SAP-采購發(fā)票校驗(yàn)流程-v11

1、.業(yè)務(wù)流程定義文檔采購發(fā)票校驗(yàn)：.；最后修正日期：TCL部品光電科技SAP工程頁碼： DATE M/d/yyyy 5/20/2005 TIME h:mm am/pm 3:57 PM 劉慶模塊：MM PAGE 6 of NUMPAGES 6業(yè)務(wù)流程稱號: 采購發(fā)票校驗(yàn)流程編號及版本號編號：BPD-MM13版本：V1.0業(yè)務(wù)流程定義文件簽署表業(yè)務(wù)流程定義文件是描畫未來在SAP R/3中處置業(yè)務(wù)的詳細(xì)流程定義，其定義的業(yè)務(wù)流程及其中所涉及的SAP功能已得到以下工程組成員的接受并已簽署。工程中職務(wù)姓名簽字日期TCL部品光電科技關(guān)鍵用戶謝芳TCL部品光電科技流程一切人王曉峰TCL光機(jī)關(guān)鍵用戶李龐晉閻曉莉

2、趙心亞TCL光機(jī)流程一切人朱林TCL顯示關(guān)鍵用戶王妙榮TCL顯示流程一切人戴謀新IBM顧問劉慶TCL工程經(jīng)理林雪梅IBM工程經(jīng)理夏玲芳1. 業(yè)務(wù)流程目的：采購發(fā)票校驗(yàn)指采購發(fā)票的收票、校驗(yàn)和入帳。2. 業(yè)務(wù)流程的相關(guān)原那么：2.1本流程主要描畫的是在后勤物料管理模塊進(jìn)展的發(fā)票校驗(yàn)，即對采購訂單進(jìn)展發(fā)票校驗(yàn)。2.2 后勤發(fā)票校驗(yàn)是采購業(yè)務(wù)的后端，主要指收到供應(yīng)商的發(fā)票后，在系統(tǒng)內(nèi)對發(fā)票的信息進(jìn)展檢查，結(jié)合系統(tǒng)內(nèi)的訂單收貨紀(jì)錄、采購訂單等信息綜合的進(jìn)展校驗(yàn)，確保發(fā)票信息無誤后再進(jìn)展發(fā)票的正式過賬，產(chǎn)生對供應(yīng)商的應(yīng)付款。 發(fā)票校驗(yàn)的對象包括采購貨款和交貨本錢。交貨本錢主要包括運(yùn)費(fèi)和關(guān)稅。 后勤發(fā)票校

3、驗(yàn)的根本原那么是基于收貨做發(fā)票校驗(yàn)。假設(shè)出現(xiàn)票到未收貨的景象，除特殊 情況外，普通不做系統(tǒng)處置。 交貨本錢中的關(guān)稅和運(yùn)費(fèi)在發(fā)票校驗(yàn)時(shí)可以選擇不同于采購訂單的出票方，比如關(guān)稅可以選擇海關(guān)作為出票方，運(yùn)費(fèi)可以選擇物流公司。 在發(fā)票校驗(yàn)時(shí)，會出現(xiàn)供應(yīng)商發(fā)票和采購訂單的價(jià)錢或者數(shù)量不一致的情況：價(jià)錢差別,主要有以下幾種情況：價(jià)錢差別 發(fā)票金額與采購金額的不一致小額發(fā)票差別 發(fā)票金額與采購金額存在的尾數(shù)差別匯兌損益 假設(shè)是國外采購，會存在采購時(shí)的匯率與做校驗(yàn)時(shí)的匯率不一致的情況，這時(shí)候會產(chǎn)生匯兌損益以上幾種價(jià)錢差別可以在系統(tǒng)中設(shè)置詳細(xì)的容差限制，如百分比容差或者絕對值容差。當(dāng)發(fā)票校驗(yàn)時(shí)發(fā)生的差別超越容差

4、限制時(shí)，系統(tǒng)會凍結(jié)住該發(fā)票的付款。財(cái)務(wù)部門需求做差別分析，確認(rèn)該差別能否可以接受，如不能接受，需求沖銷發(fā)票校驗(yàn)。數(shù)量差別假設(shè)發(fā)票數(shù)量與收貨數(shù)量上存在差別，需求財(cái)務(wù)部門跟采購部門一同確認(rèn)差別的緣由后再做發(fā)票校驗(yàn)，原那么是不允許數(shù)量上存在差別。 發(fā)票校驗(yàn)時(shí)的本卷須知：供應(yīng)商在出貨后，采購部門需求敦促供應(yīng)商盡快將發(fā)票送達(dá)。采購部門需求與供應(yīng)商溝通，在送達(dá)的發(fā)票上附上對應(yīng)的采購訂單號碼。發(fā)票送達(dá)后，先由采購部門接受，進(jìn)展初步檢驗(yàn)合格后，然后再由采購部門送至財(cái)務(wù)部門做發(fā)票校驗(yàn);財(cái)務(wù)完成發(fā)票校驗(yàn)后，付款必需以采購部門的付款懇求為根據(jù)。3. 業(yè)務(wù)流程所帶來的相關(guān)規(guī)那么和政策改動3.1 相關(guān)的規(guī)那么和政策改動

5、實(shí)施SAP系統(tǒng)后，能改動以往人工的大量對帳任務(wù)，任務(wù)量降低，效率提高。3.2 對組織構(gòu)造調(diào)整的要求采購部門擔(dān)任接納供應(yīng)商送達(dá)的發(fā)票，然后送至財(cái)務(wù)部。4. 版本控制：版本作者日期更改內(nèi)容描畫V1.0劉慶2005.02.22創(chuàng)建5業(yè)務(wù)流程圖例解釋 本段主要描畫流程圖的符號。6. 業(yè)務(wù)流程圖在VISIO中畫流程圖業(yè)務(wù)流程的詳細(xì)步驟： 物料管理模塊的發(fā)票校驗(yàn)業(yè)務(wù)流程步驟:步驟用戶系統(tǒng) 事務(wù)描畫下一步1供應(yīng)商系統(tǒng)外供應(yīng)商出具發(fā)票根據(jù)出貨情況開出規(guī)范發(fā)票22采購人員系統(tǒng)外收發(fā)票接納供應(yīng)商開出的發(fā)票33采購人員系統(tǒng)外發(fā)票檢查對收到的供應(yīng)商發(fā)票做普通性檢查，檢查內(nèi)容：發(fā)票抬頭，出票人，收票人，發(fā)票時(shí)間，單價(jià)，

6、數(shù)量，金額，稅率等無問題轉(zhuǎn)4有問題轉(zhuǎn)1由供應(yīng)商重新開發(fā)票4采購員系統(tǒng)外送交應(yīng)付會計(jì)定期將供應(yīng)商送來的發(fā)票整理后交給應(yīng)付會計(jì)55應(yīng)付會計(jì)系統(tǒng)外應(yīng)付會計(jì)檢查根據(jù)相關(guān)財(cái)會制度規(guī)定從財(cái)務(wù)專業(yè)角度對發(fā)票進(jìn)展檢查經(jīng)過轉(zhuǎn)7未經(jīng)過轉(zhuǎn)6將發(fā)票退回采購6應(yīng)付會計(jì)系統(tǒng)外交回采購?fù)斯?yīng)商將未經(jīng)過檢查的發(fā)票退回采購處置17應(yīng)付會計(jì)SAP發(fā)票校驗(yàn)進(jìn)展系統(tǒng)內(nèi)發(fā)票校驗(yàn)處置及預(yù)付款清賬處置88應(yīng)付會計(jì)SAP發(fā)票能否有差別？對發(fā)票、收貨、訂單進(jìn)展三方匹配校驗(yàn)，確認(rèn)發(fā)票有無差別無轉(zhuǎn)9有轉(zhuǎn)109應(yīng)付會計(jì)SAP發(fā)票過帳對正確的供應(yīng)商發(fā)票進(jìn)展過帳操作終了10應(yīng)付會計(jì)系統(tǒng)外能否接受差別？判別差別能否在可接受的范圍內(nèi)否轉(zhuǎn)11凍結(jié)是轉(zhuǎn)9過帳1

7、1應(yīng)付會計(jì)SAP發(fā)票凍結(jié)在系統(tǒng)內(nèi)凍結(jié)有差別的發(fā)票1212應(yīng)付會計(jì)/采購人員系統(tǒng)外差別分析與處置對發(fā)票差別進(jìn)展分析，如差別不可接受那么由應(yīng)付會計(jì)沖銷發(fā)票校驗(yàn)，并將發(fā)票退回給供應(yīng)商；如差別可接受那么到下一步1313應(yīng)付會計(jì)SAP凍結(jié)解凍在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)展發(fā)票凍結(jié)解凍操作終了 8. 業(yè)務(wù)流程中所用到的報(bào)表：報(bào)表稱號目前能否在用描畫工具SAP規(guī)范報(bào)表/Report Painter/Report Writer/Query/ABAP/Excel/Word運(yùn)用頻率未收到發(fā)票的采購訂單清單是列舉一切已收貨但未收到發(fā)票的采購訂單SAP規(guī)范報(bào)表中發(fā)票校驗(yàn)清單否列出做過發(fā)票校驗(yàn)發(fā)票的清單SAP規(guī)范報(bào)表低9. 業(yè)務(wù)流程中所用到的表單：表單稱號目前能否在用描畫能否SAP表單/layout set?(是/否)運(yùn)用頻率發(fā)票是供應(yīng)商送來的發(fā)票否中發(fā)票問題通報(bào)單否假設(shè)發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，那么通知供應(yīng)商時(shí)運(yùn)用的通報(bào)單否低付款懇求是發(fā)票校驗(yàn)做完后，財(cái)務(wù)付款需求以采購部門的付款懇求為根據(jù)