企業(yè)銷售信息化管理初探分析研究 計算機專業(yè)

1、摘 要21世紀(jì)的今天，企業(yè)全球化的高速發(fā)展正在改變傳統(tǒng)的市場競爭法則，一個企業(yè)的成敗不僅取決于它是否能有效地發(fā)揮組織機能，更需要在這個全球化的信息社會里不斷地借鑒先進的企業(yè)管理模式、不斷地尋找自身缺陷及時改進自身的管理方法，以求得企業(yè)在弱肉強食、劣者出局的嚴(yán)酷競爭中存活下來。在我國數(shù)量最多、特點最突出、優(yōu)勢最獨特的中小型企業(yè)也紛紛主動或被動的進入了世界市場，如何在這樣一種競爭激烈的經(jīng)濟環(huán)境中勝出并不斷地強化自身競爭力，成為許許多多中小型企業(yè)急需解決的難題。利用信息技術(shù)來提高企業(yè)的管理水平和效率已是現(xiàn)代企業(yè)管理發(fā)展的一種趨勢?；阡N售管理工作信息化前后業(yè)務(wù)處理方式的對比分析，得出銷售管理信息化價

2、值實現(xiàn)的過程首先是信息存儲方式的變化，進而帶來了信息獲取、信息處理、信息傳遞方式的變化，使得銷售管理工作的效率提高、成本減低、決策所需的信息質(zhì)量提高，達到了提高企業(yè)銷售管理績效的目標(biāo)。關(guān)鍵詞：企業(yè)信息化；銷售管理；價值實現(xiàn)；AbstractOf the 21st century today, enterprise development of globalization is changing traditional market competition law, an enterprise or not depends on whether it will be able to organi

3、ze functions effectively, more needs to be in the global information society constantly using the advanced management pattern, a constant search for its own deficiencies in time to improve their management and to enterprises in the law of jungle, Inferior out of competition to survive. In our countr

4、ys largest number and characteristics of the most prominent advantage of the unique, the small and medium enterprises were initiative or passivity into the world market, it is such a competitive economic environment and to constantly improve their competitiveness, many smes needed to solve the probl

5、em. The use of information technology to improve enterprise management and efficiency is a modern enterprise management development trend.Based on the comparison of the ways of business processing of pre and post sales management informationization, arriving at the conclusion that the process of rea

6、lizing values of sales managenment informationization : first, the change of information storage, and the bringing to the changes of information acquisition, information processing and transmission, these changes result in work efficiency enhancement, cost reduction, quality improvement of decision-

7、making information, finally achieving the goal of improving enterprise sales management erformance.Keywords：enlerprise informationization; sales management; value realization目 錄1 引言 1 2 信息化管理的概述、作用2 2.1 信息化管理的定義2 2.2 信息化管理的作用2 3我國企業(yè)信息化發(fā)展的戰(zhàn)略要點 5 3.1以信息化帶動工業(yè)化5 3.2信息化與企業(yè)業(yè)務(wù)全過程的融合、滲透5 3.3信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展與企業(yè)信息化良性互動

8、5 3.4充分發(fā)揮政府的引導(dǎo)作用5 3.5高度重視信息安全5 3.6企業(yè)信息化與企業(yè)的改組改造和形成現(xiàn)代企業(yè)制度有機結(jié)合5 3.7“因地制宜”推進企業(yè)信息化64企業(yè)銷售管理信息化的基本思路和主要訴求 7 4.1 企業(yè)銷售管理信息化是企業(yè)信息化管理的重要內(nèi)容74.2企業(yè)銷售管理信息化的基本思路74.3企業(yè) 銷售管理信息化的主要做法和體會84.4管理改善持續(xù)化 105企業(yè)加強銷售管理信息化應(yīng)采取的措施115.1合理選擇公司需要的ERP系統(tǒng)115.2強調(diào)ERP系統(tǒng)與公司業(yè)務(wù)流程的緊密配套115.3實現(xiàn)完善的ERP系統(tǒng)功能125.4加強對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的管理125.5不斷提高系統(tǒng)使用人員的系統(tǒng)運用技能136

9、案例分析：以椿本鏈條貿(mào)易（上海）有限公司為例 14 6.1椿本鏈條貿(mào)易（上海）有限公司簡介14 6.2公司銷售管理信息化的現(xiàn)狀及存在問題分析14 6.3公司加強銷售管理信息化的必要性15 7 結(jié)束語17參考文獻 18 致 謝 191 引 言當(dāng)前，隨著經(jīng)濟全球化和知識經(jīng)濟的發(fā)展，技術(shù)創(chuàng)新的速度加快，企業(yè)競爭行為更偏向于建立長期的競爭優(yōu)勢。企業(yè)的核心競爭力已從傳統(tǒng)的物質(zhì)產(chǎn)品轉(zhuǎn)向無形化和連續(xù)化的創(chuàng)新能力。由于信息技術(shù)廣泛的滲透性和關(guān)聯(lián)帶動作用，使得信息化成為技術(shù)創(chuàng)新的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和支撐企業(yè)長期競爭優(yōu)勢的重要基礎(chǔ)。 隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，企業(yè)信息化建設(shè)已成為不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展趨勢，它不再是企業(yè)的效益工程而是

10、企業(yè)的生存工程，企業(yè)信息化成為中國信息化領(lǐng)域最受關(guān)注的發(fā)展重點，并被明確為我過“信息化帶動工業(yè)化”戰(zhàn)略國策的實施重點。信息化使全球化市場競爭和企業(yè)管理模式發(fā)生深刻變化。信息化已經(jīng)成為企業(yè)的命脈和核心競爭力。 在管理信息化思想的指導(dǎo)下開展銷售管理信息化的規(guī)劃和設(shè)計，是企業(yè)銷售管理信息化成敗的關(guān)鍵。要建立一個具有高度整合、快速效率、數(shù)據(jù)共享、信息集成的高層次信息管理系統(tǒng)，必要從理念和行為上真正樹立企業(yè)信息化要與銷售管理業(yè)務(wù)的高度融合。2 信息化管理的概述、作用2.1 信息化管理的定義信息化管理是將現(xiàn)代信息技術(shù)與先進的管理理念相融合，轉(zhuǎn)變企業(yè)生產(chǎn)方式、經(jīng)營方式、業(yè)務(wù)流程，串通管理方式和組織方式，重新

11、整合企業(yè)的內(nèi)外部資源，提高企業(yè)效率和效益、增強企業(yè)競爭力的過程。 信息化管理不是信息技術(shù)與經(jīng)營管理技術(shù)的簡單結(jié)合，而是相互融合和創(chuàng)新。信息化管理不是簡單的用信息技術(shù)工具來實現(xiàn)已經(jīng)陳舊的管理邏輯，不要期望將某種解決方案套用在傳統(tǒng)的管理模式之上就會產(chǎn)生某種神奇的功效，當(dāng)信息系統(tǒng)與現(xiàn)行的管理制度、組織行為發(fā)生劇烈沖擊和碰撞的時候，信息系統(tǒng)往往無法提供更多的幫助，而需要的是通過信息化帶動企業(yè)管理的創(chuàng)新，站在企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的高度，重新審視過去積淀的企業(yè)文化、企業(yè)理念、管理制度、組織結(jié)構(gòu)，將信息技術(shù)融入到企業(yè)新的管理模式和方法中去。信息化管理是一個動態(tài)的系統(tǒng)和一個動態(tài)的管理過程，企業(yè)的信息化并不能一蹴而就，

12、而是漸漸積累的。企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境是一個動態(tài)的系統(tǒng)，企業(yè)管理的信息化系統(tǒng)軟件也要與之相適應(yīng)，管理信息系統(tǒng)的選型、采購、實施、應(yīng)用是一個循環(huán)的動態(tài)過程。這一動態(tài)過程是與企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)和業(yè)務(wù)流程緊密聯(lián)系在一起的。2.2 信息化管理的作用企業(yè)的管理離不開信息系統(tǒng)的支持，信息化建設(shè)要在企業(yè)的管理框架下進行。企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略決定了企業(yè)信息化的戰(zhàn)略。這就像企業(yè)的各個部門都要根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略來制定本部門的發(fā)展規(guī)劃一樣。反過來，信息化對企業(yè)管理的支持作用也是顯而易見的，就像企業(yè)的財務(wù)、研發(fā)、人力等部門對企業(yè)的管理支持一樣。 在企業(yè)總的管理框架下實施的信息化建設(shè)對企業(yè)的管理支持主要表現(xiàn)在以下幾個方面:2.2.1 信

13、息化管理可以使企業(yè)的組織架構(gòu)更合理信息化能夠使企業(yè)各部門之間便于實現(xiàn)連結(jié)，使企業(yè)的組織架構(gòu)與部門設(shè)置、各部門的職能定位等更加容易，工作范圍更加清晰，權(quán)責(zé)明確。在實施企業(yè)信息化的過程中，結(jié)合先進的管理思想，根據(jù)企業(yè)自身情況對組織架構(gòu)重新定義和職能劃分，使企業(yè)的組織架構(gòu)能夠與信息系統(tǒng)有機的結(jié)合，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的改造和重組，從而優(yōu)化企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和管理手段。信息化可能對有的企業(yè)來說，組織架構(gòu)不一定要變動，但對于大多數(shù)企業(yè)來說，部門的職能定位是需要重新定義的。2.2.2 信息化管理可以使企業(yè)管理流程更加優(yōu)化企業(yè)在不同的時期，為了管理的需要出臺許多流程。不僅公司出流程，各部門內(nèi)部也可能出流程。在沒有一個大

14、的、統(tǒng)一的框架（明晰的組織架構(gòu)和明確的職能定位）之下，流程與流程之間有可能存在重復(fù)、沖突，或者盲區(qū)，難免會出現(xiàn)混亂。比如在公司的催款方面，財務(wù)向欠款方催款，銷售部門也向欠款方催款。有時相互之間會交流溝通，款項是否回收。但也有時會出現(xiàn)財務(wù)部門認為銷售部門會跟欠款人催款，同樣銷售部門也認為財務(wù)部門會向欠款人催款的現(xiàn)象，結(jié)果是大家都沒有催款。而在信息化的實現(xiàn)過程中，通過對原有的管理流程進行重新整合和優(yōu)化，明確規(guī)定了各個部門的職能范圍，使得各個部門分工明確，各司其職，避免了相互之間可能出現(xiàn)的矛盾和疏漏。2.2.3 信息化管理可以提高資源的共享程度信息化能使企業(yè)的各個部門之間實現(xiàn)信息的共享，使企業(yè)的業(yè)務(wù)

15、處理更快捷、準(zhǔn)確，提高了工作效率，降低了勞動強度，提高企業(yè)的反應(yīng)速度。利用電腦來處理信息的特點就是速度快、準(zhǔn)確。各個業(yè)務(wù)部門使用信息系統(tǒng)后，系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)是基于同一個數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)，并按照事先定義好的業(yè)務(wù)流程快速流動，使企業(yè)業(yè)務(wù)的處理速度加快、準(zhǔn)確性大幅度提高，從而提高了企業(yè)的反應(yīng)速度。2.2.4 信息化管理可以為企業(yè)的經(jīng)營決策提供有效的支持利用信息系統(tǒng)對企業(yè)的經(jīng)營數(shù)據(jù)分析，從而提供對管理決策的支持是可行的。通過信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)提取或者對數(shù)據(jù)倉庫進行數(shù)據(jù)挖掘和鉆取，對企業(yè)的經(jīng)營數(shù)據(jù)進行多角度的分析，然后對市場的發(fā)展做出預(yù)測，從而對管理和經(jīng)營決策提供支持。2.2.5 信息化管理可以不斷促進企業(yè)管理水平的

16、提高信息系統(tǒng)是一個“柔性”系統(tǒng)，企業(yè)的管理水平有多高，它能給管理的支持就有多大。信息系統(tǒng)是以計算機為基礎(chǔ)的。計算機永遠不會超過人類的智能水平。但是，當(dāng)人類告訴計算機計算流程和方法以及規(guī)則后。計算機可以快速、精確的計算，這是計算機的優(yōu)勢，所以，基于計算機的信息系統(tǒng)是一個“柔性”的系統(tǒng)，使用它的人能夠給他賦予多大的能力，他給管理的支持就有多大。因此，信息系統(tǒng)的能力與企業(yè)的管理水平是息息相關(guān)的。企業(yè)只有不斷提高管理水平，才能促進信息化的不斷發(fā)展。3我國企業(yè)信息化發(fā)展的戰(zhàn)略要點3.1以信息化帶動工業(yè)化在推進企業(yè)信息化時，把工業(yè)化與信息化密切結(jié)合，注重以信息化帶動工業(yè)化，發(fā)揮后發(fā)優(yōu)勢，堅持將信息化與工業(yè)

17、化融為一體，相互促進，共同發(fā)展，加速產(chǎn)業(yè)升級和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整，實現(xiàn)經(jīng)濟結(jié)構(gòu)的戰(zhàn)略性轉(zhuǎn)變，使國民經(jīng)濟健康發(fā)展。3.2信息化與企業(yè)業(yè)務(wù)全過程的融合、滲透注重信息技術(shù)的高滲透性，使信息技術(shù)滲透到企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的各個方面，并與企業(yè)的整個業(yè)務(wù)流程高度融合，甚至就成為業(yè)務(wù)本身。3.3信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展與企業(yè)信息化良性互動企業(yè)信息化不可能從國外買來，必須主要依靠我們自己的信息產(chǎn)業(yè)，包括信息產(chǎn)品制造業(yè)、軟件業(yè)、信息服務(wù)業(yè)和咨詢業(yè)的強有力的支撐；同時企業(yè)信息化的全面推進，又為信息產(chǎn)業(yè)創(chuàng)造了巨大的市場需求，帶來了新的發(fā)展機遇。因此，推進企業(yè)信息化，要與我國信息產(chǎn)業(yè)互相促進、共同發(fā)展。3.4充分發(fā)揮政府的引導(dǎo)作用企業(yè)

18、信息化面臨著諸多政策環(huán)境問題，政府必須采取措施加以改善和解決。應(yīng)發(fā)揮政府的指導(dǎo)、扶植及宏觀調(diào)控作用，通過政策的制定、統(tǒng)籌規(guī)劃及協(xié)調(diào)、資金投向的引導(dǎo)、重點項目的支持、規(guī)范市場競爭等，營造企業(yè)信息化的良好環(huán)境。3.5高度重視信息安全信息化程度越高，信息安全問題越是重要和突出。信息化社會信息安全問題關(guān)系國家安全與穩(wěn)定，關(guān)系到每一個企業(yè)切身利益。企業(yè)信息化必須高度重視信息安全問題。3.6企業(yè)信息化與企業(yè)的改組改造和形成現(xiàn)代企業(yè)制度有機結(jié)合信息技術(shù)作為當(dāng)代的先進生產(chǎn)力，必然要求與之相適應(yīng)的生產(chǎn)關(guān)系。現(xiàn)代企業(yè)制度和科學(xué)管理是信息技術(shù)得以開花結(jié)果的肥沃土壤。失去了它們，信息化建設(shè)內(nèi)在動力不足，容易出現(xiàn)投資浪

19、費、利用率低，甚至系統(tǒng)閑置的現(xiàn)象。要充分認識企業(yè)信息化建設(shè)只是企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的一種手段和工具，它的主要作用就是對企業(yè)各種信息實行高度集成和快速處理，為企業(yè)供應(yīng)鏈管理、產(chǎn)品設(shè)計制造和科學(xué)決策等提供重要支持。因此，企業(yè)信息化建設(shè)必須納入企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)總體規(guī)劃之中，從企業(yè)整體優(yōu)化、系統(tǒng)工程和信息集成的角度出發(fā)，統(tǒng)籌兼顧，相輔相成，互為作用。3.7“因地制宜”推進企業(yè)信息化我國的企業(yè)信息化要注意充分發(fā)揮后發(fā)優(yōu)勢和比較優(yōu)勢，不盲目仿效發(fā)達國家的發(fā)展道路和發(fā)展模式。充分考慮各區(qū)域、行業(yè)以及企業(yè)間發(fā)展的不平衡和各自特點，分類指導(dǎo)有效推進企業(yè)信息化進程，企業(yè)信息化推進的速度不能強求一律，信息化不僅要與本區(qū)域和

20、領(lǐng)域的自身發(fā)展相協(xié)調(diào)，互為促進，而且要與國家信息化進程協(xié)調(diào)發(fā)展。根據(jù)中央西部大開發(fā)的戰(zhàn)略部署，西部地區(qū)企業(yè)信息化建設(shè)要服務(wù)并促進西部的經(jīng)濟和社會發(fā)展與進步。4企業(yè)銷售管理信息化的基本思路和主要訴求4.1. 企業(yè)銷售管理信息化是企業(yè)信息化管理的重要內(nèi)容信息化無論是作為戰(zhàn)略手段還是戰(zhàn)術(shù)手段，在中小企業(yè)經(jīng)營中都發(fā)揮著極其重要的作用。本文首先提出了適合于我國中小企業(yè)銷售管理信息化的有效方法。其次基于某合成纖維有限公司銷售管理現(xiàn)狀的詳細分析，確定了使用Excel服務(wù)器進行信息化系統(tǒng)開發(fā)。在開發(fā)過程中，采用用例、測試雙驅(qū)動的開發(fā)方案，選擇RUP結(jié)合XP開發(fā)小型項目的實施方案，采用C/S和B/S混合模式，實

21、現(xiàn)了系統(tǒng)的各種功能。實踐結(jié)果表明，該信息化系統(tǒng)可以實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的資源共享，能夠有效提高企業(yè)管理者的管理效率。對中小企業(yè)而言，信息化無論是作為戰(zhàn)略手段還是戰(zhàn)術(shù)手段，在企業(yè)經(jīng)營中都發(fā)揮著舉足輕重的作用。信息化消除了中小企業(yè)與市場之間的空間距離，拓展了國內(nèi)國際市場，促進了中小企業(yè)的發(fā)展，在企業(yè)生存成長過程中扮演著愈來愈重要的角色。目前，我國中小企業(yè)信息化現(xiàn)狀還很不理想，雖然有高達80%的中小企業(yè)具有接入互聯(lián)網(wǎng)的能力，但用于業(yè)務(wù)的只占44.2%，只有16.7%的企業(yè)有自己的網(wǎng)站，14%的企業(yè)建立了企業(yè)門戶網(wǎng)站，52.3%的企業(yè)具有不同程度的信息化應(yīng)用，其核心業(yè)務(wù)的應(yīng)用低于10%。因此，大力推進中小企業(yè)

22、信息化建設(shè)十分必要且極其重要。4.2. 銷售管理信息化的基本思路在管理信息化思想的指導(dǎo)下開展銷售管理信息化的規(guī)劃和設(shè)計，是企業(yè)銷售管理信息化成敗的關(guān)鍵。要建立一個具有高度整合、快速效率、數(shù)據(jù)共享、信息集成的高層次信息慣性力系統(tǒng)，必須從理念和行為上真正樹立企業(yè)信息化要與銷售管理業(yè)務(wù)的高度融合。4.2.1 堅持管理與系統(tǒng)相融合銷售結(jié)算信息化管理的原則之一就是將管理與系統(tǒng)相結(jié)合。信息化的工作應(yīng)該在企業(yè)整體發(fā)展戰(zhàn)略的指導(dǎo)框架下進行，應(yīng)強調(diào)管理制度和先進管理模式、業(yè)務(wù)流程在銷售業(yè)務(wù)中的主導(dǎo)地位，只有建立在現(xiàn)代IT系統(tǒng)之上并與之融合的結(jié)算模式才可能是先進的。4.2.2 堅持信息化與業(yè)務(wù)相融合企業(yè)不僅按訂單

23、安排生產(chǎn)，更多的是按市場預(yù)測來安排生產(chǎn)，對于連續(xù)化大流程生產(chǎn)的企業(yè)，以市場銷售為導(dǎo)向絕非易事。多數(shù)人認為，信息化僅僅是對銷售管理過程信息資源整合，并不希望與現(xiàn)有的業(yè)務(wù)管理總體結(jié)構(gòu)之間差異太大，更不愿意進行大規(guī)模業(yè)務(wù)流程再造或重組。因此，起步階段我們盡量支持原業(yè)務(wù)流程，但流程不能被固化，應(yīng)具備修改和變動的靈活性。銷售全過程實行模塊化管理，與現(xiàn)有的運作模式接軌。對信息實現(xiàn)加工和分析，隨時可以調(diào)看重要信息的流向及分布的圖表數(shù)據(jù)。便捷靈活的查詢信息，對復(fù)雜的報表系統(tǒng)在格式和內(nèi)容等方面要實現(xiàn)靈活修改的功能。在發(fā)貨單生效前，由銷售、儲運、財務(wù)等相關(guān)部門在系統(tǒng)中進行嚴(yán)格的審核。4.2.3 堅持就源取數(shù)與資源

24、共享銷售管理系統(tǒng)是企業(yè)產(chǎn)銷資訊系統(tǒng)的一個組成部門，與任何先進的信息管理系統(tǒng)一樣，銷售、質(zhì)量、生產(chǎn)管理等系統(tǒng)緊密結(jié)合，各司其職，相輔相存，共用同一編碼，達到規(guī)范化、自動化、批次處理的效果，實現(xiàn)以市場為導(dǎo)向、合同為主軸、規(guī)范為橋梁的產(chǎn)銷整合管理和追蹤，從而達到應(yīng)付市場變化、滿足客戶彈性需求，有效提高生產(chǎn)效能和市場競爭力。4.3. 銷售管理信息化的主要做法和體會4.3.1 系統(tǒng)運行集成化銷售系統(tǒng)是企業(yè)物流、資金流、信息流進行一體化管理的軟件系統(tǒng)，其核心管理思想就是實現(xiàn)對“供應(yīng)鏈”的管理，實現(xiàn)“計劃下達計劃執(zhí)行計劃完成實現(xiàn)結(jié)算”各環(huán)節(jié)的集成化應(yīng)用和物流、商流數(shù)據(jù)的統(tǒng)一，建立了企業(yè)決策完善的數(shù)據(jù)體系和信

25、息共享機制，發(fā)揮數(shù)字化、網(wǎng)路化、智能化的優(yōu)勢。同時，系統(tǒng)架構(gòu)能支持對新生的電子商務(wù)系統(tǒng)的需要，與電子商務(wù)平臺對接，通過安全的方式將信息傳遞到電子商務(wù)平臺，其豐富的查詢功能使客戶可以從遠程適時查詢自己的繳款、扣款、余額、出票等情況，并與銷售合同等業(yè)務(wù)組合，滿足日益發(fā)展的電子商務(wù)的需要。4.3.2 業(yè)務(wù)流程合理化由于系統(tǒng)要求以規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)流程為前提，所以必須對企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進行重新設(shè)計和優(yōu)化。通過對銷售部門內(nèi)部業(yè)務(wù)、銷售業(yè)務(wù)與財務(wù)、銷售網(wǎng)絡(luò)體系的內(nèi)部整合，使系統(tǒng)達到規(guī)范、細化、高效，并與之配套地進行銷售結(jié)算業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化組合，規(guī)范銷售業(yè)務(wù)方式，制定相關(guān)的管理制度，達到提升管理信息化的目的。

26、 在日常工作中，結(jié)算清單發(fā)票的開立和結(jié)算業(yè)務(wù)的賬務(wù)處理以及與客戶核對往來賬目是銷售結(jié)算工作中最基礎(chǔ)且耗費人力最多的工作，系統(tǒng)采用先進的定時批次處理理念，自動在約定的時間啟動批次作業(yè)，實現(xiàn)算清單開立作業(yè)的批次處理、結(jié)算業(yè)務(wù)拋賬批次處理和客戶合同超繳貨款的自動批次轉(zhuǎn)出，并適時歸集各類交易資料，使資訊與實務(wù)保持同步，便于對貨款、結(jié)算情況的及時掌握及監(jiān)控，電腦系統(tǒng)自動稽核交易資料，以確保交易資料的準(zhǔn)確無誤，達到貨款收付、銷售結(jié)算交易資料就源收集，結(jié)算、對賬、退款、拋賬處理的及時、自動化。由于結(jié)算程序的規(guī)范、嚴(yán)謹，無論是價格還是數(shù)量，都有嚴(yán)格的程序控制，結(jié)算出票完全實行系統(tǒng)化作業(yè)，減少了人工干預(yù)的機會，

27、杜絕了人為差錯，實現(xiàn)了結(jié)算環(huán)節(jié)出票“零”的差錯，大大提高了結(jié)算準(zhǔn)確率。4.3.3 業(yè)務(wù)監(jiān)控動態(tài)化銷售管理信息化系統(tǒng)的應(yīng)用為公司提供了豐富的管理信息，業(yè)務(wù)管理部門可以實時在線跟蹤、查詢銷售計劃的完成情況和業(yè)務(wù)運行情況，即時反饋和糾正運行中存在的問題，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)監(jiān)控動態(tài)化。用戶預(yù)收款管理一直是銷售結(jié)算財務(wù)業(yè)務(wù)的重點難點。銷售結(jié)算系統(tǒng)簡化了預(yù)收款使用流程，突出了對其業(yè)務(wù)上的管理和控制，實現(xiàn)預(yù)收款會計上與業(yè)務(wù)上的分別管理而又相互統(tǒng)一，達到會計與業(yè)務(wù)上的分別管理而又相互統(tǒng)一，達到會計與業(yè)務(wù)的有機結(jié)合，提高了對客戶的滿意度，有效地控制風(fēng)險。同時對價格發(fā)布和訂單價格錄入等環(huán)節(jié)實行有效管控，業(yè)務(wù)員輸單時，系統(tǒng)

28、將自動上傳產(chǎn)品價格等信息，不支持訂單價格隨意更改，從而避免訂單價格低于發(fā)布價等不正常讓利情況的發(fā)生。賒銷往往是企業(yè)不可避免的一種銷售方式，但存在壞賬風(fēng)險，需要事前加以防范。為此我們加強信用管控，針對不同的業(yè)務(wù)單位，按照內(nèi)部規(guī)定的賒賬額度，賒賬超限自動報警，并提交主管審批，起到了良好的制衡和監(jiān)督效果。4.4 管理改善持續(xù)化 隨著系統(tǒng)的應(yīng)用和公司業(yè)務(wù)流程的合理化，企業(yè)管理水平明顯提高。通過有效控制采購價格與銷售價格，實現(xiàn)了公司的整體營銷策略，有效避免了價格執(zhí)行錯誤的風(fēng)險，通過實時查詢庫存信息，有效調(diào)控和管理內(nèi)部資源，充分發(fā)揮了公司的資源管理只能，同時隨著后期應(yīng)用的成熟，實現(xiàn)了管理效率的提高。5 企

29、業(yè)加強銷售管理信息化應(yīng)采取的措施信息化管理的手段有信息技術(shù)、英特網(wǎng)、ERP系統(tǒng)軟件等。而被廣泛使用于企業(yè)的信息化管理中的是ERP系統(tǒng)。借助計算機技術(shù)的飛速發(fā)展與應(yīng)用，ERP系統(tǒng)得以將很多先進的管理思想變成現(xiàn)實中可實施應(yīng)用的計算機軟件系統(tǒng)。但是，目前市場上出售的ERP系統(tǒng)軟件種類繁多，如何選擇一款適合本企業(yè)使用的軟件，也是企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)決策的難題之一。 5.1 合理選擇適合公司需要的ERP系統(tǒng)要使企業(yè)能夠適應(yīng)IT管理方式的變革，這就要求企業(yè)不僅購買軟件，更要注重購買“服務(wù)”，好的軟件服務(wù)商如同營養(yǎng)專家，能指出企業(yè)“營養(yǎng)不良”癥結(jié)所在，能全面考慮企業(yè)需求，考慮不同軟件系統(tǒng)的特性，設(shè)計協(xié)同有效率的信息

30、化方案，指導(dǎo)和幫助企業(yè)達到“營養(yǎng)”的平衡和合理配給。很多中小企業(yè)在準(zhǔn)備實施信息化時都有一種嘗試心里，但是成功企業(yè)家的嘗試心理也要求“穩(wěn)健”和“物美價廉”的信息化。中小企業(yè)的管理基礎(chǔ)要求“簡單實用”的信息化。中小企業(yè)要尊重自身管理基礎(chǔ)，一味追求太復(fù)雜高級的信息系統(tǒng)，往往會造成尷尬局面。復(fù)雜的、昂貴的、高深的卻未必是適合的，適合的才是最好的。ERP來自于西方管理思想，簡單按西方管理模式套用于企業(yè)卻是行不通的，中小企業(yè)需要靈活好用的系統(tǒng)。 椿本鏈條貿(mào)易（上海）有限公司是一個小型外資企業(yè)，部門少、人員少、業(yè)務(wù)量大、業(yè)務(wù)種類繁多。還有一點比較特殊的是，該公司是一個貿(mào)易公司，直接采購總公司的產(chǎn)品銷售給下級

31、代理商，或者采購國內(nèi)產(chǎn)品做出口或者內(nèi)貿(mào)銷售，根本不存在出入庫及存貨問題。公司只要做一些下單、跟單、聯(lián)絡(luò)、確認、開具箱單、發(fā)票等資料即可完成整個流程的操作。所以，椿本鏈條貿(mào)易（上海）有限公司領(lǐng)導(dǎo)面臨的難題之一是：如何選擇一款適合自身企業(yè)的ERP軟件。5.2 強調(diào)ERP系統(tǒng)與公司業(yè)務(wù)流程的緊密配套椿本鏈條貿(mào)易（上海）有限公司不能僅僅簡單地購買了一套ERP軟件就結(jié)束了，而應(yīng)該是將自身的銷售業(yè)務(wù)流程盡可能的與ERP系統(tǒng)緊密地融合為一體。為了能夠確保公司的銷售業(yè)務(wù)能與ERP系統(tǒng)相配合，椿本公司應(yīng)與軟件公司的專家進行詳細的溝通，使對方能夠按照公司業(yè)務(wù)流程的特點進行軟件模塊或者細節(jié)上的調(diào)整或設(shè)計，以適合椿本

32、公司的業(yè)務(wù)處理要求。椿本公司應(yīng)將公司內(nèi)部的情況詳細描述給系統(tǒng)供應(yīng)商的軟件工程師，并要求工程師按照椿本公司的業(yè)務(wù)特點對產(chǎn)品的細節(jié)進行調(diào)整和修改，也就是結(jié)合ERP軟件的模式與椿本公司的實際進行部分開發(fā)或設(shè)計?！傲矿w裁衣”的設(shè)計和開發(fā)是有一定難度的，椿本公司與軟件公司之間必須保持緊密的聯(lián)系，保證每一個程序設(shè)計和開發(fā)的順利。邊設(shè)計邊實驗，邊實驗邊開發(fā)。 當(dāng)系統(tǒng)軟件設(shè)計開發(fā)結(jié)束以后，應(yīng)該有一段相當(dāng)長的時間作為試運行期。試運行階段也不能缺少與軟件公司的交流和聯(lián)絡(luò)，最好是定時或不定時的將試運行的結(jié)果告知軟件工程師，也可以要求軟件工程師在現(xiàn)場，以便對出現(xiàn)的問題及時加以解決，使系統(tǒng)盡量做到更好、更符合椿本公司的

33、實際情況。5.3 實現(xiàn)完善的ERP系統(tǒng)功能開發(fā)和設(shè)計符合椿本公司要求的系統(tǒng)軟件時，應(yīng)該具有以下的功能：首先，要能將公司的財務(wù)部門與銷售部門的數(shù)據(jù)有效的結(jié)合起來利用，以實現(xiàn)公司部門之間的信息共享。其次，要能快速、準(zhǔn)確、清晰的得出想要的報表，還能從系統(tǒng)中看出該訂單的來龍去脈、各種相關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)，以實現(xiàn)科學(xué)化的單證和報表管理，為公司管理決策提供準(zhǔn)確的信息。再次，可滿足隨時調(diào)數(shù)據(jù)出來做營業(yè)分析和決策，提高業(yè)務(wù)信息的利用率和使用效率。如果在某個數(shù)據(jù)出錯的情況下，能從系統(tǒng)中查找出錯誤源頭所在，方便修改，以提高系統(tǒng)的容錯、排錯能力。充分利用系統(tǒng)的存儲容量和良好的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的功效，使系統(tǒng)在保存數(shù)據(jù)方面比使用E

34、XCEL時更安全、保存的時間更長久。此外，還要考慮由以上各項衍生的其他利益，如：提高業(yè)務(wù)運作效率，適當(dāng)精簡人員，實現(xiàn)某種程度上的減低成本，等等。5.4 加強對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的管理椿本公司的信息化建設(shè)不僅是技術(shù)問題，更是公司的管理問題。在公司信息化的建設(shè)過程中，最困難的就是數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備成功與否，是ERP實施能否成功的關(guān)鍵因素?！叭旨夹g(shù)、七分管理、十二分數(shù)據(jù)”，充分表達了數(shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)實施中的重要地位。任何企業(yè)ERP項目的運行，都是架構(gòu)在數(shù)據(jù)的堅實基礎(chǔ)上，椿本公司的ERP系統(tǒng)也不例外。有了數(shù)據(jù)，ERP系統(tǒng)才能夠?qū)⑿畔鞑サ秸麄€公司，在公司的各個層次上去優(yōu)化各種業(yè)務(wù)工作，提高管理水平。首先公司高

35、層領(lǐng)導(dǎo)的支持是最根本的。此外，必須明確銷售業(yè)務(wù)部門各成員的工作職責(zé)，要成立專門的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備小組。該小組成員的工作就是錄入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性與及時性。其次，要制定相應(yīng)的工作人員對數(shù)據(jù)進行維護。這些數(shù)據(jù)維護人員要及時處理系統(tǒng)中的異常數(shù)據(jù)，清理垃圾數(shù)據(jù)和已經(jīng)失效的數(shù)據(jù)，以保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、完整性和及時性。并且要定期備份ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。確保在出現(xiàn)數(shù)據(jù)災(zāi)難時可以恢復(fù)到最近一個數(shù)據(jù)點，最大限度的減少損失，確保系統(tǒng)平穩(wěn)安全運行。最后，為了使ERP系統(tǒng)真正發(fā)揮出其應(yīng)有的功效和價值，使ERP系統(tǒng)能夠長久有效的為公司的各項工作服務(wù)，需要建立一系列相關(guān)的規(guī)章制度來保證ERP工作的順利進行。具體例如

36、：數(shù)據(jù)維護制度；權(quán)限管理制度；應(yīng)用服務(wù)器管理制度；數(shù)據(jù)訪問制度等。5.5 不斷提高系統(tǒng)使用人員的系統(tǒng)運用技能建立和健全一系列的制度后，公司內(nèi)部即可逐漸展開提高工作效率和優(yōu)化業(yè)務(wù)操作流程等的舉措，邊實施邊改善。要定期或不定期的進行銷售業(yè)務(wù)部門的內(nèi)部成員交流活動，不斷的開展培訓(xùn)和教育，不斷地強化各成員對ERP系統(tǒng)重要性的認識，規(guī)范業(yè)務(wù)操作流程。通過培訓(xùn)，使員工熟悉系統(tǒng)的操作，減少工作失誤，提高工作效率。6案例分析:以椿本鏈條貿(mào)易（上海）有限公司為例6.1 椿本鏈條貿(mào)易（上海）有限公司簡介椿本鏈條集團是一家擁有90余年歷史的日本企業(yè)。在日本大阪，成立于1917年。經(jīng)過近百年的經(jīng)營和發(fā)展，已經(jīng)按照產(chǎn)品

37、類型的不同成立了四大事業(yè)部：鏈條事業(yè)部、汽車部件事業(yè)部、精密機械事業(yè)部、物料搬運事業(yè)部。椿本鏈條貿(mào)易（上海）有限公司是椿本集團鏈條事業(yè)部下屬的獨資海外子公司。負責(zé)在中國區(qū)域內(nèi)的椿本產(chǎn)品的銷售及零部件的采購等一系列業(yè)務(wù)。公司于2004年6月成立，至今7年余。公司注冊資本40萬美金，剛成立時的員工人數(shù)包括日本人一共只有5人。經(jīng)過4年多穩(wěn)健、快速的發(fā)展，公司的業(yè)務(wù)已經(jīng)由成立之初的單一進口業(yè)務(wù)和單一出口業(yè)務(wù)發(fā)展成為多形式進口、出口及國內(nèi)采購、國內(nèi)銷售，近期還新增了外高橋保稅業(yè)務(wù)、外高橋轉(zhuǎn)關(guān)、移庫業(yè)務(wù)、庫存業(yè)務(wù)、自理報關(guān)業(yè)務(wù)等，呈現(xiàn)多元化發(fā)展趨勢。公司內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)最初由一個財務(wù)部與一個營業(yè)部組成，隨著業(yè)

38、務(wù)量的不斷增加，業(yè)務(wù)多元化的發(fā)展，一個營業(yè)部已無法適應(yīng)目前的多種業(yè)務(wù)的發(fā)展需要。現(xiàn)在公司已經(jīng)發(fā)展成一個財務(wù)部，兩個營業(yè)部。其中營業(yè)一部負責(zé)進口日本總公司的產(chǎn)品，并管理這些產(chǎn)品在國內(nèi)的銷售事宜；營業(yè)二部負責(zé)采購國內(nèi)產(chǎn)品出口以及國內(nèi)采購、國內(nèi)銷售的事宜。公司現(xiàn)在的員工人數(shù)已經(jīng)達到20人。并且06年底在廣州創(chuàng)辦了辦事處，最近剛剛成立了廣州子公司，預(yù)計未來三年內(nèi)還要在其他地方設(shè)立子公司。6.2 公司銷售管理信息化的現(xiàn)狀存在問題分析作為產(chǎn)品質(zhì)量與產(chǎn)品銷售均排名世界第一的椿本鏈條，多年來始終致力于各種類型鏈條的研發(fā)和生產(chǎn)。與國內(nèi)多家經(jīng)銷商建立了穩(wěn)固的合作伙伴關(guān)系。隨著集團公司的不斷發(fā)展及擴大，對企業(yè)管理的

39、要求也越來越高，需要不斷提高業(yè)務(wù)信息的處理水平，因此，信息化建設(shè)成了公司急待解決的問題。6.2.1 業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)處理的手段落后公司成立以來，一直是采用EXCEL、WORD等工具進行各種業(yè)務(wù)的處理，包括數(shù)據(jù)的存儲等。隨著公司的迅速發(fā)展和業(yè)務(wù)量的不斷增加，銷售業(yè)務(wù)多元化的發(fā)展，使用EXCEL來進行數(shù)據(jù)的存儲與操作，日益凸顯其數(shù)據(jù)存儲的危險性。比如：由于員工的不認真導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失，或者由于局域網(wǎng)總服務(wù)器的破壞，公司里的相關(guān)數(shù)據(jù)很有可能因此完全丟失且有無法恢復(fù)的重大可能性。這種陳舊的操作方法和對數(shù)據(jù)的管理對企業(yè)的發(fā)展來說是遠遠不夠的，甚至有制約公司發(fā)展的可能。另外，公司在輸入業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及利用數(shù)據(jù)進行分析

40、的時候，由于使用的是較為原始的EXCEL表格對所有數(shù)據(jù)進行管理，要進行某個別銷售數(shù)據(jù)的分析時必須人為的將數(shù)據(jù)調(diào)出來，篩選、排序、制作成表格等等。有時候按鍵不小心就丟失了辛苦整理出來的數(shù)據(jù)。甚至有時由于人員的經(jīng)驗不足導(dǎo)致無法整理出需要的數(shù)據(jù)或者即使整理出來了數(shù)據(jù)也是錯誤的，不能作為戰(zhàn)略決策分析參考使用。6.2.2 業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)處理效率低下且無法共享一直以來，椿本公司采用的都是人工操作的方式錄入數(shù)據(jù)、整理數(shù)據(jù)及保存數(shù)據(jù)。一旦要對其中某些重要數(shù)據(jù)進行整理或分析時，都會需要花費一段不短的時間進行數(shù)據(jù)處理，如排序、篩選、整理、做表等。由于人為因素的存在，有時候還不一定能拿到想要的數(shù)據(jù)結(jié)論。再加上人工處理

41、數(shù)據(jù)有時缺乏科學(xué)性，存在著多種弊端，得到的結(jié)論未必正確。而且，最重要的是：財務(wù)使用自己的一套資料，銷售業(yè)務(wù)部門擁有另外一套資料，兩部門的資料不能很好的結(jié)合起來相互利用，導(dǎo)致形成兩個遙遙相望的“信息孤島”，這種現(xiàn)象嚴(yán)重影響到營業(yè)整體的銷售分析，甚至還很有可能影響公司上層的決策。6.2.3 業(yè)務(wù)信息傳遞速度慢隨著信息時代和知識經(jīng)濟社會的來臨，要求企業(yè)具備更富有彈性扁平化的組織結(jié)構(gòu)，促使企業(yè)以更快和更靈活的方式滿足市場和顧客不斷變化的需要。椿本鏈條貿(mào)易（上海）有限公司是日企，深受日系企業(yè)文化的影響，從公司金字塔式的組織結(jié)構(gòu)即可見一斑。在日企里，每個職員必須認識到“報告、聯(lián)絡(luò)、商量”這個制度的重要性。

42、凡大事小事均需逐級向上級匯報，逐級審批，然后再逐級反饋。由于受這樣的制度的制約，一件事情從解釋說明到相互商量再到最高級別審批再層層下達指令去處理、操作，往往需要花費大量的時間。這種僵化的信息傳遞和處理方式，不僅無法及時地對某些緊急事務(wù)進行快速處理，還會嚴(yán)重影響工作效率及客戶對該公司服務(wù)印象的好壞。6.3 公司加強銷售管理信息化的必要性椿本鏈條貿(mào)易（上海）有限公司屬于中間商性質(zhì)，公司工作人員少，80%以上的業(yè)務(wù)均由各個代理商完成，經(jīng)營成本相對較低。這些特點對公司來說無異于是最大的優(yōu)勢，既有較為充足的業(yè)務(wù)量，又有較低的運營成本，企業(yè)的靈活性又強。但是由于業(yè)務(wù)量大，信息處理的工作量就大，而目前公司的信息處理手段又較為落后，難以快速及時地滿足業(yè)務(wù)信息的處理要求，公司迫切需要改進業(yè)務(wù)信息管理的手段。 此外，由于公司的產(chǎn)品質(zhì)量在世界上同類產(chǎn)品中排名第一，因此極少出現(xiàn)產(chǎn)品瑕疵或不良現(xiàn)象，也得到各行業(yè)客戶的高度評價及認可，這種優(yōu)勢對公司的發(fā)展極為有利。但是，公司同樣由于銷售渠道的固定而倍受困擾。根據(jù)產(chǎn)品的功能不同，椿本公司從成立初期就已經(jīng)制定了一個銷售渠道的規(guī)定：不同的產(chǎn)品由不同的代理商或者不同區(qū)域的代理商進行經(jīng)銷，并嚴(yán)格規(guī)定，一旦