行政辦公費(fèi)用全面控制方案

1、行政辦公費(fèi)用全面控制方案1辦公費(fèi)控制方案與工具1辦公費(fèi)控制關(guān)鍵點(diǎn)辦公費(fèi)是指因日常行政管理工作需要而購買的辦公用品以及其他辦公物品的消耗，包括購買紙筆的費(fèi) 用、印制名片的費(fèi)用、郵寄費(fèi)、快遞費(fèi)、報(bào)紙以及書刊費(fèi)用、辦公室清潔衛(wèi)生所需的費(fèi)用等。辦公費(fèi)控制 的關(guān)鍵點(diǎn)如圖7-1所示。_ TOC o 1-5 h z r*-._rr_ft. |r關(guān)鍵點(diǎn)1通過制訂各部門每月辦公耗材計(jì)劃進(jìn)行控制關(guān)鍵點(diǎn)2:嚴(yán)格遵守辦公用品領(lǐng)用程序，杜絕計(jì)劃外領(lǐng)用辦公用品 一 Lf關(guān)鍵點(diǎn)3減緩辦公用品的升級(jí)換代，節(jié)省辦公用品的購置費(fèi)用：5 1關(guān)鍵點(diǎn)4 盡量不購買不必要的設(shè)備、資產(chǎn)和配件，減少不必要的辦公用品購置費(fèi)用！JI1I_-_

2、項(xiàng)fiZZk r關(guān)鍵點(diǎn)6合理配置辦公物品，減少損耗，提高利用率，延長(zhǎng)辦公用品的使用壽命% 關(guān)鍵點(diǎn)7 修 加強(qiáng)對(duì)各部門郵寄費(fèi)、快遞費(fèi)和印制名片等費(fèi)用的監(jiān)督|圖7-1辦公費(fèi)控制的關(guān)鍵點(diǎn)2辦公費(fèi)用控制方案執(zhí)行部門方案名稱辦公費(fèi)用控制方案監(jiān)督部門一、目的為降低公司成本，提高經(jīng)濟(jì)效益，減少辦公費(fèi)用開支，特制定本方案。二、日常辦公費(fèi)用的控制日常辦公費(fèi)用是指為滿足公司日常辦公需要所發(fā)生的費(fèi)用，包括購買辦公用品（如文具、復(fù)印紙、辦公飲用水等）、郵遞、 名片制作、刻章、配鑰匙等雜費(fèi)。歸口管理部門辦公用品由公司員工按照行政部核定的標(biāo)準(zhǔn)自行領(lǐng)用。報(bào)銷審批權(quán)限辦公費(fèi)用單筆金額超過10 000元(含10 000元)的由

3、總經(jīng)理審批。審批程序?yàn)椋航?jīng)辦人一一部門主管一一行政部經(jīng)理一一財(cái)務(wù)部經(jīng)理一一行政總監(jiān)一一總經(jīng)理一一財(cái)務(wù)報(bào)銷。辦公費(fèi)用單筆金額在4 000元(含4 000元)到10 000元的由行政總監(jiān)審批。審批程序?yàn)椋航?jīng)辦人一一部門主管一一行政部經(jīng)理一一財(cái)務(wù)部經(jīng)理一一行政總監(jiān)一一財(cái)務(wù)報(bào)銷。辦公費(fèi)用單筆金額在4 000元以下的由部門經(jīng)理審批。審批程序?yàn)椋航?jīng)辦人一一部門經(jīng)理一一行政部經(jīng)理一一財(cái)務(wù)部經(jīng)理一一財(cái)務(wù)報(bào)銷。三、印刷費(fèi)用控制印刷費(fèi)是指因公印制文件、會(huì)議材料、資料、期刊、書籍、年鑒、宣傳品、講義、培訓(xùn)教材、報(bào)表、票據(jù)、證書、公文 用紙和信封等印刷品所發(fā)生的費(fèi)用。歸口管理部門歸口管理部門為行政部，負(fù)責(zé)印刷費(fèi)用的核

4、定、印刷質(zhì)量監(jiān)督和執(zhí)行，堅(jiān)持從簡(jiǎn)、優(yōu)質(zhì)、價(jià)廉的原則。業(yè)務(wù)部門提出書面申請(qǐng)，交行政部，經(jīng)審批同意后，統(tǒng)一由行政部聯(lián)系印刷。報(bào)銷審批權(quán)限印刷費(fèi)用單筆金額超過2 000元(含2 000元)的由行政總監(jiān)負(fù)責(zé)審批。審批程序?yàn)椋航?jīng)辦人一一部門主管一一行政部經(jīng)理一一財(cái)務(wù)部經(jīng)理一一行政總監(jiān)一一財(cái)務(wù)報(bào)銷。印刷費(fèi)用單筆金額在2 000元以下的由部門經(jīng)理審批。審批程序?yàn)椋航?jīng)辦人一一部門經(jīng)理一一行政部經(jīng)理一一財(cái)務(wù)部經(jīng)理一一財(cái)務(wù)報(bào)銷。四、辦公設(shè)備維修費(fèi)用控制辦公設(shè)備維修費(fèi)用是指辦公設(shè)備不能正常工作時(shí)，因修理設(shè)備而發(fā)生的費(fèi)用。歸口管理部門歸口管理部門為行政部，負(fù)責(zé)維修費(fèi)用的日常管理。報(bào)銷審批權(quán)限辦公設(shè)備維修費(fèi)用單筆金額超

5、過1 000元(含1 000元)的由行政總監(jiān)負(fù)責(zé)審批。審批程序?yàn)椋航?jīng)辦人一一部門主管一一行政部經(jīng)理一一財(cái)務(wù)部經(jīng)理一一行政總監(jiān)一一財(cái)務(wù)報(bào)銷。辦公設(shè)備維修費(fèi)用單筆金額在1 000元以下的由部門經(jīng)理審批。審批程序?yàn)椋航?jīng)辦人一一部門經(jīng)理一一行政部經(jīng)理一一財(cái)務(wù)部經(jīng)理一一財(cái)務(wù)報(bào)銷。五、網(wǎng)絡(luò)費(fèi)用控制網(wǎng)絡(luò)費(fèi)用是指公司各部門使用的網(wǎng)絡(luò)以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的維護(hù)、服務(wù)費(fèi)用。歸口管理部門報(bào)銷審批權(quán)限網(wǎng)絡(luò)費(fèi)用單筆金額超過3 000元(含3 000元)的由行政總監(jiān)負(fù)責(zé)審批。審批程序?yàn)椋航?jīng)辦人一一部門主管一一行政部經(jīng)理一一財(cái)務(wù)部經(jīng)理一一行政總監(jiān)一一財(cái)務(wù)報(bào)銷。網(wǎng)絡(luò)維修費(fèi)用單筆金額在3 000元以下的由部門經(jīng)理審批。審批程序?yàn)椋航?jīng)辦

6、人一一部門經(jīng)理一一行政部經(jīng)理一一財(cái)務(wù)部經(jīng)理一一財(cái)務(wù)報(bào)銷。六、圖書資料費(fèi)用控制圖書資料費(fèi)用是指公司訂閱專業(yè)書籍、參考資料以及報(bào)紙雜志等的支出。歸口管理部門歸口管理部門為行政部，負(fù)責(zé)預(yù)算控制、訂閱以及報(bào)銷等日常工作。報(bào)銷審批權(quán)限圖書資料費(fèi)用單筆金額超過1 000元(含1 000元)的由行政總監(jiān)負(fù)責(zé)審批。審批程序?yàn)椋航?jīng)辦人一一部門主管一一行政部經(jīng)理一一財(cái)務(wù)部經(jīng)理一一行政總監(jiān)一一財(cái)務(wù)報(bào)銷。圖書資料費(fèi)用單筆金額在1 000元以下的由部門經(jīng)理審批。審批程序?yàn)椋航?jīng)辦人一一部門經(jīng)理一一行政部經(jīng)理一一財(cái)務(wù)部經(jīng)理一一財(cái)務(wù)報(bào)銷。2差旅費(fèi)控制方案與工具1差旅費(fèi)控制關(guān)鍵點(diǎn)差旅費(fèi)是公司員工因公出差期間所產(chǎn)生的交通費(fèi)用、住

7、宿費(fèi)用和雜運(yùn)費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用。差旅費(fèi)控制的關(guān)鍵點(diǎn)如圖7-2所示。關(guān)鍵點(diǎn)1強(qiáng)化對(duì)差旅事項(xiàng)的信息化管理，提高出差效率，降低出差頻率 L.-J TOC o 1-5 h z 廠 、關(guān)鍵點(diǎn)2對(duì)費(fèi)用指標(biāo)實(shí)行月度分解，將費(fèi)用指標(biāo)下達(dá)到各個(gè)部門、各個(gè)員工:/ L J%._-1 K - -一- 一- 、關(guān)鍵點(diǎn)3將差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化到個(gè)人及部門，規(guī)范差旅費(fèi)的使用情況Lj醇Hi關(guān)鍵點(diǎn)4合理安排出差次數(shù)和人數(shù)，減少不必要的出差，節(jié)省差旅費(fèi)_J /J一亍關(guān)鍵點(diǎn)5規(guī)范差旅費(fèi)報(bào)銷的審批程序，杜絕虛報(bào)、冒領(lǐng)差旅費(fèi)情況的發(fā)生/ X,J1111 1 . , f= 1B,|p I k 三：二:;.三注 M 了 亍艾任.丁 二.： 疽偵

8、 一關(guān)鍵點(diǎn)6：對(duì)各部門需出差人員進(jìn)行分類，排出時(shí)間表，合理安排工作進(jìn)度和其他事項(xiàng)圖7-2差旅費(fèi)控制的關(guān)鍵點(diǎn)2差旅費(fèi)用控制方案差旅費(fèi)用控制方案執(zhí)行部門監(jiān)督部門一、目的為了有效控制差旅費(fèi)，規(guī)范員工出差期間的補(bǔ)助和工資的發(fā)放情況，特制定本方案。二、制定差旅費(fèi)用的支出標(biāo)準(zhǔn)1 .出差交通費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)(1)選擇出差交通工具員工出差工具的選擇標(biāo)準(zhǔn)如下表所示。出差工具的選擇出差類型出差情況出差工具短途出差單程距離在300公里以內(nèi)公務(wù)車、自用車前往長(zhǎng)途出差同行超過兩人公務(wù)車需要速去速回單程距離在300公里以上公司沒有為其配有公務(wù)車的員工長(zhǎng)途出差長(zhǎng)途客車、火車客船、飛機(jī)及公務(wù)車巳經(jīng)配有公務(wù)車以及有自用車的員工長(zhǎng)途出差

9、公務(wù)車、自用車運(yùn)行時(shí)間在6小時(shí)以上乘火車出差在當(dāng)日晚6時(shí)至次日早8時(shí)硬臥經(jīng)理級(jí)及企業(yè)聘任的高級(jí)專業(yè)人員副總經(jīng)理級(jí)以上(含)人員軟臥因故未能乘坐臥鋪的，又逢當(dāng)日晚6時(shí)至次日早8時(shí)的(2)在無緊急任務(wù)的情況下，乘坐飛機(jī)的員工須乘坐機(jī)場(chǎng)巴士作為往來機(jī)場(chǎng)的交通工具。員工在國內(nèi)旅行時(shí)，公司提倡員工使用低成本的市內(nèi)交通工具，但公司也允許員工使用當(dāng)?shù)爻鲎廛?。員工在申請(qǐng)出 租車費(fèi)報(bào)銷時(shí)，必須提供詳細(xì)的乘車地點(diǎn)、時(shí)間、原因和金額等信息。2.住宿標(biāo)準(zhǔn)(1)在出差過程中，住宿標(biāo)準(zhǔn)的具體內(nèi)容如以下兩表所示。出差住宿標(biāo)準(zhǔn)部門:單位:.元/日出差地區(qū)一級(jí)二級(jí)三級(jí)四級(jí)五級(jí)六級(jí)經(jīng)理級(jí)以上人員（包含經(jīng)理）1 5001 2001

10、 000300250200主管級(jí)人員250200150其他員工200150100注：總經(jīng)理級(jí)（含）以上的干部和薪級(jí)為十級(jí)以上（含）的專業(yè)人員的住宿費(fèi)用實(shí)報(bào)實(shí)銷。地區(qū)等級(jí)劃分一覽表地區(qū)等級(jí)范圍一級(jí)日本、北美、西歐、北歐及澳洲等國家和地區(qū)二級(jí)東南亞、西亞、東歐、南歐等地區(qū)三級(jí)非洲、中美洲、南亞、南美洲等地區(qū)四級(jí)上海市、北京市、廣州市、深圳市、珠海市、廈門市、東莞市五級(jí)天津市、重慶市、廣東省、浙江省、海南省、蘇州市、常州市、無錫市和部分沿海開放城市及省會(huì)級(jí)城市六級(jí)國內(nèi)除四級(jí)、五級(jí)所列地區(qū)以外的地區(qū)注：部分沿海開放城市是指不在四級(jí)地區(qū)以內(nèi)的沿海開放城市，包括大連、秦皇島、煙臺(tái)、青島、連云港、南通、福州

11、、湛江、北海及國家新開發(fā)的沿海城市。（2）差旅中各員工的住宿費(fèi)用應(yīng)依據(jù)公司員工出差業(yè)務(wù)情況和層級(jí)情況選擇。（3）差旅中員工出差日期及離開城市的日期會(huì)有所差異，公司應(yīng)依據(jù)出差日期與工作日的關(guān)系，選擇不同的倒休和補(bǔ)助 標(biāo)準(zhǔn)。（4）公司員工在不同地區(qū)出差的補(bǔ)助也會(huì)有所差異。補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)出差的具體補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)如下表所示。出差人員補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)出差人員職務(wù)和情況住宿費(fèi)用補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)既有行政職務(wù)又有聘任專業(yè)職級(jí)的員工最高標(biāo)準(zhǔn)最高標(biāo)準(zhǔn)有行政職務(wù)但無聘任專業(yè)職級(jí)的員工一般員工標(biāo)準(zhǔn)一般員工標(biāo)準(zhǔn)出差期間無需住宿或獲得免費(fèi)住宿的員工兩人出差中，有一人為異性的較高級(jí)別人員的標(biāo)準(zhǔn)較高級(jí)別人員的標(biāo)準(zhǔn)級(jí)別不相同的兩人出差較高級(jí)別人員的標(biāo)準(zhǔn)較

12、高級(jí)別人員的標(biāo)準(zhǔn)按各自標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行同行出差的兩人或超過兩人時(shí)外出培訓(xùn)或會(huì)議人員，費(fèi)用巳包含食宿費(fèi)用的出差在本市且無住所的不超過本市區(qū)住宿標(biāo)準(zhǔn)出差在所屬公司的，工作期間免費(fèi)就餐的無餐費(fèi)減半全天有對(duì)外招待業(yè)務(wù)的無核減當(dāng)日全部餐費(fèi)補(bǔ)助出差當(dāng)天往返，且時(shí)間超過6小時(shí)的無補(bǔ)助減半執(zhí)行有對(duì)外招待業(yè)務(wù)且超過24小時(shí)的無有實(shí)際出差天數(shù)計(jì)發(fā)補(bǔ)助實(shí)習(xí)期、試用期人員出差，工作期間免費(fèi)就餐的無無不報(bào)銷手機(jī)話費(fèi)的人員出差無通信費(fèi)10元/天出差目的地為本公司分支無無通信費(fèi)補(bǔ)助駕駛員及巳享受業(yè)績(jī)提成的人員按同檔標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行餐費(fèi)按標(biāo)準(zhǔn)減半執(zhí)行4 .其他差旅費(fèi)用的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)其他差旅費(fèi)用的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)如下表所示。其他差旅費(fèi)用的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用明細(xì)

13、報(bào)銷條件新員工路費(fèi)、行李托運(yùn)費(fèi)人力資源主管簽字辦理出差期間因業(yè)務(wù)發(fā)生的傳真費(fèi)、郵寄費(fèi)票據(jù)背面填寫清楚事由，據(jù)實(shí)報(bào)銷項(xiàng)目組前期未設(shè)餐廳享受餐費(fèi)補(bǔ)助項(xiàng)目所在地和回總部后的考勤記錄出國考察期間產(chǎn)生的費(fèi)用考察報(bào)告，由行政部簽字的提交考察報(bào)告記錄員工發(fā)生的誤機(jī)、誤車費(fèi)用個(gè)人承擔(dān)60%的費(fèi)用出差發(fā)生的訂票費(fèi)，往返機(jī)場(chǎng)、火車站的交通費(fèi)用人力資源主管簽字辦理未經(jīng)許可逾期返回所產(chǎn)生的費(fèi)用扣減其逾期天數(shù)的住宿費(fèi)及出差補(bǔ)助未按照“出差登記表”中擬訂路線產(chǎn)生的費(fèi)用相關(guān)費(fèi)用不予報(bào)銷，且扣減相應(yīng)天數(shù)的出差補(bǔ)助三、強(qiáng)化差旅費(fèi)用的審批，杜絕違規(guī)費(fèi)用支出出差人員需及時(shí)按規(guī)定填寫“出差登記表”，經(jīng)上級(jí)主管簽署意見，方可預(yù)支相應(yīng)費(fèi)用。四、規(guī)范差旅費(fèi)報(bào)銷流程1.申請(qǐng)出