技巧1會議溝通的組織與

1、Meeting Skill 會議的溝通技巧內(nèi)容第一節(jié)、群體溝通的內(nèi)涵與特征第二節(jié)、會議的組織與設(shè)計第一節(jié)、群體溝通的內(nèi)涵與特征1、群體群體是指由兩人或兩人以上的個體組成的、具有一定關(guān)系與共同目標(biāo)的、彼此同屬于一群的集體2、群體溝通沒有溝通，群體就不存在3、群體溝通的特征優(yōu)點集中智慧“社會效應(yīng)”有效消除偏差缺點耗時效率低群體壓力專家、領(lǐng)導(dǎo)壓力說而不做第二節(jié)、會議的組織與設(shè)計一、會議的分類按照目的告知信息會議決策會議分配任務(wù)會議協(xié)調(diào)會議按照規(guī)模大型會議中型會議小型會議按范圍來分外部會議內(nèi)部會議會議體驗 你是一位宇航員，與另外幾位宇航員駕駛一太空船飛向月球，原計劃去與已經(jīng)降落月球、作為基地的太空母船

2、會合。然而，因機械故障，你們的太空船只能迫降在距離太空母船200英里之外的月球表面。降落時許多設(shè)備受到損壞，而為了生存你們必須充分利用未受損壞的裝備自行到達太空母船。 下面列出了15樣未受損壞的物資和裝備，請依據(jù)其重要性分別標(biāo)出1-15，以供你們出發(fā)時酌其重要性決定取舍（比如，你們的體力只能帶13件，就只好放棄另外兩件）。 要求：1、作出處個人的排序（10分鐘）2、小組討論，做出統(tǒng)一的小組排序（20分鐘）3、每小組選出一個代表陳述個人和小組的討論過程與結(jié)果小組由68位成員組成，每位成員運用陳述型溝通或說服型溝通，以求盡可能得出大家統(tǒng)一的意見；15樣物品的排序要盡量取得每位成員的認(rèn)可。Atten

3、tions: -不要僅為了避免沖突而改變你的意見； -不要僅為了“少數(shù)服從多數(shù)”而改變決定。 - 不要斤斤計較個人分?jǐn)?shù)的多少，小組的成績更為重要小組討論注意問題選項 個人排序A 小組排序B 標(biāo)準(zhǔn)C A-C B-C （1）一盒火柴 （2）壓縮餅干 （3）50英尺尼龍繩 （4）絲質(zhì)降落傘 （5）袖珍取暖器（6）2支0.45口徑手槍 （7）1箱脫水牛奶 （8）2大瓶氧氣 （9）星際圖 （10）救生筏 （11）磁羅盤 （12）5加侖水 （13）煙火信號槍 （14）包括注射器的急救箱 （15）太陽能無線電收發(fā)器 求和143813121591411102765（020：優(yōu)）（2130：良）（3140：中）

4、（4150：及格）需溝通的原因?qū)υ虑虻那闆r不熟對宇航技術(shù)不熟有一些設(shè)備本身是不需要帶到月球上，是降落地球后所需要的需要取得一致意見思考與討論：為什么自己的正確意見不能被別人接受？為什么某一條“不正確意見”卻能被小組多數(shù)人通過？重要的是企業(yè)團隊的決策，個人的錯誤沒有關(guān)系為什么每個成員與標(biāo)準(zhǔn)答案都比較相近，而小組一致的答案距離標(biāo)準(zhǔn)答案相去甚遠(yuǎn)？為什么每個成員與標(biāo)準(zhǔn)答案都比較遠(yuǎn)，而小組一致的答案距離標(biāo)準(zhǔn)答案卻比較近？體會：決策-自我溝通-與他人溝通-團體溝通-沖突的解決-溝通的效率你可能會經(jīng)常遇到 會議開始的時間到了，會議室仍然被其他人員占用，沒有會場地會議開始的時間到了，投影儀無法正確連接與會人員

5、需要在白板上表達自己的思想時，卻發(fā)現(xiàn)白板筆無法書寫；與會人員遲到，會議推遲發(fā)言人表達含糊不清，不能將思想清楚地表達出來 會議失去控制，跑題嚴(yán)重 在開會過程中人進人出，會議混亂 沒有人整理會議紀(jì)要，達成的意見沒有記錄 會議開完了，發(fā)現(xiàn)沒有開會的必要，可開可不開的 會議的時間太長，在會議過程中廢話太多會議主席或領(lǐng)導(dǎo)講話太多二、如何組織和參加會議 （一）明確會議目的 （二）確定與會者構(gòu)成 （三）明確與會者角色職責(zé) （四）會議的組織準(zhǔn)備工作 （五）會議議程 （六）會議記錄（一）明確會議目的 信息共享 動員激勵 信息傳播 問題解決和決策制定（二）確定與會者構(gòu)成 同質(zhì)性和相異性的平衡競爭性和合作性的平衡任

6、務(wù)導(dǎo)向和過程導(dǎo)向的平衡 （三）明確與會者角色職責(zé)1、會議主席2、與會者3、領(lǐng)導(dǎo)者1. 會議主席角色 （1）會議控制決定討論主題；明確討論范圍；發(fā)言順序；盡可能做到公正，盡全力避免與會者的無序爭論；（2）會議引導(dǎo)識別主題/問題；交換和開發(fā)建議；評價不同方案；（3）促進討論 討論，提問（4）處理不同意見對爭論雙方或各方的觀點加以澄清；分析造成分歧的因素；研究爭論雙方或各方的觀點，了解協(xié)調(diào)的可能性；若分歧難以彌合，那就暫時放下，按會議議程進入下一項。 （5）作出決定2. 與會者的角色 依據(jù)會議的目的，決定是否需要出席了解背景和相關(guān)資料 準(zhǔn)時與會 就某些疑點或模糊問題征詢清晰解釋 給出信息時，力求精確

7、切題 有效傾聽 支持他人 確保公平參與 反對要有根據(jù) 以能提高團隊績效的方式行事 3、與會領(lǐng)導(dǎo)擺正位置多傾聽最后發(fā)言1. 確定會議主題和目標(biāo) 2.制訂會議活動計劃 3. 制訂會議議程 4. 發(fā)放會議舉辦通知5. 會場布置安排 會場的選定 會場內(nèi)設(shè)備的準(zhǔn)備 會場的布置 （四）會議的組織準(zhǔn)備工作（五）會議議程 會議議題的順序與發(fā)言人 會議討論時間的規(guī)定 會議議程實例 M計算機公司 一號項目檢查會議 日期：2001年12月4日，星期五 時間：下午2：303：45 地點：B大廈第二會議室 會議目的：研究一號項目進展情況 議程 1、上次會議提出問題的解決狀況2、公司第四季度銷售情況匯報（15分鐘）3、公

8、司第四季度銷售情況的分析討論（20分鐘）4、關(guān)于CPU進展報告（15分鐘）；5、關(guān)于Case設(shè)計進展報告（10分鐘）；6、討論（20分鐘）；7下次會議日期、時間、地點（5分鐘） 附件1銷售情況表；2CPU、Case設(shè)計進展報告（六）會議記錄會議記錄形式實例 M計算機公司 一號項目第6次檢查會議紀(jì)錄時間、地點：會議于2001年12月4日(星期五)在B大廈第二會議室舉行，下午2：30開始。 出席情況：出席會議者包括：鐘楚義，周亦梅，周敏，唐婉，莊子期(主席)，無故缺席者有：李杰，張明，吳倩發(fā)來了請假條。 上次會議記錄：與會者都同意，認(rèn)為這是上次會議的準(zhǔn)確記錄。上次會議記錄中提出的問題：周亦梅報告說

9、，有關(guān)客戶仍在度假，所以她沒能邀請到他們來參加會議。 同意的行動：目亦梅在有關(guān)客戶歸來后邀他們參加會議。 完成的時限：下次會議前。進展報告實例：周敏報告說，軟件發(fā)展已在目標(biāo)之列，可望在三月底前完成第二版。然而，仍存在吳倩對制圖程序可行性不予協(xié)作的問題。 同意的行動：周敏與吳倩會談，由唐婉解決問題。 完成的時限：2004年12月21日下次會議的時間，地點：下次會議：2004年12月25日，星期五，下午2：30在B大廈第二會議室舉行。提高會議的效率技巧1、提前發(fā)放會議通知、材料2、主持人控制好會議進程和方向3、會議時間盡可能短4、不要照念發(fā)言稿5、嚴(yán)肅會場紀(jì)律6、會議安排緊湊合理7、每次只能有一個人發(fā)言8、領(lǐng)導(dǎo)最后發(fā)言Intel公司的會議技巧在他們的會議室墻上，看到了這張會議規(guī)則，內(nèi)容是對召集會議的人和參加會議的人的提醒，其標(biāo)題是問問你自己。對被召集者提出的問題有：“你知道本次會議的目的嗎？”“你是否拿到了會議議程？”“你參加會議的任務(wù)是什么？做準(zhǔn)備了嗎？”“你知道要把會議結(jié)果