電子自動訂貨系統(tǒng)EOS課件

1、第六章 電子自動訂貨系統(tǒng)（EOS）電子自動訂貨系統(tǒng)（Electronic Ordering System，EOS）是指企業(yè)間利用通信網(wǎng)絡（VAN或互聯(lián)網(wǎng)） 和終端設備以在線聯(lián)結(jié)（ON-LINE）方式進行訂貨作業(yè)和訂貨信息交換的系統(tǒng)。EOS按應用范圍可分為各企業(yè)內(nèi)的EOS（如連鎖店經(jīng)營中各個連鎖分店與總部之間建立的EOS系統(tǒng)），零售商與批發(fā)商之間的EOS系統(tǒng)以及零售商、批發(fā)商和生產(chǎn)商之間EOS系統(tǒng)。第一節(jié) EOS系統(tǒng)的作用與應用在當前競爭的時代，如何有效管理企業(yè)的供貨、庫存等經(jīng)營管理活動，并且在要求供貨商及時補足售出商品的數(shù)量且不能有缺貨的前提下,就必須采用EOS系統(tǒng)。EOS因涵括了許多先進的管

2、理手段和方法，因此物流企業(yè)應當引起重視。 一、 EOS系統(tǒng)的作用EOS系統(tǒng)能及時準確地交換訂貨信息，它在企業(yè)物流管理中的作用如下：1、對于傳統(tǒng)的訂貨方式，如上門訂貨、郵寄訂貨、電話、傳真訂貨等，EOS系統(tǒng)可以縮短從接到訂單到發(fā)出訂貨的時間，縮短訂貨商品的交貨期，減少商品訂單的出錯率，節(jié)省人工。2、有利于減少企業(yè)庫存水平，提高企業(yè)的庫存管理效率，同時也能防止商品特別是暢銷商品缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。3、對于生產(chǎn)廠家和批發(fā)商來說，通過分析零售商的商品訂貨信息，能準確判斷暢銷商品和滯銷商品，有利于企業(yè)調(diào)整商品生產(chǎn)和銷售計劃。4、有利于提高企業(yè)物流信息系統(tǒng)的效率，使各個業(yè)務信息子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換更加便利和迅

3、速，豐富企業(yè)的經(jīng)營信息。二、 EOS系統(tǒng)的應用在商業(yè)化迅速發(fā)展的今天，EOS系統(tǒng)也越來越顯示出它的重要性。同時，隨著科學技術(shù)不斷發(fā)展和EOS系統(tǒng)的日益普及，EOS的標準化和網(wǎng)絡化已經(jīng)成了當今EOS系統(tǒng)的發(fā)展趨勢。要實施EOS系統(tǒng)，必須做一系列的標準化準備工作。以日本EOS的阿發(fā)展為例，從20世紀70年代起即開始了包括對代碼、傳遞、通信及網(wǎng)絡傳輸?shù)臉藴驶芯?，如：商品的統(tǒng)一代碼，企業(yè)的統(tǒng)一代碼，傳遞的標準格式，通信程序的標準格式以及網(wǎng)絡資料交換的標準格式，等等。由于EOS系統(tǒng)給貿(mào)易伙伴帶來了巨大的經(jīng)濟效益和社會效益，專業(yè)化的網(wǎng)絡和地區(qū)網(wǎng)絡在逐步擴大和完善，交換的信息內(nèi)容和服務項目都在不斷增加，E

4、OS系統(tǒng)正趨于系統(tǒng)化、社會化、標準化、國際化。由此可知，計算機、網(wǎng)絡通信是支持EOS系統(tǒng)的硬件基礎，而商品的統(tǒng)一標識、企業(yè)代碼的統(tǒng)一等是支持EOS系統(tǒng)的軟件基礎。沒有物品的統(tǒng)一標識，就沒有信息交換資源共享的同一語言，電子訂貨系統(tǒng)（EOS），電子數(shù)據(jù)交換（EDI）就無法實現(xiàn)。 三、 EOS系統(tǒng)應用的前提企業(yè)在應用EOS系統(tǒng)時應注意以下前提：1、 訂貨業(yè)務作業(yè)的標準化。這是有效利用EOS系統(tǒng)的前提條件。2、 商品代碼的設計。在零售企業(yè)單品管理方式中，每一個商品品種對應一個獨立的商品代碼，商品代碼一般采用國家統(tǒng)一規(guī)定的標準。對于同一標準中沒有規(guī)定的商品則采用本企業(yè)自己規(guī)定的商品代碼。商品代碼的設計是

5、應用EOS系統(tǒng)的基礎條件。三、 EOS系統(tǒng)應用的前提3、 訂貨商品目錄帳冊（Order Book）的作用和更新。訂貨商品目錄帳冊的設計和運用是EOS系統(tǒng)成功的重要保證。4、 計算機以及訂貨信息輸入和輸出終端設備的添置和EOS系統(tǒng)設計是應用EOS系統(tǒng)的基礎條件。5、 需要制定EOS系統(tǒng)應用手冊并協(xié)調(diào)部門間、企業(yè)間的經(jīng)營活動。第二節(jié) EOS系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)與流程一、 EOS系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)EOS系統(tǒng)并非是單個的零售點與單個的批發(fā)商組成的系統(tǒng)，而是許多零售店和許多批發(fā)商組成的大系統(tǒng)的整體動作方式。 EOS系統(tǒng)中的批發(fā)、零售商、供貨商、商業(yè)中增值網(wǎng)絡中，在物流中的角色和作用：1、 批發(fā)、零售商中的作用采購人員根據(jù)

6、MIS系統(tǒng)提供的功能，收集并匯總各機構(gòu)的要貨的商品名稱、要貨數(shù)量，根據(jù)供貨商的可供商品貨源、供貨價格、交貨期限、供貨商的信譽等資料，向指定的供貨商下達采購指令。采購指令按照商業(yè)增值網(wǎng)絡中心的標準格式進行填寫，經(jīng)商業(yè)增值網(wǎng)絡中心提供的EDI格式轉(zhuǎn)換系統(tǒng)而成為標準的EDI單證，經(jīng)由通信界面將訂貨資料發(fā)送至商業(yè)增值網(wǎng)絡中心。然后等待供貨商發(fā)回的有關(guān)信息。 2、 商業(yè)增值網(wǎng)絡中心的作用不參與交易雙方的交易活動，只提供用戶連接界面，每當接收到用戶發(fā)來的EDI單證時，自動進行EOS交易伙伴關(guān)系的核查，只有互有伙伴關(guān)系的才能進行交易，否則視為無效交易。確定有效交易關(guān)系后還必須進行EDI單證格式檢查，只有交易

7、雙方均認可的單證格式，才能進行單證傳遞，并對每筆交易進行長期保存，供用戶今后查詢或在交易雙方發(fā)生貿(mào)易糾紛時，可以根據(jù)商業(yè)增值網(wǎng)絡中心所儲存的單證內(nèi)容作為司法證據(jù)。 3、 供貨商的作用根據(jù)商業(yè)增值網(wǎng)絡中心轉(zhuǎn)來的EDI單證，經(jīng)商業(yè)增值網(wǎng)絡中心提供的通信界面和EDI格式轉(zhuǎn)換系統(tǒng)而成為一張標準的商業(yè)訂單，根據(jù)訂單內(nèi)容和供貨商的MIS系統(tǒng)提供的相關(guān)的信息，供貨商可及時安排出貨，并講出或信息通過EDI傳遞給相應的批發(fā)、零售商，從而完成一次基本的訂貨作業(yè)。二、EOS系統(tǒng)的流程1、在零售店的終端利用條碼閱讀器獲取準備采購的商品條碼，并在終端機上輸入訂貨材料；利用電話線通過調(diào)制解調(diào)器傳到批發(fā)商的計算機中。2、批

8、發(fā)商開出提貨發(fā)票，并根據(jù)發(fā)票，同時開出揀貨單，實施揀貨，然后依據(jù)送貨發(fā)票進行商品發(fā)貨。3、送貨傳票上的資料便成為零售商的應付帳款資料及批發(fā)商的應收帳款資料。4、并接到應收帳款的系統(tǒng)中去。5、零售商對送到的貨物進行檢驗后，便可以陳列與銷售了。 第三節(jié) EOS系統(tǒng)的實施要點 在目前過剩經(jīng)濟的時代，為迎合消費者的多樣化和個性化的購買趨勢，銷售現(xiàn)場面臨著運用有限的陳列空間為消費者提供更多選擇的挑戰(zhàn)。最直接的解決辦法是通過減少單品陳列空間、降低庫存來擴大商品線，這就要求采取少量多樣的訂購、降低安全庫存、縮短訂貨前置時間、簡化訂貨、驗貨、揀貨作業(yè)等措施。經(jīng)營者希望通過提高商品周轉(zhuǎn)率來促進銷售、降低庫存，同

9、時力求避免因補貨不當造成缺貨。EOS就是解決上述問題的方案，實現(xiàn)EOS對零售商和供應商都有相輔的效益。 四、EOS推廣的關(guān)鍵因素 1、 建立商品數(shù)據(jù)庫EOS的順利運作取決于商品數(shù)據(jù)庫的建立和維護。對商家而言，建立商品數(shù)據(jù)庫及更新（如增加新商品、刪除廢棄商品，價格、包裝、單位數(shù)量的變動等）的制度，以便發(fā)送訂單傳票、制作標簽、貨架卡、商品目錄等，將關(guān)系到EOS乃至商店自動化的成效。 2、企業(yè)公共代碼及商品代碼EOS作業(yè)要求為各交易體系的商品建立一套公共代碼體系。連鎖總部可自行建立各供應商的企業(yè)代碼或商品代碼對照表，但隨著EOS往來日漸頻繁時，維護和協(xié)調(diào)工作會成為很大的問題。企業(yè)公共代碼和商業(yè)代碼進

10、一步條形碼化，這樣除了便于系統(tǒng)化管理外，還可大幅降低錯誤率，提高數(shù)據(jù)輸入效率。3、公共數(shù)據(jù)庫將上述商品代碼、企業(yè)代碼和分類體系建成公共數(shù)據(jù)庫，包括商品名稱、規(guī)格、參與價格、企業(yè)單位地址、電話、負責人、經(jīng)營商品內(nèi)容、標準分類級別等信息，供外界查詢、更新、增值分析，會對行業(yè)有重大貢獻。 4、EOS增值網(wǎng)支持服務如果沒有增值網(wǎng)中心居中協(xié)調(diào)，提供必要的轉(zhuǎn)換及數(shù)據(jù)處理服務，EOS的成效會大打折扣。商家不僅在初期引入及后續(xù)開發(fā)上要耗費很大的人力和物力，短期很難見到投資回報，而且涉及到公共規(guī)范（如企業(yè)代碼、商品碼、訂單格式、作業(yè)規(guī)范等）等敏感問題也很難推動。因此，EOS的成功依賴于增值網(wǎng)中心的正常運作。第四

11、節(jié) 設計訂單處理系統(tǒng) 一、 訂單處理系統(tǒng)的構(gòu)成訂單處理系統(tǒng)主要包括兩種作業(yè)，及客戶詢價、報價與訂單接收、確認、輸入。由此，與其相對應的兩個系統(tǒng)為自動報價系統(tǒng)與訂單傳送系統(tǒng)。 1、自動報價系統(tǒng)自動報價系統(tǒng)需要輸入的數(shù)據(jù)包括客戶名稱、詢問商品的名稱、商品的詳細規(guī)格、商品等級等。然后，系統(tǒng)根據(jù)這些數(shù)據(jù)調(diào)用產(chǎn)品明細數(shù)據(jù)庫、客戶交易此商品的歷史數(shù)據(jù)庫、對此客戶報價的歷史數(shù)據(jù)庫、客戶數(shù)據(jù)庫、廠商采購報價等，以取得此項商品的報價歷史資料、折扣數(shù)據(jù)、客戶以往交易記錄及客戶折扣、商品供應價等數(shù)據(jù)。接著由報價單制作系統(tǒng)打印出報價單，經(jīng)銷售主管核準后即可送達客戶。報價單經(jīng)客戶簽回后即可成為正式訂單。2、 訂單傳送系

12、統(tǒng)訂單傳送的方法有多種，包括郵寄、銷售人員取回、電話訂購、傳真訂購即通過計算機網(wǎng)絡訂購等，故訂單的接收需考慮訂購數(shù)據(jù)的識別及法律效力等問題。若訂單是由報價單確認而來，則可由系統(tǒng)將報價數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為訂購數(shù)據(jù)；若訂購單由計算機網(wǎng)絡傳達傳送，則需根據(jù)電子數(shù)據(jù)交換標準格式將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成內(nèi)部訂單文件格式。輸入轉(zhuǎn)換后的定購資料須由銷售人員核查在客戶制定出貨日期能否如期出貨，所有的核查可經(jīng)訪問庫存控制數(shù)據(jù)庫、揀貨產(chǎn)能調(diào)用數(shù)據(jù)庫、包裝產(chǎn)能調(diào)用數(shù)據(jù)庫、運送設備產(chǎn)能調(diào)用數(shù)據(jù)庫、人力資源調(diào)用數(shù)據(jù)庫等核查其資源能力，數(shù)據(jù)確認即可轉(zhuǎn)入待出貨訂單數(shù)據(jù)庫中，并激活上述各數(shù)據(jù)庫中的數(shù)量。二、訂貨單處理功能設計1、計劃的接受和分析計

13、劃下達之后，辦事人員通過終端向系統(tǒng)輸入計劃數(shù)據(jù)，除了人工審閱之外，系統(tǒng)對進入的數(shù)據(jù)進一步作合理性檢驗，如編號、名稱、數(shù)量、期限、特殊要求等等。系統(tǒng)對每一項計劃賦予統(tǒng)一編號，生成對應的合同訂貨記錄。 2、 市場訂貨系統(tǒng)允許市場調(diào)節(jié)的訂貨形式進入系統(tǒng)，從計算機處理來說只是在合同訂貨記錄中標上非計劃合同，一般來說，它的優(yōu)先級大大低于計劃合同。在具體處理上對這類訂貨有以下兩方面要求：（1）賒貸控制。（2）訂貨項的識別。 3、訂貨的控制訂貨的控制作用在于保證整個訂貨兌付過程中有計劃，使訂貨如期交付，保證產(chǎn)品符合訂貨要求，保證訂貨優(yōu)先級的合理處理。包括如下內(nèi)容：（1）跟蹤訂貨狀態(tài)。接到一個有關(guān)訂貨詢問以后，系統(tǒng)就對訂貨的每一狀態(tài)進行監(jiān)視，一旦不正常，立即發(fā)出報警。（2）產(chǎn)品結(jié)構(gòu)控制。（3）訂貨優(yōu)先級。（4）確定訂貨交付日期。（5）查詢 （6）評價訂貨服務的執(zhí)行情況 三、訂單處理系統(tǒng)的設計要點所需輸入數(shù)據(jù)包括客戶資料、商品規(guī)格資料、商品數(shù)量等。日期及訂單號碼、報價單號碼由系統(tǒng)自動填寫，但可修改。具備按客戶名稱、客戶編號、商品名稱、商品編號、訂單號碼、訂貨日期、出貨日期等查詢訂單內(nèi)容的功能。具備客戶的多個出貨地址記錄，可根據(jù)不同交貨地點開立發(fā)票?？刹樵兛蛻粜庞?、庫存數(shù)量、產(chǎn)能分配及設備工具使用狀況、人力資源分配。具備單一訂單或批次訂單打印功能。 報價系統(tǒng)具備由客戶名稱、客戶編號、商品名稱、商品編