文書管理規(guī)定(例文)

1、第 PAGE4 頁 共 NUMPAGES4 頁文書管理規(guī)定(例文)文書、合同管理規(guī)定1、目的為了規(guī)范公司行文程序，加強對公司文書的管理工作，特制定本辦法。2、適用范圍本辦法適用于公司全體員工。3、定義本規(guī)定所指文書包括收文、發(fā)文，是公司在進行經(jīng)營管理活動中形成具有法定效力和規(guī)范體式文書，是公司進行管理的重要工具，包含通告、通知、函、會議紀要、項目合同、項目協(xié)議、債權(quán)轉(zhuǎn)讓通知等具有傳遞信息和記錄作用的絕密、機密、秘密和普通載體。4、文書組成部份及格式要求文書一般由發(fā)文單位、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件、印章/會簽，成文時間，主題詞、抄送單位等部分組成。4.1

2、發(fā)文單位4.1.1 公司發(fā)文部門標識（例）：總經(jīng)辦：ZJ財務(wù)部：CW行政部：XZ項管部：XG合規(guī)部：HG項目部：XM4.2 發(fā)文字號：4.2.1 發(fā)文字號由部門代碼、年份和序號組成，在橫線mm 處用號仿宋字，居中排列，年份、 序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標識，年份使用全稱。例如：行政部發(fā)文：金緯保理 XZ 字2022-序號；4.2.2 分公司的公文統(tǒng)一由行政部負責(zé)編號、OA 發(fā)布及歸檔。4.3 標題文書標題：宋體二號字，可分一行或多行居中排布；文中如有小標題可用 3 號小標宋體字或黑體字，回行時，需注意詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)；4.4 主送單位：標題下空 1 行，左側(cè)頂格用三號仿宋體字標識，回行時仍需

3、頂格；最后一個主送單位后 需標全角冒號；4.5 文書正文：仿宋體三號字，每自然段左起空 2 字，公文中一般每頁排 22 行，每行排 28 個字，回行 頂格，需注意數(shù)字、年份不能回行；4.6 附件：正文下空一行左起空 2 字用三號仿宋體字標識“附件”，后需標全角冒號和名稱，如有序號 使用阿拉伯?dāng)?shù)字（如“附件一：_”）；附件名稱后不加標點符號，與正文一起裝訂；4.7 成文時間：用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“”；4.8 主題詞常用三號或四號黑體；抄報、抄送、文件簽閱常用三號或四號仿宋體；4.9 其它事項4.9.1 文書標題需準確簡要概括文書主要內(nèi)容并標明類別，除規(guī)章制度名稱加書名號，一般不使用 標點符號；4.9.2 排版要求：一般每頁排 22 行；4.9.3 圖文顏色：未做特殊說明文書中圖文顏色均為黑色；4.9.4 成文日期以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準。5.1 實施細則：5.1.1 擬稿文書須嚴格遵循公司戰(zhàn)略、方針、政策和各類會議決議或領(lǐng)導(dǎo)指示；5.1.2公司的紅頭文件、制度統(tǒng)一由行政部編號、發(fā)布及歸檔。6、收文辦理日常外來信函文件統(tǒng)一由行政部行政人員負責(zé)收發(fā)、登記。7、文書管理各文書辦理完畢后，各部門根據(jù)檔案管理規(guī)定，及時對文書進行