Office系列辦公軟件培訓EXCEL課件

1、第2電子表格 在日常辦公事務(wù)中，人們經(jīng)常要“寫”和“算”?！皩憽保▽懲ㄖ?，寫報告等）可通過文字處理軟件進行，而“算”（計算，統(tǒng)計數(shù)字等）則應(yīng)使用電子表格來實現(xiàn)。 Excel 之所以被稱為電子表格，是因為它采用表格的方式來管理數(shù)據(jù)。 Excel以二維表格作為基本操作界面。 Excel 2003第1頁，共57頁。第二講 電子表格處理軟件Excel 2003本章主要內(nèi)容 退出Excel概述工作表的基本操作公式與函數(shù)圖表的制作數(shù)據(jù)管理與統(tǒng)計討論題第2頁，共57頁。 概述 標題欄 菜單欄“常用”工具欄“格式”工具欄 編輯欄工作表標簽Office助手狀態(tài)欄滾動條任務(wù)窗格“全選”按鈕二維表Excel 200

2、3主窗口第3頁，共57頁。 (1) 工作簿 工作簿由一至多個相關(guān)的工作表組成 (2) 工作表 工作表是由行和列組成的一張表格。工作表中的行以數(shù)字1，2，3來表示，列以一個英文字母A，B，C來表示 每個工作表最大可達256列65,536行 切換當前工作表的方法 (3) 單元格 單元格是指工作表中的一個格子。每個單元格都有自己的坐標(即行列位置)，也稱為單元格地址。單元格地址表示為：列標+行號單元格及其地址(如A1，B3等) (4) 單元格區(qū)域 一組相鄰的呈矩形的單元格。如A1:C3，B2:D5等) 工作簿、工作表和單元格 工作表工作表工作表.工作簿第4頁，共57頁。 示例 統(tǒng)計學生的總評成績 一

3、般操作步驟： 1. 新建空白工作簿 2. 在工作表中輸入和編輯數(shù)據(jù) 3. 計算 （應(yīng)用公式或函數(shù)） 例如：計算總評成績 (公式為： = C2*0.4 + D2*0.6 ) 對總評成績?nèi)≌麛?shù) (公式為：= Round(C2*0.4 + D2*0.6, 0) ) 4. 可以對工作表中的數(shù)據(jù)進行篩選、排序、 匯總、制作圖表等 5. 保存工作簿Round函數(shù)能按指定位數(shù)四舍五入見P154已知機試成績和筆試成績，計算總評成績第5頁，共57頁。 工作簿的建立、打開和保存 (1) 新建一個工作簿 單擊“常用”工具欄上的“新建”按鈕，或選擇“文件”菜單中的“新建”命令 新建的工作簿文件取名為Book2,Boo

4、k3等 文件名默認的擴展名為.xls (2) 打開一個工作簿 (3) 保存一個工作簿第6頁，共57頁。 例4-1 建立如下所示的工作表內(nèi)容 輸入數(shù)據(jù)的基本方法 先選定單元格 輸入/編輯數(shù)據(jù) 進入修改狀態(tài)的方法：按F2或雙擊第7頁，共57頁。 工作表的基本操作 1、 選定單元格 “先選定，后操作”是Excel重要的工作方式 選定單元格 常用的方法有： (1)單擊；(2)使用光標移動鍵 選定一個單元格區(qū)域 選定不相鄰的多個區(qū)域 選定行或列 選定整個工作表 撤消選定第8頁，共57頁。 在單元格中輸入數(shù)據(jù) 1. 數(shù)據(jù)類型 處理數(shù)據(jù)時，會遇到各種不同類型的數(shù)據(jù)。例如，一串文本(如姓名)、數(shù)值(如成績、年

5、齡和體重等)、邏輯值(如是否大學畢業(yè))等等 五種基本數(shù)據(jù)類型 數(shù)值型、文本型、日期/時間型、邏輯型和數(shù)組型 (1) 數(shù)值型數(shù)據(jù)(簡稱數(shù)字) 用09和特殊字符構(gòu)成的數(shù)字。右對齊 科學記數(shù)法，如1.23457E+11、3.27835E-08 (2) 文本型數(shù)據(jù) 任何數(shù)字、字母、漢字及其他字符的組合。左對齊第9頁，共57頁。 (3) 日期/時間型數(shù)據(jù) 表示各種不同格式的日期和時間 如21-Oct-96、1999-5-29等 (4) 邏輯型數(shù)據(jù) 描述事物之間的成立與否的數(shù)據(jù) 只有兩個值：FALSE(假值)和TRUE(真值）第10頁，共57頁。 當向單元格輸入數(shù)字格式的數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)自動識別為數(shù)值型數(shù)據(jù)。

6、任何輸 入，如果包含數(shù)字、字母、漢字及其他符號組合時，系統(tǒng)就認為是文本型。 如果輸入的數(shù)字有效位超過單元格的寬度，必須調(diào)整列寬 輸入分數(shù)，應(yīng)在分數(shù)前加入0和空格。如“0 2/3” 把輸入的數(shù)字作為文本處理，可在數(shù)字前加單引號。如“1234” 在單元格中既要輸入日期又要輸入時間，則用空格分隔開 輸入日期時，可按yyyy-mm-dd的格式輸入 在單元格中輸入當前系統(tǒng)日期時按Ctrl+；鍵 輸入當前系統(tǒng)時間時按Ctrl+Shift+；鍵 以12小時制來顯示時間，需后加AM或PM。 如“8:20 PM” 按Alt+Enter組合鍵可強制在某處換行 2. 直接輸入數(shù)據(jù) (輸入時要注意的一些問題)第11頁

7、，共57頁。 3. 數(shù)據(jù)的填充 使用數(shù)據(jù)序列填充功能，可以在工作表中快速地輸入有一定規(guī)則的數(shù)據(jù) (1) 填充序列 Excel能夠自動填充日期、時間及數(shù)字序列，包括數(shù)字和文本的組合序列 例如：星期一，星期二， ， 星期日 一月， 二月， ， 十二 1， 2， 3， 第12頁，共57頁。例4-2 要在單元格A1:A10中填入序列數(shù)字10, 13 ,16, , 37(1) 在單元格A1中輸入起始數(shù)“10”(2) 選定區(qū)域A1:A10(3) 選擇“編輯”菜單中的“填充”命令(4) 從“填充”級聯(lián)菜單中選擇“序列”選項，打開“序列”對話框(5) 選擇“序列產(chǎn)生在”為“列”，“類型”為“等差序列”，在“步

8、長值” 框中輸入3 。 執(zhí)行結(jié)果： 第13頁，共57頁。 單元格的插入和刪除 （1）插入空白單元格或區(qū)域 選定要插入新單元格的位置或區(qū)域。 選擇“插入”菜單中的“單元格”命令，打開對話框 從對話框中選擇一種合適的插入方式 (2) 插入空白行或列 (3) 刪除單元格或區(qū)域 (4) 刪除行或列 第14頁，共57頁。 數(shù)據(jù)的復(fù)制、移動和清除 （1）復(fù)制數(shù)據(jù) 方法一：使用“常用”工具欄上的命令按鈕復(fù)制數(shù)據(jù) 方法二：用鼠標拖放來復(fù)制數(shù)據(jù) （2）移動數(shù)據(jù) 移動單元格區(qū)域的數(shù)據(jù)，其操作方法與復(fù)制操作基本相同 （3） 選擇性粘貼 一個單元格含有數(shù)值、格式、公式等多種特性，數(shù)據(jù)復(fù)制時通過“選擇性粘貼”可以只需要

9、復(fù)制它的部分特性第15頁，共57頁。 先將數(shù)據(jù)復(fù)制到剪貼板，再選定待粘貼目標區(qū)域中的第一個單元格，選擇“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，打開對話框。從對話框中選擇相應(yīng)選項即可 （4） 清除數(shù)據(jù) （5） 撤消與恢復(fù)第16頁，共57頁。 （1）設(shè)置文本格式 字體、字號、字形、對齊方式等 （2）設(shè)置數(shù)字格式 例如，數(shù)字1234.56在格式 #,#.# 下為1,234.6 調(diào)整單元格的行高和列寬 方法一：采用菜單命令 選擇“格式”菜單中的“行”命令(或“列”命令)根據(jù)需要進行設(shè)置 方法二：采用拖放操作 拖動鼠標來調(diào)整行高(或列寬) 數(shù)據(jù)格式設(shè)置第17頁，共57頁。 設(shè)置對齊方式 默認情況下，Exce

10、l根據(jù)單元格中數(shù)據(jù)的類型，自動調(diào)整數(shù)據(jù)的對齊方式。 用戶也可以選擇“格式”/“單元格”命令，利用“單元格格式”對話框的“對齊”選項卡進行設(shè)置。 表格框線的設(shè)置 使用“格式”工具欄上的“邊框”各按鈕，或執(zhí)行“格式”/“單元格”命令，可以為表格設(shè)置線條和邊框線。 單擊“格式”工具欄上“邊框”按鈕右邊的小箭頭，屏幕出現(xiàn)“邊框”各小圖標。第18頁，共57頁。 公式和函數(shù) 一、 公式的使用 公式是用運算符將數(shù)據(jù)、單元格地址、函數(shù)等連接在一起的式子，以等號“=”開頭 =5*10-20 常數(shù)運算 =A6+B1 對單元格A6和B1中的值相加 =SQRT(10+A2) 使用SQRT函數(shù)，求開方根 1. 運算符

11、算術(shù)運算符、文本運算符和關(guān)系運算符 第19頁，共57頁。 =83*25% 表示8的立方再乘以0.25，結(jié)果為128 =5*8/23-B2/4 若單元格B2的值是12，則結(jié)果為2 =計算機 & 電腦 運算結(jié)果是計算機電腦 = A1 & A2 把單元格A1和A2中的文本進行連接 而生成一個新的文本 = B242 比較結(jié)果為TRUE (設(shè)B2的值是12) = B2=32 比較結(jié)果為FALSE = B212 比較結(jié)果為FALSE = A3+80 假設(shè)A3為日期型數(shù)據(jù)，則A3+80表 示日期A3加上80天 公式舉例第20頁，共57頁。 用于描述一個條件。例如 5 =ABCD 或?qū)懗?=ABCD =計算機

12、 或?qū)懗?計算機 或?qū)懗?計算機 比較條件式第21頁，共57頁。 二、 公式的輸入和復(fù)制 當在一個單元格中輸入一個公式后，Excel會自動加以運算，并將運算結(jié)果存放在該單元中。以后當公式中引用的單元格數(shù)據(jù)發(fā)生變動時，公式所在單元格的值也會隨之變動 例4-4 計算出學生的總評成績(=機試40%+筆試60%) (1) 單擊總評成績第一個單元格E2，使之成為活動單元格 (2) 鍵入計算公式“=C2*0.4+D2*0.6”后按回車鍵，此時在單元格E2處顯示出計算結(jié)果82.2 (3) 再次單擊單元格E2使之成為活動單元格；單擊“復(fù)制”按鈕 (4) 選定區(qū)域E3:E6；單擊“粘貼”按鈕第22頁，共57頁。

13、 三種表示方式 (1) 相對地址：以列標和行號組成，如A1，B2，C3等 公式復(fù)制時，若引用公式的單元格地址發(fā)生變動，公式中的相對地址會隨之變動 (2) 絕對地址：以列標和行號前加上符號“$”構(gòu)成，如$A$1，$B$2等。公式復(fù)制時，公式中的絕對地址保持不變 (3) 混合地址：它是上述兩種地址的混合使用方式 如$A1(絕對列相對行)，A$1(相對列絕對行)等。公式復(fù)制時，公式中相對行和相對列部分會隨引用公式的單元格地址變動而變動，而絕對行和絕對列部分保持不變 出錯信息 當公式(或函數(shù))表達不正確時，系統(tǒng)將顯示出錯信息 單元格地址第23頁，共57頁。 格式： =(, ,.) 舉例： = SUM(

14、C2:C6) = AVERAGE(A1:A3,C2:C6) SUM 求和數(shù) AVERAGE 求平方值 MAX 求最大值 MIN 求最小值 COUNT 求數(shù)值數(shù)據(jù)的個數(shù) COUNTIF 條件求數(shù)值數(shù)據(jù)的個數(shù) FREQUENCY 頻率分布統(tǒng)計 IF 條件選擇 函數(shù)的使用 第24頁，共57頁。 函數(shù)應(yīng)用舉例 例4-5 計算基本工資總數(shù)，并將結(jié)果存放在單元格D8中 (1) 單擊單元格D8，使之成為活動單元格 (2) 鍵入公式“=SUM(D2:D7)”，并按回車鍵 例4-6 計算扣款總數(shù)，將結(jié)果分別存放在單元格E8中 (1) 選定E2:E8區(qū)域 (2) 單擊“自動求和”按鈕，即可對該列求和，和數(shù)存放在該

15、區(qū)域的最后一個單元格上第25頁，共57頁。 函數(shù)應(yīng)用舉例 例4-7 計算基本工資的平均值，并將結(jié)果存放在D9中 例4-8 利用函數(shù)MAX求出基本工資數(shù)的最大值，并將結(jié)果存放在單元格D10中 舉例 假設(shè)單元格A1，A2，A3，A4的內(nèi)容分別為1，2，空，ABC，則COUNT(A1:A4)的值為2 舉例 若要求出基本工資數(shù)大于等于3000的職工人數(shù)，可以采用： = COUNTIF(D2:D7, =3000) 舉例 在工作表(A1:D9)中，要求出班號為21的班學生人數(shù)，可以采用： = COUNTIF(D2:D9, 21) 或 = COUNTIF(D2:D9, D3)第26頁，共57頁。 頻率分布統(tǒng)

16、計函數(shù)FREQUENCY 頻率分布統(tǒng)計函數(shù)用于統(tǒng)計一組數(shù)據(jù)在各個數(shù)值區(qū)間的分布情況 格式：FREQUENCY(data_array,bins_array) 功能：計算一組數(shù)(data_array)分布在指定各區(qū)間(由bins_array確定)的個數(shù) 例4-9 在成績表A1:D9中，統(tǒng)計出成績60，60成績70，70成績80，80成績90，成績90的學生數(shù)各有多少 (1) 在區(qū)域(如F4:F7)中建立統(tǒng)計的間距數(shù)組(59,69,79,89) (2) 選定作為統(tǒng)計結(jié)果的數(shù)組輸出區(qū)域G4:G8 (3) 鍵入函數(shù)“=FREQUENCY(C2:C9，F(xiàn)4:F7)” (4) 按下Ctrl+Shift+En

17、ter組合鍵第27頁，共57頁。 例4-9的執(zhí)行結(jié)果第28頁，共57頁。 格式： IF(條件, 值1, 值2) 功能：本函數(shù)對條件進行測試，如果條件成立，則取值1，否則取值2 舉例 已知單元格C2中存放考試分數(shù)，現(xiàn)要根據(jù)該分數(shù)判斷學生是否及格 =IF(C2=80,優(yōu)良,IF(C2=60,中,不及格) 條件選擇函數(shù)IF 第29頁，共57頁。 例4-11 在工資表中，按級別計算“補貼”，教授補貼1500元，副教授補貼1200元，講師1000元，助教及其他人員補貼800元，然后計算每個人的實發(fā)數(shù)。操作步驟如下： (1) 計算第一個記錄的“補貼”。在F2單元格中輸入函數(shù)： =IF(C2=教授, 150

18、0, IF(C2=副教授, 1200, IF(C2=講師, 1000, 800) 按Enter鍵后，該單元格顯示1500。 注意：上面函數(shù)不能寫成“=IF(C2=”教授“,”1500“,”，即不能用雙引號把數(shù)字（數(shù)值型數(shù)據(jù)）括起來。只是用到文本數(shù)據(jù)時才需要用雙引號括起來，如“教授”。 (2) 計算第一個記錄的“實發(fā)數(shù)”。在G2單元格中輸入函數(shù)： = D2 + F2 - E2 按Enter鍵后，該單元格顯示5600 (3) 用復(fù)制公式的方法，可以把單元格F2和G2中的公式復(fù)制到其他單元格中，以計算出其他教師的“補貼”和“實發(fā)數(shù)”。第30頁，共57頁。 圖表的制作 圖表是工作表的一種圖形表示，它使

19、工作表中數(shù)據(jù)表示形式更為清晰直觀。當工作表中的數(shù)據(jù)被修改時，Excel會自動更新相關(guān)的圖表內(nèi)容 (1) 圖表的基本知識 可以生成嵌入式圖表和圖表工作表 數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)可以按行或者按列分成若干個數(shù)據(jù)系列 依據(jù)工作表區(qū)域A2:D6中的數(shù)據(jù)繪制的一個圖表 第31頁，共57頁。 柱形圖圖表。有3個數(shù)據(jù)系列，分別對應(yīng)于數(shù)據(jù)源中的3個列：B2:B6(計算機系)，C2:C6(電子系)，D2:D6(信管系)。 每個數(shù)據(jù)系列中都有4個數(shù)據(jù)點，因而構(gòu)成4 個數(shù)據(jù)分類: 99級、00級、01級和02級(2)圖表的基本元素圖表標題繪圖區(qū)圖表區(qū)域數(shù)值軸 標題數(shù)值軸分類軸數(shù)據(jù)點數(shù)據(jù)系列圖表標題圖例標示圖例網(wǎng)格線分類軸 標

20、題第32頁，共57頁。 (3)圖表類型 Excel提供了多種圖表類型，有平面圖表，也有立體圖表。常用的圖表類型主要有柱形圖、折線圖、餅圖和XY散點圖等 柱形圖：柱形圖是用柱形塊表示數(shù)據(jù)的圖表，通常用于反映數(shù)據(jù)之間的相對差異 餅圖: 餅圖用于表示部分在整體中所占的百分比，能顯示出部分與整體的關(guān)系 折線圖: 折線圖是用點以及點與點之間的連成的折線表示數(shù)據(jù)的圖表，它可以描述數(shù)值數(shù)據(jù)的變化趨勢 XY散點圖: 散點圖中的點一般不連續(xù)，每一點代表了兩個變量的數(shù)值，適用于分析兩個變量之間是否相關(guān)第33頁，共57頁。(4) 使用圖表向?qū)碇谱鲌D表 例4-12 利用2004年及2005年的數(shù)據(jù)來制作“生產(chǎn)產(chǎn)值表

21、”柱形圖 先選定區(qū)域A1:C5(其中包括列標題)，然后單擊“常用”工具欄上的“圖表向?qū)А卑粹o。用戶可以在“圖表向?qū)А敝敢乱徊揭徊降貙崿F(xiàn)圖表制作 制作圖表第34頁，共57頁。 (5) 圖表的編輯 圖表完成后，用戶可以對它進行編輯修改，比如改變圖表的大小、位置、類型、增刪數(shù)據(jù)系列、改動標題等 (1) 改變大小、移位和刪除 (2) 增刪圖表的數(shù)據(jù)系列 (3) 修改圖表類型 (4) 修改圖表標題和坐標軸標題 (5) 修改圖例和網(wǎng)格線第35頁，共57頁。 Excel數(shù)據(jù)庫又稱數(shù)據(jù)清單，它按行和列來組織數(shù)據(jù)(二維表) 行記錄；列字段 1、 數(shù)據(jù)清單的建立 直接鍵入 利用“記錄單”輸入 2、 記錄的篩選

22、(自動篩選/高級篩選) 使用到各種運算符 西文符號 比較符: =, , , =, 邏輯符: AND(與), OR(或) 通配符: ?(代表單個字符), *(代表多個字符) 數(shù)據(jù)管理與統(tǒng)計第36頁，共57頁。 與(And)運算 及 或（Or）運算 a And b a 和b均為真值時，經(jīng)過And運算 后得到真值；否則（其中有一個 假值）為假值。 舉例: (13 And 03 And 0=5)的結(jié)果為假值 a Or b a 和b只要有一個真值，經(jīng)過Or運 算后得到真值； a 和b同時為假 值時， Or運算后為假值。 舉例: (13 Or 0=5)的結(jié)果為假值第37頁，共57頁。舉例: 成績小于60:

23、 成績=90 成績在6080之間: 成績=60 AND 成績=80 OR 班號=11 B. 成績=80 AND 班號=11 班11及班21的學生 A. 班=11 OR 班號=21 B. 班=11 AND 班號=21 班11所有不及格的學生 A. 成績60 OR 班號=11 B. 成績=80 11第42頁，共57頁。 不同條件行的條件互為“或”(OR)的關(guān)系，表示篩選出滿足任何一個條件的記錄 例4-16 查找英語和計算機課程中至少有一科成績大于90分的記錄 英語90 OR 計算機90，條件區(qū)域表示： 對相同的列(字段)指定一個以上的條件，或條件為一個數(shù)據(jù)范圍，則應(yīng)重復(fù)列標題 例4-17 查找成績大于等于60分，并且小于等于90分的姓“林”的記錄 英語 計算機 90 90 姓名 成績 成績 林* =60 =90第43頁，共57頁。 判斷(條件區(qū)域) 班11及班21的所有不及格學生 A. (成績60 AND 班號=11) OR (成績60 AND 班號=21) B. (