行政助理培訓(xùn)49504

1、行政助理培訓(xùn)1行政人員的角色認知2你適合做行政人員嗎？3什么樣的人適合做行政人員？個性要求 自信 熱情 謹慎 機智 守時 服從 自制 勤快 興趣4什么樣的人適合做行政人員？禮貌而不居高臨下誠實而不弄虛作假參謀而不越權(quán)行事謙虛而不傲上凌下謹慎而不唯唯諾諾公正而不見風使舵敬業(yè)而不妄自尊大敬重而不阿諛奉承慎言而不論是道非本分而不炫耀示人品質(zhì)要求5行政人員需具備的能力辦事能力溝通能力6行政人員需具備的能力（一）辦事能力 操作能力 寫作能力 閱讀概括能力 編輯校對能力 統(tǒng)計分析能力7行政人員需具備的能力（一）溝通能力 交際能力 口頭表達能力 協(xié)調(diào)能力 組織能力8行政人員需要具備的特質(zhì)1.能準確理解上司的

2、意圖。知道何時征求上司的意見和給上司建議。2.與同事及上司能融洽相處，并能從中起協(xié)調(diào)作用。2.能代表上司出席適當?shù)幕顒?，準確恰當?shù)乇磉_上司的意見。3.及時將企業(yè)內(nèi)外部信息傳遞給上司。4.良好的安排時間的能力（如出差計劃與安排）5.辦公室主管外出時能主動主持辦公室工作。6.隨機應(yīng)變能力強，沉著處理緊急事件。9行政人員需要具備的特質(zhì)7.能代替上司處理日常事務(wù)，獨立工作能力強。8.良好的職業(yè)道德和強烈的進取心，求知欲強。9.知錯能及時糾正，有組織觀念和團隊精神。10.良好的記憶力，尤其對人名、地名、電話號碼反應(yīng)迅速。11.有一定數(shù)學(xué)頭腦，懂辦公室內(nèi)財務(wù)管理。 12.熟練掌握辦公軟件，能以最佳的方式管

3、理文件 （歸檔、保存、查找）13.嚴守秘密謹慎處理保密文件。10行政人員的角色扮演行政人員總調(diào)度參謀和助手橋梁和樞紐代言人不一定是上司的，要為同事服務(wù)角色扮演圖11行政人員必須要有的角色認知 在工作中，我們每個人扮演的都不止一個角色，我們既是上司的下屬，又是同事的同事，同時還是下屬的上司，而這種角色會隨著我們資歷的增長或其他原因而發(fā)生改變，我們會在上司、同事、下屬間轉(zhuǎn)換，只有認清本位角色，才能更好的處理人際關(guān)系和工作關(guān)系，從而使我們更好的投入到工作中去，下面我們分別認識一下這三種基本角色。12行政人員必須要有的角色認知上司同事下屬“三位一體”13是上級的窗口和橋梁完成目標同時實現(xiàn)自身的發(fā)展和提

4、升是上級的輔助者和補充者是上級的執(zhí)行者和推動者作為下屬的四項職業(yè)準則下屬同事上司14下屬同事上司內(nèi)部客戶是同事是配合者是競爭者15骨干計劃者執(zhí)行者教練員團隊領(lǐng)袖溝通者下屬上司同事16辦公室日常工作內(nèi)容、特征及原則17行政管理工作內(nèi)容簡介 企業(yè)的行政管理工作內(nèi)容包括行政事務(wù)管理、辦公事務(wù)管理、人力資源管理。具體包括相關(guān)制度的制定和執(zhí)行推動、日常辦公事務(wù)管理、辦公物品管理、文書資料管理、檔案管理、會議管理、涉外事務(wù)管理，生活福利、車輛、安全衛(wèi)生等。根據(jù)我公司實際情況，現(xiàn)將行政管理的工作內(nèi)容細分為以下五大類，具體見下頁表格。18行政人員的日常工作工作內(nèi)容辦公室管理1、辦公耗材的申購、管理、發(fā)放、領(lǐng)用

5、，并做詳細記錄，每月盤點庫存，做辦公耗材月盤點明細表，年終做匯總表；2、辦公自動化設(shè)備使用、維護，復(fù)印機使用記錄；3、各部門報表的保管及上呈，各部門工作計劃的收集、存檔、監(jiān)督；4、公司事務(wù)的聯(lián)絡(luò)、轉(zhuǎn)達、交涉、調(diào)整；來電來函的接聽收閱、分類及傳達（視情況而定以書面或口頭傳達），部門文書類工作協(xié)作5、公司內(nèi)外文件的收發(fā)、處理、整理、歸檔（包括訂閱的報紙、雜志）6、內(nèi)部會議召開地點的選擇、會議內(nèi)容的記錄、存檔，年終總結(jié)。后勤管理1、員工食堂、宿舍及車輛的管理，并做好管理記錄，涉及款項的要做好臺帳，在年終時對食堂明細帳、宿舍使用情況、及辦公室所屬車輛外派情況做統(tǒng)計；2、清潔衛(wèi)生管理，包括辦公樓、食堂、

6、宿舍等公司各個角落的清潔分配及管理，保持整潔的廠容形象；3、廠區(qū)綠化管理，分配人手定期對廠區(qū)內(nèi)綠化作物修剪，保持良好的廠貌形象。19人力資源管理1、員工招聘、入職培訓(xùn)、入職后分階段的能力拓展培訓(xùn)，薪酬規(guī)劃、員工考勤、員工福利2、人事制度及公司各部門日常辦公及管理制度的建立公關(guān)事務(wù)管理1、重要接待，包括政府機構(gòu)的檢查、參觀，及外來企事業(yè)單位的合作交流等情況下的人事接待；2、危機公關(guān)，對懷有不善意圖來訪者的接待或惡意事件的處理，根據(jù)具體情況可要求相關(guān)部門協(xié)助處理；3、媒體宣傳，分為官方和非官方的，平時與各種媒體及廣告公司接觸，搜集信息、分析判斷，根據(jù)公司需要選擇適當?shù)男麄鞣绞?，可與內(nèi)部相關(guān)部門溝通

7、采購事務(wù)管理協(xié)助各部門填寫采購申請單，并存檔，定期分類匯總，年底做年終匯總表。20行政人員日常工作的三大特征多樣性與系統(tǒng)性的統(tǒng)一輔助性與主動性的統(tǒng)一原則性與靈活性的統(tǒng)一風險與機遇并存21行政人員要做好安全與保密工作積極防范突出重點有保有放內(nèi)外有別不該說的不說不該問的不問不該看的不看不該記錄的不記錄不在非保密本上記錄不在私人通信中涉及不在公共場所談?wù)摬辉诜潜Ｃ軈^(qū)存放不在非保密區(qū)傳達不在公共場所攜帶原則方針22特別強調(diào)人力資源管理內(nèi)容231.組織架構(gòu)的設(shè)計、崗位描述、人力規(guī)劃編制、考勤管理的工作。2.招聘使用3.員工基本信息管理4.工作報酬5.培訓(xùn)開發(fā)6.人員考核7.員工紀律管理24組織架構(gòu)的設(shè)計

8、崗位描述人力規(guī)劃編制考勤管理的工作25招聘使用使部門人力資源計劃與組織的戰(zhàn)略協(xié)調(diào)一致，根據(jù)職位準備面試題庫。對申請人進行面試作最終錄用和委派決定。對提升、調(diào)遷、獎懲和辭退做出決定，職務(wù)分析和工作分析的編寫。制定人力資源計劃。實現(xiàn)人力資源合理配制。26員工基本信息管理 主要包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、畢業(yè)院校、專業(yè)、身份證號、職務(wù)、離職日期、離職原因、培訓(xùn)、工作履歷、現(xiàn)住址、聯(lián)系電話。 員工應(yīng)聘登記表加以收集并錄機，統(tǒng)一管理，基本信息管理有助于人事部門對于員工的了解、管理以及工作調(diào)動、職務(wù)升遷等。 27工作報酬 制定合理的薪酬和福利。對員工的工作成果給予肯定和保

9、障。促使員工提高士氣和生產(chǎn)效率的各種激勵策略。28培訓(xùn)開發(fā) 市場說到底是人才的競爭，是一個企業(yè)整體素質(zhì)的競爭。應(yīng)把全員培訓(xùn)作為企業(yè)立業(yè)之本，追求卓越，以人為本的管理方式。提供培訓(xùn)開發(fā)需求和待培訓(xùn)者名單，制定并實施培訓(xùn)開發(fā)計劃。職業(yè)技能培訓(xùn)和職業(yè)品質(zhì)的培訓(xùn)。29人員考核 工作考核，滿意度調(diào)查，研究工作績效考核系統(tǒng)和滿意度評價系統(tǒng)。制定紀律獎懲制度，以工作職責來制定績效考核標準。促進人力資源開發(fā)和合理利用，并且提高和維持企業(yè)的經(jīng)營的高效率。 30員工紀律管理 公司管理制度由各部門嚴格貫徹執(zhí)行、人事部門監(jiān)督并執(zhí)行。收集、整理、匯總員工對公司制度的遵守狀況。設(shè)立意見箱，改善公司制度的不合理之處。人事部

10、門對反饋結(jié)果進行處理，修正、完善管理制度。31行政助理發(fā)展訓(xùn)練拉近關(guān)系的談話技巧32工作語言“規(guī)范”溝通行政職務(wù)技術(shù)職稱行業(yè)稱呼時尚稱呼標準稱呼無稱呼替代性稱呼不適當?shù)胤叫苑Q呼稱兄道弟不適當?shù)暮喎Q禁忌稱呼工作場合標準與禁忌稱呼33工作語言“文明”溝通接待三聲來有迎聲問有答聲去有送聲 文明語言服務(wù)“三”要素熱情三到眼到（眼看眼）口到（講普通話，因人而異）意到（有表情）文明十字（五句）問候語：“您好”請求語：“請”感謝語：“謝謝”道歉語：“對不起”（危機公關(guān)語）道別語：“再見”34用別人喜歡聽的句式來說話同 事：“這臺復(fù)印機的質(zhì)量太差了，才買 回來幾天就不能用了，你們辦公 室是不是專買不合格產(chǎn)品阿

11、？”行政人員：“我非常理解你的心情！如果我 是你我也會這么想，讓我們一起來 看看，有什么辦法能夠補救吧?！本涫揭唬河谩拔依斫狻逼较⒉粷M與矛盾35用別人喜歡聽的句式來說話句式二：用“我會”表達服務(wù)意愿行政人員：“你的問題我已經(jīng)明白了。我會給部門崔經(jīng)理打電話 詢問，我會盡快給你答復(fù)的，好嗎？同 事：“那就OK啦，謝謝！”行政人員：“對于你的問題，我十分抱歉，我盡可能向部門經(jīng)理 崔經(jīng)理詢問吧。”同 事：“你這是在應(yīng)付我嘛，盡可能就是有可能不會啦， 真是的！“36用別人喜歡聽的句式來說話句式三：用“你能？”提出要求行政人員：“你必須參加這次會議，這次會議很重要！“ 同 事：“喂喂，你以為你是總經(jīng)理呢！

12、說話這么沖！”行政人員：“你能盡全力抽出時間來參加此次會議嗎？因 為這次會議很重要！“ 同 事：“好的，我會盡全力安排的，謝謝你了！”37用別人喜歡聽的句式來說話句式五：說“我”代替“你”以糾正錯誤同 事：“我的表格已經(jīng)交上去很久了，怎么還不批下 來呢，比我晚交的都批下來了，這是怎么回事??！”行政人員：“別怪別人，你的表格都填錯了，當然沒辦法批了?！?同 事：“什么，是你讓我這么填的！你”同 事：“我的表格已經(jīng)交上去很久了，怎么還不批下來呢，比我晚交的都 批下來了，這是怎么回事??？”行政人員：“看來我還需要把表格的填法給你重新講一遍，因為剛才可能說得 不夠清楚，這里有一部分應(yīng)該是這樣填的“ 同 事：“哦，知道了，不好意思麻煩你了”38行政助理發(fā)展訓(xùn)練