辦公自動化第一章

1、第 頁/共17頁第一章辦公自動化概述一基礎知識辦公自動化的定義辦公自動化目前暫無統(tǒng)一的定義，記住兩個權威定義：季斯曼定義、我國專家的定義。（1）季斯曼定義：辦公自動化就是將計算機技術、通信技術、系統(tǒng)科學與行為科學應用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術難以處理、且量非常大而結構又不明確的那些業(yè)務上的一項綜合技術。（2）我國專家的定義：辦公自動化是利用先進的科學技術，不斷的使人的一部分辦公業(yè)務活動物化于人以外的各種設備中，并且，由這些設備與辦工人員構成服務于某種目標的人機信息系統(tǒng)。辦公自動化的目的是：盡可能充分利用信息資源，提高生產率、工作效率和質量，輔助決策，取得更好的經濟效果，以達到既定的目標。辦公自動化的

2、支持理論是：行為科學、管理科學、社會學、系統(tǒng)工程學、人機工程學等。辦公自動化直接利用的技術：計算機技術、通信技術、自動化技術等。一個完整的辦公自動化系統(tǒng)包括：信息采集、信息加工、信息傳輸、信息保存等四個基本環(huán)節(jié)。辦公自動化是一門綜合性科學技術。它以行為科學為主導，以系統(tǒng)工程學為理論基礎，綜合應用計算機技術和通信技術來完成各項辦公業(yè)務。辦公自動化的發(fā)展概況辦公自動化始于20世紀50年代。（1）國外辦公自動化發(fā)展情況美國發(fā)展OA經歷了三個階段，現(xiàn)正向系統(tǒng)化、標準化、結構化、網(wǎng)絡化、綜合化方向發(fā)展。日本發(fā)展OA的四個階段為初期、發(fā)展期、改進期、成熟期。（2）我國辦公自動化發(fā)展情況我國發(fā)展OA經歷了三

3、個階段：啟蒙與準備期，開創(chuàng)與初見成效期、發(fā)展并走向成熟期。我國辦公自動化近期首要的任務是：辦公自動化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡化和管理科學化。加速發(fā)展我國OA的對策：實現(xiàn)辦公機構、辦公制度科學化。努力提高辦公人員的素質。加速OA技術的推廣應用。辦公自動化的意義是傳統(tǒng)的以手工為主的辦公方式和辦公手段，向科學化、規(guī)范化、高效化和信息化轉變，以提高管理與決策水平，促進社會進步和“四化”建設。OA將把辦公活動變成一個思考型而不是事務型的活動，從而提高辦公效率和科學決策水平。辦公自動化的關鍵技術（1）數(shù)據(jù)處理數(shù)據(jù)的定義：凡能夠輸入計算機并且被計算機進行加工的信息，稱為數(shù)據(jù)，如數(shù)字、字母、漢字、圖形、圖像、聲

4、音、動畫等。數(shù)據(jù)處理的特點：數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)結構復雜、時間性強。數(shù)據(jù)處理的關鍵：數(shù)據(jù)結構和程序設計語言、編程工具的應用。（2）文字處理文字處理提供文字輸入、編輯、排版、存儲、打印及制表功能。最常用的文字處理和表格處理軟件是Word、Excel。（3）語音處理利用計算機對語音信息進行處理。（4）圖形與圖像處理圖形與圖像處理的主要原理。圖形與圖像處理的主要功能。（5）網(wǎng)絡通信技術利用電話網(wǎng)、衛(wèi)星通信網(wǎng)、局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)（因特網(wǎng)）都是實現(xiàn)現(xiàn)代辦公事務處理所必需的。（6）決策支持技術提供決策支持的模型與方法。辦公自動化系統(tǒng)的模式辦公自動化一般有三種模式：事務型辦公自動化系統(tǒng)、管理型辦公自動化系

5、統(tǒng)、輔助決策型辦公自動化系統(tǒng)。辦公自動化系統(tǒng)的組成（1）辦公自動化設備包括：主計算機、輸入設備、輸出設備、工作站、通信設備（傳真機、電話機）、辦公設備。（2）辦公自動化軟件包括：辦公自動化系統(tǒng)軟件、辦公自動化應用軟件（通用、專用）。（3）掌握現(xiàn)代辦公技術的辦公人員辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)是一種具體的管理信息系統(tǒng)（MIS）,它的開發(fā)過程與一般MIS開發(fā)過程一樣，只是具體對象不同而已。軟件生命周期是軟件工程的一個重要概念。OA系統(tǒng)的生存周期為：系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設計、系統(tǒng)實施和系統(tǒng)運行維護。（1）OA系統(tǒng)分析目的：選定一個明確、具體的系統(tǒng)目標，解決“做什么”問題。步驟：調查研究；可行性分析：

6、經濟可行性、技術可行性、社會可行性；用戶需要分析（系統(tǒng)功能、性能及運行環(huán)境限制）；系統(tǒng)總體規(guī)劃；產生系統(tǒng)分析說明書。（2）OA系統(tǒng)設計解決“如何做”問題，分為總體設計和詳細設計兩個階段?？傮w設計任務：總體結構設計、軟硬件配置、代碼設計、界面設計等。工具：系統(tǒng)層次圖、細化的IPO圖、模塊結構圖。詳細設計任務：算法設計、系統(tǒng)I/O設計、數(shù)據(jù)庫設計、代碼設計及程序設計語言的選擇等。工具：流程圖。（3）OA系統(tǒng)實施將設計結果變成計算機程序。編程。測試：“測試”要制定測試方案（測試數(shù)據(jù)、預期結果）。測試包括：模塊測試、聯(lián)合測試、系統(tǒng)測試。（4）OA系統(tǒng)運行與維護用戶培訓；系統(tǒng)評價；系統(tǒng)維護：內容：硬件、

7、軟件、數(shù)據(jù)。類型：改正性維護、適應性維護、擴展性維護。8.辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展趨勢（1）與OA有關的信息技術的發(fā)展Internet技術：Internet、Intranet、TCP/IP數(shù)據(jù)倉庫技術：數(shù)據(jù)倉庫是一種新的信息管理方式。多媒體技術：對多種數(shù)據(jù)形式包括音頻、視頻信息的計算機處理技術。通過高速計算機網(wǎng)絡和多媒體技術，辦公自動化系統(tǒng)可以實現(xiàn)視頻會議功能。（2）新型辦公室網(wǎng)絡化辦公室多種辦公設備連成局域網(wǎng)，進而通過公用通信網(wǎng)或專用網(wǎng)連成廣域網(wǎng)，通過廣域網(wǎng)連接到世界各地。無紙化辦公室三要素：計算機、應用軟件、通信網(wǎng)絡。主要標志：產生大量電子文件。虛擬辦公室狹義概念：辦公室變成不受時間、空間限制

8、的辦公室。廣義概念：把Interner、Intranent等各種信息網(wǎng)絡都看成虛擬辦公室。凡是辦公人員所及的任何時間和地點以及各種信息網(wǎng)絡的結點，都可看成虛擬辦公室。建立虛擬辦公室的條件：功能強大的硬件；完整的信息采集、加工、流通、存儲、發(fā)送的軟件；標準化、規(guī)范化的信息管理系統(tǒng)。虛擬辦公室的意義：辦公人員能更迅速、更高效的處理有關信息，節(jié)約大量能源；促進國民經濟各部門加快信息化步伐；突破傳統(tǒng)辦公室的概念。（3）高級辦公自動化系統(tǒng)決策支持系統(tǒng)它是事務型、管理型辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展。管理的前提與核心是決策。決策支持系統(tǒng)是一個交互式計算機系統(tǒng)，它利用數(shù)據(jù)庫、模型庫、方法庫以及良好的人機會話和圖形部件

9、，幫助決策者進行半結構化或非結構化決策的所有過程。決策支持系統(tǒng)是一個用戶驅動的動態(tài)系統(tǒng)，也是一個模型驅動系統(tǒng)。二重點和難點本章是辦公自動化概述，涉及到的基本概念和提及的術語很多。本章內容的學習方法主要是閱讀、理解、總結和記憶。辦公自動化的概念理解：辦公自動化的定義、辦公自動化的主要環(huán)節(jié)。了解：辦公自動化的意義、辦公自動化的發(fā)展概況。辦公自動化關鍵技術理解：數(shù)據(jù)處理、文字處理、圖形與圖像處理。了解：語音處理、網(wǎng)絡通信技術、決策支持技術。辦公自動化系統(tǒng)理解：辦公自動化的模式。了解：辦公自動化系統(tǒng)的組成、辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)、辦公自動化的發(fā)展趨勢第一章習題一一單項選擇題：一個完整的辦公自動化系統(tǒng)應該

10、包括信息采集、信息加工、信息傳輸和信息（）。打印B.查詢C.顯示D.保存實現(xiàn)全國行政首腦機關的（）、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡化和管理科學化是全國辦公自動化近期的首要任務。辦公自動化B.辦公電子化C.辦公管理自動化D.文檔一體化辦公自動化是以（）為主導，以系統(tǒng)工程學為理論基礎，綜合應用計算機技術和通信技術來完成各項辦公業(yè)務。A.管理科學B.人文科學C.行為科學D.人機工程學數(shù)據(jù)處理的特點是：數(shù)據(jù)量大、（）、時間性強。A.數(shù)據(jù)處理復雜B.數(shù)據(jù)結構復雜C.數(shù)據(jù)類型少D.數(shù)據(jù)輸出量大數(shù)據(jù)處理的關鍵是數(shù)據(jù)結構和（）、編程工具的應用。A.數(shù)據(jù)查詢B.計算方法C.程序設計語言D.運行環(huán)境目前我國已建立的各類行政

11、機關的辦公自動化系統(tǒng)基本上是屬于（）辦公自動化系統(tǒng)。A.管理型B.決策型C.事務型D.輔助決策型圖形與圖像處理的主要原理是用掃描器等，對圖形圖像進行掃描，產生視頻信號，通過（）變成數(shù)字信號，送入計算機進行處理。A.自動轉換B.模數(shù)轉換C.數(shù)模轉換D.特殊處理數(shù)據(jù)處理是指利用計算機對數(shù)據(jù)進行收集、存儲、（）、傳播等一系列活動的組合。A.輸出B.顯示C.查詢D.加工系統(tǒng)測試的主要目的是驗證軟件在應用系統(tǒng)實際環(huán)境中的正確性、（）和適應性。A.靈活性B.可靠性C.可擴充性D.可用性辦公自動化系統(tǒng)交付使用后，直到報廢為止的所有軟件活動都屬于系統(tǒng)）階段。A.運行維護B.實施C.維護D.運行系統(tǒng)維護的內容包

12、括硬件維護、軟件維護和（）維護。A.環(huán)境B.程序C.算法D.數(shù)據(jù)借助于Internet技術來建立自己單位的網(wǎng)絡，這就是新型網(wǎng)絡技術（）。A.WANB.LANC.MAND.intranet數(shù)據(jù)倉庫提供了用于（）的有效信息途徑。A.快速查詢B.決策支持C.快速打印D.快速處理通過高速計算機網(wǎng)絡和多媒體技術，辦公自動化系統(tǒng)可以實現(xiàn)（）功能A.視頻會議B.圖文傳輸C.聲音傳輸D.圖像傳輸在無紙辦公室環(huán)境下，計算機（）、通信網(wǎng)絡是三個最基本的要素。A.多媒體技術B.應用軟件C.通信設備D.決策支持技術凡是辦公人員所及的任何時間和地點以及各種信息網(wǎng)絡的結點，都可看成）辦公室。用，A.網(wǎng)絡化B.虛擬C.無人

13、D.無紙化17.決策支持系統(tǒng)是以（）為主要目標，對決策者起“支持”和“輔助”作支持決策全過程。A.可靠性準確性有效性靈活性在辦公自動化系統(tǒng)的詳細設計階段，人們通常采用（）方法作為輔助設計工具。A.結構圖流程圖網(wǎng)絡圖D.模塊圖）的形式紀錄下來。在系統(tǒng)分析階段時應以成文材料將該階段的成果以（A.系統(tǒng)需要說明書B.系統(tǒng)功能說明書C.總體方案設計書D.系統(tǒng)分析說明書大量（）的產生是無紙辦公室的主要標志A.文件B.電子文件C.信息D.數(shù)據(jù)二、多項選擇題：辦公自動化的支持理論是（）、系統(tǒng)工程學、人機工程學。A.計算機科學B.行為科學C.人文科學管理科學E.社會學一個較完整的辦公自動化系統(tǒng)應包括信息采、（）

14、、信息保存等基本環(huán)節(jié)。A.信息顯示B.信息查詢C.信息加工D.信息傳輸E.信息打印語音處理就是利用計算機對語音信息進行（）和存儲等處理的技術。A.識別B.播放C.輸入D.查詢E.合成辦公自動化離不開通信技術，通過計算機聯(lián)網(wǎng)利用電話網(wǎng)、衛(wèi)星通信網(wǎng)等可以實現(xiàn)（）。A.信息打印B.信息共享C.信息編輯D.信息通信E.信息模擬5.系統(tǒng)維護的內容包括硬件維護、（A.文檔維護D.軟件維護6.軟件維護有（A.改正性維護D.擴展性維護B.數(shù)據(jù)維護E.程序維護）等幾種。B.適應性維護E.提高性維護）。C.環(huán)境維護C.模擬性維護無紙辦公環(huán)境中三個最基本的要素是（）。A.現(xiàn)代辦公設備B.計算機C.多媒體技術D.應用

15、軟件E.通信網(wǎng)絡事務性辦公自動化系統(tǒng)負責文字處理、（）等工作。A.行文管理B.方案比較C.文檔管理D.表格編制E.輔助決策在網(wǎng)絡上傳輸?shù)碾娮游募?，以?shù)字化形式存在，具有（）等優(yōu)點。A.易修改B.存儲量大C.易形成D.傳遞快捷E.使用方便辦公自動化系統(tǒng)生存周期可劃分為系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設計、（）等階段A.系統(tǒng)測試B.系統(tǒng)修改C.系統(tǒng)運行維護D.系統(tǒng)評估E.系統(tǒng)實施三填空題：決策支持系統(tǒng)以（）為主要目標，對決策者起“支持”和“輔助”作用。傳統(tǒng)的辦公室在開發(fā)利用信息資源方面受到（）的很大限制。在無紙辦公環(huán)境中計算機、應用軟件、（）是三個最基本的要素。通過高速計算機網(wǎng)絡和（），辦公自動化系統(tǒng)可以實現(xiàn)視頻會

16、議功能。5.intranet主要是利用Interner中的（）和Web技術來實現(xiàn)。軟件維護有改正性維護、（）和擴展性維護三種類型。系統(tǒng)維護包括硬件維護、軟件維護和（）。需求分析的具體任務主要是對系統(tǒng)的功能、（）及運行環(huán)境限制等方面提出要求?？尚行苑治隹蓮模ǎ?、技術可行性和社會可行性三方面進行。10.OA系統(tǒng)一般有三類模式：事務型、（）和輔助決策型。辦公自動化、（）、傳輸網(wǎng)絡化和管理科學化是全國辦公自動化近期的首要任務。辦公自動化的實現(xiàn)，將是以手工為主的辦公方式和辦公手段向科學化、（）、高效化和信息化轉變。四名詞解釋：數(shù)據(jù)軟件生存期虛擬辦公化電子文件辦公自動化（季斯曼定義）辦公自動化（我國專家的

17、定義）五簡答題：簡述與OA有關的若干關鍵技術。簡述辦公自動化系統(tǒng)的組成。第一章習題一答案一單項選擇題：12345678910DACBCCBDBA11121314151617181920DDBABBCBDB二多項選擇題：12345678910BDECDCAEBDDEABDBDEACDABCDECE三填空題：有效性2.空間和時間3.通信網(wǎng)絡4.多媒體技術TCP/IP6.適應性維護7.數(shù)據(jù)維護8.性能9.經濟可行性10.管理型11.形象資源化12.規(guī)范化四名詞解釋：數(shù)據(jù)：凡是能夠輸入計算機并且被計算機進行加工處理的信息，統(tǒng)稱為數(shù)據(jù)，例如數(shù)字、字母、漢字、圖形、圖表、圖像、聲音、動畫等等。軟件生存期：

18、軟件生存期是軟件工程的重要概念。一個軟件產品從形成概念開始，經過開發(fā)、使用和不斷增補修改，直到最后被淘汰（消亡）的全過程，稱為軟件生存期。OA系統(tǒng)生存期可分為系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設計、系統(tǒng)實施和系統(tǒng)運行維護四個階段。虛擬辦公室：凡是辦公人員所及的任何時間和地點以及各種信息網(wǎng)絡的結點都可看成虛擬辦公室。狹義理解：時間上是全天候，空間上是辦公人員可能達到的一切場所的辦公室。廣義理解：把Internet、intraner等各種信息網(wǎng)絡都看成虛擬辦公室。電子文件：能被計算機識別、處理的，存儲在磁盤、磁帶或光盤等介質上，并可在網(wǎng)絡上傳遞的文件，稱為電子文件。辦公自動化（季斯曼定義）辦公自動化就是將計算機技術、

19、通信技術、系統(tǒng)科學與行為科學應用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術難以處理、且量非常大而結構又不明確的那些業(yè)務上的一項綜合技術。辦公自動化（我國專家的定義）辦公自動化是利用先進的科學技術，不斷的使人的一部分辦公業(yè)務活動物化于人以外的各種設備中，并且，由這些設備與辦工人員構成服務于某種目標的人機信息系統(tǒng)。五簡答題：數(shù)據(jù)處理、文字處理、語音處理、圖形與圖像處理、網(wǎng)絡通信技術、決策支持技術。2.OA系統(tǒng)的組成：（1）主計算機、輸入、輸出設備、通信設備、工作站、辦公設備等設備。（2）辦公自動化軟件（系統(tǒng)軟件和應用軟件）。（3）掌握現(xiàn)代辦公技術的辦公人員。第一章習題二一單項選擇題：關于檔案，下面正確的說法是（）。A.

20、檔案來源于文件B.檔案來源于磁盤檔案來源于辦公過程D.檔案來源于郵件相對于檔案來說，公文具有明顯的（）。A、可靠性B.實用性C.指導性D.時效性公文是（）的前身。A.法規(guī)B.公告C.檔案D.信件公文是為（）而制作的，產生于事務的開始及其過程中。A.下達指示B.處理事務C.發(fā)布命令D.解決問題在整個文檔一體化系統(tǒng)中，歸卷子系統(tǒng)起著（）的作用。A.安全防范B.數(shù)據(jù)維護C.承上啟下D.檔案統(tǒng)計在文檔一體化系統(tǒng)的總體設計中，使用最多的任然是（）設計方法A.個性化B.自動化C.通用化D.結構化文書、檔案工作一體化必須依靠文書、檔案工作的（）才能形成。A.自動化B.標準化C.網(wǎng)絡化D.數(shù)字化代碼是系統(tǒng)為常

21、用錄入項提供的（）。A.簡短符號B.紀錄標記C.項目編號D.輸入記號辦公自動化網(wǎng)絡系統(tǒng)可以使辦公自動化超越（）的限制。A.地域B.行政部門C.時空D.辦公時間辦公載體已不局限于紙質，目前已經有大量（）形式的公文產生。A.磁盤B.多媒體C.光盤D.電子二多項選擇題：文檔管理一體化就是從（）、人員配備等方面保證一體化的實現(xiàn)。A.資金來源B.管理體制C.組織機構辦公設備E.系統(tǒng)資源邏輯組卷的方式包括（）。C.集中組卷）三個子系統(tǒng)。C.檔案管理）的過程及規(guī)律的理論D.變化E.銷毀A.手工組卷B.選擇組卷D.自動組卷E.分組組卷文檔一體化計算機系統(tǒng)一般包括（A.分類B.公文D.歸卷E.檔案維護文件生命周

22、期的理論是研究文件（A.產生B.運動C.形成文件的制作階段是借助于（）等信息紀錄手段來固定文件撰寫的結果，形成具有法定效力文本的過程。A.打印B.文字輸入C.繕寫D.印刷E.錄音現(xiàn)代辦公系統(tǒng)要求文書與檔案工作緊密銜接，避免無謂的重復勞動，實現(xiàn)辦公信息的傳遞、存儲、查閱、（）現(xiàn)代化。A.轉換B.加工C.發(fā)布D.利用E.收集采用文檔一體化管理模式，可以使檔案收集更加完整、系統(tǒng)、便捷、（）。A.快速B.準確C.安全D.合適E.理想文件生命周期的四個階段是：制作階段、（）、永久保存階段。A.暫時保存階段B.修改完善階段C.銷毀階段D.現(xiàn)實使用階段E.分類選擇階段三、填空題對與公文來說，檔案具有明顯的（

23、）。使用文檔一體化計算機管理系統(tǒng)，可以輕而易舉地做到一次輸入，（）。檔案檢索是利用計算機系統(tǒng)形成的檔案數(shù)據(jù)庫，由用戶填寫（），獲取所需檔案信息的具體過程。實行文檔一體化的條件是：理順管理體制，完善組織結構，（），改變陳舊觀念，培養(yǎng)與一體化相適應得人才。文檔一體化的模式主要有：機關內部公文和檔案管理的一體化模式、機關之間從機構和職能上進行一體化的模式、（）。歸卷子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)一般來源于在（）子系統(tǒng)中已經形成的文件信息。檔案檢索從層次上分為（）和文件檢索兩種。邏輯組卷的結果是進行（）的基礎。文件生命周期理論告訴我們，從現(xiàn)行文件到檔案是一個連續(xù)統(tǒng)一、（）的過程。文檔超前控制就是將檔案處理工作的要求貫穿到（）之中。四名詞解釋檔案主題標引系統(tǒng)維護需求分析五簡答題什么是文檔一體化？文檔一體化包括哪幾個方面？文檔一體化的作用有哪些？進行文檔一體化系統(tǒng)需求分析的原則是什么？文檔一體化系統(tǒng)維護有哪些主要內容？在檔案管理子系統(tǒng)下面有哪幾個主要模塊？第一章習題二答案一、單項選擇題