1文件的編寫、審批。公司文件根據(jù)文件的性質(zhì)有相關(guān)部門起草。a）管理體系文件由總裁批準(zhǔn)。b）行政文件由辦公室起草或委托有關(guān)部門起草，辦公室主任審核，總裁批準(zhǔn)。c）作業(yè)性文件如產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)圖樣、工藝、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程、確認(rèn)規(guī)定、規(guī)章制度等文件由各部門負(fù)責(zé)編制，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)人審核后，由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.2文件的編號(hào)所有文件都應(yīng)有唯一的編號(hào)，以便區(qū)別、歸檔、保存。具體編號(hào)方法：a）管理手冊(cè)的編號(hào)方法SYMM*年代號(hào)管理手冊(cè)代號(hào)（MMManagementManual：管理手冊(cè)）公司代號(hào)（）b）程序文件的編號(hào)方法SYPF*順序號(hào)程序文件代號(hào)（P

43、FProcedureFile：程序文件）公司代號(hào)（）c）作業(yè)文件的編號(hào)方法SYOF*順序號(hào)作業(yè)文件代號(hào)（OFOperantionFile）公司代號(hào)（）d）記錄文件的編號(hào)方法RF*順序號(hào)程序文件順序號(hào)記錄代號(hào)（RFRecordFile：記錄文件）e）行政文件和技術(shù)文件按公司文件方法編號(hào)。4.3文件的發(fā)布4.3.1文件發(fā)放前應(yīng)規(guī)定文件的發(fā)放范圍，經(jīng)管理者代表審批，并填寫好文件發(fā)放范圍簽收表（QR0501）4.3.2經(jīng)審批后的管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)性文件（管理性）統(tǒng)一由辦公室發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。各部門內(nèi)部文件由部門負(fù)責(zé)人發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。4.4文件的標(biāo)識(shí)管理手冊(cè)、程序文件、作

44、業(yè)性文件由辦公室需在文件的封面的中間標(biāo)明受控狀態(tài)、分發(fā)號(hào)、持有者。4.4.2非受控文件由辦公室在文件封面打上非受控字樣。4.4.3作廢文件由辦公室在文件的封面或文件的第一頁右上角加蓋作廢章。對(duì)需要保留的作廢文件由辦公室在文件的封面或第一頁右上角加蓋的保留章。4.4.5內(nèi)部文件、外來文件、照片、膠底片由該文件的管理部門用標(biāo)簽標(biāo)識(shí)。電子媒體文件由電腦操作員在軟件或光盤的背面貼上標(biāo)簽，標(biāo)明編號(hào)及標(biāo)識(shí)類別（受控、非受控、作廢、作廢保留）。并要進(jìn)行必要的書面記錄。4.5文件的使用的實(shí)施4.5.1辦公室編制好公司文件控制清單（QR0502）控制文件使用情況。受控文件不可轉(zhuǎn)抄、外傳，管理手冊(cè)、程序文件經(jīng)管理

45、者代表審批方可復(fù)印。作業(yè)文件及外來文件由辦公室審批方可復(fù)印。4.5.3工作場(chǎng)所如發(fā)現(xiàn)過期或作廢文件，應(yīng)交辦公室處理，過期作廢文件以及作廢保留文件不得在工作場(chǎng)所使用。文件要完好保存，如損壞或缺頁應(yīng)及時(shí)向辦公室申請(qǐng)更換。文件卷面要保持整潔，不可亂涂亂畫。各部門應(yīng)編制本部門所使用的受控文件清單，控制本部門文件使用情況。辦公室每季度至少一次對(duì)文件進(jìn)行檢查，以監(jiān)督文件的完好保存及貫徹實(shí)施，并做好文件檢查記錄表（QR0503）4.5.8文件在使用過程中發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤或操作性不強(qiáng)，可申請(qǐng)更改，更改程序按本程序4.6條執(zhí)行。4.5.9公司電子媒體文件電腦操作員不準(zhǔn)擅自拷貝和外泄，并妥善保管。4.6文件的更改4.6

46、.1文件更改程序4.6.1.1更改申請(qǐng)由文件更改人填寫文件更改申請(qǐng)單（QR0504），經(jīng)審批后交原發(fā)放部門執(zhí)行更改。更改審批由原文件的審批部門進(jìn)行，若指定其他部門審批時(shí)，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料（委托、授權(quán)、或其他）。4.6.1.3糾正和預(yù)防措施、管理評(píng)審、內(nèi)部質(zhì)量審核涉及的文件更改由辦公室填寫文件更改申請(qǐng)單（QR0504），經(jīng)管理者代表審核，總裁批準(zhǔn)后，辦公室統(tǒng)一發(fā)放。4.6.2文件更改方式4.6.2.1筆誤可用劃改。6.2.2文件只改動(dòng)某頁內(nèi)容時(shí)，可用換頁方式。4.6.2.3文件內(nèi)容多處或多次改動(dòng)，可用改版方式。4.6.3辦公室編制好文件修改狀態(tài)控制清單（QR0509）并保存

47、，以控制文件修改狀態(tài)。4.6.4文件更改申請(qǐng)單（QR0504）應(yīng)注冊(cè)更改性質(zhì)：筆誤、更改、刪除、新增。4.7作廢文件處置更改后的文件發(fā)放由原發(fā)放部門按原文件發(fā)放范圍簽收表范圍發(fā)放，并從原使用場(chǎng)所收回失效文件。收回的作廢文件以及過期文件由辦公室填寫文件銷毀（保留）控制清單（QR0505），經(jīng)管理者代表審批后銷毀。4.7.3因需要保留作廢文件，由辦公室確定并填寫好文件銷毀（保留）控制清單（QR0505）經(jīng)管理者代表審批，辦公室按4.4.4標(biāo)識(shí)后方可繼續(xù)保留作廢文件。4.7.4電子媒體文件作廢處置程序4.7.4.1由申請(qǐng)人填寫文件銷毀（保留）控制清單。4.7.4.2經(jīng)管理者代表審核，總裁批準(zhǔn)。4.7

48、.4.3由電腦操作員進(jìn)行清除。4.7.5其它媒體文件（例照片、底片）由該文件的管理部門填寫文件銷毀（保留）控制清單，經(jīng)總裁批準(zhǔn)后自行銷毀。4.8文件的歸檔文件經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布后，經(jīng)批準(zhǔn)人簽署的原件及打印件，由辦公室歸檔并登記。外來文件由辦公室對(duì)其運(yùn)用性、有效性進(jìn)行檢查，再登記歸檔。需貫徹執(zhí)行的外來文件，經(jīng)審批后(審批手續(xù)按4.3)將復(fù)印件轉(zhuǎn)發(fā)到相關(guān)部門貫徹執(zhí)行。4.9文件和資料的借閱部門經(jīng)理及以下人員借閱文件，應(yīng)填寫文件和資料借閱登記卡(QR0507)，在公司內(nèi)閱覽由管理者代表審批，借出公司外由總裁審批，并登記。4.9.2副總裁以上人員可直接向資料室借閱，并作好登記。4.9.3公司以外人員借閱資料由

49、總裁審批，并作好登記。4.9.4外來文件的管理控制：標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)、分承包方提供的圖片和資料、顧客提供的資料、技術(shù)性的外來資料分別由辦公室、營(yíng)銷部、技術(shù)開發(fā)部、總裁或其委托人按本程序進(jìn)行管理控制，并作好登記。4.10行政文件由辦公室，管理體系文件由質(zhì)管部，技術(shù)文件由技術(shù)部按本程序控制。5.相關(guān)文件：SYPF02記錄控制程序6.記錄：QR0501文件發(fā)放范圍/簽收表QR0502文件清單QR0503文件檢查記錄表QR0504文件更改申請(qǐng)單QR0505文件和資料銷毀(保留)控制清單QR0506文件和資料歸檔登記卡QR0507文件和資料借閱登記卡QR0508文件和資料編號(hào)登記卡QR0509文件和資料修改狀

50、態(tài)控制清單第4篇：文控中心管理辦法文控中心管理辦法第一章總則一、目的：為規(guī)范公司文件管理，加強(qiáng)資料的收集和管理工作，有效地保護(hù)和利用資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際，制定本辦法。二、資料范圍公司資料范圍確定為：a)公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料；b)公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料；c)財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料；勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；e)經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料；f)生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；g)產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；h)儀器、設(shè)備方面的文件材料；i)基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣

51、工、維修方面的文件材料；j)科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料；k)教育培訓(xùn)方面的文件材料；l)信息、情報(bào)方面的文件材料；m)其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。n)決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料，以及公司主要職能活動(dòng)和員工在從事研發(fā)和管理等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，對(duì)公司具有保存價(jià)值的文件材料。公司資料還包括聲像資料：a)照片文件資料(含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成)；b)影片文件資料(

52、含原版底片、拷貝及文字說明)；c)錄音文件資料(含唱片、錄音帶)；d)錄像文件資料(含政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng))。三、義務(wù)公司內(nèi)部各中心/部門和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。第二章管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)四、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制由文控中心負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系的管理，并對(duì)其他部門的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。文控中心配備文控專員分管公司質(zhì)量管理體系文件資料工作，由管理者代表直接領(lǐng)導(dǎo)。文控專員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。五、職責(zé)文控中心既是公司文件、資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護(hù)文件

53、資料的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。文控中心的主要職責(zé)：1負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對(duì)各部門文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。2制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。3負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系文件的收集、整理、分類、存檔、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。4嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。5開展文件、資料宣傳、咨詢活動(dòng)，做好文件、資料的利用工作，主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。6開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。7做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。第三章文件材料的管理工作六、文件資料材料的收集：1建立、健全

54、立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號(hào)。2對(duì)遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；3及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。七、文件資料的歸檔、立卷與管理：1區(qū)分全宗，確定立檔單位。2分類：依據(jù)文件資料來源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時(shí)按部門、是否保密、保密程度來分。2.1大類分為：質(zhì)量文件：A；技術(shù)文件：B；制度/規(guī)定：C；參考資料：D；檔案：E；合同：F。部門拼音縮寫：采購部：CG；生產(chǎn)技術(shù)部：SJ；倉儲(chǔ)部：CC；品管部：PG；研發(fā)部：YF；LED事業(yè)部

55、：NE；產(chǎn)品部：CP；項(xiàng)目部：XM；客戶服務(wù)部：KF；燈桿分廠：DG；表面分廠：BM；庭園燈分廠：TY；裝配分廠：ZP；銷售部：XS；營(yíng)銷辦：YX；設(shè)備維修部：SB；財(cái)務(wù)：CW；綜合辦：ZH；華體安裝公司：AZ；昆明辦事處：KM；重慶辦事處：CQ；陜西辦事處：SX；廣西辦事處：GX；貴陽辦事處：GY；2.3保密用Y表示，非密級(jí)則用N表示。2.4密級(jí)：絕密：AS；機(jī)密：CS；秘密：PS；無：OP2.5編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，（文件資料大類）口（部門前兩位拼音縮寫）（是否保密）口（密級(jí)程度）口（年份）口（流水號(hào)）。如綜合辦2021年某份制度編碼為：SZHNOP1OOOO1。歸檔前將資料分類，分

56、組放置在待辦卷宗內(nèi)。4案卷排列：立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應(yīng)加襯邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。對(duì)所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。每年對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。對(duì)文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期上報(bào)主管部門。各部門文件管理員應(yīng)定期（每月兩次，分別于月初、月中）報(bào)送相關(guān)資料至文控專員。9.公

57、司文件資料保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。對(duì)保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀。10.公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止文件資料失密和泄密。八、文件資料的保管：防止文件資料的損壞，延長(zhǎng)資料的壽命，維護(hù)資料的安全；2.公司設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募Y料；做好文控中心的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。九、文件資料借閱、利用工作：總監(jiān)級(jí)（含）以上人員借閱非密級(jí)文件資料可直接通過文控專員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)文件資料時(shí)，須填寫借閱文件申請(qǐng)表（附件1），部門經(jīng)理簽批方能調(diào)閱。公司文

58、件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)文件資料禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)文件資料只能在文控中心閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)。秘密級(jí)文件資料，借閱本部門的由部門負(fù)責(zé)人審批，跨部門的由管理者代表批準(zhǔn)。3.案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。4借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5借閱文件資料者應(yīng)愛護(hù)資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。6外單位借閱文件資

59、料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。7公司內(nèi)文件資料利用的方式有：1）提供文件資料原件；2）提供文件資料復(fù)印件；3）提供文獻(xiàn)索引資料。8出文部門負(fù)責(zé)人要求或同意時(shí)，文控中心應(yīng)主動(dòng)向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。第四章文件資料的鑒定和銷毀1公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷毀期時(shí)，由文件資料管理員填寫文件（資料）處置審批表交部門經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級(jí)的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的文件資料由部門經(jīng)理

60、批準(zhǔn)后方可銷毀。2銷毀時(shí)，必須由總經(jīng)理或部門經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上簽字。3對(duì)已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司文件資料，文控專員須認(rèn)真核對(duì)，編制銷毀清單，將批準(zhǔn)的文件（資料）處置審批表和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。第五章附則1文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)文件資料進(jìn)行管理，提高管理效率。2本辦法由文控中心解釋、補(bǔ)充。自頒布之日起生效。第5篇：文控中心管理辦法文控中心管理辦法第一章總則一、為規(guī)范公司資料管理，加強(qiáng)資料的收集和管理工作，有效地保護(hù)和利用資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際，制定本辦法。二、資料范圍公司建檔范圍確定為：公司章程、股東名薄