2022年時(shí)間管理技巧分享

1、時(shí)間管理課程目標(biāo)目標(biāo)一：學(xué)會(huì)分析“時(shí)間哪里去了”的方法目標(biāo)二：掌握時(shí)間管理的幾個(gè)原則目標(biāo)三：提高時(shí)間管理的技能，并在最差的方面做出改變課程內(nèi)容一、時(shí)間哪里去了對(duì)時(shí)間的分析二、時(shí)間管理原則三、時(shí)間管理的改進(jìn)方法一、時(shí)間哪里去了對(duì)時(shí)間的分析您還有多少時(shí)間？如果以平均80歲計(jì)算，您一共有29200天，請(qǐng)計(jì)算一下，您已用去多少天，還剩下多少天？請(qǐng)把計(jì)算結(jié)果填入下表：年月日簽名我的生命已用去天，只剩下天您的時(shí)間價(jià)值幾何？請(qǐng)參看下表：年收入（萬(wàn)元）年工作時(shí)間（天）日工作時(shí)間（小時(shí)）每天價(jià)值（元）每小時(shí)價(jià)值（元）每分鐘價(jià)值（元）125084050.082250880100.1632508120150.255

2、2508200250.42102508400500.83您的時(shí)間價(jià)值?每天元每小時(shí)元每分鐘元時(shí)間清單分析時(shí)間管理問(wèn)題分析：計(jì)劃性如何如果原本無(wú)計(jì)劃，自然就無(wú)所謂時(shí)間管理了。有多少時(shí)段記不起來(lái)做什么這樣的時(shí)段多的話(huà)，說(shuō)明時(shí)間管理裝運(yùn)很糟糕。浪費(fèi)、超時(shí)多少每天安排20的法定時(shí)間作為機(jī)動(dòng)的、防止不可預(yù)見(jiàn)事情發(fā)生的時(shí)間。浪費(fèi)、超時(shí)不超過(guò)20即算正常。超過(guò)50的話(huà)，就要將手頭的工作全部停下來(lái)，先管理時(shí)間了。工作清單分析時(shí)間管理問(wèn)題：時(shí)間利用率。時(shí)間利用率工作清單用時(shí)之和法定工作日時(shí)數(shù)100不超過(guò)30的時(shí)間“不知去向”，視為正常。名個(gè)工作事項(xiàng)，延誤、浪費(fèi)了多少時(shí)間？一個(gè)工作日中總共浪費(fèi)和延誤了多少時(shí)間？尋

3、找原因與對(duì)策。會(huì)見(jiàn)分析將所有的會(huì)見(jiàn)成五類(lèi):第一類(lèi)：每日必須會(huì)見(jiàn)的人第二類(lèi)：經(jīng)常要見(jiàn)但不是每日必見(jiàn)的人第三類(lèi)：不定時(shí)但是必須經(jīng)常會(huì)見(jiàn)的人第四類(lèi)會(huì)見(jiàn)不經(jīng)常往來(lái)的人第五類(lèi)：不速之客會(huì)見(jiàn)分析時(shí)間管理啟示不良的會(huì)見(jiàn)極其容易浪費(fèi)時(shí)間，而且還沖擊和打亂其他時(shí)間安排，所以，要堅(jiān)決克服。學(xué)會(huì)約定會(huì)見(jiàn)用時(shí)。盡可能事先確認(rèn)會(huì)見(jiàn)目標(biāo)，以便較為準(zhǔn)確地預(yù)估用時(shí)。學(xué)會(huì)對(duì)付無(wú)故拖延的方法。會(huì)議分析會(huì)前準(zhǔn)備情況分析有無(wú)會(huì)議計(jì)劃、目標(biāo)、議程、用時(shí)安排時(shí)間和地點(diǎn)是否恰當(dāng)參加人是否適當(dāng)和必須會(huì)議過(guò)程分析是否準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)，為什么是否跑題是否按計(jì)劃進(jìn)行秩序是否正常是否有人中途出去是否按時(shí)結(jié)束會(huì)后分析會(huì)議紀(jì)要有沒(méi)有？發(fā)給與會(huì)者沒(méi)有會(huì)議決議的執(zhí)

4、行情況會(huì)議必要性評(píng)估會(huì)議分析時(shí)間管理啟示據(jù)統(tǒng)計(jì)，中層經(jīng)理用會(huì)議的時(shí)間約占工作時(shí)間的20，如何利用好這20的時(shí)間，是時(shí)間管理的重要環(huán)節(jié)。中層經(jīng)理自行主持召開(kāi)的會(huì)議，一定要事先評(píng)估開(kāi)會(huì)的必要性。事先準(zhǔn)確通知參與人員，明確會(huì)議議程和主題。嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律參加別人召集的會(huì)議，可請(qǐng)示主持人確認(rèn)會(huì)議規(guī)則，以免浪費(fèi)時(shí)間。干擾因素分析列出干擾因素突發(fā)性干擾拖延性干擾對(duì)干擾因素排序?qū)ν话l(fā)性干擾的分析羅列出干擾所帶來(lái)的后果尋求對(duì)策干擾因素分析時(shí)間管理啟示通過(guò)對(duì)干擾性因素排序，找出最需要克服的因素。在拖延干擾中，最需要而且最能夠克服并且容易產(chǎn)生良好結(jié)果的是克服“缺乏自律”。在突發(fā)性干擾中，最重要克服的是“突然約見(jiàn)”。都

5、是誰(shuí)干擾了你的時(shí)間安排，偷走了你的時(shí)間？不同的人、不同的行業(yè)、不同的企業(yè)，可能會(huì)有不同的順序。一定要清楚，誰(shuí)對(duì)你的干擾最大？下屬、上司、同事、客戶(hù)、朋友、還是你自己？二、時(shí)間管理的原則原則一：80/20原則20的工作占整個(gè)工作的80%的價(jià)值集中80的精力做20的工作投入20的精力做另外80的工作如何堅(jiān)持80/20原則首先將你每天的工作全部列出對(duì)工作進(jìn)行如下分類(lèi)時(shí)間和精力分配工作價(jià)值分類(lèi)原則二：第二象限工作法不重要/不急不重要/急重要/不急重要/緊急重要四象限工作性質(zhì)分析工作：確定性工作（重要，位于一二象限）日常性工作（不重要，位于三四象限）重要的事情應(yīng)在計(jì)劃和事先考慮之中，所以不應(yīng)該急。工作要

6、分清主次，作自己該做的事，前提是要樹(shù)立正確的價(jià)值觀(guān)。重要的事情是指能為公司創(chuàng)造價(jià)值的事情（位于一二象限）不能來(lái)什么事做什么事，不能把急的事當(dāng)作重要的事。原則三：制訂計(jì)劃必須事先對(duì)工作做出計(jì)劃必須按照計(jì)劃去執(zhí)行、去實(shí)施必須留出處理不可預(yù)計(jì)事務(wù)的時(shí)間原則三：制訂計(jì)劃計(jì)劃管理的重點(diǎn)是：待辦單日計(jì)劃周計(jì)劃月計(jì)劃待辦單格式年月日優(yōu)先順序序號(hào)待辦事項(xiàng)完成人完成確認(rèn)12345678日計(jì)劃表上午下午優(yōu)先要做的預(yù)留事項(xiàng)待辦事項(xiàng)周計(jì)劃表星期工作一二三四五六工作事項(xiàng)最重要事項(xiàng)月計(jì)劃月計(jì)劃提供一種宏觀(guān)的視野，使周計(jì)劃更為有效。例：某經(jīng)理的10月的時(shí)間計(jì)劃10月份工作時(shí)間計(jì)劃去華東考察34月報(bào)截止日612789銷(xiāo)售會(huì)議

7、呈交預(yù)算報(bào)告12131415161718192021222324252627282930原則四：養(yǎng)成習(xí)慣什么是好的時(shí)間管理習(xí)慣壞習(xí)慣是可以改變并且必須改變的好的習(xí)慣是可以養(yǎng)成并且必須要形成的時(shí)間管理是一種可以改變的習(xí)慣，不良的習(xí)慣是無(wú)意中形成的，良好的習(xí)慣可以在有意中形成。三、時(shí)間管理的改進(jìn)方法如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理成功價(jià)值速度2（S=VC2）生理節(jié)奏法柯維時(shí)間管理法艾維時(shí)間管理法日程表時(shí)間管理法時(shí)間管理的改進(jìn)方法消除電話(huà)干擾消除不速之客消除無(wú)效會(huì)議有效計(jì)劃克服條理不清克服經(jīng)常救火有效授權(quán)克服想干的事太多有效溝通克服拖延明確職責(zé)學(xué)會(huì)說(shuō)“不”克服工作擱置克服文件雜陳克服辦公桌雜亂和個(gè)人混亂自律授

8、權(quán)課程目標(biāo)目標(biāo)一：認(rèn)知“管理就是通過(guò)別人完成工作”的意義目標(biāo)二：了解授權(quán)的三個(gè)要素目標(biāo)三：掌握授權(quán)的五個(gè)基本原則，并能運(yùn)用到授權(quán)中去課程內(nèi)容一、為什么不授權(quán)二、授權(quán)的三要素三、授權(quán)的五個(gè)原則四、有效一、為什么不授權(quán)授權(quán)是什么？授權(quán)是通過(guò)別人來(lái)完成工作目標(biāo)，而不是不分青紅皂白隨便把工作分配出去。授權(quán)表示你應(yīng)該授予權(quán)力，而不應(yīng)該授予責(zé)任，也不是將你自己沒(méi)有時(shí)間做或不想做的工作推給下屬。授權(quán)是讓下屬擁有恰好完成工作任務(wù)的適當(dāng)權(quán)限和自主能力。授權(quán)是決策權(quán)的下放。而不是尋找代理。授權(quán)是給你的下屬一定的決策權(quán)，而不是讓某個(gè)人幫你暫時(shí)代理，也不是尋找你的代理人。授權(quán)的含義教授由你全權(quán)負(fù)責(zé)的一項(xiàng)任務(wù)委托給另外

9、一個(gè)人。授權(quán)通常是以管理的形式存在。并且是企業(yè)內(nèi)部的回饋和控制機(jī)制。授權(quán)不是什么？授權(quán)不是參與。授權(quán)不是棄權(quán)。授權(quán)不是代理職務(wù)。授權(quán)不是授責(zé)。授權(quán)不是簡(jiǎn)單的分工。授權(quán)不是主流或秘書(shū)的職務(wù)。授權(quán)的障礙來(lái)自于高層的障礙來(lái)自于下屬的障礙來(lái)自于組織內(nèi)的障礙來(lái)自于中層經(jīng)理自身的障礙中層經(jīng)理授權(quán)的特點(diǎn)中層經(jīng)理的授權(quán)更多地受到上級(jí)的控制和影響。中層經(jīng)理的授權(quán)經(jīng)常受到財(cái)權(quán)、人事權(quán)的控制以及其他部門(mén)的控制和影響。中層經(jīng)理授權(quán)比上司的授權(quán)面臨的困難更多、所需技巧性更強(qiáng)。中層經(jīng)理經(jīng)常要面對(duì)下屬的“反授權(quán)”。中層經(jīng)理授權(quán)的日常性較強(qiáng)、事務(wù)性較強(qiáng)。二、授權(quán)的三要素職責(zé)描述工作分派權(quán)力分解職責(zé)描述常見(jiàn)的問(wèn)題沒(méi)有職位說(shuō)明書(shū)

10、職位說(shuō)明書(shū)流于形式職位描述中的錯(cuò)誤常見(jiàn)的錯(cuò)誤后果職責(zé)缺失職責(zé)是授權(quán)的前提，他不負(fù)責(zé)此事，你憑什么向他授權(quán)職責(zé)模糊到時(shí)候又會(huì)事事請(qǐng)示，影響授權(quán)職責(zé)交叉導(dǎo)致無(wú)法授權(quán)或授權(quán)的不確定性其他上級(jí)交辦的工作這一項(xiàng)如果過(guò)大，或者任職經(jīng)常做的工作是“上級(jí)臨時(shí)交辦的其他工作”的話(huà)，就不用編制職位說(shuō)明書(shū)工作分派分派工作是三種方式：設(shè)定目標(biāo)和制定計(jì)劃下達(dá)命令或指示制訂工作規(guī)范權(quán)力分解權(quán)有三方面的含義人事權(quán)人員的任用、考慮、獎(jiǎng)懲、給薪、開(kāi)發(fā)等財(cái)務(wù)權(quán)預(yù)算審批、費(fèi)用支出、利潤(rùn)分配、成本控制等業(yè)務(wù)權(quán)什么時(shí)、在什么地點(diǎn)、以什么方式、做什么事授權(quán)的四種類(lèi)型必須授權(quán)的工作可以授權(quán)的工作應(yīng)該授權(quán)的工作不應(yīng)該授權(quán)的工作必須授權(quán)的工作

11、有以下特征：授權(quán)風(fēng)險(xiǎn)低經(jīng)常重復(fù)下屬會(huì)做的更好下屬能夠做好應(yīng)該授權(quán)的工作有以下特征：剛?cè)温殨r(shí)不具備完成此項(xiàng)工作的能力，在上司的輔導(dǎo)和專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)下，逐步掌握或基本掌握了此項(xiàng)工作的方法和技能。過(guò)去從來(lái)沒(méi)有做過(guò)，對(duì)上司和下屬都具有挑戰(zhàn)性，但風(fēng)險(xiǎn)不大。雖然整個(gè)工作授權(quán)給下屬可能有很大風(fēng)險(xiǎn)，但可一通過(guò)劃分權(quán)限對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行控制的工作?？梢允跈?quán)的工作授權(quán)下屬做這類(lèi)工作，一般是出于鍛煉下屬的考慮，或者是中層經(jīng)理實(shí)在脫不了身。這類(lèi)工作由于有較大的不可控制的風(fēng)險(xiǎn)，所以，授權(quán)時(shí)不能將相應(yīng)的責(zé)任也計(jì)入對(duì)任職人的考核和評(píng)價(jià)中，而是“錯(cuò)了算我的，對(duì)了算你的”。這樣才能解除下屬的顧慮，大膽地在授權(quán)范圍內(nèi)開(kāi)展工作。不應(yīng)授權(quán)的工

12、作這類(lèi)工作包括：需要身份的設(shè)定工作目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)的重大決策新進(jìn)人員甄選，直接下級(jí)的考核與獎(jiǎng)懲財(cái)務(wù)簽字權(quán)和采購(gòu)審批權(quán)信息披露受限制的三、授權(quán)的五個(gè)原則權(quán)責(zé)對(duì)等適度授權(quán)個(gè)性化授權(quán)循序漸進(jìn)建立“約定”原則一：權(quán)責(zé)對(duì)等常見(jiàn)的問(wèn)題責(zé)大權(quán)小責(zé)小全大濫用權(quán)責(zé)越權(quán)分責(zé)不分權(quán)代理職務(wù)原則二：適度授權(quán)第五級(jí)：委托式關(guān)注結(jié)果第四級(jí)：追蹤式在過(guò)程中“先斬后奏第三級(jí)：把關(guān)式任職人在關(guān)鍵環(huán)節(jié)請(qǐng)示批準(zhǔn)第二級(jí)：批準(zhǔn)式任職人在取得上司批準(zhǔn)后工作第一級(jí)：指揮式任職人按照命令和指示工作原則三：個(gè)性化授權(quán)之所以“什么職授什么權(quán)”的思想被中層經(jīng)理廣泛認(rèn)同，是因?yàn)椋阂?、受組織層級(jí)和權(quán)力金字塔的影響，在中層經(jīng)理的概念當(dāng)中，什么職位具有什么權(quán)力

13、是理所當(dāng)然的事。二、一般來(lái)說(shuō)，公司的高層、中層管理人員的權(quán)限是書(shū)面化的、標(biāo)準(zhǔn)化的。三、“什么職授什么權(quán)”意味著“一碗水端平”，不會(huì)引起下屬之間的矛盾。四、比較容易操作。原則四：循序漸進(jìn)階段一：低能力、高意愿階段二：部分能力、低意愿階段三：高能力、變動(dòng)的意愿階段四：高能力、高意愿原則五：建立“約定”建立“約定”意味著上司與下屬要：一、溝通期望二、平等對(duì)話(huà)三、約定“條款”四、約定“硬約束四、有效授權(quán)評(píng)估目前工作狀況將授權(quán)內(nèi)容分組授權(quán)人員的選擇求同存異監(jiān)控工作進(jìn)展授權(quán)過(guò)程分析指 派說(shuō)明工作控制評(píng)估選擇需要授權(quán)的工作選擇被授權(quán)者明確的工作監(jiān)控和鼓勵(lì)檢查和修正評(píng)估目前工作狀況哪些工作就不必完成？哪些工作

14、應(yīng)該讓其他人去完成？哪些工作只有我才能完成？即不要親自做，也不要授權(quán)把這些工作授權(quán)下屬應(yīng)該排列優(yōu)先順序授權(quán)人員的選擇培訓(xùn)被授權(quán)者（注意：千萬(wàn)不要接受被授權(quán)者的自我貶低，當(dāng)授權(quán)者需要有人幫助時(shí)，保證他能夠與你聯(lián)系、不要讓下屬承擔(dān)太對(duì)的工作）選擇能坦誠(chéng)提出不同意見(jiàn)的被授權(quán)者尋找有主動(dòng)性的員工確定需要授權(quán)的工作尋求原則上的一致討論保留意見(jiàn)要求對(duì)方作出承諾與選中的人討論避免過(guò)早要求對(duì)方作出承諾提出解決方法并消除顧慮獲得被授權(quán)人的同意求同存異監(jiān)控工作進(jìn)展施加控制過(guò)程監(jiān)控的方式降低授權(quán)過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)收放自如的授權(quán)評(píng)估授權(quán)工作中的困難案例：銷(xiāo)售部經(jīng)理肖經(jīng)理的一天上午8:30 部門(mén)例會(huì)9:00 看資料、文件9:15

15、 接聽(tīng)電話(huà)9:30下屬來(lái)請(qǐng)示工作9:45與財(cái)務(wù)部經(jīng)理討論費(fèi)用問(wèn)題10:20替上司去開(kāi)會(huì)10:55給外地辦事處打電話(huà)11:10與行政經(jīng)理聊天11:30替下屬修改銷(xiāo)售報(bào)告12:00吃飯下午1:00 接待一個(gè)客戶(hù)1:30準(zhǔn)備向上司回報(bào)資料2:00回報(bào)工作2:30下屬來(lái)談工作困難/抱怨2:50與人事經(jīng)理談獎(jiǎng)金問(wèn)題3:20接投訴電話(huà)3:30詢(xún)問(wèn)下屬投訴之事3:50老總找4:20下屬又來(lái)請(qǐng)示工作4:30撰寫(xiě)招聘計(jì)劃5:00與人事經(jīng)理協(xié)商案例分析列出時(shí)間清單分析表？通過(guò)對(duì)肖經(jīng)理的時(shí)間清單分析，得出的結(jié)論？工作清單分析？會(huì)見(jiàn)分析？會(huì)議分析？干擾因素分析？ 回答“是”得5分，“否”得0分。80-100分你能最充

16、分地利用自己的時(shí)間，從而不必因完不成任務(wù)而加班加點(diǎn)或?qū)⒐ぷ鲙Щ丶摇?0-80分你基本上能夠有效地支配時(shí)間，只在某些方面仍須改進(jìn)，可參考測(cè)試結(jié)果對(duì)照檢查。30-60分由于做事計(jì)劃性差，效率低，你給自己增加了很多工作壓力，你的問(wèn)題主要集中在三個(gè)方面：主次不分，眉毛胡子一起抓；不能充分相信下屬，大膽放權(quán)；精力分散，受不速之客干擾。主要下決心改正以上不足，你一定能在有限的時(shí)間里取得更高效益。30分或以下你即將面臨嚴(yán)重的健康問(wèn)題或被解職，除非你立即全力以赴提高效益，后果將不堪設(shè)想。必須養(yǎng)成的習(xí)慣你每天要花30分鐘作計(jì)劃你要有書(shū)面的待辦單、日計(jì)劃、周計(jì)劃和月度計(jì)劃你每周都將你的工作排出優(yōu)先順序你能在高效的

17、時(shí)間里做完你的重要工作你的授權(quán)形成了一種工作風(fēng)格和管理方式你已養(yǎng)成對(duì)付干擾的工作作風(fēng)你明確的生活和工作目標(biāo)你保證一天內(nèi)有一段時(shí)間不受干擾會(huì)有效利用零星時(shí)間有得力的秘書(shū)或充分利用電腦等現(xiàn)代辦公設(shè)備文件柜或辦公桌整潔、條理清楚在固定的時(shí)間里處理往來(lái)的函件盡量將無(wú)用的文件處理掉能使每件工作善始善終，避免頭緒多而亂除非萬(wàn)不得已才召開(kāi)會(huì)議常年使用工作效率手冊(cè)請(qǐng)對(duì)下面的案例按要求進(jìn)行分類(lèi)某公司生產(chǎn)部經(jīng)理李文的一天工作內(nèi)容：部門(mén)例會(huì)20分鐘看資料、文件0.5小時(shí)下屬來(lái)請(qǐng)示工作15分鐘財(cái)務(wù)部經(jīng)理討論費(fèi)用問(wèn)題0.5小時(shí)與行政經(jīng)理聊天20分鐘替下屬修改工作報(bào)告40分鐘與下屬討論生產(chǎn)計(jì)劃的制訂1小時(shí)與中實(shí)公司（外包

18、合作方）討論生產(chǎn)進(jìn)度問(wèn)題1小時(shí)與質(zhì)管部經(jīng)理共進(jìn)午餐，溝通產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題1小時(shí)與生技科經(jīng)理討論模具結(jié)構(gòu)問(wèn)題1小時(shí)培訓(xùn)部門(mén)員工激勵(lì)機(jī)制及考核問(wèn)題45分鐘有一位員工鬧情緒，做思想工作20分鐘生產(chǎn)計(jì)劃編制、生產(chǎn)成本核算1小時(shí)閱讀內(nèi)部刊物1小時(shí)檢查下屬工作0.5小時(shí)上司找20分鐘制定車(chē)間現(xiàn)場(chǎng)的生產(chǎn)管理制度1小時(shí)表?yè)P(yáng)一位下屬制定個(gè)人發(fā)展規(guī)劃40分鐘辭退一位不合格員工10分鐘將上面所列工作按時(shí)間象限管理法進(jìn)行分類(lèi)，在四個(gè)象限中填入相應(yīng)的序號(hào)重要緊急將上面所列工作按授權(quán)類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)（只需填寫(xiě)序號(hào)）應(yīng)該授權(quán)的不應(yīng)該授權(quán)的必須授權(quán)的可以授權(quán)的測(cè)試題：你能支配自己的時(shí)間嗎？支配時(shí)間即支配自己，下列問(wèn)題將有助于你衡量自己支配時(shí)間的能力。請(qǐng)回答“是”或“否”（否）你是否一到公司便列出當(dāng)日工作安排？（是）你是否在固定的時(shí)間里處理往來(lái)函件，如上午或下午？（是）你是否將無(wú)用的文件處理掉，而不是機(jī)械地歸檔？（否）你是否能避免各種浪費(fèi)時(shí)間與精力的“瑣事”干擾正常工 作？（否）你能使每項(xiàng)工作都善始善終，避免頭緒多而亂嗎？（是）你能注意縮短用餐、飲茶時(shí)間嗎？（是）你只歡迎那些實(shí)實(shí)在在，對(duì)公司有益的推銷(xiāo)員或顧問(wèn)嗎？（否）你除非萬(wàn)不得已才召開(kāi)會(huì)議嗎？（是）你只參加那些對(duì)本部門(mén)的工作有直接影響的會(huì)議嗎？（是）你收到函件后是否閱后立即處理？（否）