2022年工程項目檔案管理制度

1、第PAGE8頁共NUMPAGES8頁2022年工程項目檔案管理制度本規(guī)定所指工程項目檔案是指過去和現(xiàn)在，公司在工程項目的設(shè)計、實施、竣工等過程中形成的具有保存價值的文件、圖紙、方案、圖錄像等。其主要包括：中標通知書，工程承包合同，合同附件，勞務(wù)分包合同，專業(yè)分包合同，采購合同，工程預(yù)(結(jié))算書，工程設(shè)計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，委托書，開工報告，請款報告，技術(shù)資料，主要設(shè)備材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。三、資料員及其職責(zé)部門經(jīng)理指定專人負責(zé)檔案管理工作(即資料員)，資料員負責(zé)檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱、交接等工作。其主要職責(zé)包括：1、收集、整理、立

2、卷和歸檔工程項目的檔案材料；2、檔案材料的保管；3、檔案材料的查借閱、催還；4、項目結(jié)束后與綜合部相關(guān)負責(zé)人完成檔案資料的交接。四、檔案的立卷、收集、整理1、以工程項目為單位，分別立卷，一項目一卷。2、在工程項目的招投標階段開始立卷，收集該項目有關(guān)資料歸檔管理。3、各項目的職能人員應(yīng)將在工作過程中形成的文件資料進行積累，整理和及時移交歸檔，移交檔案文件時，資料員必須在檔案移交清單上進行登記。4、在檔案的首頁設(shè)卷內(nèi)文件目錄，并填寫文件序號、編制單位、名稱、歸檔日期等信息(見附表二)。5、在檔案的次頁設(shè)“合同概要”、“主要事件備要”，主要內(nèi)容包括：合同標的價金，對方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應(yīng)收

3、工程款記錄等，該項工作由資料員負責(zé)，項目職能人員配合。五、檔案的管理1、對工程項目檔案系統(tǒng)排列編號，確定保管期限，編制檔案目錄(卡片)，按一定次序排列和存放。2、每月對檔案進行一次清理。3、清除不必要保存的材料。4、對破損和褪色的材料進行修補和復(fù)制。六、檔案要求1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當管理。3、傳真件應(yīng)復(fù)印一份歸檔。七、檔案的保管1、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全。2、所有檔案應(yīng)專柜存放，加鎖。3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場所。八、檔案的查借閱1、因工作需要查閱檔案的應(yīng)填寫好查閱登記表方可查閱。2、確因工

4、作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)項目經(jīng)理簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。3、借閱人對所借之檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。4、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告項目經(jīng)理及時處理。九、有下列行為者，視情節(jié)輕重，給予違紀處分，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。2、擅自向外界提供、抄摘檔案。3、涂改、偽造檔案。4、對檔案沒有及時上報、歸檔或管理不善，而造成公司損失。5、未按手續(xù)借閱、外帶及越級借閱。2022年工程項目檔案管理制度（二）第一章總則第一條為加強公司評級項目的檔案管理工作，有效保護和利用評級檔案，

5、維護公司合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。第二條評級項目檔案是指委托初次評級項目在業(yè)務(wù)承接階段形成的評級檔案和作業(yè)階段形成的評級檔案，主要包括紙質(zhì)檔案和電子檔案兩部分。跟蹤評級、主動評級、研究報告、評級方法、業(yè)務(wù)內(nèi)控與管理制度等項目檔案管理參照本制度進行。第三條評級項目檔案由公司綜合管理部負責(zé)管理；業(yè)務(wù)發(fā)展部門秘書負責(zé)業(yè)務(wù)承接階段所形成評級檔案的歸檔手續(xù)；評級作業(yè)部門的部門秘書負責(zé)本部門所承做評級項目在作業(yè)階段所形成評級檔案的歸檔手續(xù)。綜合管理部檔案管理部門應(yīng)負責(zé)將同一項目在業(yè)務(wù)承接階段和作業(yè)階段的檔案合并存檔。第二章檔案的收集第四條評級作業(yè)部門秘書負責(zé)督促本部門分析師收集委托評級項目作業(yè)階段形成的所有

6、檔案資料。其中，標準評級項目的初評按照評級項目資料存檔標準化目錄(附件一)進行收集，標準評級項目的跟蹤評級按照評級項目資料存檔標準化目錄(跟蹤評級)(附件二)進行收集；非標評級項目的初評按照非標評級項目資料存檔標準化目錄(附件三)進行收集；非標評級項目的跟蹤評級按照非標評級項目資料存檔標準化目錄(跟蹤評級)(附件四)進行收集；資產(chǎn)證券化項目的初評按照資產(chǎn)證券化評級項目資料存檔標準化目錄(附件五)進行收集；資產(chǎn)證券化項目的跟蹤按照資產(chǎn)證券化評級項目資料存檔標準化目錄(跟蹤評級)(附件六)進行收集。數(shù)據(jù)更新和報告重出所形成的資料并入初評或跟蹤評級存檔。檔案收集范圍：1.評級協(xié)議(僅適用于委托評級項

7、目)；2.主承銷商出具的集團企業(yè)認定函(無主承銷商的委托評級項目和資產(chǎn)證券化項目除外)；3.委托評級項目流程控制單(僅適用于委托評級初評項目)或評級報告作業(yè)流程控制單(僅適用于主動評級項目、跟蹤評級、數(shù)據(jù)更新與報告重出作業(yè))；4.工作方案，包括評級資料清單、訪談提綱(僅適用于盡職調(diào)查方案中安排了現(xiàn)場訪談的情形)、盡職調(diào)查表及現(xiàn)場工作方案；5.盡職調(diào)查報告、訪談記錄(僅適用于盡職調(diào)查方案中安排了現(xiàn)場訪談的情形)；6.信評委委員評審意見及信用等級表決表；7.信用評審紀要；8.復(fù)評相關(guān)材料(僅適用于存在復(fù)評的情形)，包括復(fù)評申請及復(fù)評補充資料、復(fù)評評審紀要、復(fù)評報告修改搞；9.信用等級通知書(適用于

8、委托評級項目的初評、跟蹤評級)及信用等級公告(適用于公開發(fā)債評級項目的初評和跟蹤、主動評級項目，以及協(xié)議約定公開披露的非公開債項評級項目)；10.經(jīng)核稿人員、分管高級分析師(可由部門總經(jīng)理或副總經(jīng)理兼任)、部門總經(jīng)理(部門副總經(jīng)理)、評級總監(jiān)(或其授權(quán)人)簽字的評級報告終稿(加蓋公司公章的紙質(zhì)版報告)；11.信用評級機構(gòu)評級作業(yè)主要流程單(僅適用于除擔保公司和資產(chǎn)證券化項目之外的委托評級項目)；12.現(xiàn)場盡職調(diào)查客戶反饋意見表(適用于存在現(xiàn)場盡職調(diào)查環(huán)節(jié)的評級項目)；13.評級報告意見反饋書(適用于委托評級初評項目)；14.評級報告意見反饋回執(zhí)(適用于委托評級初評項目)；15.評級項目承諾書(

9、公開評級)；_公開評級需提供發(fā)行人原始材料(蓋章原件)，主要包括發(fā)行人營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、_機構(gòu)代碼證復(fù)印件、貸款卡復(fù)印件、公司章程、近三年審計報告及附注；非公開評級需提供與投資計劃、基礎(chǔ)資產(chǎn)、相關(guān)參與方等資料(蓋章原件或經(jīng)提供方核實與原件一致的復(fù)印件)；17.存在增信措施的評級項目，需提供與增信措施相關(guān)的文件，具體包括擔保函、抵質(zhì)押協(xié)議、流動性支持函等；18.行業(yè)研究資料，主要為支持評級觀點和構(gòu)成信用評級報告分析內(nèi)容的內(nèi)部研究報告；19.工作底稿、一審、二審、三審評級報告(電子檔案)；20.其他資料，主要包括與發(fā)行人、主承銷商及相關(guān)機構(gòu)進行業(yè)務(wù)聯(lián)系的相關(guān)文件、函件、往來郵件、會議記錄、電話訪談記

10、錄(如有)以及評級作業(yè)部門根據(jù)作業(yè)特點規(guī)定需存檔的其他資料。第三章檔案的整理第五條評級作業(yè)項目組負責(zé)檔案的整理工作，部門秘書負責(zé)對評級項目組整理情況進行審核。檔案整理及審核的基本要求是：1.紙質(zhì)檔案和電子文檔資料分別整理；2.對上述檔案收集范圍中的1-_項，需提供紙質(zhì)文件，對發(fā)行人提供的原始材料需加蓋企業(yè)公章；對根據(jù)公開資料使用辦法采集的公開資料應(yīng)打印存檔；3.對上述檔案收集范圍中的17-_項，提供電子文檔即可；4.對于_檔案，按照信息保密制度，在檔案提交時對檔案的保管期限及保密級別進行確認。第四章檔案的移交第六條檔案移交的工作要求是：1.評級項目負責(zé)人應(yīng)在報告出具時根據(jù)存檔標準化目錄對項目作

11、業(yè)階段的檔案按紙質(zhì)文件和電子文檔分別進行分類整理后，移交本部門秘書；特殊情況下如出具報告時部分評級資料未能歸檔的，未歸檔資料應(yīng)在報告出具后_個工作日內(nèi)完成存檔移交手續(xù)；2.評級作業(yè)部門秘書進行初步_和整理后，將紙質(zhì)文件和電子文檔分別隨同檔案清單(存檔標準化目錄)報綜合部檔案管理人員進行歸檔；3.評級作業(yè)部門秘書應(yīng)于評級報告出具后的一周內(nèi)將業(yè)務(wù)檔案移交給綜合管理部檔案管理專員，并填寫東方金誠歸檔確認單；4.評級委托協(xié)議或合同、收款憑證由業(yè)務(wù)發(fā)展部秘書在合同簽訂或費用到賬后_個工作內(nèi)日移交綜合部檔案管理人員歸檔；公司對合同管理有其他規(guī)定的，從其規(guī)定；5.研究報告、評級方法、業(yè)務(wù)內(nèi)控與管理制度等在定

12、稿或頒布實施后_個工作日內(nèi)，由研究項目負責(zé)人或相關(guān)責(zé)任人員提交綜合部檔案管理人員歸檔；6.一個評級項目由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的業(yè)務(wù)文件，由主辦部門負責(zé)收集歸檔；7.員工工作變動或離職時，應(yīng)將經(jīng)辦的評級業(yè)務(wù)檔案向接辦人員進行移交，符合歸檔條件的應(yīng)進行歸檔；_項目負責(zé)人有義務(wù)及時將相關(guān)文件按照本制度規(guī)定移交檔案管理人員，評級作業(yè)部門秘書和綜合管理部檔案管理人員有權(quán)敦促業(yè)務(wù)人員將應(yīng)歸檔而未歸檔的文檔資料進行歸檔。第五章檔案的借閱及復(fù)印第七條公司檔案利用方式主要有。提供檔案原件；提供檔案復(fù)印件；提供檔案索引資料三種方式。第八條檔案的借閱及復(fù)印1.凡需使用檔案者，均需填寫調(diào)檔申請單，依據(jù)調(diào)

13、閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱；2.案卷一般僅供在檔案保管區(qū)域內(nèi)閱看，未立卷的文件、資料不可外借與閱看。原則上調(diào)閱者不允許摘抄所借閱文檔內(nèi)容，因工作需要摘抄須部門總經(jīng)理同意。外借檔案須辦理登記手續(xù)，并經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能外借；3.借閱期限不得超過_天；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)；4.借閱檔案者應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性；保持整潔，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如_而給公司帶來損失，將依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)處理；5.凡需復(fù)印檔案者，均需填寫調(diào)檔申請單，依據(jù)檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能復(fù)印，并在調(diào)檔申請單上注明用途。第九條檔案的借閱程序_公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理借閱檔案資料可經(jīng)檔案管理專員直接提取；2.部門經(jīng)理借閱非密級檔案資料可經(jīng)檔案管理專員直接提取，借閱密級檔案資料須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后提??；3.其他人員借閱非密級檔案須經(jīng)部門經(jīng)理批準后提取，借閱密級檔案資料須經(jīng)部門經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)批準后