希波集團(tuán)辦公管理制

1、 可修改 歡送下載 精品 Word 可修改 歡送下載 精品 Word 可修改 歡送下載 精品 Word第二(d r)局部(jb) 辦公(bn gng)管理制度 企業(yè)(qy)文檔管理公司(n s)文書管理方法 一、文書管理包含外來文件及自制文件兩種。二、外來文件包含公文、 資料、法律條款、地方性法規(guī)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等工程。內(nèi)部自制文件包含本集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)部文件和對外業(yè)務(wù)文件。三、文書歸口管理部門為集團(tuán)總經(jīng)辦；分公司由人行部；自制文書的會簽必須經(jīng)總經(jīng)辦。四、收文 外來文件收文由公司總經(jīng)辦/人行部文員登記，請示部門經(jīng)理文件是否轉(zhuǎn)發(fā)，轉(zhuǎn)發(fā)時按自制文件會簽程序會簽后轉(zhuǎn)發(fā)。五、自制文件1、擬制：

2、由文件起草部門擬稿，文稿要求語言通順、邏輯清晰、簡潔易懂、文字嚴(yán)肅，防止使用晦澀及地方口語等詞匯表達(dá)。 文件盡量不制定補(bǔ)充規(guī)定，如需要增加補(bǔ)充、修改條款，可將原文作廢重新制定，以保證制度的連貫性。部門經(jīng)理審核前方可打印，打印時須按照集團(tuán)?關(guān)于公司統(tǒng)一公文處理規(guī)定?見匯編“辦公管理制度中“企業(yè)文檔管理類中規(guī)定的格式進(jìn)行編號排版，打印后認(rèn)真校稿，與原稿核對無誤前方可進(jìn)入會簽程序。2、會簽(hu qin)：(1)、由文件起草部門(bmn)確定并填寫?文件簽發(fā)(qinf)審批單?：注明文件名稱、編號(bin ho)、文件類別、主要內(nèi)容、密級、發(fā)文日期、主送單位、抄送單位、會簽范圍寫明需要參與會簽(hu

3、 qin)的部門名稱、副總職務(wù)名稱(2)、以文件內(nèi)容相關(guān)的部門、相關(guān)集團(tuán)副總、總經(jīng)辦/人事行政部、總經(jīng)理的順序會簽，將文件正文與文件會簽單一同在會簽范圍內(nèi)傳閱。(3)、各部門收到需要會簽的文件時，須本著認(rèn)真的態(tài)度，必要時征集本部門員工意見，盡量提供相關(guān)資料供起草部門參考。(4)、自收到需會簽文件起各會簽單位及個人須在處理時限內(nèi)回復(fù)，提高效率，文件擬制部門負(fù)責(zé)文件會簽跟蹤工作。(5)、各會簽單位必須在會簽單上簽名且標(biāo)注日期，以明確責(zé)任。(6)、文件會簽至各副總后，由文件起草部門依據(jù)會簽意見結(jié)果，匯總整理，再次修訂后；方可交總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦按各部門會簽意見再審后交總經(jīng)理審批。3、批示總經(jīng)理或其他被

4、授權(quán)批示者作最終的批示，并簽字。4、出稿復(fù)印、下發(fā)(1)、文件起草部門將修訂后的文稿拷盤，由總經(jīng)辦/人事行政部文員出稿。(2)、總經(jīng)辦/人事行政部文員對外來人員自帶的軟盤先做病毒檢查有病毒的軟盤應(yīng)拒絕接收，并禮貌解釋表示歉意。(3)、總經(jīng)辦/人事行政部文員接稿后，應(yīng)認(rèn)真檢查文件簽批手續(xù)是否齊全，打印稿排版是否按?公司行文標(biāo)準(zhǔn)?，美觀合理，對文字進(jìn)行最終校對，發(fā)現(xiàn)有誤可與文件擬稿人聯(lián)系確認(rèn)后修改。 (4)、總經(jīng)辦/人事行政部文員(wn yun)按?文件(wnjin)簽發(fā)審批單?中注明(zh mn)的份數(shù)復(fù)印下發(fā)。(5)、需要(xyo)對外發(fā)文時，由總經(jīng)辦/人事行政部文員(wn yun)打印、蓋章

5、、封裝、寄發(fā)。(6)、收到文件的單位及個人須在文件發(fā)放記錄中簽字確認(rèn)，文件發(fā)送到各部門后，部門經(jīng)理應(yīng)組織本部門人員學(xué)習(xí)，并妥善保管，裝訂成冊，便于查閱、執(zhí)行。(7)、總經(jīng)辦/人行部每月定期檢查各部門的文件傳達(dá)及保存情況，如有文件喪失或傳達(dá)不到位，那么報人力資源部作為績效考核工程。5、歸檔(1)、所有簽成正本文件均需由總經(jīng)辦及人行部人行部只負(fù)責(zé)對接收文件和本分公司自制文件歸檔存查。(2)、假設(shè)執(zhí)行部門必須使用正本時，可暫時借出使用后歸還，假設(shè)正本必須寄出或無法取回時，可存檔復(fù)印件。(3)、存檔文件保存期限10年，屆時列表報批后監(jiān)督銷毀。六、公文機(jī)密等級1、秘密文件是指以集團(tuán)或集團(tuán)各部門、各分公司

6、名義下發(fā)的，可以在公開場合學(xué)習(xí)討論、并要求貫徹執(zhí)行的文件，以及有關(guān)的規(guī)章制度等。2、機(jī)密文件是指以集團(tuán)或集團(tuán)各部門、各分公司名義印發(fā)的，只供個別部門或相關(guān)人員學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行的文件，如：有關(guān)人事任免事項；質(zhì)量問題通報；產(chǎn)值、產(chǎn)量、利稅、庫存產(chǎn)品、用肉量等統(tǒng)計數(shù)據(jù)；供貨廠家、銷售客戶資料等。此類文件的閱辦人只可在規(guī)定時間內(nèi)傳閱不能留存或復(fù)印，事后，當(dāng)需要再次查閱時，需向總經(jīng)辦辦理文件借閱手續(xù)，當(dāng)場借閱當(dāng)時還。3、絕密文件是指以集團(tuán)或集團(tuán)各部門(bmn)、各分公司名義印發(fā)的，只供高層領(lǐng)導(dǎo)或極小(j xio)范圍內(nèi)人員了解、知悉的文件，如：希波員工的工資體系和標(biāo)準(zhǔn)、品控部的工藝流程、工藝標(biāo)準(zhǔn)、品質(zhì)檢驗

7、報告、生產(chǎn)配方、制造本錢(bn qin)、研發(fā)部的新品開發(fā)(kif)方案(fng n)、正在研制中的新產(chǎn)品的實驗數(shù)據(jù)、產(chǎn)品的配方、銷售公司的產(chǎn)銷量、營銷機(jī)制、促銷方案、營銷價格等，此類文件應(yīng)嚴(yán)格控制印發(fā)數(shù)量和印發(fā)范圍。4、各級人員必須嚴(yán)守秘密，有泄密事件發(fā)生，按?保密制度?處理。七、公文處理時限1、特急件：各會簽單位需在半小時內(nèi)回復(fù)，隨到隨辦。2、急件：各會簽單位需在1小時內(nèi)回復(fù)，一天內(nèi)處理完畢。3、普通件：各會簽單位需在4小時內(nèi)回復(fù)，三天內(nèi)處理完畢。4、超過處理時限的文件，由文件起草部門催辦。附件： 文件簽發(fā)審批單文件名稱編號密級主要內(nèi)容類別擬制部門擬制人部門經(jīng)理主送單位抄送單位會簽范圍及會

8、簽意見部門經(jīng)理副總總經(jīng)理注：1、文件經(jīng)總經(jīng)理簽批后，發(fā)放用印時不必(bb)使用用印審批單。2、各部門、副總、總經(jīng)理會簽(hu qin)意見可另附紙。公司統(tǒng)一(tngy)公文處理的規(guī)定一、公文(gngwn)的性質(zhì)公文是處理(chl)公務(wù)的具有特定效力和標(biāo)準(zhǔn)格式的文書，是指示、匯報和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告和交流情況的工具，各部門必須認(rèn)真貫徹本規(guī)定，切實做好公文處理。二、根據(jù)本公司實際情況，現(xiàn)對公文做如下分類：一決議 用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項。二決定 用于對重要事項做出決策和安排。三意見 用于對重要問題提出見解和處理方法。四通知 用于發(fā)布公司內(nèi)部規(guī)章制度、人事任免、傳達(dá)公司領(lǐng)導(dǎo)指示給

9、相關(guān)部門具體執(zhí)行或遵守的事項。五通報 用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況。六報告 用于向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報工作、反映情況、提出建議，答復(fù)領(lǐng)導(dǎo)的詢問。七規(guī)定 用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為標(biāo)準(zhǔn)。八會議紀(jì)要 用于記載會議主要精神和議定事項。三、公文格式公司下發(fā)公文由版頭、發(fā)文字號、橫隔線、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文部門署名、成文日期、印章、主題詞、主送部門、抄送部門、印制版記組成。一版頭由公司(n s)全稱加“文件二字，用套紅大字居中(jzhng)印在公文首頁上部。版頭字體(zt)采用姚體60號字。二發(fā)文(f wn)編號1、由發(fā)文部門代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成

10、，標(biāo)注于版頭、橫隔線之間，橫向居中，字體(zt)采用仿宋小四號字。2、發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)化簡稱：下發(fā)文件單位統(tǒng)一字號下發(fā)文件單位統(tǒng)一字號集團(tuán)希團(tuán)字第號銷售公司希銷字第號總經(jīng)辦希行字第號企劃部希策字第號人力資源部希人字第號財審部希審字第號企管部希企字第號財務(wù)部希財字第號綜合方案部希綜字第號佳木斯分公司希佳字第號研發(fā)中心希研字第號天津分公司希津字第號舉例希團(tuán)字2003第3號3、發(fā)文年度用公元年全稱。用阿拉伯?dāng)?shù)字寫，用中括號括起。4、順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，自每年第一件起按發(fā)出時間順序編排。三橫隔線 隔開公文的版頭局部與行文局部的橫線。由紅色橫線組成，位于發(fā)文字號下方。四標(biāo)題 由公文的主題和文種組成

11、，字體采用華文中宋二號字加黑。五主送部門 主送部門是指公文(gngwn)的主要受理部門，規(guī)定、通報可以不寫主送部門或在版記中表達(dá)(biod)，字體(zt)采用黑體三號字。六正文(zhngwn) 公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，字體(zt)采用宋體四號字。層次結(jié)構(gòu)正文分條標(biāo)識方法為：全文共一級的用“一、二、三、。全文共二級的第一級用“一、二、三、 第二級“1、2、3、。全文共三級的第一級用“一、二、三、第二級用“一、二、三、第三級用“1、2、3、。全文共四級的第一級用“一、二、三、 第二級用“一、二、三、第三級用“1、2、3、第四級用“1、2、3、。全文共五級的第一級用“一、二、三、 第二級用“

12、一、二、三、第三級用“1、2、3、第四級用“1、2、3、 第五級用“A、B、C、。全文共六級的第一級用“一、二、三、 第二級用“一、二、三、第三級用“1、2、3、第四級用“1、2、3、 第五級用“A、B、C、 第六級用“a、b、c、。公文首頁應(yīng)根據(jù)標(biāo)題行數(shù)合理排列正文行數(shù)。七附件公文附件，應(yīng)置于主件之后(zhhu)，與主件裝訂在一起，并在正文之后、發(fā)文部門署名之前應(yīng)注明附件的名稱。如附件較多，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字注明順序，逐件寫明附件的名稱。八部門(bmn)署名 應(yīng)當(dāng)用全稱(qun chn)或者標(biāo)準(zhǔn)(biozhn)化簡稱，發(fā)文部門署名應(yīng)采用(ciyng)黑體三號字標(biāo)注于正文的右下方。九成文日期 一般

13、署會議通過或者領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期；特殊情況署印發(fā)日期。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，因故不能及時發(fā)文時，成文日期可請示簽發(fā)人重新確定。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日，采用黑體三號標(biāo)注于發(fā)文部門署名右下方。成文日期年、月、日均用阿拉伯?dāng)?shù)字。十印章下發(fā)公文都應(yīng)加蓋集團(tuán)印章。用印位置做到上不壓正文，下要壓發(fā)文部門署名和成文日期。十一主題詞 “主題詞三字用黑體三號字標(biāo)注于印制版記上方，具體條目用宋體三號字標(biāo)注，主題詞由公文主題詞及公文種類詞組成，也可根據(jù)公文內(nèi)容自行標(biāo)注。十二抄送部門是指除了主送部門之外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或標(biāo)準(zhǔn)化簡稱。十三印制版記 由公文印發(fā)部門名稱和印發(fā)日期。在公文末頁下部印三條橫線，上

14、面兩線之間注明抄送部門，下面兩線之間左側(cè)注明擬制文件部門名稱(mngchng)，右側(cè)注明印發(fā)日期。一般公文可以不采用抬頭，由標(biāo)題、正文、附件、部門署名、成文日期(rq)組成，但內(nèi)容格式必須按本規(guī)定第四條執(zhí)行。四、公文(gngwn)的漢字從左至右橫排。主標(biāo)題、副標(biāo)題、正文之間的用字要有明顯區(qū)別。主標(biāo)題應(yīng)采用(ciyng)華文中宋二號字加黑，副標(biāo)題或主送單位(dnwi)應(yīng)采用黑體三號字，正文應(yīng)采用宋體四號字；行間距采用單倍行距；公文用紙幅面規(guī)格一律采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型長279毫米，寬210毫米；公文印制紙面規(guī)格：天高70毫米，地高30毫米，左寬25毫米，右寬20毫米，左側(cè)裝訂。附范本：佳木斯希波集團(tuán)

15、文件希團(tuán)字2003第1號關(guān)于集團(tuán)*管理的規(guī)定集團(tuán)各部門： 為加強(qiáng)佳木斯希波集團(tuán) 2003年1月5日主題詞：集團(tuán) * 規(guī)定主送單位：集團(tuán)各副總、各部門 抄送單位：集團(tuán)總經(jīng)理、分公司總經(jīng)理發(fā)文部門：集團(tuán)人力資源部 發(fā)文日期：2003年1月5日檔案管理方法一、將資料按條款分類，分別存放，每年年末經(jīng)檢查(jinch)齊全后，整理立卷歸檔。二、檔案分為證照(zhn zho)檔案、文件制度(zhd)檔案(dng n)、人事檔案、合同檔案、設(shè)備檔案、技術(shù)檔案等類別。三、檔案管理歸口(u ku)部門總經(jīng)辦負(fù)責(zé)集團(tuán)總部的證照檔案、系統(tǒng)內(nèi)下發(fā)的文件制度檔案、集團(tuán)總部設(shè)備檔案、技術(shù)檔案的管理歸檔；企管部負(fù)責(zé)集團(tuán)系統(tǒng)

16、所有合同檔案的管理歸檔；人力資源部負(fù)責(zé)集團(tuán)總部所有人員及分公司部門副經(jīng)理以上人員的人事檔案的管理歸檔；分公司人行部負(fù)責(zé)本公司所有證照檔案、文件制度檔案、部門副經(jīng)理以下人員的人事檔案、設(shè)備檔案、技術(shù)檔案的管理歸檔；分公司財務(wù)部負(fù)責(zé)對本公司所有合同檔案的管理歸檔。四、證照檔案的管理1、集團(tuán)系統(tǒng)所有證照，如：稅務(wù)登記證、衛(wèi)生許可證、生產(chǎn)經(jīng)營許可證、車輛各種牌照、各種榮譽(yù)證書、專利證、資格證等，均須以復(fù)印件及原件兩種形式存檔。2、各類證照除列知名錄外，均須登記其有效年限，以便及時更換證照，保證其有效性。3、證照檔案的保存期限為永久性保存。五、文件制度檔案的管理1、所有簽成正本文件均需由總經(jīng)辦及人行部人

17、行部只負(fù)責(zé)對接收文件和本分公司自制文件歸檔存查。2、假設(shè)執(zhí)行部門必須使用正本時，可暫時借出使用后歸還，假設(shè)正本必須寄出或無法取回時，可存檔復(fù)印件。3、存檔文件(wnjin)保存期限10年，屆時列表(li bio)報批后監(jiān)督銷毀。六、人事檔案的管理(gunl)1、集團(tuán)系統(tǒng)所有管理人員，其應(yīng)聘表、經(jīng)濟(jì)擔(dān)保書、畢業(yè)證復(fù)印件、筆試題試卷存入個人檔案(dng n)，在試用期內(nèi)建立臨時檔案，正式聘用后建立正式個人檔案。2、接收的大中專畢業(yè)生，考核時的一切(yqi)資料及其畢業(yè)證復(fù)印件交人力資源部/人事行政部存入個人檔案。3、人事檔案的保存期限為該同志辭職后一年，屆時列表報批后監(jiān)督銷毀。七、合同檔案的管理

18、1、公司對合同原件，即合同書信件、數(shù)據(jù)電文包括電報、電傳、 、電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件實行雙層管理，即承辦部門和合同歸口管理部門。各業(yè)務(wù)部訂立的合同協(xié)議原件，由企管部負(fù)責(zé)管理，合同承辦人使用復(fù)印件。以便對合同的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，但所有保管部門均須建檔。2、合同中含集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)部責(zé)任狀、承包合同及對外簽定的各種業(yè)務(wù)合同。3、合同檔案的保存期限為永久性保存。八、設(shè)備檔案的管理1、各部門購置設(shè)備及物品，如計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、 機(jī)、空調(diào)等生產(chǎn)設(shè)備及生產(chǎn)輔助設(shè)備如化驗室設(shè)備、研發(fā)專用設(shè)備等但凡帶有圖紙、說明書、保修卡、用戶手冊等資料應(yīng)全部交總經(jīng)辦/人事行政部存入設(shè)備檔案，建立永久性檔案。無總經(jīng)辦/人行部

19、在設(shè)備發(fā)票上確認(rèn)收到該設(shè)備相關(guān)資料的簽字，財務(wù)不予報銷。2、各項基建施工與工程有關(guān)圖紙，一律把原稿移交總經(jīng)辦/人事行政部文員管理。3、設(shè)備檔案的保存期限(qxin)為該設(shè)備報廢后1年，屆時列表(li bio)報批后監(jiān)督銷毀。九、技術(shù)檔案的管理(gunl)1、各部門技術(shù)資料，如：與集團(tuán)業(yè)務(wù)相關(guān)(xinggun)的法規(guī)條文、國標(biāo)、企標(biāo)、工藝規(guī)程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等全部由總經(jīng)辦/人行部負(fù)責(zé)管理歸檔(gudng)，如屬絕密文件應(yīng)由總經(jīng)辦/人行部登記其發(fā)行版本、發(fā)行日期、總頁數(shù)，并將其名錄歸檔，注明存放部門、發(fā)行使用部門。2、技術(shù)檔案的保存期限為永久性保存，但須將廢止資料加印“作廢保存章，同時注明作廢日期。十、

20、檔案建立、整理方法1、企業(yè)文件記錄保存、歸檔方法按內(nèi)容分類，并以時間先后順序存檔，必須在檔案夾里清楚地標(biāo)注歸入的檔案類目，方便查找。2、每天都要進(jìn)行清理歸檔，以免資料堆積，熟悉自己管理的檔案，了解歸檔制度。準(zhǔn)確地做好文件索引，以便于查找。3、歸檔要注意整潔，歸檔前先把資料進(jìn)行分類，以便所有的材料隨手可得，防止盲目查找。4、立卷按年代、機(jī)構(gòu)排列，永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件要把正文和底稿、文件和附件、請示和批復(fù)放在一起。5、文件檔案除將文稿存檔外，計算機(jī)中亦需存盤建檔，建檔按類別及時間順序建立，便于查找。6、注意做好保密工作，檔案柜要鞏固，做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等

21、措施。7、每年清理一次檔案，對檔案的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補(bǔ)救措施，確保檔案平安。8、對于已失去作用的檔案要進(jìn)行銷毀或用碎紙機(jī)進(jìn)行處理，銷毀檔案材料要經(jīng)過(jnggu)認(rèn)真鑒定，確定銷毀檔案材料必須列冊登記，送領(lǐng)導(dǎo)審批后銷毀。9、銷毀檔案材料時，必須指派(zhpi)專人監(jiān)銷，防止失密。檔案資料借閱(ji yu)管理制度一、借閱(ji yu)檔案包括(boku)證照、文件制度、人事檔案、合同、設(shè)備、技術(shù)等資料，必須在檔案借閱登記簿登記前方可借閱；借閱涉密的檔案須經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門經(jīng)理級以上的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可借閱。二、卷案不可借出，只提供在檔案存放室查閱，未立案的文件及資料可借出。三、

22、借閱期限不得超過10天，到期必須歸還如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。四、借閱檔案人必須保護(hù)檔案，保護(hù)其平安及保密性，不得涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、損壞，未經(jīng)部門經(jīng)理級以上領(lǐng)導(dǎo)允許，絕密資料未經(jīng)副總經(jīng)理級以上領(lǐng)導(dǎo)允許，不得擅自摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借。五、借閱的檔案交還時，檔案管理人員必須當(dāng)面點清，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告上級主管領(lǐng)導(dǎo)。主管領(lǐng)導(dǎo)與資料來源相關(guān)部門溝通備份，同時對借閱人采取批評教育或相應(yīng)處分。六、外單位借閱檔案，必須有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)前方可借閱，但不得帶出檔案室。七、外單位摘抄卷內(nèi)檔案，必須經(jīng)總經(jīng)理對其摘抄完畢的內(nèi)容進(jìn)行審查、簽章同意后，方可帶出檔案存放室。 第二章

23、辦公事務(wù)管理打印(d yn)、復(fù)印、 管理制度一、打印(d yn)：1、凡屬以集團(tuán)、分公司名義(mngy)下發(fā)的文件、報表、工作方案(fng n)、總結(jié)、報告、會議紀(jì)要、通知、通報、公函、規(guī)章制度、宣傳教育材料、任免決定、表彰(biozhng)決定等均在打印范圍內(nèi)。2、不得利用公司計算機(jī)打印私人材料。3、各部門負(fù)責(zé)本部門所有材料的打印，需要下發(fā)的文件或規(guī)章制度、通知由各部門擬訂打印、校稿，會簽批準(zhǔn)后拷盤，交由總經(jīng)辦/人事行政部歸口下發(fā)、存檔；4、總經(jīng)辦/人事行政部文員對外來人員自帶的軟盤先做病毒檢查有病毒的軟盤應(yīng)拒絕接收，并禮貌解釋表示歉意。5、總經(jīng)辦/人事行政部文員接稿后，應(yīng)認(rèn)真檢查文件簽批

24、手續(xù)是否齊全，打印稿排版是否按公司行文標(biāo)準(zhǔn)，美觀合理，對文字進(jìn)行最終校對，發(fā)現(xiàn)有誤可與文件擬稿人聯(lián)系確認(rèn)后修改。6、文件存檔標(biāo)準(zhǔn)，計算機(jī)內(nèi)存儲文件應(yīng)遵照?制度匯編?辦公管理制度中?檔案管理方法?執(zhí)行。7、文件打印格式應(yīng)統(tǒng)一，按?制度匯編?辦公管理制度中?公司統(tǒng)一公文處理的規(guī)定?執(zhí)行。二、復(fù)?。?、所有復(fù)印機(jī)均應(yīng)建立使用記錄，復(fù)印需求部門按?復(fù)印機(jī)使用登記表?中工程逐項、真實填寫。2、月末按各部門復(fù)印登記表由總經(jīng)辦/人行部匯總各部門耗用紙張、墨粉費(fèi)用，查看費(fèi)用是否超標(biāo)，將結(jié)果報人力資源部考核；3、凡需要(xyo)復(fù)印的資料，必須經(jīng)本部門經(jīng)理同意(tngy)，到人事行政部登記備查，數(shù)量超過10張的

25、必須(bx)人事行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后復(fù)印，分公司復(fù)印20份以上的應(yīng)采用(ciyng)油印形式，由需求部門自行印刷。4、屬證件、原始資料等特殊材料需要復(fù)印，不受份數(shù)限制，可根據(jù)需要復(fù)印，但必須經(jīng)過請示(qngsh)、上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)前方可復(fù)印。5、公出人員在外地需要打印、復(fù)印材料時，應(yīng)將打印原件留存，索要發(fā)票，另附紙標(biāo)明打印/復(fù)印原因、打印/復(fù)印時間、材料收件人，以做報銷依據(jù)，無以上材料公司不予報銷。6、不得利用公司復(fù)印機(jī)、 機(jī)復(fù)印私人材料。三、 ：1、所有 機(jī)均應(yīng)建立 記錄，登記 機(jī)使用情況，并填寫? 機(jī)使用登記表?，發(fā) 須由部門經(jīng)理在 材料反面簽批前方可發(fā)出。2、由總經(jīng)辦/人行部文員統(tǒng)計月費(fèi)用，月底

26、統(tǒng)一匯總各部門耗用 費(fèi)用，除總經(jīng)辦/人行部之外有 機(jī)的， 費(fèi)用統(tǒng)一納入辦公費(fèi)用；收 由總經(jīng)辦/人行部文員登記，并通知接收部門領(lǐng)取、登記。3、在外人員簽合同及其它工作需發(fā) 時，需請示副總經(jīng)理同意才能進(jìn)行，并且回公司報銷時，上交原始材料及發(fā)票，寫清原因、收件人、無以上材料公司不予報銷。4、不得利用公司 機(jī) 私人材料。部門復(fù)印機(jī)使用登記表復(fù)印時間材料名稱紙型總頁數(shù)復(fù)印人部門經(jīng)理簽字部門(bmn) 機(jī)使用(shyng)登記表 時間材料名稱頁數(shù)收/發(fā)經(jīng)辦人部門經(jīng)理簽字第三章 印章(ynzhng)信證管理印章使用(shyng)管理方法(fngf)一、總那么1、目的為加強(qiáng)集團(tuán)公司印章管理，標(biāo)準(zhǔn)公司印章的制定

27、、使用程序，使公司業(yè)務(wù)順利運(yùn)營，杜絕因印章管理、使用不善造成的不必要損失制定本方法。2、定義本方法所稱之印章是指公司業(yè)務(wù)上必要的，通過其使用能對外表達(dá)公司意思的印鑒。如法人章公章，法定代表人章、合同專用章、財務(wù)專用章、銷售公司章、品控部檢驗專用章等。二、印章的管理1、集團(tuán)相關(guān)部門(bmn)及各分公司須將其業(yè)務(wù)必需之印章圖樣、尺寸說明連同相應(yīng)管理制度或方法(fngf)報集團(tuán)(jtun)總經(jīng)辦備案。2、集團(tuán)各相關(guān)部門及分公司對印章(ynzhng)的管理須設(shè)專人負(fù)責(zé)、并將該管理人員姓名報集團(tuán)總經(jīng)辦備查。三、印章(ynzhng)的適用范圍1、公章適用于公司介紹信、包裹領(lǐng)用單、匯款單、財務(wù)部報表、證明、

28、委托書、協(xié)議、擔(dān)保書等重要材料需要時的加蓋。2、合同專用章適用于合同章用于公司與客戶簽訂各種合同專用。3、財務(wù)專用章適用于財務(wù)專用章用于公司各種資金支付專用。4、銷售公司章 適用于以銷售公司名義按公司規(guī)定程序簽訂的與經(jīng)銷商補(bǔ)充協(xié)議及銷售公司內(nèi)部發(fā)放的文件、制度、通知、通報類。5、品控部專用章 適用于品控部在公司內(nèi)部下發(fā)的通知及出口時商標(biāo)機(jī)構(gòu)提供的合格檢驗報告專用。四、以上三種印章在使用時必須按規(guī)定辦理，否那么出現(xiàn)問題，由該印章保管人員負(fù)責(zé)一切經(jīng)濟(jì)責(zé)任和法律責(zé)任，并處以每次500元的罰款。五、印章的使用1、只有印章的保管(bogun)責(zé)任者才能保管和加蓋印章。保管責(zé)任者因故不在時需托相關(guān)人員代行

29、其職責(zé)，因委托不善造成(zo chn)失誤或損失者，由委托人和受托人負(fù)連帶責(zé)任。2、公司(n s)各部門及員工申請加蓋公司法人章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章、銷售公司章等按以下(yxi)程序(chngx)辦理。1申請人填寫公司用印申請單見附表。2經(jīng)部門主管經(jīng)理、副總、總經(jīng)理審批同意。3申請人按12項要求簽字后，須將相應(yīng)用印申請單及需加蓋印章之材料一并交印章保管責(zé)任人登記蓋章。 3、品控部檢驗章，如質(zhì)量檢驗合格章、化驗室檢驗章經(jīng)品控部經(jīng)理、化驗室主任確認(rèn)無誤后，即可蓋章，所有蓋章資料均須備份，以便查閱。4、加蓋印章審批權(quán)限劃分1經(jīng)常性加印工程，如介紹信、包裹單、匯款單等工程需要加蓋法人

30、印章的由經(jīng)辦人所在部門主管經(jīng)理簽字，交經(jīng)總經(jīng)辦主任/人行部經(jīng)理審批。2財務(wù)報表、證明、委托書、協(xié)議、擔(dān)保書等需要加蓋法人印章的或涉及公司重大利益的材料，須由法定代表人本人最終確認(rèn)財務(wù)票據(jù)正常業(yè)務(wù)按法定代表人批準(zhǔn)之相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3本款所稱涉及公司重大利益資料系指：A、與經(jīng)營責(zé)任相關(guān)的資料B、債務(wù)保證，特別貸款C、所涉標(biāo)的超過10萬元以上的合同D、訴訟裁判相關(guān)資料E、可能給公司造成10萬元以上損失的其他相關(guān)資料4使用財務(wù)專用章必須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理、副董事長審核(shnh)同意方可使用。5以上項以外的其他(qt)資料的加印，相關(guān)副總經(jīng)理或各分公司總經(jīng)理有最終審批權(quán)。6經(jīng)會簽批準(zhǔn)的文件(wnjin)發(fā)放加

31、蓋印章時文件會簽單可替代用印申請單。 5、加蓋印章(ynzhng)的復(fù)核1公司法人章保管人，按?用印(yng yn)申請單?中資料名稱、加蓋印章份數(shù)、審核簽批權(quán)限復(fù)核無誤后，方可予以蓋章；如總經(jīng)辦主任/人行部經(jīng)理、總經(jīng)理不在，用章人 請示同意后，印章保管人經(jīng)核實，方可蓋章。2合同章使用部門填寫?用印申請單?，部門經(jīng)理簽字，交財務(wù)部經(jīng)理 合同文本名稱、加蓋印章份數(shù)、部門經(jīng)理審核簽批權(quán)限、合同文本簽署部門主管副總、企管部經(jīng)理簽字、總經(jīng)理簽批內(nèi)容等。3合同章保管人員必須對上述工程及申請單中加蓋份數(shù)進(jìn)行再次審核前方可給予加蓋合同章，并做好?合同章使用記錄?。6、?用印申請單?的管理1使用公司法人章填報

32、后的?用印申請單?在總經(jīng)辦/人行部存檔。2使用財務(wù)專用章、法定代表人名章填報后的?用印申請單?與在財務(wù)部存檔。3使用合同章填報后的?用印申請單?與在財務(wù)部留存或備份合同文本同時存檔。 4財務(wù)類報表使用財務(wù)專用章、法人章及法人名章的?用印申請單?與報表復(fù)印件同時存檔。加蓋印章流程圖加印材料補(bǔ)充修正申請?zhí)岢錾暾埲思由w印章審查批準(zhǔn)審查批準(zhǔn)審 批申請部門主管經(jīng)理副總、分公司總經(jīng)理必要時集團(tuán)總經(jīng)理必要時OKKKKOKOKNONONOOKOK用 印 申 請 單 年 月 日申請人職務(wù)所在部門印章名稱公司法人章 合同專用章 法人代表人名章 財務(wù)專用章資料名稱A資料編號ABB資料來源外來材料 自制材料 其他資料

33、份數(shù)A 份B 份每份資料加蓋的印章數(shù)A 份B 份資料用途資 料保 管公司內(nèi)部門名稱： 公司外單位名稱： 審批意見部門經(jīng)理主管副總總經(jīng)辦/人行部經(jīng)理財務(wù)部經(jīng)理/副董事長總經(jīng)理介紹信管理(gunl)方法(fngf)一、需要公司開具介紹信者，應(yīng)填寫用印申請單，注明介紹信用途，經(jīng)主管(zhgun)經(jīng)理批準(zhǔn)后，交總經(jīng)辦主任/人行部經(jīng)理(jngl)簽批，總經(jīng)辦/人行部文員依據(jù)此單填寫(tinxi)介紹信，蓋章后發(fā)需要人。二、介紹信由總經(jīng)辦/人行部文員負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)禁發(fā)出空白信。三、開具介紹信存根應(yīng)妥善保管，按保密要求歸檔，保管期限5年。四、如發(fā)現(xiàn)介紹信喪失，領(lǐng)用人應(yīng)立即向總經(jīng)辦/人行部反映，及時采取相應(yīng)措施

34、。五、各部門接待外單位介紹來人時，應(yīng)認(rèn)真查對來人姓名、商辦事項和介紹信所列的事項是否相符；并在留下的介紹信反面簽注辦理情況，以便日后查對。六、考前須知：1、開具介紹信時要對使用介紹信個人或部門嚴(yán)格審核，如：用信人的姓名、所在部門、事由等。2、部門名稱要用全稱或標(biāo)準(zhǔn)化的簡稱，標(biāo)明簽署、用印時間。3、開具的介紹信要有編號和騎縫章，存根和發(fā)出信的內(nèi)容要一致。第四章 通訊管理關(guān)于通訊設(shè)備的使用管理規(guī)定一、國內(nèi) 使用(shyng)管理1、各部門需要(xyo)安裝、停用 或需要增加話費(fèi)指標(biāo)，應(yīng)由申請(shnqng)部門填寫請示單，寫明申請事項、原由，主管簽署意見后報企管部/人行部分公司各部門(bmn)由人

35、行部批示后報企管部，由企管(q un)部/人行部請示總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。2、降低話費(fèi)指標(biāo)由企管部/人行部共同依據(jù)實際工作通訊業(yè)務(wù)量或階段性話費(fèi)進(jìn)行調(diào)整。3、各部門沒有其它部門同意，不得使用其它部門 。每月各部門 實用額，由話費(fèi)查詢部門在每月30日前對照各部門 費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)核查后，將結(jié)果、處理意見、 實際費(fèi)用一并報財務(wù)部經(jīng)理。財務(wù)部按各部門 費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)結(jié)算，超費(fèi)自付，特殊情況需集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)核銷，其他人無權(quán)核銷超標(biāo)準(zhǔn) 費(fèi)。4、各部門 不得用以私人、私事通話，如有特殊事，先請示本部門領(lǐng)導(dǎo)同意，做好詳細(xì)登記，月末上報話費(fèi)查詢部門，按當(dāng)?shù)赝ㄓ嵵行牡怯浀脑捹M(fèi)清單金額到財務(wù)付款。二、國際 使用規(guī)定1、由需要辦理國

36、際業(yè)務(wù)的部門填寫請示單，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后交總經(jīng)辦/人行部，由總經(jīng)辦/人行部按照總經(jīng)理批示將所要使用的 國際網(wǎng)翻開。2、辦理國際業(yè)務(wù)的部門使用 必須認(rèn)真、詳細(xì)地做好使用記錄。通話、 完畢后，由總經(jīng)辦/人行部負(fù)責(zé)將所有的 國際網(wǎng)關(guān)閉。3、任何(rnh)部門或個人不經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)(p zhn)，無權(quán)翻開公司(n s)內(nèi)部任何一部 的國際網(wǎng)，如有違反此規(guī)定或沒按以上規(guī)定辦理造成的經(jīng)濟(jì)損失由行政部負(fù)責(zé)賠償，除交付所使用的費(fèi)用(fi yong)外，罰款200元。三、通訊費(fèi)用支付(zhf)、報批1、但凡公司支付的 、BP機(jī)、均由總經(jīng)辦/人行部負(fù)責(zé)管理。每月周一由總經(jīng)辦/人行部向郵局查詢以上通訊費(fèi)用的使用情況，如

37、 的余額較低時，由總經(jīng)辦/人行部負(fù)責(zé)為 交費(fèi)，每月最少交費(fèi)額為持機(jī)人月定額費(fèi)用；持機(jī)人出差時另行付費(fèi)；其它通訊設(shè)備按其各自繳費(fèi)額規(guī)定進(jìn)行交費(fèi)。2、月末由總經(jīng)辦主任/人行部經(jīng)理將當(dāng)月各部門 費(fèi)用額、獎罰處理情況及各 使用者費(fèi)用額報總經(jīng)理閱批。3、 費(fèi)用需預(yù)交的，可由總經(jīng)辦主任/人行部經(jīng)理按其權(quán)限辦理。四、通話考前須知1、接聽 一律用文明用語：“您好！希波集團(tuán)或“您好！希波。2、接、打 用語應(yīng)盡量簡潔、明確，以減少通話時間。3、每次通話時間以三分鐘為限，長話短說，簡潔扼要，長途 使用前應(yīng)對討論、商洽內(nèi)容加以構(gòu)思或擬出提綱。以免耗時占線，浪費(fèi)資金。4、通話注重禮貌，表達(dá)公司良好的文化素養(yǎng)和精神風(fēng)貌。

38、5、打 一般 零聲響五次無人接聽，即掛機(jī)。接聽 一般在鈴響三次內(nèi)接聽。6、各部門查找 號碼可到總經(jīng)辦/人行部查閱 號碼簿，查詢不到方可播打114進(jìn)行查詢。關(guān)于計算機(jī)上網(wǎng)使用的有關(guān)規(guī)定 為加強(qiáng)(jiqing)并標(biāo)準(zhǔn)(biozhn)集團(tuán)辦公自動化，提高(t go)部門間信息傳遞速度和工作效率，制定本規(guī)定。一、集團(tuán)所屬以下部門及個人可實行計算機(jī)上網(wǎng)(shn wn)辦公：集團(tuán)(jtun)總經(jīng)辦、人力資源部、研發(fā)部、綜合方案部、企劃部、企管部、各分公司人事行政部、集團(tuán)各副總、銷售總監(jiān)。二、所有可上網(wǎng)的部門及個人必須建立上網(wǎng)記錄，并認(rèn)真填報，月末交 費(fèi)用核算部門。三、實行計算機(jī)上網(wǎng)辦公的部門個人之間傳遞信

39、息的，應(yīng)盡量采用電子郵件的形式發(fā)送和接收。四、為保證信息平安，在信息收發(fā)完畢后須將收發(fā)信箱內(nèi)的相關(guān)信息刪除。五、工作需要時可上網(wǎng)查詢信息、收發(fā)電子郵件，但必須認(rèn)真做好上網(wǎng)時間記錄和使用記錄并根據(jù)本部門實際情況制定出固定的查詢郵件時間。六、禁止利用計算機(jī)上網(wǎng)聊天、娛樂、下載與工作無關(guān)的信息等。第五章 辦公用具管理公司辦公設(shè)備、用品管理規(guī)定 一、范圍 公司辦公設(shè)備/設(shè)施包括：計算機(jī)含手提式、打印機(jī)、掃描儀等計算機(jī)附屬設(shè)備、復(fù)印機(jī)、 機(jī)、 、驗鈔機(jī)、打卡機(jī)、辦公室內(nèi)空調(diào)、飲水機(jī)、辦公桌椅、沙發(fā)、檔案柜、窗簾、蓋布、計算器、算盤、各類文件夾、訂書器、打孔器、剪刀、削筆刀等一切辦公設(shè)備/設(shè)施。公司辦公用

40、品包括：軟盤(run pn)、膠水、雙面膠、鋼筆水、圓珠筆、炭素筆、鉛筆、橡皮、紙張等消耗性物品。二、建帳 1、公司所有(suyu)辦公設(shè)備均須建帳，建帳時按各部門/科室(ksh)由財務(wù)人員、企管部人員共同盤點，屬辦公設(shè)備/設(shè)施均須一一登記入帳，并由物品使用部門經(jīng)理簽字確認(rèn)(qurn)。登記時各部門/科室人員(rnyun)必須積極配合，如實上報。 2、公司所有辦公設(shè)備必須貼有統(tǒng)一形式的標(biāo)簽以便核對查實。 3、公司辦公設(shè)備/設(shè)施購置時必須通過設(shè)備設(shè)施管理人員簽字，以便保證公司辦公設(shè)備/設(shè)施臺帳的準(zhǔn)確性。財務(wù)部見設(shè)備設(shè)施管理人員簽字后，方可給予購置辦公設(shè)備/設(shè)施報銷。三、購置 1、辦公設(shè)備/設(shè)施及

41、辦公用品的購置由需求部門按照“物資采購程序及物資采購審批權(quán)限進(jìn)行辦理。 2、所有辦公設(shè)備/設(shè)施及辦公用品，都由辦公駐地財務(wù)部統(tǒng)一管理。 3、辦公用品購置由需求部門提報領(lǐng)用方案，部門經(jīng)理批準(zhǔn)，交財務(wù)部，財務(wù)部按辦公用品臺帳，確定購置與否、購置數(shù)量，實施采購分公司可交由采購員實施采購。 4、常規(guī)(chnggu)消耗性報表應(yīng)按其消耗水平確定印刷、訂購數(shù)量各部門(bmn)提報方案(fng n)時應(yīng)附報表(bobio)格式。 四、保管(bogun)與發(fā)放 1、辦公設(shè)備/設(shè)施購置后由財務(wù)部通知需求部門辦理領(lǐng)取手續(xù)，并建立臺帳，加貼標(biāo)簽。2、所有辦公用品都必須登記臺帳。 3、必須清楚掌握辦公用品庫存數(shù)量，經(jīng)

42、常整理與清掃，必要時實行防蟲等保全措施。 4、購后物資及時通知需求部門領(lǐng)取。5、領(lǐng)發(fā)物品隨時記帳，計算余量，以便掌握庫存數(shù)量。 五、監(jiān)督與考核辦公用品每月月末盤點，監(jiān)督發(fā)放數(shù)量及各部門消耗辦公用品費(fèi)用：1、辦公用品每月月末盤點，要求結(jié)余物資帳物相符。2、核對辦公用品領(lǐng)用單與辦公用品臺帳顯示發(fā)放數(shù)量。 3、財務(wù)部經(jīng)理核對各類辦公用品收支、實物臺帳。 4、辦公用品管理員計算出各部門辦公用品費(fèi)用，按照各部門辦公費(fèi)用指標(biāo)核算，將情況匯總上報財務(wù)部經(jīng)理，并通知超標(biāo)部門，超標(biāo)自負(fù)。 六、考前須知1、嚴(yán)禁員工將公司辦公用品作為私用。 2、為控制辦公用品費(fèi)用，節(jié)約經(jīng)費(fèi)開支，每個員工必須節(jié)約使用各種辦公用品，不

43、得浪費(fèi)。凡反面能夠書寫的紙張但文件、財務(wù)報表等涉密材料不可利用應(yīng)該妥善保管，以備做打草稿用紙，違反者一次罰款5元。3、內(nèi)部傳閱的各種草稿盡量(jnling)利用使用過的紙正面有字，反面(fnmin)能書寫，不準(zhǔn)使用公司統(tǒng)一印制的稿紙(gozh)，如有違反者一次罰款5元。4、各部門制定(zhdng)的各種表格必須本著節(jié)約用紙、壓縮篇幅的原那么(n me)，能小的盡量小，不得有明顯的空白。5、正常消耗性文具用品如：圓珠筆、炭素筆、膠水領(lǐng)用時交舊領(lǐng)新，否那么不予核發(fā)。計算機(jī)使用管理規(guī)定一、計算機(jī)歸口管理部門為總經(jīng)辦/人行部。二、歸口管理部門負(fù)責(zé)對計算機(jī)運(yùn)用的長遠(yuǎn)規(guī)劃；負(fù)責(zé)軟件開發(fā)規(guī)劃；負(fù)責(zé)組織計算機(jī)

44、技術(shù)培訓(xùn)；負(fù)責(zé)對分散使用的計算機(jī)保密、病毒檢測清理、是否安裝游戲軟件等方面進(jìn)行不定期檢查；負(fù)責(zé)計算機(jī)的故障時聯(lián)絡(luò)維修單位進(jìn)行維修。三、計算機(jī)中所有的軟件為集團(tuán)所有，任何人不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)讓或出售。四、輸入計算機(jī)的信息屬公司機(jī)密，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)向任何人提供、泄露信息內(nèi)容；所有計算機(jī)均要加設(shè)屏保密碼，對于絕密文件應(yīng)對其加設(shè)密碼防護(hù)離職離任時須將計算機(jī)密碼通報監(jiān)交人。五、信息載體必須平安存放、保管、防止喪失或失效；重要信息要拷貝軟盤或移動硬盤，離職、離任時須將硬盤、或移動硬盤及軟盤的內(nèi)容交接清楚。六、軟盤使用(shyng)前，必須確保無病毒；由各計算機(jī)使用部門制定病毒作業(yè)方案(fng n)含檢測周期(

45、zhuq)、時間、方式、工具及責(zé)任人，報總經(jīng)辦/人行部檢查其實施(shsh)情況。七、計算機(jī)操作人員(rnyun)應(yīng)保護(hù)各種設(shè)備，降低消耗、費(fèi)用；對各種設(shè)備應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)要求操作、保養(yǎng)。發(fā)現(xiàn)故障及時報請維修，以免影響工作。八、計算機(jī)假設(shè)兩小時以上不使用，那么須關(guān)機(jī)，班后將計算機(jī)及附屬設(shè)備打印機(jī)、掃描儀等關(guān)閉，檢查斷開總電源。九、計算機(jī)應(yīng)由專業(yè)人員操作，禁止非專業(yè)人員操作使用，否那么，造成設(shè)備損壞應(yīng)照價賠償，未經(jīng)計算機(jī)保管人同意不得動用他人計算機(jī)。十、不得利用計算機(jī)上網(wǎng)傳遞私人信件、下載私人材料；無上網(wǎng)權(quán)的部門不得利用計算機(jī)上網(wǎng)，特殊情況需請示總經(jīng)辦主任/人行部經(jīng)理同意后，方可上網(wǎng)。十一、所有計算機(jī)不

46、得安裝游戲軟件，嚴(yán)禁將計算機(jī)用于私人學(xué)習(xí)或游戲。復(fù)印機(jī)使用的規(guī)定一、復(fù)印機(jī)是高檔辦公設(shè)備，必須由專人負(fù)責(zé)使用，其它人員一律不得擅自動用，并由總經(jīng)辦/人行部負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查。如有違反者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)處以10元罰款，造成設(shè)備損壞的，由其賠償經(jīng)濟(jì)損失。二、專責(zé)人要認(rèn)真學(xué)習(xí)掌握復(fù)印機(jī)使用，保養(yǎng)根本知識，并嚴(yán)格按操作規(guī)程使用，保養(yǎng)，并按照復(fù)印機(jī)保養(yǎng)協(xié)議，定期聯(lián)系落實保養(yǎng)工作，出現(xiàn)故障由專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)修理。三、為了節(jié)約費(fèi)用，各部門領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)格控制復(fù)印量。四、為了延長復(fù)印機(jī)的使用壽命，實行定時開機(jī)復(fù)印的方法，每日開機(jī)兩次，集團(tuán)9：00-16：00；分公司10：0011：00、15：0016：00為開機(jī)復(fù)印時間。其它

47、時間，有極特殊情況經(jīng)總經(jīng)辦/人事行政部批準(zhǔn)后，方可開機(jī)復(fù)印。 第六章 機(jī)要保密(bo m)管理關(guān)于(guny)保密工作的假設(shè)(jish)干規(guī)定(gudng)一、總那么(n me) 1、保密工作的主要任務(wù)是防止失密、泄密和被竊密事故的發(fā)生：所謂“涉密事項，是指一旦披露或公之于眾，給企業(yè)管理和未來開展帶來重大不良影響，乃至造成重大損失的事項。 2、涉密人員是指那些因工作崗位和工作職責(zé)，需要經(jīng)常接觸涉密事項的人員，以及因工作需要偶爾接觸涉密事項的人員。3、保密工作是關(guān)系到企業(yè)命脈，必須引起我們的重視。保密工作涉及企業(yè)的方方面面，絕對不是少數(shù)涉密人員的事情，必須增強(qiáng)全員保密意識，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。 二、關(guān)

48、于保密工作的組織領(lǐng)導(dǎo) 為加強(qiáng)對保密工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)研究決定成立集團(tuán)保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組：由集團(tuán)各副總、分公司總經(jīng)理、集團(tuán)總經(jīng)辦主任、分公司人行部經(jīng)理、銷售內(nèi)勤等組成。集團(tuán)及各分公司保密工作主要包括以下內(nèi)容： 一文件保密 文件保密，是集團(tuán)(jtun)及各分公司印發(fā)的文件含圖表(tbio)和 需確定適當(dāng)(shdng)的密級，并按照密級管理要求嚴(yán)格控制。為了標(biāo)準(zhǔn)(biozhn)文件(wnjin)保密工作，現(xiàn)將文件密級確定原那么及管理要求明確如下： 1、秘密文件-是指以集團(tuán)或集團(tuán)各部門、各分公司名義下發(fā)的，可以在公開場合學(xué)習(xí)討論、并要求貫徹執(zhí)行的文件，以及有關(guān)的規(guī)章制度等。 2、機(jī)密文件-是指以集團(tuán)或集

49、團(tuán)各部門、各分公司名義印發(fā)的，只供個別部門或相關(guān)人員學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行的文件，如：有關(guān)人事任免事項；質(zhì)量問題通報；產(chǎn)值、產(chǎn)量、利稅、庫存產(chǎn)品、用肉量等統(tǒng)計數(shù)據(jù)；供貨廠家、銷售客戶資料等。此類文件的閱辦人只可在規(guī)定時間內(nèi)傳閱不能留存或復(fù)印，事后，當(dāng)需要再次查閱時，需向總經(jīng)辦辦理文件借閱手續(xù)，當(dāng)場借閱當(dāng)時還。 3、絕密文件-是指以集團(tuán)或集團(tuán)各部門、各分公司名義印發(fā)的，只供高層領(lǐng)導(dǎo)或極小范圍內(nèi)人員了解、知悉的文件，如：希波員工的工資體系和標(biāo)準(zhǔn)、品控部的工藝流程、工藝標(biāo)準(zhǔn)、品質(zhì)檢驗報告、生產(chǎn)配方、制造本錢、研發(fā)部的新品開發(fā)方案、正在研制中的新產(chǎn)品的實驗數(shù)據(jù)、產(chǎn)品的配方、銷售公司的產(chǎn)銷量、營銷機(jī)制、促銷方案

50、、營銷價格等，此類文件應(yīng)嚴(yán)格控制印發(fā)數(shù)量和印發(fā)范圍。 4、為了落實文件保密規(guī)定，涉密人員應(yīng)及時清理文件，機(jī)密級以上文件草稿及印廢的紙張應(yīng)立即銷毀，不得二次使用，更不能流失?？偨?jīng)辦制定出文件定期收回和監(jiān)督銷毀制度，做到每半年清理一次文件，各部門保管的文件必須在規(guī)定時間內(nèi)交回，個人手中不得留存。 二會議保密 集團(tuán)及各分公司召開(zhoki)內(nèi)部重要會議，會前要部署保密工作，進(jìn)行必要的保密安排(npi)，為做好會議保密工作，制定會議保密具體規(guī)定如下： 1、應(yīng)根據(jù)會議內(nèi)容和需要，嚴(yán)格確定出席、列席(li x)人員，無關(guān)人員不準(zhǔn)參加會議，不經(jīng)批準(zhǔn)，其他任何人員不得進(jìn)入會場。 2、不經(jīng)批準(zhǔn)，與會人員不準(zhǔn)(

51、b zhn)向外泄露會議內(nèi)容。 3、重要會議的絕密內(nèi)容，不印文件(wnjin)，也不準(zhǔn)做記錄。 4、不準(zhǔn)私自印發(fā)高層領(lǐng)導(dǎo)的講話記錄，會議紀(jì)要的內(nèi)容，特別是領(lǐng)導(dǎo)的講話，一定要交領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)前方可印發(fā)。 5、會議文件要劃好密級，統(tǒng)一編號，按規(guī)定的范圍印發(fā)和傳達(dá)。凡絕密文件、資料應(yīng)交相關(guān)保密人員集中管理，個人不得帶出會場。 6、會議結(jié)束后，要對會議場所進(jìn)行一次認(rèn)真的保密檢查，對文件、資料進(jìn)行清點，應(yīng)收回的要全部收回。允許與會人員帶回的文件，需附文件目錄，以便與會人員回到各自崗位后按照文件目錄清點，交相應(yīng)部門登記、保管。 三電子計算機(jī)保密 1、涉密文件需給文件加設(shè)密碼，應(yīng)除存放在計算機(jī)硬盤上以外，需拷貝備

52、軟盤，以免文件內(nèi)容被竊取、喪失。 2、存儲文件的軟盤不得隨意放置，將其放置保密處或交給檔案管理人員，不得將存有保密內(nèi)容的文件亂放或?qū)④洷P借給他人，存在軟盤上的文件也應(yīng)加文件密碼。 四財務(wù)(ciw)保密 加強(qiáng)財務(wù)保密工作，必須(bx)注意以下幾點： 1嚴(yán)禁非相關(guān)人員(rnyun)進(jìn)入財物部門。 2財務(wù)人員不要(byo)將重要文件、報表放在桌面上，以免喪失(sngsh)、失密，給公司造成不良后果。 3財務(wù)人員要遵守保密制度，不得將本公司財務(wù)方面的內(nèi)容隨意告知他人，以免給公司帶來重大影響或損失。 五生產(chǎn)技術(shù)保密 1、與生產(chǎn)相關(guān)生產(chǎn)配方、工藝流程、加工質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量獎懲制度等均屬絕密文件，不得借與非相

53、關(guān)人員，不得隨意復(fù)印、摘抄。內(nèi)部發(fā)放時須標(biāo)注受控狀態(tài)、加蓋受控章及分發(fā)號，注意保密，做好發(fā)放記錄，員工辭職、離任時要注意回收。2、生產(chǎn)部應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，非相關(guān)人員一律不準(zhǔn)進(jìn)入車間。 3、生產(chǎn)車間原那么上不準(zhǔn)接受參觀，更不允許拍照、攝像；必須接受參觀和攝像的請示集團(tuán)總經(jīng)理同意后，方可帶著其進(jìn)入車間。 4、生產(chǎn)車間的配料室和重要工序嚴(yán)禁非相關(guān)人員入內(nèi)。 5、機(jī)密車間和工序不得將資料及記錄帶出，不得泄露。 六人力資源保密 1、本部門人員要嚴(yán)格保守秘密，不得泄露公司人力資源戰(zhàn)略。 2、本部門人員不得泄露公司薪資體系(tx)、標(biāo)準(zhǔn)和員工新酬。3、集團(tuán)及各分公司所屬人事部門首先對新聘用(pn yn)的員工進(jìn)行

54、薪資保密的教育工作，人事部門在錄用(lyng)報到通知單中不得注明薪資標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格保守薪資機(jī)密。4、集團(tuán)及各分公司所屬財務(wù)部門在核算、發(fā)放薪資時，應(yīng)嚴(yán)格遵守財務(wù)保密制度，相關(guān)財務(wù)人員應(yīng)有(yn yu)嚴(yán)格的保密意識，不得透露員工個人工資信息，并保證薪資對號領(lǐng)取，不得代領(lǐng)。5、集團(tuán)及各分公司各位員工均不得詢問他人、泄露自己的薪資(xnz)標(biāo)準(zhǔn)。 6、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員不得泄露人事任免意向。 7、任何人不得泄露領(lǐng)導(dǎo)單獨給予的獎勵。 8、有關(guān)工作人員不得泄露員工的職業(yè)生涯設(shè)計。 9、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得借閱人事檔案。 七具體要求 1、集團(tuán)各部門、各分工司都要成立保密小組，加強(qiáng)對本部門、本公司保密工

55、作的領(lǐng)導(dǎo)，做到組織落實。 2、集團(tuán)各部門、各分公司都要制定相應(yīng)的保密制度，做到措施落實。 3、集團(tuán)各部門、各分公司都要明確本部門、本公司的涉密事項和涉密人員，做到重點明確。 4、集團(tuán)各部門、各分公司都要定期召開保密工作會議，分析問題制定措施，堵塞漏洞。 5、對涉及秘密事項和涉密人員的部門和人員，須結(jié)合績效考核嚴(yán)格檢查。 6、外單位(dnwi)采用 詢問其保密(bo m)數(shù)字，均不得通報或謊報，只能答復(fù)(d f)不清楚(qng chu)或不知道。7、如果外來人到我公司詢問公司涉密情況或索要(su yo)材料，未經(jīng)總經(jīng)理同意，公司員工任何人都不能透漏和提供。8、各部門在工作中所使用的紙張，凡涉及到

56、生產(chǎn)、開發(fā)、財務(wù)、銷售、采購、質(zhì)檢等公司機(jī)密文字、數(shù)字、合同、方案內(nèi)容的，以及公司開展動向、各種活動等資料，應(yīng)在作廢時立即銷毀，不應(yīng)做為普通用紙在日常工作中使用。 9、對出現(xiàn)失密、泄密和被竊密事故的部門，對直接責(zé)任人和負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的負(fù)責(zé)人，將給予嚴(yán)厲的處分，后果嚴(yán)重的，將提請司法部門追究其刑事責(zé)任。第七章 圖書資料管理公司圖書管理規(guī)定一、職責(zé)1、集團(tuán)總經(jīng)辦主任負(fù)責(zé)集團(tuán)圖書資料購置的最終審查和資金批準(zhǔn)。2、分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)分公司各部門圖書資料購置的最終審查和資金批準(zhǔn)。3、總經(jīng)辦/人行部負(fù)責(zé)對各部門購入的圖書資料進(jìn)行蓋章，加貼標(biāo)簽并編號，登記管理；負(fù)責(zé)定期核查各部門圖書資料的保管情況。4、各部門負(fù)責(zé)

57、申請、購入本部門的各類圖書資料；負(fù)責(zé)本部門圖書資料的登記，保管、借閱記錄管理。四、圖書資料管理一圖書資料的申請與購入1、各部門需要(xyo)購置圖書資料時，應(yīng)填寫?圖書資料購置(guzh)申請書?經(jīng)本部門(bmn)主管確認(rèn)后報總經(jīng)辦或人行部審批。2、申請部門經(jīng)辦人員(rnyun)持經(jīng)批準(zhǔn)的?圖書資料購置(guzh)申請?，向財務(wù)部門申請相應(yīng)款項購置圖書資料。金額在100元以下者財務(wù)部不給予暫借款3、申請部門應(yīng)在申請被批準(zhǔn)后五日內(nèi)購入相關(guān)圖書資料，七日內(nèi)憑購書有效票據(jù)及所購圖書并經(jīng)總經(jīng)辦或人行部核收簽字、登記、加蓋公司藏書章后進(jìn)行報銷，無總經(jīng)辦/人行部文員簽字，財務(wù)不予報銷購置費(fèi)用。二圖書資料的

58、登記1、購回圖書雜志一律交由總經(jīng)辦/人行部文員造冊登記，登記書目并加蓋公司藏書章，粘貼標(biāo)簽并編號。2、各部門指定專人作為本部門圖書資料管理人員，進(jìn)行本部門書目登記和借閱登記管理該管理人員姓名須在總經(jīng)理辦公室或相關(guān)人事行政部進(jìn)行登記備案。3、所有圖書必須按圖書管理卡要求進(jìn)行登記，寫明圖書名稱、作者姓名、出版社名稱、出版年月、價格。4、所有的圖書均應(yīng)在書脊加蓋公司藏書專用章。三圖書資料的保管1、圖書資料管理人員負(fù)責(zé)對圖書的分類、整理與借閱工作。必須妥善保管各類的圖書資料。2、集團(tuán)總經(jīng)辦/人行部每季度對各部門保管之圖書資料進(jìn)行核查一次，具體時間為每年3月、6月、9月、12月的最后一個工作日。3、假設(shè)

59、發(fā)現(xiàn)圖書毀損或喪失，由總經(jīng)辦或人行部協(xié)同保管部門進(jìn)行責(zé)任追查，由責(zé)任人重新購入同樣書目，確實無法購入者，按照圖書資料原價進(jìn)行賠償。四圖書資料的借閱1、總經(jīng)辦/人行部文員(wn yun)負(fù)責(zé)集團(tuán)/分公司圖書資料的保管及辦理借閱并登記；各部門(bmn)圖書資料管理員負(fù)責(zé)本部門保管圖書的借閱并進(jìn)行借閱登記。2、凡屬本集團(tuán)系統(tǒng)(xtng)內(nèi)員工，出據(jù)借閱手續(xù)后均可借書閱讀。3、借閱(ji yu)圖書要按時歸還，雜志十天內(nèi)，長篇圖書一個月內(nèi)歸還，如因工作需要不能近期歸還時，可續(xù)辦手續(xù)。4、造成(zo chn)損壞或喪失者按原價重新購置或賠償。附件：圖書資料購置申請書申請部門經(jīng)辦人購書用途書目價格合計金額

60、審批部門確認(rèn)總經(jīng)辦或分公司總經(jīng)理確認(rèn)第八章 法律事務(wù)、合同管理法律咨詢方法公司設(shè)常年法律參謀負(fù)責(zé)公司日常法律咨詢事務(wù)。法律參謀的工作關(guān)系隸屬于企管部/人事行政部，其具體業(yè)務(wù)活動對公司法定代表人負(fù)責(zé)。法律參謀的根本職責(zé)有：協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)執(zhí)行法律，法規(guī)，對公司重大經(jīng)營決策提出法律意見；參與起草、審核重要的規(guī)章制度；審核公司合同、參加重大合同的談判和起草工作；辦理公司商標(biāo)、專利、商業(yè)秘密的保護(hù)等有關(guān)法律事務(wù)；接受公司領(lǐng)導(dǎo)的委托，代理公司的訴訟案件；負(fù)責(zé)對公司員工進(jìn)行法律知識培訓(xùn)；辦理公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他法律事務(wù)。凡涉及公司(n s)根本利益，并且以公司名義對外做出的各種包括備忘錄、答復(fù)意見書，證明，信函