監(jiān)理資料收集整理與歸

1、監(jiān) 理 資 料 管 理 一、監(jiān)理資料收集、整理與歸檔(一)監(jiān)理單位職責按照建設工程監(jiān)理規(guī)范(GB 50319-2000)中第7章“施工階段監(jiān)理資料的管理”和第8章中“8.3設備采購監(jiān)理與設備監(jiān)的監(jiān)理資料”的要求進行工程文件的管理，但由于對設計監(jiān)理沒有相關的文件規(guī)范工程資料管理工作，可參照各地相關規(guī)定、規(guī)范執(zhí)行。(1) 應設專人負責監(jiān)理資料的收集、整理和歸檔工作，在項目監(jiān)理部，監(jiān)理資料的管理應由總監(jiān)理工程師負責，并指定專人具體實施，監(jiān)理資料應在各階段監(jiān)理工作結束后及時整理歸檔。(2) 監(jiān)理資料必須及時整理、真實完整、分類有序。在設計階段，對勘察、測繪、設計單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔進行

2、監(jiān)督、檢查；在施工階段，對施工單位的工程文件的形成、積累、立卷歸檔進行監(jiān)督、檢查。(3) 可以按照委托監(jiān)理合同的約定，接受建設單位的委托、監(jiān)督、檢查工程文件的形成積累和立卷歸檔工作。(4) 編制的監(jiān)理文件的套數(shù)、提交內(nèi)容、提交時間，應按照現(xiàn)行建設工程文件歸檔整理規(guī)范(GB/T 50328-2001)和各地城建檔案管理部門的要求，編制移交清單，雙方簽字、蓋章后，及時移交建設單位，由建設單位收集和匯總。監(jiān)理公司檔案部門需要的監(jiān)理檔案，按照建設工程監(jiān)理規(guī)范GB 50319-2000的要求，及時由項目監(jiān)理部提供。(二) 建設工程檔案編制質量要求與組卷方法對建設工程檔案編制質量要求與組卷方法，應該按照建

3、設部和國家質量檢驗檢疫總局于2002年1月10日聯(lián)合發(fā)布，2002年5月1日實施的建設工程文件歸檔整理規(guī)范(GB/T 50328-2001)國家標準，此外，尚應執(zhí)行科學技術檔案案卷構成的一般要求(GB、T11822-2000)、技術制圖復制圖的折疊方法(GB 10609.3-89)、城市建檔案案卷質量規(guī)定(建辦1995697號)等規(guī)范或文件的規(guī)定及各省、市地方相應的地方規(guī)范執(zhí)行。 歸檔文件的質量要求(1) 歸檔的工程文件一般應為原件。(2) 工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技術規(guī)范、標準和規(guī)程。(3) 工程文件的內(nèi)容必須真實、準確，與工程實際相符合。(4

4、) 工程文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易退色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。(5) 工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。(6) 工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mm210mm)。圖紙宜采用國家標準圖幅。(7) 工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機所出圖紙的復印件。(8) 所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。(9) 利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據(jù)；凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過

5、圖面1/3的，應當重新繪制冶金圖。(10) 不同幅面的工程圖紙應按技術制圖復制圖的折疊方法(GB/1609.3-89)統(tǒng)一折疊成A4幅圖，圖標欄露在外面。(11) 工程檔案資料的縮微制品，必須按國家縮微標準進行制作，主要技術指標(解像力、密度、海波殘留量等)要符合國家標準，保證質量，以適應長期安全保管。(12) 工程檔案資料的照片(含底片)及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明或內(nèi)容準確。(13) 工程文件應采用打印的形式并使用檔案規(guī)定用筆，手工簽字，在不能夠使用原件時，應在復印件或抄件上加蓋公章并注明原件保存處。(三)歸檔工程文件的組卷要求1、立卷的原則和方法(1) 立卷應遵循工程文件

6、的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。(2) 一個建設工程由多個單位工程組成時，工程文件應按單位工程組卷；(3) 立卷采用如下方法：1) 工程文件可按建設程序劃分為工程準備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件5部分；2) 工程準備階段文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、形成單位等組卷；3) 監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；4) 施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；5) 竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷；6) 竣工驗收文件可按單位工程、專業(yè)等組卷。(4) 立卷過程中宜遵循下列要求：1) 案卷不宜過厚，一般不超過40mm；2) 案

7、卷內(nèi)不應有重份文件，不同載體的文件一般應分別組卷。2、卷內(nèi)文件的排列(1) 文件材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。(2) 圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。(3) 既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。3、案卷的編目(1) 編制卷內(nèi)文件頁號應符合下列規(guī)定：1) 卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號。每卷單獨編號，頁號從“1”開始。2) 頁號編寫位置：單頁書寫的文字在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。3)

8、成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。4) 案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。(2) 卷內(nèi)目錄的編制應符合下列規(guī)定：1) 卷內(nèi)目錄式樣宜符合現(xiàn)行建設工程文件歸檔整理規(guī)范中附錄B的要求。2) 序號：以一份文件為單位，用阿拉伯數(shù)字從1依次標注。 3) 責任者：填寫文件的直接形成單位和個人。有多個責任者時，選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替。4) 文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖號。5) 文件題名：填寫文件標題的全稱。6) 日期：填寫文件形成的日期。7) 頁次：填寫文件在卷內(nèi)所排列的起始頁號。最后一份文件填寫起止頁號。8) 卷內(nèi)目錄排列在

9、卷內(nèi)文件之前。(3) 卷內(nèi)備考表的編制應符合下列規(guī)定：1) 卷內(nèi)備考表的式樣宜符合現(xiàn)行建設工程文件歸檔整理規(guī)范中附錄C的要求。2) 卷內(nèi)備考表主要標明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件數(shù)(照片張數(shù))，以及立卷單位對案卷情況的說明。3) 卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。(4) 案卷封面的編制應符合下列規(guī)定：1) 案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可以采用內(nèi)封面形式。案卷封面的式樣宜符合現(xiàn)行建設工程文件歸檔整理規(guī)范中附錄D的要求。2) 案卷封面的內(nèi)容應包括：檔號、檔案館代號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、共幾卷、第幾卷。3) 檔號應由分類號、項目號和案卷號組成。檔號由檔案保管單位填寫

10、。4) 檔案館代號應填寫國家給定的本檔案館的編號。檔案館代號由檔案館填寫。5) 案卷題名應簡明、準確地提示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。6) 編制單位應填寫案卷文件的形成單位或主要責任者。7) 起止日期應填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。8) 保管期限分為永久、長期、短期三種期限。各類文件的保管期限見現(xiàn)行建設工程文件歸檔整理規(guī)范中附錄A的要求。永久是指工程檔案需永久保存。長期是指工程檔案的保存期等于該工程的使用壽命。短期是指工程檔案保存20年以下。同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應從長。9) 工程檔案套數(shù)一般不少于兩套，一套由建設單位保管，另一

11、套原件要求移交當?shù)爻墙n案管理部門保存，接受范圍規(guī)范規(guī)定可以各城市根據(jù)本地情況適當拓寬和縮減，具體可向建設工程所在地城建檔案管理部門詢問。10) 密級分為絕密、機密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級的文件，應以高密級為本卷密級。(5) 卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、卷內(nèi)封面應采用70g以上白色書寫紙制作，幅面統(tǒng)一采用A4幅面。向城建檔案館移交的監(jiān)理資料序號分類 分冊 冊目名稱條款（內(nèi)容摘要）及編號備注1監(jiān)理資料監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則（含安全文明）監(jiān)理月報、會議紀要監(jiān)理通知及回復、質量事故報告及處理意見工程開工（復工）審批、工程暫停令工程竣工決算審核意見書工程延期報告及審批合同爭議、違約報告及處理意見、合同變

12、更材料工程評價意見報告及工程竣工總結監(jiān)理工作的基本表式 根據(jù)建設工程監(jiān)理規(guī)范(GB503192000)，規(guī)范中基本表式有三類：A類表共10個表(A1A10)，為承包單位用表，是承包單位與監(jiān)理單位之間的聯(lián)系表，由承包單位填寫，向監(jiān)理單位提交申請或回復。B類表共6個表(B1B6)，為監(jiān)理單位用表，是監(jiān)理單位與承包單位之間的聯(lián)系表，由監(jiān)理單位填寫，向承包單位發(fā)出的指令或批復。C類表共2個表(C1、C2)，為各方通用表，是工程項目監(jiān)理單位、承包單位、建設單位等名有關單位之間的聯(lián)系表。 其中“工程材料/構配件/設備報審表（A9）”使用時應注意以下內(nèi)容：本表用于承包單位將進入施工現(xiàn)場的工程材料/構配件經(jīng)自

13、檢合格后，由承包單位項目經(jīng)理簽章，向工程項目監(jiān)理部申請驗收；對運到施工現(xiàn)場的設備，經(jīng)檢查包裝無破損，向工程項目監(jiān)理部申請驗收，并移交給設備安裝單位。工程材料/構配件還應注明使用部位。隨本表應同時報送工程材料/構配件/設備數(shù)量清單、質量證明文件（產(chǎn)品出廠合格證、材質化驗單、廠家質量檢驗報告、廠家質量保證書、進口商品海關報檢證書、商檢證）、自檢結果文件（如復檢、復試合格報告等）。項目監(jiān)理部應對進入施工現(xiàn)場的工程材料/構配件進行檢驗（包括抽驗、平行檢驗、見證取樣檢驗等）；對進場的大中型設備要會同設備安裝單位共同開始驗收。檢驗合格，監(jiān)理工程師在本表上簽認，注明質量控制注明質量控制資料和材料試驗合格的有

14、關說明；檢驗不合格時，在本表上簽批不同意驗收，工程材料/構配件/設備應清退出場，也可據(jù)情況批示同意進場但不得使用于原擬定部位。4.“_報驗申請表(A4)” 使用時應注意以下內(nèi)容本表主要用于承包單位向監(jiān)理單位的工程質量檢查驗收申報?？?試大&用于隱蔽工程的檢查和驗收時，承包單位必須完成自檢并附有相應工序、部位的工程質量檢查記錄；用于施工放樣報檢時應附有承包單位的施工放樣成果；用于分項、分部、單位工程質量驗收時應附有相關符合質量驗收標準的資料及規(guī)范規(guī)定的表格。“監(jiān)理工程師通知回復單(A6)” 使用時應注意以下內(nèi)容本表用于承包單位接到項目監(jiān)理部的“監(jiān)理工程師通知單”(B1)，并已完成了監(jiān)理工程師通知

15、單上的工作后，報請項目監(jiān)理部進行核查。監(jiān)理工程師應對本表所述完成的工作進行核查，簽署意見，批復給承包單位。本表一般可由專業(yè)監(jiān)理工程師簽認，重大問題由總監(jiān)理工程師簽認?！肮こ虝和Ａ睿˙2）”使用時應注意以下內(nèi)容在建設單位要求且工程需要暫停施工；出現(xiàn)工程質量問題，必須停工處理；出現(xiàn)質量或安全隱患，為避免造成工程質量損失或危及人身安全而需要暫停施工；承包單位未經(jīng)許可擅自施工或拒絕項目監(jiān)理部管理；發(fā)生了必須暫停施工的緊急事件時；發(fā)生上述五種情況中任何一種，總監(jiān)理工程師應根據(jù)停工原因、影響范圍，確定工程停工范圍，簽發(fā)工程暫停令，向承包單位下達工程暫停的指令。表內(nèi)必須注明工程暫停的原因、范圍、停工期間應進

16、行的工作及責任人、復工條件等。簽發(fā)本表要慎重，要考慮工程暫停后可能產(chǎn)生的各種后果，并應事前與建設單位協(xié)商，宜取得一致意見?！氨O(jiān)理工作聯(lián)系單（C1）”使用時應注意以下內(nèi)容本表適用于參與建設工程的建設、施工、監(jiān)理、勘察設計和質監(jiān)單位相互之間就有關事項的聯(lián)系，發(fā)出單位有權簽發(fā)的負責人應為：建設單位的現(xiàn)場代表（施工合同中規(guī)定的工程師）、承包單位的項目經(jīng)理、監(jiān)理單位的項目總監(jiān)理工程師、設計單位的本工程設計負責人、政府質量監(jiān)督部門的負責監(jiān)督該建設工程的監(jiān)督師，不能任何人隨便簽發(fā)，若用正式函件形式進行通知或聯(lián)系，則不宜使用本表，改由發(fā)出單位的法人簽發(fā)。若用于混凝土澆灌申請時，可由工程項目經(jīng)理部的技術負責人簽

17、發(fā)，工程項目監(jiān)理部也用本表予以回復，本表可以由土建監(jiān)理工程師簽署?！肮こ套兏鼏危–2）”使用時應注意以下內(nèi)容本表適用于參與建設工程的建設、施工、勘察設計、監(jiān)理各方使用，在任一方提出工程變更時都要先填該表。建設單位提出工程變更，填寫后由工程項目監(jiān)理部簽發(fā)，必要時建設單位應委托設計單位編制設計變更文件并簽轉項目監(jiān)理部；承包單位提出工程變更，填寫本表后報送項目監(jiān)理部，項目監(jiān)理部同意后轉呈建設單位，需要時由建設單位委托設計單位編制設計變更文件，并簽轉項目監(jiān)理部，施工單位在收到項目監(jiān)理部簽署的“工程變更單”后，方可實施工程變更，工程分包單位的工程變更應通過承包單位辦理?？偙O(jiān)理工程師組織監(jiān)理工程師收集資料

18、，進行調(diào)研，并與有關單位磋商，如取得一致意見時，在本表中寫明，并經(jīng)相關的建設單位的現(xiàn)場代表、承包單位的項目經(jīng)理、監(jiān)理單位的項目總監(jiān)理工程師、設計單位的本工程設計負責人等在本表上簽字，此項工程變更才生效。根據(jù)建設工程監(jiān)理規(guī)范（GB503192000）中3.2.5第七款：由專業(yè)工程監(jiān)理工程師根據(jù)本專業(yè)監(jiān)理工作的實際情況做好監(jiān)理日記和3.2.6第六款：（監(jiān)理員應履行以下職責）做好監(jiān)理日記和有關的監(jiān)理記錄。顯然，監(jiān)理日記由專業(yè)監(jiān)理工程師和監(jiān)理員書寫，監(jiān)理日記和施工日記一樣，都是反映工程施工過程的實錄，一個同樣的施工行為，往往兩本日記可能記載有不同的結論，事后在工程發(fā)現(xiàn)問題時，日記就起了重要的作用，因此，認真、及時、真實、詳細、全面地做好監(jiān)理日記，對發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，甚至仲裁、起訴都有作用。監(jiān)理日記有不同角度的記錄，項目總監(jiān)理工程師可以指定一名監(jiān)理工程師對項目每天總的情況進行記錄，通稱為項目監(jiān)理日志；專業(yè)工程監(jiān)理工程師可以從專業(yè)的角度進行記錄；監(jiān)理員可以從負責的單位