協(xié)同辦公系統(tǒng)推廣建議3

1、*協(xié)同管理平臺(tái)使用規(guī)范（試行稿）（一）新員工入職須知系統(tǒng)登陸地址： HYPERLINK :7890/easoa :7890/easoa帳號(hào)開(kāi)通流程由系統(tǒng)管理員手動(dòng)開(kāi)通系統(tǒng)帳號(hào)；并根據(jù)用戶角色設(shè)置相應(yīng)系統(tǒng)功能權(quán)限；流程操作規(guī)范說(shuō)明：（1）系統(tǒng)管理員：*（2）各部門(mén)向系統(tǒng)管理員申請(qǐng)新員工系統(tǒng)帳號(hào)（員工編號(hào)）時(shí)，必須列出：姓名、部 門(mén)、崗位及職務(wù)；（3）系統(tǒng)管理員添加員工編號(hào)及相關(guān)權(quán)限后，通過(guò)消息方式通知人事及其上級(jí)主管， 由上級(jí)主管轉(zhuǎn)達(dá)給新員工！并同時(shí)發(fā)送消息給新員工本人：“xx你好，歡迎加入*有 限公司！”（4）員工所在部門(mén)主管負(fù)責(zé)對(duì)新員工安排系統(tǒng)操作培訓(xùn)，并進(jìn)行實(shí)際操作考核。（5）員工的密碼建

2、議數(shù)字與字母混合使用，30天修改一次，員工離開(kāi)自己控制范圍內(nèi) 時(shí)，必須退出，由于密碼外泄造成的任何損失，由使用者承擔(dān)。新員工入職學(xué)習(xí)（1）新員工入職后，必須配合人事錄入自己的個(gè)人信息。（2）必須認(rèn)真閱讀規(guī)章制度文件規(guī)定。（3）與本職位相關(guān)信息可到知識(shí)中心等相應(yīng)版塊中查找。（二）員工日常使用規(guī)范1.日程與日志數(shù)量要求：結(jié)合考勤記錄的天數(shù)，有與考勤數(shù)據(jù)相符的日志記錄。建議操作：每天上午10:00前在日程安排中填寫(xiě)當(dāng)天最重要的“三項(xiàng)工作”；每天下班/ 離開(kāi)公司前在日志記錄中填寫(xiě)當(dāng)天的工作記錄，重點(diǎn)說(shuō)明當(dāng)日三項(xiàng)主要工作完成情況。直接主管負(fù)責(zé)簽閱下屬員工日志；總經(jīng)理簽閱一級(jí)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)日志，并可以抽查公司員

3、工 的日志。簽閱時(shí)，可以簽署意見(jiàn)、指示等。質(zhì)量要求：日志除達(dá)到每天及時(shí)記錄的要求，還需要能夠準(zhǔn)確、客觀的反映當(dāng)天重要工 作情況，以便為以后的工作回憶提供幫助。針對(duì)各部門(mén)的情況，分別作如下的要求：市場(chǎng)崗位人員記錄當(dāng)天主要日常工作的情況，如拜訪、銷售報(bào)價(jià)、對(duì)客戶的承諾等事宜的概要情況。其他管理崗位人員記錄當(dāng)天重要日常工作的情況?？己巳藛T根據(jù)日志與要求的吻合情況給予考核，如果記錄特別差的，考核人員第一次提 出改正意見(jiàn)，提醒當(dāng)事人及時(shí)的改正，不能及時(shí)改正的，加倍處罰。原則上日記均須當(dāng)日完結(jié)，特殊情況允許一周內(nèi)完成補(bǔ)記工作；月度計(jì)劃總結(jié)（1）月度計(jì)劃的提交時(shí)間：每月5日前；（2）月度計(jì)劃內(nèi)容包括：對(duì)上月

4、工作完成情況的檢查與總結(jié)；對(duì)上月工作得失的分析與主要的工作教訓(xùn)；下月度的工作計(jì)劃，相關(guān)崗位在崗位說(shuō)明中要求的內(nèi)容；（3）考核內(nèi)容：月計(jì)劃提交的及時(shí)程度、數(shù)量及質(zhì)量；（4）每月15日前，公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)所有考核資料進(jìn)行審核批示。消息中心使用要求（1）消息中心是日常工作交流工具，不許發(fā)送與工作無(wú)關(guān)的信息。（2）除網(wǎng)絡(luò)及系統(tǒng)不能正常使用外，建議要求所有的員工工作方面的事項(xiàng)全部通過(guò)消息中心系統(tǒng)交流，有據(jù)可查，明確責(zé)任。（3）建議要求所有的員工定期到“消息中心”中查看消息，及時(shí)查看已經(jīng)收到的消息。（4）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)查看消息內(nèi)容屬正常工作，員工應(yīng)以正確態(tài)度對(duì)待。知識(shí)發(fā)布要求公司鼓勵(lì)各部門(mén)員工將工作中積累的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)及

5、處理辦法寫(xiě)成書(shū)面的文檔發(fā)布到知識(shí) 中心的相應(yīng)版塊中，如果發(fā)布的知識(shí)對(duì)日常工作帶來(lái)非常大的促進(jìn)，則根據(jù)情況對(duì)員工進(jìn)行 獎(jiǎng)勵(lì)。內(nèi)部請(qǐng)示擬寫(xiě)要求采購(gòu)、付款、辦公設(shè)備、費(fèi)用（日常零星開(kāi)支除外）等所有工作流程，經(jīng)辦人都需要通 過(guò)內(nèi)部請(qǐng)示，先擬寫(xiě)申請(qǐng)，按公司的審批流程審批后才可操作，不按流程操作不給予辦理。公司新聞的發(fā)布要求公司鼓勵(lì)員工將發(fā)生在身邊有意義的人與事寫(xiě)出來(lái)提交到公司新聞中，另，特作如下要 求：各部門(mén)每月20日前至少提交1篇本部門(mén)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、員工生活類案例（新聞）。7.員工建檔要求新員工入職后有了系統(tǒng)帳號(hào)后的一周內(nèi)要求本人填寫(xiě)好個(gè)人資料詳細(xì)檔案，信息變動(dòng)后 要即時(shí)更新?？记诠芾硪笕藛T外出辦事、

6、出差、請(qǐng)休假等離開(kāi)公司的，須首先向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示。員工每天上班后必須進(jìn)系統(tǒng)，外出登記、出差申請(qǐng)、請(qǐng)假申請(qǐng)，周六周日值班要提前在 系統(tǒng)內(nèi)提交加班申請(qǐng)。外出登記、請(qǐng)假、出差申請(qǐng)由負(fù)責(zé)考勤的人員根據(jù)打卡系統(tǒng)記錄與抽 查來(lái)檢查處罰。為了避免因工作繁忙忘記進(jìn)入系統(tǒng)，請(qǐng)將平臺(tái)首頁(yè)加入電腦系統(tǒng)“啟動(dòng)”項(xiàng)中，具體操 作：打開(kāi)平臺(tái)首頁(yè)登陸前一一添加至IE收藏夾一一發(fā)送至桌面快捷方式一一按住建立好的 桌面快捷方式一一拖至電腦開(kāi)始菜單的“所有程序”的“啟動(dòng)”中。收文、發(fā)文、檔案、會(huì)議、資產(chǎn)、用戶、圖書(shū)管理等使用要求這些都是公司特定部門(mén)的人員進(jìn)行行政等方面的管理，相關(guān)內(nèi)容必需使用系統(tǒng)進(jìn)行操 作。對(duì)于未經(jīng)系統(tǒng)的請(qǐng)求，無(wú)論

7、何人何職，相關(guān)部門(mén)都不予受理。通知與待閱要求員工必須及時(shí)查看通知與待閱欄內(nèi)的文件，特別是通知文件，及時(shí)閱讀，如因未閱讀造 成不良后果，由本人承擔(dān)。（三）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)系統(tǒng)使用及信息查詢規(guī)范日常檢查部門(mén)經(jīng)理以上人員，每天下班后或第二天上班后，必須要查看下屬員工的日志，信息交 流、客戶關(guān)系記錄，及時(shí)掌握員工工作狀況。如果檢查中發(fā)現(xiàn)員工的工作有偏差，主管經(jīng)理必須及時(shí)給予指正。如果因此造成工作延 誤，主管人員要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。特別是在檢查中發(fā)現(xiàn)員工的工作需要其它部門(mén)協(xié)助，主管要 積極幫助員工與其它部門(mén)協(xié)調(diào)工作。日常工作任務(wù)布置通過(guò)“創(chuàng)建任務(wù)”將要求員工完成的工作在系統(tǒng)中布置任務(wù)給相關(guān)人員，并在任務(wù)管理 中進(jìn)行查看檢查。工作計(jì)劃編寫(xiě)通過(guò)計(jì)劃總結(jié)進(jìn)行工作計(jì)劃編寫(xiě)，查詢，不及時(shí)編寫(xiě)計(jì)劃的進(jìn)行相應(yīng)負(fù)激勵(lì)。3.日常流程審批審批其他同時(shí)發(fā)送過(guò)來(lái)的流程申請(qǐng)，及時(shí)進(jìn)行審批，保障流程正常流轉(zhuǎn)。執(zhí)行公司制度，通過(guò)系統(tǒng)協(xié)同審批模塊發(fā)起自己需要經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)審批的相關(guān)流程。如果因未及時(shí)審批、提交相關(guān)流程而造成工作延誤，根據(jù)造成損失按比例對(duì)當(dāng)事人進(jìn)行處罰。（四）常用模塊歸口管理部門(mén)財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)報(bào)銷管理：費(fèi)用申請(qǐng)、費(fèi)用報(bào)銷、差旅費(fèi)報(bào)銷行政人事部（1）協(xié)同管理：協(xié)同審批、請(qǐng)示管理、收文管理、發(fā)文管理、檔案管理（2）信息共享：新聞中心、通知公告、文檔管理、檔案管理、常