單一采購成功五要素

1、.：.；單一采購勝利五要素(發(fā)表日期：2004年09月03日)建立信任，明確職責(zé)，買家主導(dǎo)整個過程。Peter Bendor-Samuel、Todd Furniss、Eric Simonson 著在公司設(shè)法提高外購程序的效率之時，有諸多緣由能使單一采購sole sourcing成為既節(jié)約本錢又節(jié)省時間的可行選擇。 單一采購是指買家與一位效力供應(yīng)商來定義、磋商并購買效力的一種做法。以往，買家采用單一采購是由于它既簡單又迅速，不像多供應(yīng)商采購程序那樣，要分階段進展，還要各個審查，顯得困難重重。而如今情況那么不同，采用單一采購大多是出于買家和效力供應(yīng)商之間曾經(jīng)建立的信任。 就采購本錢和決策時間而言，

2、與多供應(yīng)商采購相比，單一采購能發(fā)揚出宏大的潛在效率。然而，單一采購容易受一些問題的影響，買家必需早早著手處理這些問題，以確保最終獲得勝利。單一采購還是多方采購在下述情況下可以選擇單一采購方式： 快捷的程序至關(guān)重要。 效力供應(yīng)商的聲譽至關(guān)重要。 效力供應(yīng)商具有獨特的才干；有時，供應(yīng)商能提供獨特的業(yè)務(wù)方案如講究效率，同時添加收入，或者能協(xié)助 買家改良程序，添加價值。 擬定的采購協(xié)議錯綜復(fù)雜。這通常是由買賣額的大小、與其他程序之間的相互依賴性或戰(zhàn)略重要性來決議。 與供應(yīng)商之間曾經(jīng)有了交錯在一同的聯(lián)盟關(guān)系如：效力供應(yīng)商擁有關(guān)鍵的軟件或?qū)Ｓ袡?quán)。 買家和效力供應(yīng)商的個人或兩家機構(gòu)之間有著高度的信任；這經(jīng)常

3、是以供應(yīng)商以往提供效力的才干為根底的。 公司文化有利于采用雙方協(xié)作的單一來源。 買家與效力供應(yīng)商之間存在廣泛的聯(lián)盟時機如：交叉銷售產(chǎn)品，管理銷售渠道或提供技術(shù)、研討才干。 而買家在下述情況下會選擇多供應(yīng)商采購方式： 市場提供的效力范圍清楚明確。 買方的重點在于：經(jīng)過更大范圍的價值比較，以獲取最低價。 在對采購方式的選擇進展嚴厲的分析方面，買方本身才干欠缺，因此，需求對不同實力的效力供應(yīng)商提供的多種處理方案加以比較評價。 原先建立的關(guān)系中沒有占主導(dǎo)位置的關(guān)系可以左右采購方式的選瘛?P 公司準那么、政府政策或文化規(guī)定采用多供應(yīng)商采購方式。 變革管理和實施挑戰(zhàn)很小。 公司對任何一種單一采購均持極其疑

4、心的態(tài)度，從而使決策過程減慢，采購程序的可信度也遭到影響。 有調(diào)查闡明，公司在思索單一采購時，與供應(yīng)商已有的關(guān)系和快捷程序的需求成了最有影響力的兩大要素。采用單一采購的一切決策中，有一半是基于這兩大要素做出的。 買家泄漏，在思索單一采購時，他們最不能夠選擇的是那些拿著誘人的方案書找上門的效力供應(yīng)商。思索到外購過程中改換效力供應(yīng)商會帶來高額本錢，因此，在原有的根底上開展與供應(yīng)商的關(guān)系可以使單一采購勝利的時機增大，但單憑這一點還不能保證勝利。 對買家來講，勝利的關(guān)鍵在于：真實制定一種嚴厲有序的單一采購方式。以下一些做法很有必要： 精心確定買家目的和所需效力。 建立一個框架體系涉及財務(wù)和其他一些要素

5、，以協(xié)助 雙方了解處理方案何時可以被接受。 打好根底，以便雙方有效地管理處理方案的實施和不斷履行。 經(jīng)過建立這樣的程序，買方施加了一定的壓力，促使本身和效力供應(yīng)商都不斷努力，提高任務(wù)效益，同時也加強了雙方之間富有效果的任務(wù)關(guān)系。單一采購五大要素下述五大要素可以使單一采購獲得勝利，其中幾個要素雖然對多供應(yīng)商采購方式來講也很重要，但對單一采購來講，更是重中之重。 1.開展關(guān)系。良好的關(guān)系具有多種特征，諸如相互尊重、盡能夠協(xié)調(diào)好雙方利益的愿望、處理分歧的承諾和才干、對彼此志愿的信任等。 總之，在外購時，供應(yīng)商要做的遠遠不只是提供效力。單一采購的一個目的就是盡能夠開展雙方的關(guān)系。由于買家和供應(yīng)商可以多

6、花一些時間在一同，因此雙方開展關(guān)系的時機很多。 例如，單一采購使買家有時機從供應(yīng)商處尋求處理問題的真知灼見，而非現(xiàn)成的處理方案。這些個性化的處理方案要求買家和供應(yīng)商之間互有透明度，進展信息的交流溝通。經(jīng)過這些交流，隨著買家不斷征求供應(yīng)商的意見、對供應(yīng)商信任度的添加，雙方的關(guān)系也在不斷開展。這些都為穩(wěn)定雙方的關(guān)系發(fā)明了時機，而這在多供應(yīng)商采購方式中是不能夠有的。 還有，談判的方式也為雙方奠定長久的關(guān)系提供了時機。雙方應(yīng)本著處理問題的觀念來建立關(guān)系，而不是采用招標程序去激化分歧。在談判過程中雙方應(yīng)以利益為重。 2.讓高層指點參與。單一采購更多依賴兩家機構(gòu)的最高層之間的信任。 這一點之所以重要有幾個

7、緣由。特定的處理方案經(jīng)常是按買家的需求量身定做的，包括實踐提供的效力和協(xié)議中的商業(yè)條款。因此，這些決策不僅需求供應(yīng)商和買家雙方最高層的答應(yīng)贊同，而且還需求他們了解并參與協(xié)議的詳細內(nèi)容。高層管理人員普通都會授權(quán)下屬人員，讓他們對采購程序擔(dān)任，這種習(xí)慣做法經(jīng)常帶來費事。 而且，假設(shè)沒有高層管理人員制定明確的方向并對決策擔(dān)任的話，下屬經(jīng)理人往往會把單一采購程序演化成沒完沒了的基準測試，看看我們能否爭取到了公平的買賣。這種做法通常會得出模糊不清的結(jié)論，還會導(dǎo)致雙方企求的信任破裂。 3.征得董事會贊同。由于所討論的采購方式具有重要的經(jīng)濟影響，因此，還必需征得董事會的贊同接受。 單一采購很容易招致人們的批

8、判指摘，由于無論是效力供應(yīng)商、效力范圍、處理方案，還是價錢，都讓買家無從選擇。單一采購還會因其缺乏客觀性而招致公司內(nèi)部的批判。 但是，這一結(jié)論忽視的是：買家與供應(yīng)商會一同破費大量時間共同努力，為其特定需求設(shè)計處理方案。 當(dāng)?shù)谝淮蜗驅(qū)Υ艘粺o所知或知之甚少的董事會引見這種采購方式時，董事會的通常反響就是對該種方式的合理性提出質(zhì)疑。董事會關(guān)注的事情有：管理人員能否思索了一切的選擇，采用的處理方案對買方機構(gòu)來講能否最具本錢效益，等等。為此，買家還要再去搜集有關(guān)資料，有能夠重新設(shè)計采購程序，以便從其他供應(yīng)商處獲取方案書。 不可防止的結(jié)果是，買家在外購程序上不得不破費額外的時間、精神和資源。當(dāng)董事會最終得

9、出的結(jié)論與最初向他們引見的情況一致時即針對公司的詳細情況，單一采購是一種可行的方式，買家所破費的時間和金錢往往比采用多供應(yīng)商采購方式花的還要多。 為防止這一后果，采用單一采購之初，或在該程序開場之前，就應(yīng)征得董事會的贊同，并給董事會提供對采購程序的設(shè)計施加影響的時機，或者至少要讓董事會覺得他們的參與必不可少。 4.進展比較，確保價值。買家必需采用一種復(fù)雜的外部比較分析程序以確保采購的公正性。買家要親密參與效力范圍的開發(fā)和不斷改良，還要知道從供應(yīng)商那里尋求的是什么效力，需求多少效力才干到達本人的目的。買家和供應(yīng)商必需齊心協(xié)力，共同為供應(yīng)商設(shè)定特定的目的，這就要求買家進展一些分析，而假設(shè)買家有幾種

10、處理方案可供比較的話，這些分析本來是可以省掉的。 經(jīng)過對能夠的處理方案的每一部分進展比較，供應(yīng)商可以繼續(xù)有效地競爭該項買賣。買家有能夠從協(xié)議的效力范圍中抽掉部分或全部效力，這給供應(yīng)商呵斥了壓力，可以確保供應(yīng)商以合理的價錢盡能夠提供最正確的處理方案。買家必需一開場就向供應(yīng)商明確表示，如假設(shè)目的達不到，買家隨時能夠采用多供應(yīng)商采購方式取而代之。 5.詳細明確越詳細越好。買家必需明確規(guī)定處理問題、分析問題和評價處理方案所采用的程序。這就要求買家控制整個程序，制定詳細的里程碑和終極目的。這樣，買家就能對買賣過程中的決策和問題進展控制。明確這一程序的目的是為了建立一個框架，在該框架下，雙方清楚地知道規(guī)定

11、的里程碑和終極目的，并且最終了解何時達成了公平買賣。 除了為該程序設(shè)定時間期限和目的以外，買家應(yīng)該設(shè)定效力范圍和效力規(guī)范的細節(jié)等級，這些細節(jié)等級可用來衡量雙方的關(guān)系勝利與否。 必需明確哪些程序是在效力范圍之內(nèi)。這一點應(yīng)該由買家決議，雖然供應(yīng)商可以提出一些其他的方法。另外，買家還必需規(guī)定供應(yīng)商各種角色和職責(zé)的準確程度。例如，要求供應(yīng)商為其處理方案開發(fā)出責(zé)任矩陣，以協(xié)助 買家和供應(yīng)商迅速描畫出一些關(guān)鍵責(zé)任，使買家明白該方案中哪些活動要保管，哪些要舍棄，每種活動的財務(wù)影響如何。 此外，買家必需堅持供應(yīng)商的方案書中明確規(guī)定衡量處理方案勝利與否的規(guī)范。迫使雙方在詳細的規(guī)范上達成一致，能使雙方都清楚明白。

12、 單一采購并非對每家公司來說都是最正確選擇。但是，假設(shè)情況適宜的話，它不失為一種可行的方法。買家必需權(quán)衡許多要素：供應(yīng)商滿足特定需求的才干提供現(xiàn)成的效力，或是為顧客量身定做、設(shè)計處理方案；目前雙方關(guān)系的結(jié)實程度；所需的效力范圍；供應(yīng)商以后提供新的效力的才干；以及單一采購在公司中的接受程度。原文經(jīng)答應(yīng)摘自O(shè)utsourcing Journal 2003年10月號、11月號和12月號outsourcing-journal。尼娜譯。作者Peter Bendor-Samuel是Everest Group的首席執(zhí)行官。Todd Furniss是Everest Group的首席運營官。Eric Simon

13、son是Everest Groupeverestgrp的咨詢顧問。單一采購容易出現(xiàn)哪些問題？ 單一采購可以提高采購效率，但它也會制造一些無法預(yù)料的妨礙。決議采用單一采購只是漫長而昂貴的程序的開場，假設(shè)不加以精心管理，便會出現(xiàn)松散拖沓的局面。 試想一下買家和效力供應(yīng)商的目的存在潛在的沖突。買家想要一種針對公司特定需求的個性化處理方案，而效力供應(yīng)商那么希望所設(shè)計的處理方案可以利用本人的才干和根底設(shè)備。再者，效力供應(yīng)商為了迅速拿到意向書，經(jīng)常會作出提供效力的承諾。為什么要迅速呢？由于效力供應(yīng)商想要建立起情感上的承諾，而買家由于雙方已有的信任關(guān)系，通常無法回絕與該供應(yīng)商簽約。 效力供應(yīng)商在開場階段進展

14、迅速，以加速內(nèi)容欠詳細的意向書的訂立，這會導(dǎo)致訂立的協(xié)議可以更好地滿足供應(yīng)商的需求，而非買家的需求。供應(yīng)商作出的原那么上的承諾在三個主要方面短少詳細的內(nèi)容： 協(xié)議的范圍和性質(zhì) 保證提供的效力程度 買家和效力供應(yīng)商如何分享由供應(yīng)商的處理方案帶來的價值。 在上述情況下，效力供應(yīng)商在談判中爭取到的條件將更為有利、更容易進展，也不那么費力不論達成的條件和能提供的效力能否完全滿足買家明確的和潛在的需求。最終，買家覺得本人被套在協(xié)議中，不太情愿與效力供應(yīng)商重新進展討論，以處理一些已發(fā)現(xiàn)的缺陷。 一旦買家和供應(yīng)商重新進展討論，談判就會墮入僵局，由于買家和供應(yīng)商都想把各自的目的和動機參與協(xié)議中。這會大大減慢談判的進程，經(jīng)常會使供應(yīng)商掌握談判的自動權(quán)，由于買家一心想著簽完協(xié)議盡快收場。假設(shè)談判速度真的減慢很多，那么，有能夠出現(xiàn)兩個額外的難題。 第一，談判進程的減慢會使買家和供應(yīng)商對各自的重點和關(guān)懷的事產(chǎn)生彷徨、游離。買家沒有了重點，就需求對采購任務(wù)的預(yù)期目的和范圍重新解釋。于是構(gòu)成了一個活動靶，這在效力供應(yīng)商看來，原先的采購任務(wù)的性質(zhì)曾經(jīng)改動。此外，它還助長了買家內(nèi)部反對該采購方案的力量。這給那些反對力量提供了可乘之機，為協(xié)議的訂立設(shè)置了妨礙。這會影響到該采購方案的范圍和目的。 第二