OA發(fā)展現(xiàn)狀及應(yīng)用分析

1、.：.；OA開展現(xiàn)狀及運用分析概要 本文引見了辦公自動化(OA)系統(tǒng)的概念并分析國內(nèi)OA運用的缺乏，再詳細(xì)論述OA系統(tǒng)與任務(wù)管理相結(jié)合。一、企業(yè)信息化的根底，OA概述辦公自動化Office Automation，簡稱OA是20世紀(jì)70年代中期興隆國家迅速開展起來的一門綜合性技術(shù)。我國的OA經(jīng)過從80年代末至今10多年的開展，已從最初提供面向單機(jī)的輔助辦公產(chǎn)品，開展到今天可提供面向運用的大型協(xié)同任務(wù)產(chǎn)品。那么，如今的辦公自動化究竟要處理什么問題呢？我們說，辦公自動化就是要發(fā)明一個集成的辦公環(huán)境，使一切的辦公人員都在同一個桌面環(huán)境下一同任務(wù)。在傳統(tǒng)的辦公方式中，辦公業(yè)務(wù)主要是經(jīng)過手工來完成的，勢必

2、帶來任務(wù)效率低、資源浪費的問題。在網(wǎng)絡(luò)時代里，如今企業(yè)管理的重點已從物流、資金流，逐漸向信息流跨越。我們的目的是打造閉環(huán)的信息流，按需運用IT資源，實現(xiàn)“三流合一。要加強(qiáng)企業(yè)競爭力，就要提高“三流的流轉(zhuǎn)速度和質(zhì)量。而這三流的正常流轉(zhuǎn)需求一個最根本的智力和人力支持，這就是“任務(wù)流。我們要建立的辦公自動化OA系統(tǒng)就是一個任務(wù)流的集成環(huán)境，從點的運用開場從某一個部門節(jié)點的運用，到部門的全部，到部門的縱向集成，然后是幾個部門的集成，最后到全方面的集成，使一切的人員都在一個桌面上任務(wù)。因此，實現(xiàn)辦公自動化正是控制管理信息流的直接手段，辦公自動化可以協(xié)助 我們對信息流進(jìn)展科學(xué)合理的控制，提高辦公效率。二、

3、實踐運用看價值，OA為何用不好Windows的流行讓人們感到吃驚，幾乎一切家庭用戶的電腦上都安裝了Windows，大部分的商業(yè)用戶也選擇了它，一時間藍(lán)天白云出如今世界各個角落。隨著企業(yè)信息化的潮流，OA也如雨后春筍般出如今各個政府機(jī)關(guān)以及大大小小的企業(yè)里。但是真正用好的卻為數(shù)不多，呵斥的這種現(xiàn)狀的緣由是多方面的。1、對OA的認(rèn)識缺乏在我國建立OA，必需認(rèn)識到OA任務(wù)是一項綜合協(xié)調(diào)、涉及多方面任務(wù)的效力與管理行為。只需同步做好各方面任務(wù)，并將各方面的需求在軟件開發(fā)中完好地表達(dá)出來，OA的優(yōu)勢才干充分地發(fā)揚(yáng)出來，有價值的信息才干得到充分的共享。但在實踐任務(wù)中，這一點還沒有得到充分的認(rèn)識，致使多數(shù)單

4、位都在走反復(fù)的彎路。大家都注重硬件系統(tǒng)的建立，輕視軟件的開發(fā)?；?00萬元可以買三卡車微機(jī)，指點看了也稱心，而花100萬元開發(fā)的軟件，不過就是幾張軟盤或一張光盤，指點看了也覺得不值。然而，知識的價值就表達(dá)在其中，這不是人的客觀意志可以改動的。而且多年來，不少單位是按常規(guī)進(jìn)展OA建立的，這些單位相繼成立了信息中心，任命了眾多的行政指點和高職人員。技術(shù)部門的指點和技術(shù)人員先進(jìn)展縝密的方案設(shè)計，經(jīng)過層層指點審批，再根據(jù)已批方案實施軟件開發(fā)。這要求開發(fā)者不僅要在短時間內(nèi)把原有的、不同行業(yè)的全部任務(wù)方式完全掌握，而且要設(shè)計出一套全新的任務(wù)方式，這在實踐任務(wù)中是根本做不到的。2、與實踐任務(wù)結(jié)合不夠辦公自動

5、化任務(wù)與其它任務(wù)不同之處就在于一切環(huán)節(jié)任務(wù)之和相當(dāng)于環(huán)形鏈條，只需一切任務(wù)都同步做好了，一切鏈條都接起來了，系統(tǒng)才干全面運轉(zhuǎn)起來。否那么，只需有一個環(huán)節(jié)斷了，一輛再好的自行車也只能推著走；功能再齊全的軟件，只需有一處存在致命的缺陷，整個軟件系統(tǒng)就不能投入運用。這就需求培育有綜合協(xié)調(diào)才干、綜合管理才干和綜合知識的建立者。一個系統(tǒng)的建立任務(wù)，涉及多學(xué)科的知識，對各方面任務(wù)不僅要知曉或熟習(xí)，還要做到統(tǒng)籌兼顧，綜合平衡。而我國目前普遍缺乏精業(yè)務(wù)、懂技術(shù)的復(fù)合型人才，各企事業(yè)單位在OA系統(tǒng)的建立過程中，普遍比較注重掌握單一學(xué)科知識的技術(shù)人員培育，容易忽視復(fù)合型人才的培育。這是OA運用效果有限的另一個重要

6、緣由。3、要有繼續(xù)開展建立的思想一位學(xué)者曾說過：“每罐牛奶都有保鮮期,一個工程學(xué)位只需三年的保鮮期。假設(shè)他不能不斷更新他的知識，他的個人價值會不斷下降。這一觀念非常適用于企業(yè)軟件建立任務(wù)。信息化軟件建立需求相關(guān)責(zé)任者不斷學(xué)習(xí)新知識、新技藝，并將各學(xué)科新知識有機(jī)地集成在一同。有一種說法，聽說在北京中關(guān)村三個月不學(xué)新東西，就會成為知識的落伍者。企業(yè)信息化軟件建立任務(wù)是一項綜合性高科技任務(wù)，要求相關(guān)人員不斷地學(xué)習(xí)新的知識來更新本人原有的知識。否那么，建立一個適用的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)只能是一種良好的客觀愿望。由于信息化軟件建立是一種管理思想與任務(wù)方式的再發(fā)明，就難免存在許多問題，需求經(jīng)常改良。另外，一個系

7、統(tǒng)的運用軟件隨著運用任務(wù)的深化，用戶會提出許多新的需求和意見，這就要求承辦者要勇于經(jīng)?！胺裾J(rèn)本人的勞動成果，不斷完善系統(tǒng)的功能。而做到這一點又是很困難的，多數(shù)人和多數(shù)單位做事的習(xí)慣是認(rèn)定本人總是正確的。沒有改良，當(dāng)然不能接近勝利。除了上述的三方面，軟件開發(fā)既是一項高科技的腦力勞動，又是一種較辛勞的膂力勞動。做好軟件開發(fā)任務(wù)需求經(jīng)常加班加點延續(xù)任務(wù)，要付出比常人更多的艱苦勞動。但我國企事業(yè)單位目前難以做到按需分配。而看重學(xué)歷、職稱的用人和衡量人的規(guī)范，也使眾多干部和員工忙于考職稱、考證書，想方設(shè)法在仕途或職稱上開展，所學(xué)知識能否屬于業(yè)務(wù)急需就難以顧及?？墒?，要做好信息化軟件建立任務(wù)，就必需求求主

8、要責(zé)任者對軟件系統(tǒng)建立一切涉及各學(xué)科的知識“知曉三分之二、熟習(xí)三分之一。但我國如今沒有任何一所大學(xué)能培育這樣的復(fù)合型人才，這就要求承辦者以沒有文憑的自學(xué)方式為主，攻克一切相關(guān)學(xué)科知識并將其融匯貫穿，實現(xiàn)知識的再發(fā)明。在事業(yè)與仕途面前魚與熊掌不可兼得之際，絕大多數(shù)人選擇仕途與高級職稱。這也是為什么絕大多數(shù)單位的OA任務(wù)只見投入不見產(chǎn)出的緣由。三、與實踐管理相結(jié)合，建立適用OA目前大部分OA系統(tǒng)是以辦公事務(wù)的計算機(jī)自動化管理為根底的，根本內(nèi)容包括文件處置、事務(wù)處置、文字處置、檔案處置、日程處置、郵件收發(fā)、收文發(fā)文、出差出勤、文件轉(zhuǎn)流、電子報表、會議管理、車輛管理等，實現(xiàn)了日常任務(wù)方方面面的管理。但

9、一個較好的OA系統(tǒng)遠(yuǎn)沒有這樣簡單，必需融入管理的思想，引進(jìn)真實可行的管理技術(shù)，讓OA系統(tǒng)效力于管理。管理是企業(yè)開展的推進(jìn)力，也因管理而產(chǎn)生了辦公事務(wù)，所以O(shè)A系一致定要架構(gòu)于管理根底之上，才干確保OA系統(tǒng)的有效性和適用性，一些企業(yè)上了OA系統(tǒng)后反而辦公任務(wù)更多了，主要緣由是OA與管理的定位問題，本末倒置的緣故。一切辦公活動過程歸根究竟是由“人經(jīng)過任務(wù)來完成的，因此，任務(wù)管理是OA系統(tǒng)的根本組成單元，任務(wù)管理問題處理的深度也決議了OA系統(tǒng)的運用程度，任務(wù)管理的成敗決議了OA系統(tǒng)能否能促進(jìn)管理、輔助管理。一個表達(dá)“以人為本設(shè)計思想的OA系統(tǒng)，應(yīng)該建立在個人任務(wù)管理、組織任務(wù)管理和工程任務(wù)管理三維立

10、體的系統(tǒng)體系之中。1、做好個人任務(wù)管理在辦公管理中，無論任何任務(wù)、任何事情，最終都是經(jīng)過人來完成的，管理的本質(zhì)是人?！皞€人任務(wù)管理系統(tǒng)處理個人任務(wù)效率的問題，包括個人總結(jié)、義務(wù)備忘、個人助理、日程管理、任務(wù)處置等?！皞€人總結(jié)是個人對過去一個時期內(nèi)的實際活動作出系統(tǒng)的回想歸納?？梢园凑彰咳铡⒚恐?、每月或年度等進(jìn)展分類總結(jié)，既方便查詢又便于個人總結(jié)得失。管理人員可以要求員工每日、每周、每月或每年度給出其任務(wù)總結(jié)，也可以按需求的時間段進(jìn)展分類統(tǒng)計，及時了解員工的任務(wù)和義務(wù)的進(jìn)展情況，把握任務(wù)進(jìn)度，總結(jié)任務(wù)得失?！傲x務(wù)備忘提示本人將要做的一些重要義務(wù)，既可由本人創(chuàng)建，也可以是其他相關(guān)人員創(chuàng)建?！皞€人助

11、理是個人辦公的計算機(jī)秘書，可以按信息種類建立本人的電子便箋、各種通訊錄，可以將各種常用信息迅速地分類保管，便于以后任務(wù)中查找運用，為個人辦公提供更細(xì)致的效力?！叭粘贪才庞脕碓O(shè)置個人的任務(wù)日程，并在設(shè)定的時間給予提示，防止錯過重要任務(wù)和活動。個人日程管理包括其他人安排給自已的任務(wù)、自已自行安排的任務(wù)，即可以防止時間沖突，又可以讓其他人了解本人的日程安排。上級指點在“組織日程中為下屬人員安排的日程，在下屬人員的“個人日程管理中也能看到?！叭蝿?wù)處置包括任務(wù)描畫、任務(wù)匯報、任務(wù)考核、參與人員及參與部門等，將每項任務(wù)分解開來，便于任務(wù)的管理。每項任務(wù)都配以甘特圖，使任務(wù)表述得更加明了。目前大部分OA系統(tǒng)

12、很難將企業(yè)業(yè)務(wù)任務(wù)落實到個人辦公上，個人任務(wù)管理的設(shè)計，可使個人辦公與部門辦公、企業(yè)業(yè)務(wù)有機(jī)地結(jié)合起來。2、實現(xiàn)組織任務(wù)管理組織管理處理人與人之間結(jié)合任務(wù)的問題，并要建立一套完好的任務(wù)監(jiān)控管理機(jī)制，最終處理部門本身與部門之間協(xié)同任務(wù)的效率問題，系統(tǒng)地推進(jìn)管理任務(wù)的制度化、規(guī)范化和規(guī)范化。任務(wù)規(guī)范也是人力資源考核的根本規(guī)范，系統(tǒng)可以方便靈敏地建立用戶的部門目錄樹和角色目錄樹，主要目的是將各部門、各個人的力量經(jīng)過組織管理結(jié)合起來，最終到達(dá)預(yù)定管理目的。組織管理是針對各個企業(yè)中組織類的任務(wù)管理，分為部門任務(wù)管理、任務(wù)總結(jié)、部門日程及人事管理等。它更加符合現(xiàn)代辦公管理特點，是各級管理人員公用的系統(tǒng)，是

13、各級管理人員系統(tǒng)地了解企業(yè)運營管理信息及輔助決策信息的重要工具。雖然組織辦公任務(wù)涉及數(shù)據(jù)復(fù)雜，但此系統(tǒng)的操作比較簡單，管理數(shù)據(jù)往往涉及到企業(yè)，所以用戶進(jìn)入系統(tǒng)時，必需進(jìn)展身份認(rèn)證。3、完成工程任務(wù)管理日常辦公按類型分為兩種，一種是事務(wù)型辦公，一種是工程型辦公。工程型辦公在辦公管理占的比重較大，假設(shè)還是按照以前的事務(wù)型處置，很難到達(dá)辦公目的，這也是傳統(tǒng)OA所沒有思索到的。只需對辦公任務(wù)類型進(jìn)展透徹地深化分析，對不同任務(wù)類型采用不同的處置方式，才干真正得心應(yīng)手地運用OA系統(tǒng)，提高辦公效率。工程管理中的組織方案是單位或部門對未來一定時間內(nèi)要做的任務(wù)，從目的、義務(wù)、要求到措施預(yù)先作出設(shè)計安排。任務(wù)有先后、主次、緩急之分，進(jìn)程又有一定的階段性，因此在方案中針對詳細(xì)情況應(yīng)事先規(guī)劃好操作的步驟、各項任務(wù)的完成時限及責(zé)任人、參與人等，這樣才干職責(zé)明確、操作有序、執(zhí)行無誤。上級指點可以經(jīng)過工程管理的方式對所管理單位或部門進(jìn)展義務(wù)安排、任務(wù)安排，義務(wù)、任務(wù)安排會自動落實到部門的擔(dān)任人。各個部門擔(dān)任人根據(jù)指點的一致安排，設(shè)定自