2022年分公司辦公室管理制度

1、第PAGE7頁共NUMPAGES7頁2022年分公司辦公室管理制度行政事務(wù)的管理(一)、文件管理制度：1、收文管理。收到來文由綜合辦公室文書負責登記簽收，將文件基本信息包括收文日期、來文機關(guān)、編號、名稱登記入“外來文件登記冊”。2、收到來文在來文上加蓋收文章，注明收文日期及收文編號，貼上文件傳閱單，經(jīng)綜合辦公室負責人閱簽后送至公司主管領(lǐng)導批閱。3、文書將主管領(lǐng)導批閱后的文件，及時將文件送達公司其他領(lǐng)導或有關(guān)部門輪閱，并做好文件傳閱記錄。4、文件送傳后各部門應(yīng)及時辦理相關(guān)事宜，處理完畢應(yīng)在文件傳閱單上簽署意見，由文書負責督促和催辦。5、文件處理完畢應(yīng)及時交回綜合辦公室。綜合辦公室應(yīng)完整無誤地按收

2、文編號保存，并于下年度初將文件整理成冊，移交檔案室歸檔。6、公司領(lǐng)導及有關(guān)部門派員參加各類會議時收到的文件應(yīng)移交綜合辦公室。各部門收到所屬范圍內(nèi)的各類文件時應(yīng)在第一時間內(nèi)移交綜合辦公室。7發(fā)文管理。凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決議、請示、報告、編寫的會議記錄，均屬發(fā)文范圍。8、發(fā)文先由主辦部門用黑色水筆擬稿，移交綜合辦公室核稿。填制文件簽發(fā)單，按公司統(tǒng)一編號、登記后提交公司主管領(lǐng)導簽發(fā)。需要時經(jīng)其他領(lǐng)導和部門會簽。9、綜合辦公室建立公司發(fā)文登記冊，登記文件基本信息如文件名稱、文件編號、發(fā)文日期及主送、抄送、抄報單位。10、文件簽發(fā)完畢后交文印室打印，文件稿首頁需用統(tǒng)一的公司紅頭文件紙。11

3、、文件打印清樣由擬稿人核對無誤后，復(fù)印并加蓋公司公章。12、已簽發(fā)文件原稿、文件簽發(fā)單、文件原件由綜合辦公室文書按文件編號順序完整保存并定期整理移交檔案室歸檔。印章證書及證明文件使用暫行規(guī)定1、本規(guī)定所稱印章，指公司公章、部門章、財務(wù)專用章、技術(shù)專用章、預(yù)決算專用章、資料專用章等；證書指企業(yè)營業(yè)執(zhí)照(含副本)、企業(yè)資質(zhì)證書(含副本)等；證明文件指介紹信、法人授權(quán)委托書等。2、印章證書及證明文件均由公司綜合辦公室統(tǒng)一發(fā)放，各部門、各子公司、按實際需要由負責人向綜合辦公室辦理領(lǐng)用手續(xù)后領(lǐng)取。3、印章證書及證明文件，各部門、各子公司負責人應(yīng)該確實做到按規(guī)定使用，指定專人妥加保管，各部門、各子公司負責

4、人直接對其的保管使用負領(lǐng)導和督促責任。4、禁止部門、各子公司利用領(lǐng)取的印章、證書擅自為他人提供各類擔保；禁止利用證書賣標、串標或?qū)⒆C書出借給他人使用；禁止超越專業(yè)用途使用各類專用章；禁止將印章、證書及證明文件用于與本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營無直接聯(lián)系的任何活動。5、不得超越權(quán)限使用印章，不得用分公司章對外簽訂工程合同，外地偏遠地區(qū)分公司因特殊原因確需使用的，應(yīng)事先征得公司合同主管部門書面同意。6、財務(wù)用印章，應(yīng)嚴格按財務(wù)制度執(zhí)行，實行相關(guān)印章分別專人保管制度。7、各部門、各子公司負責人職務(wù)變更調(diào)動，或_變更、撤銷原領(lǐng)用人應(yīng)將原領(lǐng)取的一切印章、證書及證明文件全部及時交還公司綜合辦公室，由綜合辦公室另行辦理手

5、續(xù)發(fā)放，不得遲延不交。8、領(lǐng)用人如違反上述規(guī)定者，按公司“員工獎懲制度”實施處罰；給企業(yè)造成經(jīng)濟名譽損失的，承擔相應(yīng)經(jīng)濟賠償責任，公司對此保留永久追溯的權(quán)利。由此觸犯刑律的，依法律規(guī)定移交司法機關(guān)追究刑事責任及附帶民事責任。9、為承接業(yè)務(wù)，向社會各界及有關(guān)建設(shè)單位宣傳、推介本公司工程業(yè)績，由公司綜合辦公室統(tǒng)一印制榮譽集錦，各部門因業(yè)務(wù)承接之需，可向綜合辦公室領(lǐng)取，公司収回成本費。辦公用品管理制度1、為使公司把辦公用品管理規(guī)范化及節(jié)約經(jīng)費開支，特制定本制度。2、辦公用品是指文具、表格、賬本、秏材及其他印刷物品。3、辦公用品由辦公室統(tǒng)一購置和管理，并設(shè)保管員處理領(lǐng)用事務(wù)。4、所有入庫的辦公用品，都

6、必須建立臺帳。5、各部門所需辦公用品，要在“領(lǐng)用記錄卡”登錄。以控制領(lǐng)用狀況。6、所有員工對辦公用品必須愛護，勤儉節(jié)約，杜絕浪費，努力降低消耗、節(jié)省費用。2022年分公司辦公室管理制度（二）一、遵紀守法，忠于職守，愛崗敬業(yè)。二、維護公司聲譽，保護公司利益。三、四、五、六、服從領(lǐng)導，關(guān)心下屬，團結(jié)互助。愛護公物，勤儉節(jié)約，杜絕浪費。不斷學習，提高水平，精通業(yè)務(wù)。積極進取，勇于開拓，求實創(chuàng)新。分公司辦公室主要工作職責及范圍辦公室主要工作和職責包括：負責公司各項行政事務(wù)、工程項目登記、經(jīng)營采購、合同歸檔、印章管理等，其工作具體如下：一、協(xié)助公司經(jīng)理制定與總公司經(jīng)營相適應(yīng)的管理制度、崗位職責，并推進制

7、度實施。二、負責本部門日常工作的組織、協(xié)調(diào)及員工的考核工作。負責公司營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、公司備案等各類執(zhí)照、合同文本的保管、年更、更換工作，并監(jiān)督完善公司各項稅務(wù)繳交工作、后勤保障工作。三、按項目管理和流程，對公司工程項目的登記管理工作，并及時與經(jīng)營管理員溝通交流，有效協(xié)調(diào)采購與工程之間的關(guān)系，避免工程項目登記的沖突。四、做好考勤登統(tǒng)，搞好內(nèi)外交往工作，當好領(lǐng)導的參謀和助手。五、負責公司召開會議的準備(時間、地點、人員、內(nèi)容)，做好會議紀要工作。隨時掌握公司及各部門的工作狀態(tài)，協(xié)調(diào)、溝通各部門之間的關(guān)系。六、負責對公司計劃、任務(wù)落實后的情況進行督促、檢查，對工作中出現(xiàn)的問題和不足，做到及

8、時發(fā)現(xiàn)、上報并提供相應(yīng)的處置措施供領(lǐng)導參考。七、負責公司工程合同的登記管理工作。負責公司印章的使用管理，并做好記錄和統(tǒng)計工作。八、認真的執(zhí)行公司的各項規(guī)章制度。分公司考勤制度一、為加強考勤管理，維護工作秩序，提高工作效率。二、公司員工必須自覺遵守勞動紀律，按時上下班，不遲到，不早退，工作時間不得擅自離開工作崗位，外出辦理業(yè)務(wù)前，須經(jīng)本部門負責人同意。三、周一至周五為工作日，周六、日為休息日。公司如加班由辦公室統(tǒng)一安排，市場營銷部、項目技術(shù)部、投資發(fā)展部、會議中心周日值班由各部門自行安排，報分管領(lǐng)導批準后執(zhí)行。因工作需要周日或夜間加班的，由各部門負責人填寫加班審批表，報分管領(lǐng)導批準后執(zhí)行。節(jié)日值

9、班由公司統(tǒng)一安排。四、嚴格請、銷假制度。員工因私事請假_天以內(nèi)的(含_天)，由部門負責人批準；_天以內(nèi)的(含_天)，由副總經(jīng)理批準；_天以上的，報總經(jīng)理批準。副總經(jīng)理和部門負責人請假，一律由總經(jīng)理批準。請假員工事畢向批準人銷假。未經(jīng)批準而擅離工作崗位的按曠工處理。五、上班時間開始后_分鐘至_分鐘內(nèi)到班者，按遲到論處；超過_分鐘以上者，按曠工半天論處。提前_分鐘以內(nèi)下班者，按早退論處；超過_分鐘者，按曠工半天論處。六、_個月內(nèi)遲到、早退累計達_次者，扣發(fā)5累計達_次以上_次以下者，扣發(fā)_天的基本工資；累計達_次以天的基本工資；上_次以下者，扣發(fā)當月_天的基本工資；累計達_次以上者，扣發(fā)當月的基本

10、工資。七、曠工半天者，扣發(fā)當天的基本工資、效益工資和獎金；每月累計曠工_天者，扣發(fā)_天的基本工資、效益工資和獎金，并給予一次警告處分；每月累計曠工_天者，扣發(fā)_天的基本工資、效益工資和獎金，并給予記過_次處分；每月累計曠工_天者，扣發(fā)當月基本工資、效益工資和獎金，并給予記大過_次處分；每月累計曠工_天以上，_天以下者，扣發(fā)當月基本工資、效益工資和獎金，第二個月起留用察看，發(fā)放基本工資；每月累計曠工_天以上者(含_天)，予以辭退。八、工作時間禁止打牌、下棋、串崗聊天等做與工作無關(guān)的事情。如有違反者當天按曠工_天處理；當月累計_次的，按曠工_天處理；當月累計_次的，按曠工_天處理。九、參加公司組織

11、的會議、培訓、學習、考試或其他團隊活動，如有事請假的，必須提前向組織者或帶隊者請假。在規(guī)定時間內(nèi)未到或早退的，按照本制度第五條、第六條、第七條規(guī)定處理；未經(jīng)批準擅自不參加的，視為曠工，按照本制度第七條規(guī)定處理。十、員工按規(guī)定享受探親假、婚假、產(chǎn)育假、結(jié)育手術(shù)假時，必須憑有關(guān)證明資料報總經(jīng)理批準；未經(jīng)批準者按曠工處理。員工病假期間只發(fā)給基本工資。分公司檔案管理制度一、嚴格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責任人，檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負責歸檔。五、各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財務(wù)部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。六、歸檔資料必須符合下列要求：文件材料齊全完整；根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷；