秘書信息工作案例

1、秘書信息工作案例秘書信息工作案例1.檔案的價值? 思考并討論，在該案例中小林、老師、科長分別采用了何種信息傳遞方式?2.為什么企業(yè)能在短期內(nèi)完成電動客車改造任務(wù)? 什么他們會選擇該種方式?答：(1)對于企業(yè)來說，檔案有兩方面的價值答：小林向某大學(xué)技術(shù)開發(fā)公司發(fā)出了函電，請求給予技術(shù)咨詢，采用了電信傳遞方式，老師為工廠查閱了國內(nèi)外有關(guān)資料和專利，并復(fù)印成冊寄到該廠，采用一、 憑證價值了文字傳遞的方式，生產(chǎn)科長在廠長辦公會上，向與會者詳細(xì)匯報了該產(chǎn)品的性能檔案是歷史的真憑實據(jù)。從檔案的形成看，它是由形成者當(dāng)時、當(dāng)?shù)?、?dāng)事直和發(fā)展前景.并提供了某大學(xué)開發(fā)公司查閱的有關(guān)資料，采用的語言傳遞與文字傳接使

2、用的文件材料轉(zhuǎn)化而來的，是未經(jīng)任何改動的原件，是令人信服的歷史證據(jù)。從檔案自身特點看，它記錄了形成者留下的歷史真跡，是確鑿無疑的原始文件和歷語言傳遞是將信息轉(zhuǎn)化為語言傳遞給信息接受者，如對話、座談、會議、提出史憑證，可以成為查考、研究、爭辯、護(hù)權(quán)和處理問題的時具有法律效力的依據(jù)。二、參考價值檔案反映企業(yè)管理實踐活動的正反兩面的教訓(xùn)，可為后人提供廣泛的借鑒。它對于企業(yè)查考既往實踐、探索事物的過程及其規(guī)律，總結(jié)吸取歷史的經(jīng)驗教訓(xùn)，開拓創(chuàng)新，是必備的參考材料，具有廣泛的情報價值。(2)地鐵總公司的檔案部門由于完好地保存了將要改造的電動客車的全部檔案資料，因而為技術(shù)部門迅速、有效地進(jìn)行設(shè)計改造提供了可

3、靠的信息。經(jīng)過3年多的努力，完成了42輛車的改造任務(wù)，每車節(jié)約資金98萬元，42輛車共節(jié)約資金4116萬元。充分體現(xiàn)了檔案的參考價值。從信息意識的角度，談?wù)労蚊貢鵀楹螘龅綄擂?，你怎么?答：1.所謂信息意識，就是信息工作人員對事物的敏感度、洞察力，是信息工作人員政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、政策水平、學(xué)識水平和分析能力、思維能力、理解能力、反應(yīng)能力、決斷能力等多種知識和能力的綜合反映。2.此案例中何秘書缺乏信息意識，沒有從會議回執(zhí)中獲取到代表們關(guān)于住宿的要求信息，只是想當(dāng)然的按照男女人數(shù)，確定了房間的數(shù)量，沒有收集到代表們的特殊要求，所以才遇到了這樣的尷尬。3.作為秘書人員，要培養(yǎng)自己的信息意識，從相

4、關(guān)資料中獲取到有用的信息，按照與會人員的要求，合理的安排住宿。作為秘書人員來說，信息的敏感性并不是天生的，可以通過平時的刻苦訓(xùn)練逐步提升。一要多看，這是形成敏銳的信息洞察力的基礎(chǔ)。(1)現(xiàn)代秘書要像吃飯穿衣一樣，每天都要讀一讀文件，看一看新聞，聽一聽廣播，瀏覽一下網(wǎng)絡(luò)，查找所需要的資料，并形成一種習(xí)慣性傾向。(2)多接收來自外界的各類信息，以提高認(rèn)識水平及辨別是非的能力。 二要多思，這樣才能培養(yǎng)靈活的信息收集和捕捉能力。收集和攝取信息在過程中，要抓住三點：(1)位置準(zhǔn)、(2)內(nèi)容新、(3)角度好。三要多練，即培養(yǎng)信息工作人員準(zhǔn)確的篩選、整理信息的能力。 (1)篩選細(xì)致、(2)整理準(zhǔn)確。請求、聽

5、取匯報、演說等.是使用語言、姿態(tài)、傾聽來傳遞信息的。語言傳遞簡潔、直接、快速，信息反饋及時，較少受地點、場合的限制，但獲得的信息凌亂，對信息接收者來說較難儲存。文字傳遞是將信息轉(zhuǎn)換成文字、符號、圖像傳遞給信息接受者，它的特點是避免信息變形失真，可以進(jìn)行遠(yuǎn)距離的多次傳遞，而且便于利用和儲存。電信傳遞是先進(jìn)的信息傳遞方式，目前已有電話(包括手機(jī)和固定電話)、傳真、通信衛(wèi)星、計算機(jī)聯(lián)網(wǎng)等多種方式。小林要求信息傳遞要準(zhǔn)確及時，所以采用了電信的傳遞方式，老師要求信息傳遞要準(zhǔn)確不失真，可以進(jìn)行遠(yuǎn)距離的傳遞和多次傳遞，所以采用了文字傳遞的方式?？崎L需要在會議上直接與與會者交流溝通采用了語言傳遞的方式，為了避

6、免語言傳遞信息凌亂不易儲存的特點，輔以文字資料，使信息傳遞更準(zhǔn)確，更具說服力。省委有關(guān)部門到重災(zāi)區(qū)進(jìn)行調(diào)查后，編發(fā)匯報材料上交省委、省政府。這屬于哪一種形式信息反饋?除此以外信息反饋還有哪些形式?信息反饋的涵義是什么?信息反饋的方法有哪幾種?信息反饋形式.：(1)縱向反饋和橫向反饋?？v向反饋是向上級管理部門和決策層反映執(zhí)行指令情況的反饋形式;橫向反饋是同級組織之間的信息反饋。(2)正反饋和負(fù)反饋。決策執(zhí)行中的成績、經(jīng)驗方面的信息反饋為正反饋，問題、失誤方面的反饋為負(fù)反饋。(3)前反饋和后反饋。在信息發(fā)出前信息接收者向信息發(fā)出者提出要求和愿望是前反饋;在信息發(fā)出后信息接收者對信息做出的反應(yīng)是后反饋。案例中他們及時地編發(fā)了特重災(zāi)區(qū)需要特殊政策解決后遺癥問題，監(jiān)利縣當(dāng)前幾個突出的問題亟待解決的信息，反饋給省委，屬于縱向反饋、負(fù)反饋和后反饋。所謂信息反饋，是指控制系統(tǒng)把輸出的信息與其作用的結(jié)果相比較后再返回回來，并對信息的再輸出發(fā)生影響的過程。信息反饋有連續(xù)型、系列型、廣角型三種方法.。(1