公文處理方法

1、公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理兩個(gè)基本過程。黨政機(jī)關(guān)分別用收文辦理程序、發(fā)文辦理 程序?qū)@兩個(gè)基本過程進(jìn)行了規(guī)范。（一）收文辦理程序收文辦理是指對(duì)來自本機(jī)關(guān)外部的公文所實(shí)施的處置與管理活動(dòng)。收文辦理過程是一個(gè) 接收公文，并從中提取有用信息、解決其所涉及的有關(guān)問題的過程，是收文機(jī)關(guān)履行其法定 或特定職責(zé)的過程，是公文產(chǎn)生實(shí)際效用的過程。收文辦理的一般程序?yàn)椋汉炇?、啟封、登記，擬辦、請(qǐng)辦、批辦、分發(fā)、承辦，組織傳 閱、催辦，處置辦畢公文。第一階段：公文的收受與分流。具體包括：簽收、啟封、登記。這一階段工作的主要任 務(wù)是正確收受來自各有關(guān)方面的公文。簽收，指收到有關(guān)公文并以簽字或蓋章的方式給發(fā)文方以

2、憑證。具體指履行規(guī)定的確認(rèn)、 清點(diǎn)、核對(duì)、檢查、簽注手續(xù)后，機(jī)關(guān)設(shè)置的外收發(fā)人員、通訊人員分別從發(fā)文機(jī)關(guān)、郵政 部門、機(jī)要交通部門、機(jī)要通信部門、文件交換站，或者通過自備通信設(shè)備收取公文。急件 應(yīng)當(dāng)注明簽收的具體時(shí)間。啟封，公文統(tǒng)一或分別由辦文人員簽收后，統(tǒng)一啟封或徑送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者親啟。登記，收文辦理過程中就公文的特征和辦理情況進(jìn)行登記。收文登記，一般分為閱件登 記和辦件登記兩類。登記過程中，應(yīng)當(dāng)將公文標(biāo)題、密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、 主送機(jī)失份數(shù)、收文日期及辦理情況逐項(xiàng)填寫清楚。有些機(jī)關(guān)的登記還分為外收文登記和內(nèi) 收文登記。第二階段：辦理收文，具體包括：擬辦、請(qǐng)辦、批辦、分發(fā)、承辦。

3、這一階段工作的主 要任務(wù)是通過對(duì)收文的閱讀、分析研究，從中獲取信息，了解或解決其所針對(duì)的事務(wù)或問題。擬辦，秘書部門或有關(guān)部門負(fù)責(zé)人等經(jīng)過對(duì)公文進(jìn)行認(rèn)真的閱讀分析，提出建議性的辦 理意見，并提供必要的背景材料，供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者審核定奪，作出指示。請(qǐng)辦，也叫注辦，指機(jī)關(guān)辦公廳（室）根據(jù)授權(quán)或有關(guān)規(guī)定將需要辦理的公文注請(qǐng)主管 領(lǐng)導(dǎo)人指示或者主管部門研辦。對(duì)需要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)指明主辦部門。批辦，指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者或部門負(fù)責(zé)人對(duì)公文（包括公文的擬辦意見）進(jìn)行認(rèn)真閱讀分析之 后，提出處置意見。分發(fā)，指秘書部門根據(jù)有關(guān)規(guī)定或者領(lǐng)導(dǎo)人批示將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和部門。承辦，指對(duì)需要辦理的公文進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的處理，解

4、決公文所針對(duì)的問題。凡屬承辦部門 職權(quán)范圍內(nèi)可以答復(fù)的事項(xiàng)，承辦部門應(yīng)當(dāng)直接答復(fù)呈文機(jī)關(guān)；凡涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍的 事項(xiàng)，承辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商辦理；凡須報(bào)請(qǐng)上級(jí)審批的事項(xiàng)，承辦部門應(yīng)當(dāng)提 出處理意見或直接代擬文稿，一并送請(qǐng)上級(jí)審批。第三階段：組織傳閱與催辦。傳閱，指公文處理機(jī)構(gòu)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人批示或者授權(quán)，按照一定的程序?qū)⒐乃陀嘘P(guān)領(lǐng)導(dǎo)人 閱知或者指示。組織公文傳閱，應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，避免漏傳、誤傳和延誤。公文傳閱 的方式有很多，目前最普遍采用的方法是輪輻式傳閱法。這就是以公文傳閱工作人員為中心 點(diǎn)，以閱讀審批公文的領(lǐng)導(dǎo)人為外圈，由中心點(diǎn)開始送給第一個(gè)人閱看，第一個(gè)人看畢退回 中心點(diǎn)，

5、再由中心點(diǎn)傳給第二個(gè)人看，依次下推，每傳閱一人都經(jīng)過中心點(diǎn)。公文走過的路 線，呈車輻條狀，因而得名。這種方法可以有效地控制公文，完全掌握公文的行蹤，避免中 途積壓和傳遞斷線，還可以合理調(diào)整閱文人的次序。催辦，指公文處理機(jī)構(gòu)對(duì)公文的承辦情況進(jìn)行督促檢查。催辦貫穿于公文處理的各個(gè)環(huán) 節(jié)。對(duì)緊急或者重要公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)催辦，對(duì)一般公文應(yīng)當(dāng)定期催辦，并隨時(shí)或者定期向領(lǐng)導(dǎo) 人反饋辦理情況。第四階段：處置辦畢公文，包括：清退、銷毀、暫存、立卷、歸檔等。清退，經(jīng)過清理將有關(guān)辦華的收文按期退歸原發(fā)文機(jī)關(guān)或由其指定的有關(guān)單位。清退的 意義在于維護(hù)公文的安全，防止錯(cuò)誤擴(kuò)散，避免出現(xiàn)工作中的被動(dòng)局面和不良影響，維護(hù)公

6、文的權(quán)威性與有效性。銷毀，以各種方式和手段對(duì)失去留存價(jià)值或留存可能性的辦華公文所作的毀滅性處理。 其意義在于保守公文中的秘密，避免無用公文的干擾，減少公文管理中無效的工作量。銷毀 秘密公文，必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，由2人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏 銷。個(gè)人不得擅自銷毀公文。暫存，暫時(shí)留存保管一部分具有很高查考價(jià)值的重份公文（一份已立卷歸檔）和受多種 因素制約一時(shí)難以準(zhǔn)確判定是否應(yīng)予銷毀的公文。其意義在于方便日常查考，減少檔案部門 的工作壓力，挽救確有留存價(jià)值的公文使其更充分地發(fā)揮效用。立卷，將辦理完畢且有查考利用價(jià)值的公文編立成為案卷（公文的集合體，檔案管理的 基本單位）。其意義

7、主要在于：保護(hù)公文，避免破損與散失；使公文化零為整，將零散公文 按特定聯(lián)系組成新的整體，從而便于查找和利用，更有效地滿足人們系統(tǒng)查考利用公文的客 觀需求；為檔案工作提供管理的對(duì)象，為檔案事業(yè)奠定基礎(chǔ)。歸檔，將編立好的案卷及案卷目錄按規(guī)定的時(shí)間和質(zhì)量要來移交檔案部門作為檔案保存 和管理。其意義在于使辦理完畢的有查考價(jià)值的公文完成其向檔案轉(zhuǎn)化的過程，使公文能更 充分地發(fā)揮其歷史效用。（二）發(fā)文辦理程序發(fā)文辦理是指機(jī)關(guān)內(nèi)部為制發(fā)公文所進(jìn)行的擬制、處置與管理活動(dòng)。發(fā)文辦理的一般程 序?yàn)椋簲M稿、會(huì)商、審核、簽發(fā)，核發(fā)、登記、繕印、用印或簽署，分裝、發(fā)出，處置辦畢 公文。這一程序具有很強(qiáng)的確定性與不可逆性

8、。第一階段：文稿的形成，具體包括：擬稿、會(huì)商、審核、簽發(fā)。這一階段是發(fā)文辦理活 動(dòng)的中心內(nèi)容。擬稿，即上一節(jié)所講述的公文寫作。經(jīng)過對(duì)有關(guān)信息材料的收集加工和再創(chuàng)造，系統(tǒng)地 記錄有用信息，使機(jī)關(guān)的意志見詣文字，草創(chuàng)供進(jìn)一步完善的原始文稿。會(huì)商，指當(dāng)公文內(nèi)容涉及其他有關(guān)同級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍，需征得其同意或配 合時(shí)所進(jìn)行的協(xié)商活動(dòng)。審核，指擬就的文稿在送交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批或會(huì)議討論通過之前，由經(jīng)驗(yàn)豐富、政策理論 水平和文字水平較高的相關(guān)工作人員等對(duì)文稿所做的全面核查、修改工作。簽發(fā)，指由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或被授以專門權(quán)限的部門負(fù)責(zé)人對(duì)文稿終審核準(zhǔn)之后，批注正式 定稿和發(fā)出意見并簽注姓名、日期的活動(dòng)。除一

9、些規(guī)范性及部分重要公文須經(jīng)有關(guān)會(huì)議討論 通過，或再由負(fù)責(zé)人簽署方可生效外，其他文稿，一經(jīng)履行簽發(fā)手續(xù)即為定稿。為此，簽發(fā) 是絕大多數(shù)公文生效的必備條件。第二階段：公文的制作，具體包括：核發(fā)、登記、繕印、用印或簽署。這一階段工作的 任務(wù)，就是以定稿為依據(jù).以手工繕寫、機(jī)械譽(yù)寫和印刷等方式，制成供正式對(duì)外發(fā)出的各 種公文文本，形成供實(shí)際使用、具有法定或特定效用的正式公文。核發(fā)，指秘書部門在定稿形成后、公文正式印發(fā)前，對(duì)公文的審批手續(xù)、文種、結(jié)構(gòu)格 式等進(jìn)行復(fù)核，確定發(fā)文字號(hào)、分進(jìn)單位和印制份數(shù)。登記，這里揭發(fā)文登記，主要登記行將發(fā)出的公文的發(fā)文字號(hào)、文種、標(biāo)題和發(fā)文范圍?？樣。匆宰u(yù)錄抄寫、印刷等方式制作供對(duì)外發(fā)出的公文。用印或簽署，即在印畢的公文上加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的印章，或請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者在公文正本上簽 注姓名。其作用均為表明公文的