企業(yè)采購內部管理課件

1、第六章企業(yè)采購內部管理2022/7/29第六章企業(yè)采購內部管理第1頁，共45頁。第六章 企業(yè)采購內部管理 企業(yè)采購內部管理采購組織與人員管理采購管理部門的設置采購管理部門的職責優(yōu)秀采購團隊的組建采購合同和交貨管理采購合同的含義和特征采購合同的組成采購合同的訂立采購合同管理品質管理品質的定位標準品質管理的規(guī)劃采購績效評估影響采購績效評估的因素采購績效評估的目的采購績效評估指標和標準采購績效評估的人員與方式采購績效評價系統(tǒng)的建立2第六章企業(yè)采購內部管理第2頁，共45頁。本章按對企業(yè)內部采購運作管理中的幾項重要內容進行介紹，具體包括采購部門的設置及人員管理、合同和交貨管理、績效管理和品質管理等方面；

2、學生應全面掌握采購管理所涉及的各項工作要點及注意的問題，為從事實際工作奠定基礎。第六章 企業(yè)采購內部管理教學目的與要求 3第六章企業(yè)采購內部管理第3頁，共45頁。星龍灣大酒店的水晶燈 2001年8月8日，星龍灣大酒店在鮮花的簇擁和鞭炮的喧囂中正式對外營業(yè)了。這是一家集團公司投資成立的涉外星級酒店，該酒店不僅擁有裝潢豪華設施一流的套房和標準客房，下設的老寧波餐廳更是特色經營傳統(tǒng)寧波菜和海派家常菜肴，為中外客商提供各式專業(yè)和體貼的服務。由于集團公司資金雄厚實力強大，因此在開業(yè)當天，不僅社會各界知名人士到場剪彩慶祝，更吸引了大批新聞媒體競相采訪報導。一時之間，星龍灣大酒店門前是人頭攢動，星光熠熠。引

3、例 最讓星龍人感到驕傲和夸耀的是酒店大堂里的一盞絢麗奪目、煜煜生光的水晶燈。這盞水晶燈是公司王副總經理親自組織貨源，最終從奧地利某珠寶公司高價購回的，貨款總價高達120萬美元。這樣的超級豪華水晶燈不僅是在全國罕見，即使是國外，也只有在少數(shù)幾家5星極大酒店里能見到。4第六章企業(yè)采購內部管理第4頁，共45頁。 開業(yè)當天，來往賓客無不對這盞豪華的水晶燈贊不絕口，稱羨不已。尤其是經過媒體報導，更成為當天的頭條新聞，星龍灣大酒店在這一天也象那盞水晶燈一樣，一舉成名，當天客房入住率就達到了80%以上。 王副總經理也因此受到了公司領導的高度贊揚，一連幾天，王總的臉上都洋溢著快樂而滿足的笑容。 然而，好景不長

4、。兩個月后，這盞高規(guī)格高價值的水晶燈就出了狀況。首先是失去了原來的光澤，變得灰蒙蒙的，即使用清潔布使勁擦拭都不復往日光彩。其次，部分金屬燈桿都出現(xiàn)了銹斑，還有一些燈珠破裂甚至脫落。人們看到這破了相的水晶燈，議論紛紛，這就是破費數(shù)百萬美元換回的高檔水晶燈嗎？鑒于情況嚴重，公司領導責令王總經理在限期內對此事做出合理解釋，并停止了他的一切職務。這個時候，王副總經理是再也笑不出來了。5第六章企業(yè)采購內部管理第5頁，共45頁。 事件真相很快就水落石出，原來這盞價值近千萬元人民幣的水晶燈根本不是從奧地利某珠寶公司購得的，而是通過南方某地的W公司代理購入的贗品水晶燈。王副總經理在交易過程中貪污受賄，中飽私囊

5、。雖然出事之后，王副總經理不無例外地得到了法律的嚴懲，然而星龍灣大酒店不僅因此遭受了數(shù)千萬元的巨額損失，更為嚴重的是酒店名譽蒙受重創(chuàng)，成為同行的笑柄。這對于一個新開業(yè)的公司而言，不啻是個致命的打擊。 那么，星龍灣大酒店為什么會發(fā)生這樣的悲劇，應如何防范呢？6第六章企業(yè)采購內部管理第6頁，共45頁。.1 采購組織與人員管理1、采購部門的設置原則6.1.1采購部門的設置采購機構的設計與企業(yè)的性質、產品及規(guī)模息息相關。采購工作必須與企業(yè)的整體目標、采購方針、采購目標和采購部門的職權范圍相適應。與企業(yè)的管理水平相適應。將“因人設事”和“因事設人”的原則有機地結合起來。7第六章企業(yè)采購內部管理第7頁，共

6、45頁。.1 采購組織與人員管理2、影響采購在組織中地位的因素6.1.1采購部門的設置管理層自身的知識及認識水平；在最終產品的成本價格中采購所占的比例；公司的財務狀況；公司對于供應商市場的依賴程度。8第六章企業(yè)采購內部管理第8頁，共45頁。3、采購部門的組織模式6.1.1采購部門的設置（1）單一采購部門總經理銷售企劃采購生產工程人事財務9第六章企業(yè)采購內部管理第9頁，共45頁。3、采購部門的組織模式（2）集中采購部門總經理副總經理生產采購副總經理財務人事10第六章企業(yè)采購內部管理第10頁，共45頁。3、采購部門的組織模式（3）集中分散采購部門董事會采購部B集團采購部總經理采購部A采購部C11第

7、六章企業(yè)采購內部管理第11頁，共45頁。4、采購部門人員設置（1）按采購物品類別采購經理油料采購主管燃料采購主管色劑采購主管12第六章企業(yè)采購內部管理第12頁，共45頁。4、采購部門人員設置（2）按采購流程采購經理訪價組議價組訂約組履約組結報組綜合組13第六章企業(yè)采購內部管理第13頁，共45頁。4、采購部門人員設置（3）按采購物料與流程綜合編組采購經理訪價員議價員訂約員履約員結報員綜合員金屬組電子組塑料組14第六章企業(yè)采購內部管理第14頁，共45頁。1、戰(zhàn)略層次6.1.2采購部門的職責運營方針、程序和任務說明書的制定和發(fā)布，是采購部門的權力；開發(fā)和實施為監(jiān)控和改進采購作業(yè)與績效的審計和復查程序

8、；建立長期合同，與經鑒定的或者優(yōu)先的供應商簽訂合同；與供應商戰(zhàn)略相關的決策；重大的投資決策；重大的制造或購買決策；與后向一體化有關的決策；與價格轉移和公司間的供應政策有關的決策；與互惠協(xié)議、互惠貿易和易貨貿易政策有關的決策。15第六章企業(yè)采購內部管理第15頁，共45頁。2、戰(zhàn)術層次6.1.2采購部門的職責共同協(xié)定和（或）年度供應商協(xié)定；準備和發(fā)展價值分析程序、與設計復查及簡化為目標的程序；采用和實施供應商認證程序（包括審計）以改善來料質量；一般的供應商的選擇和訂約，特別是以減少供應商基數(shù)為目標的程序。3、業(yè)務層次訂購過程（根據(jù)與供應商締結的相應合同發(fā)出訂單）；與發(fā)出的訂單有關的所有規(guī)劃預算活動

9、；供應商表現(xiàn)的監(jiān)控和評價；解決紛爭，指解決與供應商關系中的日常問題。16第六章企業(yè)采購內部管理第16頁，共45頁。采購的三種管理層次和一些管理者位置之間的關系6.1.2采購部門的職責管理層次最高管理層物流管理采購管理高級采購員采購助理物料計劃員戰(zhàn)略層次戰(zhàn)術層次業(yè)務層次17第六章企業(yè)采購內部管理第17頁，共45頁。采購部門的職責按其重要性排列，其前9種重要工作順序如下：6.1.2采購部門的職責評估現(xiàn)有的供應商；選擇及開發(fā)新的供應商；安排采購及交貨日期；談判采購合約；從事價值分析的工作；自制或采購（外包）的決策；指定運輸方式；控制存貨；租賃或買斷的決策。18第六章企業(yè)采購內部管理第18頁，共45頁

10、。1、采購團隊的奮斗目標6.1.3優(yōu)秀采購團隊的組建共同開發(fā)公司的采購戰(zhàn)略；開發(fā)新產品；對供應商進行選擇、評價、管理；對所采購的物料進行調查、分析、磋商。2、采購團隊的類型及組建流程多部門組成的采購團隊；有供應商參與的采購團隊；有最終消費者參與的采購團隊。采購團隊的類型19第六章企業(yè)采購內部管理第19頁，共45頁。6.1.3優(yōu)秀采購團隊的組建2、采購團隊的類型及組建流程采購團隊的組建流程明確團隊成員，制定團隊戰(zhàn)略和流程執(zhí)行明確團隊任務、職責分工，制定團隊紀律計劃檢查團隊實施過程，發(fā)現(xiàn)問題檢查解決團隊中存在的問題，作出評價效果調整20第六章企業(yè)采購內部管理第20頁，共45頁。3、專業(yè)采購人員的要

11、求職 位職 責要求的技能公司采購者戰(zhàn)略商品專業(yè)的商業(yè)技能長期規(guī)劃周期溝通技能廣泛的商業(yè)導向采購工程師新的物資和新的部件新的供應商全面的技術背景中期規(guī)劃周期商業(yè)技能溝通技能項目采購者設備和服務專業(yè)的項目管理技能團隊合作MRO采購者MRO供應品通才有效地處理訂單品種經理服務導向商業(yè)技能物料計劃員物料和訂單計劃訂單處理賣主評級全面的“常識”承受壓力服務導向解決問題的能力21第六章企業(yè)采購內部管理第21頁，共45頁。.2 采購合同和交貨管理(自學)1、采購合同的含義6.2.1 采購合同的含義和特征合同是雙方或多方確立、變更和終止相互權利和義務關系的協(xié)議。經濟合同是法人之間為實現(xiàn)一定的經濟目的，明確雙方

12、權利義務關系的協(xié)議。采購合同是經濟合同的一種，是供需雙方為執(zhí)行供銷任務，明確雙方權利和義務而簽訂的具有法律效力的書面協(xié)議。2、采購合同的特征它是轉移標的物所有權或經營權的合同；物品采購合同的主體比較廣泛；物品采購合同與物品流通過程密切聯(lián)系。22第六章企業(yè)采購內部管理第22頁，共45頁。6.2.2 采購合同的組成1、首部名稱編號簽訂日期簽訂地點買賣雙方的名稱合同序言2、正文（1）主要內容商品名稱品質規(guī)格數(shù)量單價與總價包裝裝運到貨期限到貨地點付款方式保險商品檢驗紛爭與仲裁不可抗力23第六章企業(yè)采購內部管理第23頁，共45頁。6.2.2 采購合同的組成2、正文（2）選擇內容保值條款價格調整條款誤差范

13、圍條款法律適用條款3、尾部合同的份數(shù)使用語言及效力附件合同的生效日期雙方的簽字蓋章24第六章企業(yè)采購內部管理第24頁，共45頁。1、采購合同訂立前的準備工作6.2.3 采購合同的訂立審查賣方當事人的合同資格法人資格審查法人能力審查審查賣方當事人的資信和履約能力資信審查履約能力審查25第六章企業(yè)采購內部管理第25頁，共45頁。2、采購合同簽訂的程序（1）要約階段要約的特征要約是要約人單方的意思表示，它可向特定的對象發(fā)出，也可向非特定的對象發(fā)出；要約內容必須明確、真實、具體、肯定，不能含糊其詞，模棱兩可；要約是要約人向對方做出的允諾，因此要約人要對要約承擔責任，并且要受要約的約束；要約人可以在得到

14、對方接受要約表示前撤回自己的要約，但撤回要約的通知必須不遲于要約到達。（2）承諾階段承諾的特征承諾由接受要約的一方向要約人做出；承諾必須是完全接受要約人的要約條款，不能附帶任何其他條件。26第六章企業(yè)采購內部管理第26頁，共45頁。3、采購合同簽訂的形式口頭合同形式書面合同形式其他合同形式在采購過程中，買賣雙方往往會因彼此之間的責任和權利問題引起爭議，并由此引發(fā)索賠、理賠、仲裁及訴訟等。索賠一般有三種情況：買賣雙方間的貿易索賠，向承運人的運輸索賠，向保險人的保險索賠。6.2.4 采購合同管理1、爭議與索賠的處理27第六章企業(yè)采購內部管理第27頁，共45頁。（1）違反合同的責任區(qū)分6.2.4 采

15、購合同管理1、爭議與索賠的處理供方的責任主要有以下兩個方面的內容：商品的品種、規(guī)格、數(shù)量、質量和包裝等不符合合同的規(guī)定，或未按合同規(guī)定日期交貨，應償付違約金、賠償金；商品錯發(fā)到貨地點或接貨單位，應及時糾正，并承擔費用，如有逾期交貨，還應償付逾期交貨違約金。需方的責任主要有以下兩個方面的內容：中途退貨應償付違約金、賠償金；未按合同規(guī)定日期付款或提貨，應償付違約金；錯填或臨時變更到貨地點，承擔因此多支出的費用。違反采購合同的責任28第六章企業(yè)采購內部管理第28頁，共45頁。1、爭議與索賠的處理承運方的責任主要有以下5個方面的內容：不按運輸合同規(guī)定的時間和要求發(fā)運的，償付托運方違約金；商品錯運到貨地

16、點或接貨人，應無償運至要求地，如逾期，應償付違約金；運輸過程中商品的滅失、短少、變質、污染、損壞，按其實際損失賠償；聯(lián)運商品的損失，由承運方承擔賠償；符合免責條款的，承認方不承擔責任。托運方的責任主要有以下3個方面的內容：未按運輸合同規(guī)定的時間和要求提供貨物，償付承運方違約金；商品違規(guī)夾帶、匿報危險品、錯報等造成的損失，承擔責任；罐車發(fā)運的商品，因未隨車附帶規(guī)格質量證明或化驗報告，造成的損失，應承擔責任。違反貨物運輸合同的責任（1）違反合同的責任區(qū)分已投財產保險時，保險方的責任29第六章企業(yè)采購內部管理第29頁，共45頁。1、爭議與索賠的處理索賠的期限索賠的依據(jù)索賠額及賠償辦法仲裁的受理機構：

17、國內經濟仲裁的受理機構；涉外經濟仲裁的受理機構。（2）索賠和理賠應注意的問題（3）仲裁仲裁的程序提出仲裁申請立案受理調查取證先行調解開庭裁決30第六章企業(yè)采購內部管理第30頁，共45頁。2、采購合同的變更與解除不能如期交貨的各項原因：6.2.4 采購合同管理3、交貨管理超過產能或制造能力不足；轉包不成功；制造過程或品質不良；材料欠缺；報價錯誤；缺乏責任感。供應商的原因31第六章企業(yè)采購內部管理第31頁，共45頁。不能如期交貨的各項原因：3、交貨管理緊急訂購；低價訂購；購運時間不足；規(guī)格臨時變更；生產計劃不正確；未能及時供應材料或模具；技術指導不周；催貨不積極。買方的原因其他因素供需單位缺乏協(xié)調

18、配合；采購方法運用欠妥；偶發(fā)因素。32第六章企業(yè)采購內部管理第32頁，共45頁。3、交貨管理6.2.4 采購合同管理事前規(guī)劃事中執(zhí)行事后考核確定交貨日期及數(shù)量了解供應商生產設備利用率供應商提供生產計劃表或交貨日程表給予供應商合理的交貨時間了解供應商物料管理及生產管理能力準備替代來源了解供應商備料情形買方提供必要的材料、模具或技術支援了解供應商的生產效率買方加強交貨前的稽催工作交期及數(shù)量變更的通知買方盡量減少規(guī)格變更對交貨延遲的原因分析檢討是否必須移轉訂單執(zhí)行供應商的獎懲辦法完成交易后剩料、模具等的收回選擇優(yōu)秀供應商，簽訂長期合同交貨管理作業(yè)要點33第六章企業(yè)采購內部管理第33頁，共45頁。6.

19、3.1 影響采購績效評估的因素6.3 采購績效評估可替代的觀點采購業(yè)務的等級地位績效評定采購被看成是一種管理業(yè)務活動在組織中的地位低訂單數(shù)量、訂單累計額、供應到貨時間管理、授權、程序等把采購看成是一項商業(yè)活動向管理人員報告節(jié)約額、降低程度、ROI測量、通貨膨脹報告、差異報告把采購看成是綜合物流的一部分采購同其他與材料相關的業(yè)務構成統(tǒng)一的整體節(jié)約額、成本節(jié)約額、貨物供應的可靠程度、廢品率、供應到貨時間的縮短量把采購看成是一項戰(zhàn)略性活動采購者進入高級管理層應有成本分析、早期介入的供應商數(shù)量、自制還是購買決策、供應基本額的減少量管理層如何看待采購34第六章企業(yè)采購內部管理第34頁，共45頁。6.3.

20、2 采購績效評估的目的6.3 采購績效評估確保采購目標的實現(xiàn)提供改進績效的依據(jù)作為個人或部門獎懲的參考協(xié)助人員甄選與訓練增強業(yè)務的透明度促進部門之間的溝通產生良好的激勵效果35第六章企業(yè)采購內部管理第35頁，共45頁。6.3.3 采購績效評估的指標和標準6.3 采購績效評估1、采購績效評估的指標品質績效進料驗收指標（%）合格（或拒收）數(shù)量檢驗數(shù)量100%在制品驗收指標（%）可用（或拒用）數(shù)量使用數(shù)量100%數(shù)量績效儲存費用指標呆料、廢料處理損失指標36第六章企業(yè)采購內部管理第36頁，共45頁。6.3.3 采購績效評估的指標和標準6.3 采購績效評估1、采購績效評估的指標時間績效價格績效實際價格

21、與標準成本的差額實際價格與過去移動平均價格的差額比較使用時的價格和采購時的價格產差額將當期采購價格與基期采購價格的比率，和當期物價指數(shù)與基期物價指數(shù)的比率相互比較緊急采購費用指標停工斷料損失指標37第六章企業(yè)采購內部管理第37頁，共45頁。6.3.3 采購績效評估的指標和標準6.3 采購績效評估1、采購績效評估的指標采購效率（活動）指標采購金額采購金額占銷貨收入的百分比訂購單的件數(shù)采購人員的人數(shù)采購部門的費用新廠商開發(fā)個數(shù)采購完成率錯誤采購次數(shù)訂單處理的時間38第六章企業(yè)采購內部管理第38頁，共45頁。6.3.3 采購績效評估的指標和標準6.3 采購績效評估2、采購績效評估的標準以往績效預算或

22、標準績效固定的標準理想的標準可達成的標準同業(yè)平均績效目標績效標準績效設定的原則：39第六章企業(yè)采購內部管理第39頁，共45頁。6.3.4 采購績效評估的人員與方式6.3 采購績效評估1、評估人員采購部門主管會計部門或財務部門工程部門或生產管制部門供應商外界的專家或管理顧問定期的評估不定期的評估2、評估方式40第六章企業(yè)采購內部管理第40頁，共45頁。6.3.5 采購績效評價體系的建立建立采購評價體系的幾種方法管理人員主觀評定專家評定時間序列分析同行業(yè)不同公司之間的比較（基準）采購績效評價系統(tǒng)的建立步驟：通過細致地分析，管理人員必須決定哪些活動最重要，并且要保證評價活動的公正性；必須決定數(shù)據(jù)報告的頻率和格式，以及哪些人員將承擔這些職責；形成一個系統(tǒng)化的程序來收集歷史數(shù)據(jù)及統(tǒng)計數(shù)據(jù)；分析數(shù)據(jù)，區(qū)分采購效果與效率指標；形成方法并分析與改進；實施并進行過程控制與反饋，定期報告結果。41第六章企業(yè)采購內部管理第41頁，共45頁。6.4 品質管理(自學)采購質量不佳將會造成的危害：品質不良