商務(wù)資料管理制度

1、商務(wù)資料管理1、商務(wù)資料管理1.1商務(wù)資料分類商務(wù)資料可按參照下表進(jìn)行分類統(tǒng)計整理，檔案盒標(biāo)簽由公司統(tǒng)一進(jìn)行下發(fā)。商務(wù)資料分類表序號一級目錄二級目錄公司管理部門項目部管理組11 .招投標(biāo)資料招標(biāo)文件及招標(biāo)答疑紀(jì)要市場經(jīng)營處預(yù)算組2招標(biāo)圖紙及相關(guān)補(bǔ)充說明市場經(jīng)營處預(yù)算組3投標(biāo)項目地勘報告市場經(jīng)營處預(yù)算組4投標(biāo)文件（商務(wù)標(biāo)、技術(shù)標(biāo)）市場經(jīng)營處預(yù)算組5中標(biāo)通知書市場經(jīng)營處預(yù)算組6招標(biāo)文件評審表市場經(jīng)營處7定標(biāo)記錄單市場經(jīng)營處8標(biāo)書編制審核表市場經(jīng)營處9工程開標(biāo)記錄市場經(jīng)營處102.工程施工合同建筑工程施工合同（含正式執(zhí)行合同和備 案合同）法務(wù)與生產(chǎn)處預(yù)算組11補(bǔ)充協(xié)議法務(wù)與生產(chǎn)處預(yù)算組12總包合同交

2、底法務(wù)與生產(chǎn)處預(yù)算組133.預(yù)算書預(yù)算書成本管理處預(yù)算組14預(yù)算爭議問題成本管理處預(yù)算組15工程量計算自查表成本管理處預(yù)算組164.現(xiàn)場簽證單簽證變更登記表成本管理處預(yù)算組17簽證單成本管理處預(yù)算組18現(xiàn)場簽證自查表成本管理處預(yù)算組195.設(shè)計變更單設(shè)計變更單登記表成本管理處預(yù)算組20設(shè)計變更單成本管理處預(yù)算組21設(shè)計變更圖紙成本管理處預(yù)算組22工程洽商單、工程聯(lián)系單及圖紙會審紀(jì)要成本管理處預(yù)算組236.技術(shù)核定單技術(shù)核定單登記表成本管理處預(yù)算組24簽證單成本管理處預(yù)算組257.認(rèn)質(zhì)認(rèn)價單認(rèn)質(zhì)認(rèn)價單登記表成本管理處預(yù)算組26各種材料認(rèn)質(zhì)認(rèn)價單成本管理處預(yù)算組序號一級目錄二級目錄公司管理 部門項

3、目部管理組278.工程進(jìn)度款進(jìn)度款報審登記表成本管理處預(yù)算組28產(chǎn)值月報表市場經(jīng)營處預(yù)算組29月度工程款支付申請單成本管理處預(yù)算組309.人材機(jī)合同勞務(wù)班組合同登記表法務(wù)與生產(chǎn)處預(yù)算組31勞務(wù)班組合同法務(wù)與生產(chǎn)處預(yù)算組32供應(yīng)商合同登記表法務(wù)與生產(chǎn)處財務(wù)組33供應(yīng)商合同法務(wù)與生產(chǎn)處財務(wù)組34機(jī)械合同登記表法務(wù)與生產(chǎn)處財務(wù)組35機(jī)械合同法務(wù)與生產(chǎn)處財務(wù)組3610.人材機(jī)結(jié)算勞務(wù)班組月度結(jié)算單成本管理處預(yù)算組37月度勞務(wù)付款審批單成本管理處預(yù)算組38勞務(wù)班組結(jié)算單成本管理處預(yù)算組39班組退場決算單成本管理處預(yù)算組40勞務(wù)班組退場承諾書成本管理處預(yù)算組41點工結(jié)算單成本管理處預(yù)算組42機(jī)械租賃費用計

4、算單成本管理處預(yù)算組4311 .分包單位分包合同交底記錄法務(wù)與生產(chǎn)處預(yù)算組44分包單位登記表法務(wù)與生產(chǎn)處預(yù)算組45分包指令單法務(wù)與生產(chǎn)處預(yù)算組4612.施工組織設(shè) 計施工組織設(shè)計技術(shù)發(fā)展處預(yù)算組47專項施工方案技術(shù)發(fā)展處預(yù)算組4813.會議紀(jì)要過程中各類商務(wù)會議紀(jì)要成本管理處預(yù)算組49商務(wù)洽談記錄等成本管理處預(yù)算組5014. M算對比記 錄施工圖預(yù)算與施工預(yù)算對比管理成本管理處預(yù)算組1.2項目部商務(wù)日常管理（1）項目部預(yù)算員或商務(wù)經(jīng)理按照公司要求，對照“商務(wù)資料分類表”對商務(wù)資料進(jìn)行收集、 整理和日常歸檔；（2）商務(wù)資料辦理、收集應(yīng)與工程進(jìn)度同步，做到動態(tài)管理，實時更新；（3）商務(wù)資料應(yīng)分類進(jìn)

5、行管理，建立相應(yīng)臺賬目錄，且目錄清淅明確；（4）過程商務(wù)資料辦理要求內(nèi)容屬實、有理有據(jù)，辦理流程符合相關(guān)程序要求，并確保最終資料 有效性。2、商務(wù)資料日常檢查成本管理處及相關(guān)處室將不定期對各項目部商務(wù)資料管理情況進(jìn)行檢查，或聯(lián)動項目部人員進(jìn) 行互檢，促進(jìn)各項目部商務(wù)管理的提升，并對照商務(wù)管理檢查評分表（見附件6.1）內(nèi)容，對 項目過程商務(wù)資料的完整性、及時性、規(guī)范性進(jìn)行檢查、打分及排名。3、相關(guān)記錄與表單附件6. 1：商務(wù)管理檢查評分表商務(wù)管理檢查評分表商務(wù)管理檢查評分表檢查時間:檢查時間:項目名稱:序號項目評分標(biāo)準(zhǔn)分值得分檢查記錄情況商務(wù)資料管理1、檔案盒、文件夾按公司標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一配備，標(biāo)識規(guī)范

6、；12、商務(wù)管理資料集中分類存放；13、設(shè)計變更、簽證和索賠等各類臺賬齊全；24、商務(wù)資料收發(fā)文臺賬齊全、規(guī)范；1人員配備1、專職預(yù)算員或商務(wù)經(jīng)理項目部在崗；22、上報公司項目部商務(wù)人員信息登記表；1合同、預(yù)算管理1、總承包合同，對項目部管理人員進(jìn)行交底，并對合同條款進(jìn) 行分解指定相關(guān)責(zé)任人并有相應(yīng)措施，填寫合同主要風(fēng)險分 析表；52、分供方合同（特別是勞務(wù)班組合同）有對主要管理人員交 底記錄；23、對總承包合同的有利條款和不利條款全面梳理了解；24、班組合問、分供方合問單價、付款方式明確了解；25、開工進(jìn)場1月內(nèi)完成單體樓建筑面積統(tǒng)計表；16、完成工程量自查表內(nèi)容檢查；27、艇醐f指照破、攻

7、目成料5四進(jìn)度款管理1、進(jìn)度款報審登記表清淅、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；22、進(jìn)度款申報按合同節(jié)點、格式準(zhǔn)時上報；23、工程產(chǎn)值月報表準(zhǔn)時完成；24、實際產(chǎn)值：和甲方確認(rèn)產(chǎn)值：應(yīng)付工程款：己付工程款：未付工程款：25、如進(jìn)度款未按合同約定進(jìn)行支付，及時發(fā)函至業(yè)主進(jìn)行催告;2五簽證、索賠管理1、簽證上報份數(shù)；業(yè)主審批完成份數(shù)：；簽證完成總金額：兀；22、現(xiàn)場簽證自查表內(nèi)容完整，責(zé)任分工明確，相應(yīng) 人員簽字確認(rèn)；43、及時收集簽證索賠過程、影像資料；44、超過10萬元以上經(jīng)濟(jì)索賠、簽證等函件報公司審批；25、按合同約定辦理簽證，確認(rèn)簽證有效性和及時性；16、每個月及時上報簽證管理臺賬及簽證內(nèi)容；4-1-工期管理1

8、、按合同約定工期提前：一天，滯后一天，滯后原因，如 非我方原因辦理工期順延簽證；22、根據(jù)合同要求己辦理相關(guān)手續(xù)順延天數(shù)為：,甲方己確認(rèn)天數(shù)，未確認(rèn)天數(shù)，未53、建設(shè)方原因造成停工，手續(xù)完整，停工引起工期順延、 費用增加確認(rèn)手續(xù)完整。4七勞務(wù)班組管理1、每個月及時梳理班組完成工程量，并填寫月度結(jié)算單 報至項目財務(wù)人員；12、月度勞務(wù)付款審批表手續(xù)齊全完整；23、班組結(jié)算單、班組退場決算單、退場承諾書 手續(xù)齊全完整；24、點工結(jié)算單預(yù)算員簽字確認(rèn)有效；15、分包單位配合費計取，編制分包單位登記表；1八兩算對比管理1、混凝土實際現(xiàn)場澆筑量和預(yù)算量對比；12、鋼筋進(jìn)場數(shù)量和預(yù)算量審核對比；13、施工圖預(yù)算與施工預(yù)算對比分析表及時編制、更新;24、機(jī)械費用和實際機(jī)械租賃費用對比分析，填寫機(jī)械租 賃費用計算單。1九結(jié)算管理1、結(jié)算主要資料清單及時收集；22、結(jié)算爭議問題及時收集整理、涉及施工合同條款爭議報 公司審核備案；33、在合同規(guī)定時間內(nèi)完成結(jié)算書編制；24、合同約定時間內(nèi)及時報送結(jié)算資料，保留簽收記錄；25