4檔案管理規(guī)定

1、總那么適用范圍：適用于集團(tuán)各公司的檔案管理。目的：規(guī)范檔案管理，保證檔案的完備性、保密性、平安性和服務(wù)有效性。管理職能公司檔案管理工作，實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合，集中管理為主分散管理為輔。由行政部門負(fù)責(zé)檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和 指導(dǎo)。2各部門形成的文件材料由本部門負(fù)責(zé)歸檔和立卷，并定期向行政部門移交保管。場地、人員等條件不具備的，可暫由各部門自行保存檔案。3 檔案歸檔范營業(yè)執(zhí)照、代碼證、章程、政府批文、各類許可證、資質(zhì)證書、產(chǎn)權(quán)證等公 司各類證件。公司設(shè)立、變更的申請、批準(zhǔn)、登記等方面的文件。各類公文，股東會(huì)、董事會(huì)等會(huì)議形成的文件材料。制定的規(guī)章制度、作業(yè)流程等。經(jīng)營

2、管理方面的文件材料。各類合同、協(xié)議、合作意向。人事管理、法律事務(wù)管理方面的文件材料。財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)管理方面的文件材料。9 基本建設(shè)和技術(shù)改造工作形成的文件材料。儀器、設(shè)備管理方面的文件材料。專業(yè)技術(shù)、圖紙、標(biāo)準(zhǔn)等技術(shù)文件。12 黨群（工、青、團(tuán)）組織工作形成的文件材料。3.13 公司各類照片、影片、錄像、錄音等音像資料。4 檔案材料收集4. 1 歸檔條件1. 1辦理完畢或工程峻工的文件材料。. 2有參考利用價(jià)值的文件材料。各部門須于每年1月份好相關(guān)檔案材料，移交檔案室；檔案管理部 門須于每年3月前檢查齊全后整理歸檔。重要工程材料及合同應(yīng)即時(shí)移交和 歸檔。3對遺缺不全的檔案采取不同措施收集齊全。5

3、檔案歸檔與立卷檔案分類根據(jù)檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等方面鑒別檔案的價(jià)值，分成假設(shè)干層 次和類別。立卷按永久、定期（長期：15-50年；短期：1-3年、5年、10年）分別組卷，卷內(nèi)文件把印件、原稿放在一起（印件在前，原稿在后），申請（請示） 和批復(fù)放在一起（批復(fù)在前，申請?jiān)诤螅?。統(tǒng)一排列編號，確定保管期限、編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。編號構(gòu)成：文件類目代碼-年度-文件種類-保存期限-文件序號編號說明5.1 文件序號：為同類檔案資料的順序號編制。5. 2 檔案分類序號類目 名稱目碼 類代基本范圍1黨群類DQ黨務(wù)、組織、宣傳、工會(huì)、共青團(tuán)、婦女工作等方面文件材料2行政類XZ行政事務(wù)、治安保衛(wèi)、法律事務(wù)、醫(yī)

4、療衛(wèi)生、處理糾紛、后勤、外事、物 資管理等方面文件材料3人資類HR人事檔案、薪資、勞動(dòng)合同、職務(wù)任免、福利、教育培訓(xùn)等方面文件材料4財(cái)務(wù)類CW各種會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)賬簿、各種財(cái)務(wù)報(bào)表等文件材料5審計(jì)類SJ審計(jì)形成的各類文件資料6設(shè)備類SB同一設(shè)備儀器內(nèi)，含該設(shè)備的購置、隨機(jī)文件、安裝調(diào)試、驗(yàn)收、運(yùn)行記 錄、維護(hù)修理和設(shè)備管理等全過程材料7經(jīng)營類JY經(jīng)營決策、企業(yè)產(chǎn)權(quán)、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、產(chǎn)品銷售、對外經(jīng)貿(mào)等方面的文件材料。 生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、能源管理、平安管理、科技管理、環(huán)境保護(hù)、計(jì)量 工作、標(biāo)準(zhǔn)化工作、設(shè)備管理、基建管理等方面的文件材料同一類型產(chǎn)品內(nèi)，包含產(chǎn)品從開發(fā)、設(shè)計(jì)、工藝、配方、工裝、加工制造、

5、檢驗(yàn)、包裝、商標(biāo)廣告和產(chǎn)品評優(yōu)的全過程材料。8科研類KY同一科研工程內(nèi)，包含課題立項(xiàng)研究準(zhǔn)備、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果報(bào) 獎(jiǎng)、推廣應(yīng)用等工程研究和管理的全過程9信息類XX市場信息、分析、廣告宣傳等方面的文件材料10業(yè)務(wù)類YW合同、意向書、承諾、要約等檔案分類表（表一）5.3檔案保管期限類目檔案材料名稱保管 期限請不、批復(fù)、通知、選舉結(jié)果、表彰決定、評先選優(yōu)文件、討論通過的文件、 決議、決定、紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)人講話、大會(huì)發(fā)言、名冊、黨員資料、黨費(fèi)資料、簡 報(bào)等文件材料；各類工作、活動(dòng)形成的文件材料。永久會(huì)議記錄、黨費(fèi)、年度工作總結(jié)材料等文件材料。長期討論未通過的文件、上報(bào)上級黨委文件、上級黨委通知等文

6、件材料。短期行政規(guī)章制度、流程、請不、批復(fù)、通知、通報(bào)、報(bào)告、審批、審查、核準(zhǔn)、討論 通過的文件、決議、決定、紀(jì)要、重要會(huì)議的會(huì)議記錄、重要會(huì)談?dòng)涗浀炔牧希?年度及以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研、公司各類活動(dòng)等資料；資產(chǎn)投資及管理、科研計(jì)劃等工程審批（核準(zhǔn)）、管理、驗(yàn)收（評估）等材料； 許可證、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證、房產(chǎn)資料等證照及申請、審批的文件； 簽訂的協(xié)議、協(xié)定、合同、調(diào)研、比照資料等資料。永久年度及以下的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)資料；考察報(bào)告、一般會(huì)談?dòng)涗?、一般?huì)議記錄等文件資料。長期蓋章申請、用車申派、會(huì)議申請、采購申請等審批、核準(zhǔn)表單，月度計(jì)劃、總 結(jié)資料。短期人資人事相關(guān)制度、規(guī)定、方

7、法等文件材料；人事任免、薪酬、招聘需求計(jì)劃、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、等文件； 名冊、員工個(gè)人檔案、年度以上考核等文件資料； 獎(jiǎng)勵(lì)、處分等形成的文件資料永久員工離職檔案、員工月度績效考核、員工各類保險(xiǎn)資料。短期財(cái)務(wù)重要協(xié)議、合同等文件資料；房地產(chǎn)買賣、建設(shè)、車輛、尚未報(bào)廢的固定資產(chǎn)發(fā)票及租賃等資料； 年度會(huì)計(jì)報(bào)表、決算、各類清冊等資料。永久會(huì)計(jì)各類憑證、賬簿等資料。長期月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表、主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)、銀行存款余額調(diào)節(jié)表。短期業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)各類單據(jù)；業(yè)務(wù)申請、證明書；客戶檔案等文件資料。短期檔案保管期限表（表二）6案卷排放的順序按每一類的檔案從左至右排列。5.7檔案標(biāo)識統(tǒng)一采用四格標(biāo)簽，有紅、綠、黑三種顏色的標(biāo)

8、簽。保管期限為永久的用紅色標(biāo)簽，長期的用綠色標(biāo)簽，短期的用黑色標(biāo)簽。檔案保管每年對檔案進(jìn)行一次清理，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)補(bǔ)救，清除不必要保存的材料。防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護(hù)檔案的平安。對破損和褪色的檔案材料進(jìn)行修復(fù)和復(fù)印。. 3設(shè)立專用庫房或文件柜保存檔案。做好檔案室的防盜、防水、防潮、防蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等措施，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。7檔案銷毀. 1行政部門對已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存。.2辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)董事會(huì)或總裁（總經(jīng)理）批準(zhǔn)，方可銷毀。.3銷毀時(shí)應(yīng)指派專人監(jiān)銷，并在清冊上簽字。檔案借閱借閱檔案，需辦理

9、借閱登記手續(xù)。調(diào)閱檔案只限在檔案室查閱，不得帶離檔案室。外單位借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)總裁（總經(jīng)理）批準(zhǔn)后方可借 閱，且不得帶離檔案室。因工作需要需外借檔案資料，需辦理外借手續(xù)，填寫檔案借閱審批表，經(jīng)相關(guān)部門主管會(huì)簽后，到行政部門辦理外借手續(xù)，一般檔案借閱時(shí)間不超過 十天，密級檔案最長不超過一周，到期歸還。借閱檔案者應(yīng)保護(hù)檔案，不得擅自涂改、圈點(diǎn)、勾畫、裁剪、抽取、拆卸或銷毀，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案。調(diào)卷人確因工作原因需要復(fù)印文件或 摘抄文件，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。附那么本規(guī)定于2012年10月31日修訂，之前發(fā)布的檔案管理規(guī)定于本規(guī)定發(fā)布之日起終止實(shí)施。9. 2本規(guī)定由集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)解釋和修訂。附錄：相關(guān)文件(JZ/G-HR-008)(JZ/B-XZ-008)(JZ/B-XZ-009)(JZ/B-XZ-010)(JZ/B-XZ-011)(JZ/B-XZ-012)(JZ/B-XZ-013)(JZ/G-HR