實(shí)用中文課件

1、實(shí)用中文公文授課教師：呂立德 公文一、公文的意義二、公文的類別三、公文結(jié)構(gòu)四、公文用語五、令的結(jié)構(gòu)與作法六、函的結(jié)構(gòu)與作法七、簽的結(jié)構(gòu)與作法 八、公告的結(jié)構(gòu)與作法 九、公文範(fàn)例一、公文的意義公文是處理公務(wù)的文書，有一定的製作、傳遞程序及格式。公文的發(fā)文與受文者當(dāng)中，至少有一方為機(jī)關(guān)。所謂機(jī)關(guān)，不限於公務(wù)機(jī)關(guān)，也包括一般的私人機(jī)關(guān)，只要它是處理公務(wù)，而不是私人的事務(wù)。如民眾與政府機(jī)關(guān)接洽公務(wù)，所使用的文書是公文，民眾與民營公司接洽事務(wù)，對該公司而言，屬於公司之公務(wù)，所用的文書也是公文。二、公文的類別依公文程式條例公文分為六種：(一)令: 公布法律、任免、獎懲官員，總統(tǒng)、軍事機(jī)關(guān)、 部隊(duì)發(fā)布命令時

2、用之。(二)呈: 對總統(tǒng)有所呈請或報告時用之。(三)咨: 總統(tǒng)與立法院、監(jiān)察院公文往復(fù)時用之。(四)函: 各機(jī)關(guān)處理公務(wù)有下列情形之一時使用： 1.上級機(jī)關(guān)對所屬下級機(jī)關(guān)有所指示、交辦、批復(fù)時。 2.下級機(jī)關(guān)對上級機(jī)關(guān)有所請求或報告時。 3.同級機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)間行文時。 4.民眾與機(jī)關(guān)間的申請與答復(fù)時。(五)公告: 各機(jī)關(guān)就主管業(yè)務(wù)或依據(jù)法令規(guī)定，向公眾或 特定之對象宣布周知時使用。其方式得張貼於 機(jī)關(guān)之公布欄、電子公布欄，或利用報刊等大 眾傳播工具廣為宣布。(六)其他公文: 其他公文為其他因辦理公務(wù)需要之文書， 依行政院祕書處文書處理手冊舉例， 計(jì)有書函、開會通知單、公務(wù)電話紀(jì)錄、 手令

3、或手諭、簽、報告、箋函或便箋、聘 書、證明書、證書或執(zhí)照、契約書、提案 、紀(jì)錄、節(jié)略、說帖及定型化表單共十六 種。本書因限於篇幅及實(shí)際授課需求，僅選定令、函、簽、公告四種說明。簽是承辦人員就職掌事項(xiàng)，或下級機(jī)關(guān)首長對上級機(jī)關(guān)首長有所陳述、請示、請求、建議時使用。三、公文結(jié)構(gòu)構(gòu)成公文的各部分，稱之為公文結(jié)構(gòu)，因公文類別或內(nèi)容目的的不同，項(xiàng)目會有所增減。(一)發(fā)文機(jī)關(guān)及文別: 發(fā)文機(jī)關(guān)是發(fā)文的主體，文別是 指公文的類別，發(fā)文機(jī)關(guān)必須用 全銜，如正修科技大學(xué)、 行政院原住民族委員會。文 別如令、函、開會 通知單。(二)發(fā)文機(jī)關(guān)資料: 為便利公文收發(fā)機(jī)關(guān)或民眾間相互聯(lián)絡(luò) 作業(yè)，有關(guān)相互往來之公文如函等

4、，列 有發(fā)文機(jī)關(guān)之相關(guān)資料，包括地 址、傳真、電話、電子信 箱及聯(lián)絡(luò)人等。聯(lián)絡(luò)人通常 即為案件承辦人。(三)受文者: 受文者是公文行文的對象，機(jī)關(guān)應(yīng)寫全銜 ，個人則寫姓名，姓名後加先生、 女士或君。但公布法律的令， 另有它的形式，不列受文者。公告 因?yàn)槭且构娭苤?，也不列受?者。至於下級機(jī)關(guān)首長對直屬上級機(jī) 關(guān)首長的簽，可將受文者寫在本文之 後，只在對方的名銜之前加謹(jǐn)陳、 敬陳字樣即可。(四)發(fā)文日期: 發(fā)文日期是公文發(fā)出的日期，以中華民 國紀(jì)元為準(zhǔn)，包括年、月、日。(五)發(fā)文字號: 發(fā)文字號是公文發(fā)文時編列的一組代字 及號碼，以便於公文的查考及引據(jù)。 字是承辦單位的代字，由機(jī)關(guān)自行 訂定

5、。例如： 正修科技大學(xué)以正工代表工學(xué)院。至於號是包括年分及流水號的一組數(shù)字，通常為十碼，前三碼代表年分，之後為流水號，流水號於每 年一月一日重新起算。 正修科技大學(xué)所發(fā)出的一份公文，字號為正工字第0990005168號，即代表由工學(xué)院 所承辦，於九十九年發(fā)出的第5168號公文。(六)速別: 速別是指希望受文機(jī)關(guān)辦理本件公文的時 限。公文的速別分為最速件、速 件及普通件，發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)確實(shí)考量 案件的緩急，註明最速件或速 件，如為普通件則不必填列。一般公文的處理時限，最速件為一日，速件為 三日，普通件為六日。(七)密等及解密條件: 密等是指公文的機(jī)密等級。機(jī)密文書 區(qū)分為國家機(jī)密文書及一般公務(wù)機(jī)密

6、文書，國家機(jī)密文書的密等分為機(jī) 密極機(jī)密絕對機(jī)密； 一般公務(wù)機(jī)密文書則列為密等級 。不屬機(jī)密文書則不必填列。保密期 限或解除機(jī)密條件之標(biāo)示，應(yīng)以括弧 標(biāo)示於機(jī)密等級之下。其解密條件有 本件於公布時解密、本件至某年 某月某日解密、本件於工作完成 或會議終了時解密等。(八)附件: 附件是隨同公文附帶遞送的物件。附件應(yīng)註 明內(nèi)容名稱、媒體形式、數(shù)量等；附件有二 種以上者，應(yīng)分別標(biāo)以附件一、二、； 附件未隨文發(fā)送者，應(yīng)予註明；附件以正本 為原則，如需附送副本收受機(jī)關(guān)，應(yīng)在副 本項(xiàng)內(nèi)之機(jī)關(guān)名稱右側(cè)註明含附件。(九)本文: 即公文的主體。 令可以不分段； 函採主旨、說明、辦法三段式； 簽採主旨、說明、擬辦

7、三段式； 公告採主旨、依據(jù)、公告事項(xiàng)三段 式。 但主旨一段可完成者，不必強(qiáng)分二段、三段 ；二段可完成者，不必強(qiáng)分三段。(十)正本: 正本是指公文發(fā)送的主要對象，可以是一 個機(jī)關(guān)或人民，或一個以上的機(jī)關(guān)或人民。(十一)副本: 公文有分行之必要者，為避免重複辦稿， 可儘量利用副本。使用時機(jī)如受理之案 件，主體機(jī)關(guān)或通案分行之機(jī)關(guān)用正本， 其餘有關(guān)聯(lián)或預(yù)計(jì)將有同樣詢問之機(jī)關(guān)用 副本。又如收到其他機(jī)關(guān)來文，一時未能 函復(fù)，須向其他機(jī)關(guān)查詢者，可將查詢行 文之副本抄送來文機(jī)關(guān)。副本除知會外， 尚須收受副本機(jī)關(guān)處理者，得於文內(nèi)說 明段加敘請就某一事項(xiàng)予以處理。已抄 送副本之機(jī)關(guān)單位，如其後續(xù)來文，內(nèi)容 已

8、在前送副本中列明者，即不必再答復(fù)。 (十二)署名: 署名即在公文之末，由機(jī)關(guān)首長簽署職 銜姓名，或加蓋印章，以示負(fù)責(zé)。上行文應(yīng)署機(jī)關(guān)首長全銜、姓名；平行文及下行文則僅署首長職稱、姓名。遇有機(jī)關(guān)首長出缺由代理人代理首長職務(wù)時，由代理人署名；機(jī)關(guān)首長因故不能視事，如病假、事假、出國等，由代理人代行首長職務(wù)時，其機(jī)關(guān)公文，除署首長姓名註明不能視事事由外，應(yīng)由代行人附署職銜、姓名於後，並加註代行二字。(十三)印信: 公文蓋用印信，目的在防止偽造、變造， 以資守信；副本之蓋印與正本同。一般公 文蓋用機(jī)關(guān)印信的位置，以在首頁右側(cè)偏 上方空白處為原則，簽署使用之章戳位置 則於全文最後。不過目前政府單位、學(xué)校

9、 等為提升時效，多數(shù)公文已採電子交換方 式傳遞，不用印信，而另以具有防偽功能 ，類似密碼的辨識方式處理。(十四)副署: 副署是依法應(yīng)副署的人在公文的首長署名 之後，加以署名，以示與首長共同負(fù)責(zé)之 意。副署不是公文的必備要件，但依法應(yīng) 副署而未副署的公文，不具效力。四、公文用語類別用語適用範(fàn)圍備註稱謂語鈞有隸屬關(guān)係的下級機(jī)關(guān)對上級機(jī)關(guān)用，如鈞部、鈞府。直接稱謂時用。書寫本類別之稱謂語時，對上級、平行及人民團(tuán)體均應(yīng)空一格以示互重。書寫職或自稱名字時，應(yīng)側(cè)書。先生、女士、君亦用於間接稱謂。大無隸屬關(guān)係的較低級機(jī)關(guān)對較高級機(jī)關(guān)用，如大院、大部。貴對平行機(jī)關(guān)、或上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)、或上級機(jī)關(guān)首長對下級機(jī)

10、關(guān)首長、或機(jī)關(guān)與人民團(tuán)體間用之，如貴府、貴校、貴會、貴公司。鈞長、鈞座屬員對長官、或有隸屬關(guān)係的下級機(jī)關(guān)首長對上級機(jī)關(guān)首長用。臺端機(jī)關(guān)或首長對屬員、或機(jī)關(guān)對人民用。先生、女士、君機(jī)關(guān)對人民用。本機(jī)關(guān)或首長自稱，如本縣、本館、本局長。職屬員對長官、或有隸屬關(guān)係的下級機(jī)關(guān)首長對上級機(jī)關(guān)首長自稱時用。本人、（名字）人民對機(jī)關(guān)自稱時用。該、職稱機(jī)關(guān)全銜如一再提及可稱該，如該局；對職員則稱該員或職稱。間接稱謂時用。四、公文用語引述語奉悉。接獲上級機(jī)關(guān)或首長公文，於引敘完畢時用。敬悉。接獲平行機(jī)關(guān)或首長公文，於引敘完畢時用。已悉。接獲下級機(jī)關(guān)或首長公文，於引敘完畢時用。復(fù)（來文機(jī)關(guān)發(fā)文年月日字號及文別）復(fù)

11、文時用。依（依據(jù)）（來文機(jī)關(guān)發(fā)文年月日字號及文別或有關(guān)法規(guī)、契約、）辦理告知辦理之依據(jù)時用。（發(fā)文年月日字號及文別）諒蒙 鈞察對上級機(jī)關(guān)發(fā)文後續(xù)函時用。（發(fā)文年月日字號及文別）諒達(dá)（計(jì)達(dá)）對平行或下級機(jī)關(guān)發(fā)文後續(xù)函時用。四、公文用語準(zhǔn)駁語應(yīng)予照準(zhǔn)、準(zhǔn)予照辦、準(zhǔn)予備查上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)或首長用。應(yīng)予不準(zhǔn)、應(yīng)予駁回、未便照準(zhǔn)、礙難照準(zhǔn)、應(yīng)從緩議上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)或首長用。如擬、可、照準(zhǔn)、準(zhǔn)如所請機(jī)關(guān)首長對屬員或其下屬機(jī)關(guān)首長用。敬表同意、同意照辦對平行機(jī)關(guān)用。不能同意辦理、無法照辦、礙難同意、歉難同意對平行機(jī)關(guān)用。請示語是否可行、是否有當(dāng)通用。四、公文用語期望及目的語請 鑒核、請核示、請核備、請

12、備查、請 釋示、請 核轉(zhuǎn) 對上級機(jī)關(guān)或首長用。請查照、請 查照辦理、請 辦理惠復(fù)、請 查照惠復(fù)、請 查照轉(zhuǎn)知對平行機(jī)關(guān)用。希查照、希照辦、希辦理見復(fù)、希查明見復(fù)、希請查照轉(zhuǎn)知、請照、請 照辦、請辦理見復(fù)、請 查明見復(fù)、請 查照轉(zhuǎn)知對下級機(jī)關(guān)用。附送語附陳、檢陳對上級機(jī)關(guān)或首長用。檢送、檢附、附送對平行及下級機(jī)關(guān)用。五、令的結(jié)構(gòu)與作法令有公布法律、發(fā)布法規(guī)命令及人事命令二種。(一)公布法律、發(fā)布法規(guī)命令:1.令文可不分段，敘述時動詞一律在前。如： 訂定施行細(xì)則。 修正辦法第條條文。 廢止辦法。2.公布法律、發(fā)布命令應(yīng)以刊登政府公報或新聞紙方式為之，並得於機(jī)關(guān)電子公布欄公布；必要時，並以公文分行各

13、機(jī)關(guān)。(二)人事命令:1.人事命令包括任免、遷調(diào)、獎懲。2.基於文書簡化原則，人事任免等例行案件，宜用定型稿。六、函的結(jié)構(gòu)與作法函是最常使用的公文類別:(一)函的結(jié)構(gòu)採用主旨、說明、辦法三段式。可用主旨一段完成者，不必作成二段、三段；可用二段完成者，不必作成三段。1.主旨: (1)為全文精要，以說明行文目的與期望，應(yīng)力求 具體扼要。 (2)主旨為必要段落，不分項(xiàng)，文字緊接段名 冒號之後書寫。 (3)概括之期望語請核示、請查照 等，列入主旨，不在說明、辦法 段內(nèi)重複。 (4)訂有辦理或復(fù)文期限者，宜在主旨內(nèi)敘 明。2.說明: (1)當(dāng)案情必須就事實(shí)、來源或理由，作較詳細(xì) 之?dāng)⑹?，無法於主旨內(nèi)容納

14、時，用本段 說明。 (2)說明僅一項(xiàng)時，文字緊接段名冒號之後書寫 ，如分項(xiàng)條列，應(yīng)另列縮格書寫。3.辦法: (1)向受文者之具體要求無法在主旨內(nèi)簡述時 ，用本段列舉。本段段名，可因公文內(nèi)容改用 建議、請求、擬辦、核示事 項(xiàng)等名稱。 (2)說明、辦法中，其分項(xiàng)條列內(nèi)容過於 繁雜、或含有表格型態(tài)時，應(yīng)編列為附件。 (二)函的作法:1.擬辦復(fù)文或轉(zhuǎn)行之稿件，應(yīng)敘入來文機(jī)關(guān)之發(fā)文日期及 字號，俾便查考。2.文末首長簽署、敘稿時，首長職銜之後可僅姓，名 字則以表示。如：董事長吳。3.文字使用應(yīng)儘量明白曉暢，詞意清晰，達(dá)到簡、淺、明、確的要求。4.簽辦公文應(yīng)簽名或蓋職章，並註明時間，以明責(zé)任。如：六月三十

15、日下午四時二十分寫作0630/1620。5.文稿如有添註塗改，應(yīng)於添改處蓋章。6.公文及原稿有一頁以上者應(yīng)裝訂妥當(dāng)，並於騎縫處蓋騎縫章或職名章，同時於每頁之下緣加註頁碼。7.文稿各段分項(xiàng)標(biāo)號應(yīng)另列縮格以全形書寫，而其中之括號則為半形，依層次依次為一、二、三、，(一)、(二)、(三)、，1、2、3，(1)、(2)、(3)、。舉例如下：一、依據(jù)中華民國八十九年八月十六日院頒文書處理手冊第八十點(diǎn)第一項(xiàng)有關(guān)一般公文處理時限規(guī)定：(一)一般公文：1.最速件：一日；速件：三日；普通件：六日。2.限期公文： (1)來文或依其他規(guī)定訂有期限之公文，應(yīng)依 其規(guī)定期限辦理。 (2)來文訂有期限者，如受文機(jī)關(guān)收文時

16、已逾 文中所訂期限者，該文得以普通件處理時 限辦理。(3)變更來文所訂期限者，須聯(lián)繫來文機(jī)關(guān)確認(rèn)。3.涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且需三十日以上方可辦結(jié)之複雜案件，得申請為專案管制案件。8.中文字體及併同於中文中使用之標(biāo)點(diǎn)符號應(yīng)以全形為之。9.阿拉伯?dāng)?shù)字、外文字母及併同於外文中使用之標(biāo)點(diǎn)符號應(yīng)以半形為之。以上3以下不僅為函的製作原則，也是公文製作的一般原則。七、簽的結(jié)構(gòu)與作法簽為幕僚處理公務(wù)表達(dá)意見，以供上級了解案情，並作抉擇之依據(jù)，分為下列二種：(一)機(jī)關(guān)內(nèi)部單位簽辦案件依分層授權(quán)規(guī)定核決，簽?zāi)?不必敘明陳某某長官字樣。(二)下級機(jī)關(guān)首長對直屬上級機(jī)關(guān)首長文末得用敬陳 長官字樣。(三)

17、簽的結(jié)構(gòu)採用主旨、說明、擬辦三段 式。1.主旨: 扼要敘述，概括簽之整個目的與擬辦，不分 項(xiàng)，一段完成。2.說明: 對案情之來源、經(jīng)過與有關(guān)法規(guī)或前案，以及處 理方法之分析，作簡要之?dāng)⑹?，並視需要分項(xiàng)條 列。3.擬辦: 為簽之重點(diǎn)所在，應(yīng)針對案情，提出具體處 理意見，或解決問題之方案。意見較多時分項(xiàng)條 列。(四)簽的作法:1.簽之各段應(yīng)截然劃分，說明一段不提擬辦意見，擬辦一段不重複說明。2.簽宜載明年、月、日及單位。八、公告的結(jié)構(gòu)與作法(一)公告的結(jié)構(gòu)分為主旨、依據(jù)、公告事 項(xiàng)三段?？捎弥髦家欢瓮瓿烧撸槐刈鞒啥?段、三段。1.主旨: 應(yīng)扼要敘述公告之目的和要求，其文字緊接段名 冒號之後書寫。

18、2.依據(jù): 應(yīng)將公告事件之原由敘明，引據(jù)有關(guān)法規(guī)及條文 名稱或機(jī)關(guān)來函。3.公告事項(xiàng): 應(yīng)將公告內(nèi)容分項(xiàng)條列，冠以數(shù)字，另列 書寫。公告內(nèi)容僅就主旨補(bǔ)充說明事 實(shí)經(jīng)過或理由者，改用說明為段名。(二)公告的作法1.一般工程招標(biāo)或標(biāo)購物品等公告，得用表格處理，免用三段式。2.公告除登載於機(jī)關(guān)電子公布欄者外，張貼於機(jī)關(guān)公布欄時，必須蓋用機(jī)關(guān)印信，於公告兩字右側(cè)空白位置蓋印。九、公文範(fàn)例令（公布法令）令（人事命令任免）令（人事命令獎懲）函（下行文、三段）函（平行文、二段）函（上行文、一段）簽（機(jī)關(guān)內(nèi)簽用）簽（下級機(jī)關(guān)首長對上級機(jī)關(guān)首長用）公告（附）公文紙格式公文習(xí)作99高考三級 試擬法務(wù)部致所屬各檢調(diào)

19、機(jī)關(guān)函：邇頻傳岸法集團(tuán)透過各種管道，蒐集、買賣民眾個人資，從事詐騙為，導(dǎo)致社會人心惶惶，應(yīng)積極查緝，掃蕩法，有效維護(hù)民眾身心、財產(chǎn)之安全。98高考三級 試擬內(nèi)政部致各縣政府函，為鑑於臺灣社會日工業(yè)化與商業(yè)化結(jié)果，導(dǎo)致青動人口紛紛集中會地區(qū)謀生發(fā)展，形成鄉(xiāng)村地區(qū)人與幼兒人口偏多問題；爰請各縣政府加強(qiáng)推動鄉(xiāng)村地區(qū)人及兒童照護(hù)服務(wù)之創(chuàng)新性措施，以建構(gòu)健全之社會安全體系。公文習(xí)作98普考 鑑於去（九十七）卡玫基及辛克等颱風(fēng)造成臺灣地區(qū)嚴(yán)重水患及土石災(zāi)情，政院院長於院會聽取相關(guān)檢討報告後，就目前救災(zāi)及防汛整備提示加強(qiáng)辦。政院院會爰決定：請內(nèi)政部督導(dǎo)地方政府辦，並請相關(guān)部會配合。試擬內(nèi)政部致各直轄市、縣市政府函（副知相關(guān)部會），請加強(qiáng)辦減災(zāi)及防汛整備，以提升防災(zāi)能，並將災(zāi)害至最低。97高考三級 試擬經(jīng)濟(jì)部能源局致全國各機(jī)關(guān)學(xué)校函：鑑於全球暖化對環(huán)境永續(xù)威脅日益嚴(yán)重，特配合世界環(huán)境日，推動夏月全民節(jié)能減碳從燈做起運(yùn)動，倡導(dǎo)全民養(yǎng)成隨手關(guān)燈生活習(xí)慣，朝向低碳經(jīng)濟(jì)與低碳生活，以紓緩全球氣候變遷危機(jī)。公文習(xí)作97普考 政院衛(wèi)生署依據(jù)民國96 7 月11 日修正公布之菸害防制法第35 條第2 項(xiàng)規(guī)定，自公布後18 個月施，將對政府機(jī)關(guān)、各級學(xué)校、醫(yī)機(jī)構(gòu)、大眾運(yùn)輸、融機(jī)構(gòu)、商場、餐飲店或三人以上共用