公司文書管理規(guī)定

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上專心-專注-專業(yè)專心-專注-專業(yè)精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上專心-專注-專業(yè) 總則 第1條 目的為使公司文書管理規(guī)范化，提高公文處理的效率和公文的質(zhì)量，特制定本制度。第2條 范圍界定本制度所指的“文書”是指業(yè)務工作上的往來公文、報告、會議決策、規(guī)定、合同書、專利許可證、電報和各種賬簿等各種文件、資料。第3條 適用范圍本制度適用于對公司內(nèi)部所有公文文書的管理。第2章 文書制作規(guī)范 第4條 文書的制作要領1文書內(nèi)容必須簡明扼要、一事一議，語言、措辭力求準確規(guī)范。2起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程，必要時需另附相關材料與文件。3必須明確起草文書

2、人的責任，并正確署名。4修改請示提案書時，修改者必須認真審閱文書原件，修改后必須署名。第5條 行文要求1.公司內(nèi)文書，公司的制度、管理規(guī)定、管理辦法及管理流程等內(nèi)部文件，要依照統(tǒng)一的格式要求編寫。2.頁眉要包含文件名稱、文件編碼、起草人、審核人、批準人、生效日期、版本及頁碼等。3.全文字體為楷體，行間距為固定值28，字間距不作規(guī)定。行文內(nèi)容顏色一律為黑色。正文的結(jié)構層次序數(shù)，第一層用“一”，第二層用“（一）”，第三層用“1”，第四層用“（1）”。標題為三號字體。正文為四號字體。公文行文要求參照公文管理規(guī)定。第6條 文書的署名1公司內(nèi)文書，如果是一般往來文書，只需主管署名；如果是單純的上報文書或

3、不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書，只需要部門署名；如果是重要文書，按責任范圍由總經(jīng)理、副總經(jīng)理、常務董事署名，或者署有關部門的主管姓名和職務。2對外文書，如合同、責任狀等重要文書，一律署總經(jīng)理職務和姓名。如果是總經(jīng)理委托事項，可由指定責任者署名。除上述規(guī)定以外的文書，也可署分公司或分支機構主管的職務和姓名。第7條 文書的蓋章1在文書正本上必須要加蓋文書署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門的印章。2如果文書署名者不在，可加蓋代理者印章，并加蓋具體執(zhí)行者印章，但在文書存檔前必須加蓋署名者印章。3以部門或公司名義起草的文書，須在旁邊加蓋有關責任者的印章。第3章 文書的收發(fā)第8條 到達文書全部由文

4、書主管部門接收，并按下列要求處置。1一般文書予以啟封，并分送各部門。2私人信件直接送收信人。3分送各部門的文書若有差錯，必須立即退回。第9條 各部門的郵寄文書，必須于發(fā)送前在“發(fā)信登記本”與“郵資明細賬”上作好登記。第10條 需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書，必須注明發(fā)送或接受單位、地址、收件人姓名等內(nèi)容，必要時還需交文秘室回復或回執(zhí)。如是公司內(nèi)部文書，原則上不需封緘。第4章 文書的處理第11條 普通文書處理1部門經(jīng)理以上級別的主管人員，負責對文書進行審批、答復、批辦以及其他必要的處理，或者由指定下屬對文書進行具體處理。2處理中如遇重大問題或異?，F(xiàn)象，需及時向上級匯報，并按領導指示辦理。第12條 機密

5、文書處理1機密文書原則上由責任人或當事人自行處理。2親啟文書原則上由信封上所指明的人開啟，其他人不得擅自開啟，如果主管領導在職務上有權替代指明者，可不受本條規(guī)定約束。第13條 與多個部門有關的文書，在處理意見上如存在分歧，則由文書的主管部門出面協(xié)商，如果協(xié)商無法達成一致，則應請示上級領導，由上級領導裁決。第5章 文書的整理與保存第14條 文書的整理與保存1全部完結(jié)的文書，在結(jié)辦后三天內(nèi)，交綜合部歸存，按“完整、有序”的原則對文件進行整理、檢查，按類別、年代立卷，分別按所屬部門、文件機密程度、整理編號和保存年限進行整理與編輯，并在“文書保存簿”上做好登記，歸檔保存。2員工個人不得保存公司公文，凡

6、參加會議帶回的文件，應及時交綜合部登記保管，調(diào)離公司的員工應將文件和記錄本清理移交。3分公司或分支機構的文書分為兩類：一類是特別重要的文書，直接歸主管保存；另一類是一般的文書，由各部門保管。第15條 文書的保存年限1永久保存文書包括：章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規(guī)定，重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊文書，股票關系文書、重要的訴訟關系文書，重要的政府許可證件，有關公司歷史的文書、決算書和其他重要的文書。2保存10年文書包括：請求審批提案文書，人事任命文書，獎金工資與津貼有關文書，財務會計賬簿、傳票與會計分析報表以及除永久保存以外的重要文書。3保存5年文書指不需要保存10年的次重要文

7、書。4保存1年文書指無關緊要或者臨時性文書。如果是調(diào)查報告則由所在部門主管確定保存年限。第16條 注意事項1對于重要的機密文件，一律放在保險柜或者帶鎖的文件柜中。2如果職務部門劃分發(fā)生變更或作出調(diào)整，必須在有關登記簿上注明變更與調(diào)整的理由，以及變更與調(diào)整的結(jié)果。第6章 文書的借閱與銷毀第17條 各部門人員因工作需要借閱一般文件時，在經(jīng)其部門負責人同意后方可借閱；對有密級的文件須經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。第18條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，按時歸還。第19條 對于多余、重復、無保存價值的文件，綜合部應定期清理造冊，并按有關規(guī)定辦理申請銷毀手續(xù)。機要文件一定要以焚燒的方式銷毀。任何人不得擅自銷毀文件或出售。不需立卷的文件材料應逐件登記，報公司領導批準后銷毀。第7章 附則第20條 綜合部對本制度擁有解釋權。第21條 本制度自公布之日起實行。 沁園春雪北國風光， 千里冰封， 萬里雪飄。望長城內(nèi)外，惟余莽莽；大河上下